Aproveche estos útiles consejos sobre cómo dejar de usar papel para su próximo evento y aprenda a eliminar cualquier ineficiencia que surja en el camino.
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El costo ambiental de los eventos de cada año es enorme. Solo la industria de exposiciones en los EE. UU. produce una estimación 600.000 toneladas de residuos al año.
Es por eso que los administradores de eventos recurren cada vez más a las soluciones digitales para organizar eventos sin papel. 91% de los organizadores de eventos consideran que las aplicaciones para eventos son cruciales para el éxito de sus eventos.
Atrás quedaron los días de los boletos impresos, los formularios de registro en papel y los folletos. Con los eventos sin papel, todo es simplificado, eficiente y ecológico.
¡Y los asistentes también prefieren los eventos respetuosos con el medio ambiente! 60% de los asistentes ahora dicen que prefieren los eventos que demuestren responsabilidad ambiental.
Ahora, los asistentes pueden simplemente descargar las entradas en sus teléfonos inteligentes, registrarse mediante códigos QR y acceder a la información del evento a través de aplicaciones móviles para eventos. Los organizadores pueden crear experiencias personalizadas, interactuar con los asistentes en tiempo real y recopilar datos valiosos para mejorar los eventos futuros.
Ya sea que se trate de una conferencia, una feria comercial o un festival de música, los eventos sin papel revolucionan la forma en que planificamos, ejecutamos y vivimos los eventos. Únase a nosotros para explorar cómo puede reducir el desperdicio de papel y aprovechar las numerosas ventajas y posibilidades de prescindir del papel en su evento.
Para una conferencia internacional promedio, la huella de carbono es de aproximadamente 627 kg CO_2e por delegado.
Ahora que tenemos al alcance de la mano los recursos para tomar decisiones mejores y respetuosas con el medio ambiente, podemos reducir enormemente el desperdicio de papel generado por los eventos.
Pero dejar de usar papel no se trata solo de ti como organizador de eventos. Desafortunadamente, gran parte del desperdicio recae sobre los hombros de los asistentes. Los viajes del público son la mayor fuente individual de emisiones totales de eventos. Por ejemplo, en 2024, 39% de las emisiones totales de los eventos se atribuyeron a los asistentes que viajaron a los eventos, ¡y eso solo en Europa!
La organización de eventos híbridos brinda a los asistentes la opción de conectarse desde la comodidad de sus hogares en lugar de volar por todo el país.
No solo estamos intentando salvar el medio ambiente, sino también su presupuesto. 48% La mayoría de los gestores de eventos consideran que la planificación del presupuesto para eventos es uno de los principales desafíos actuales.
Todos sabemos lo costoso que puede resultar obtener materiales impresos de alta calidad para un evento, desde la adquisición de una impresora confiable hasta los costos de eliminación y trituración una vez finalizado el evento.
Al hacer que su evento no tenga papel, sin duda ahorrará valiosos fondos, sin mencionar las tarifas de envío.
Cuando confías en documentos impresos, ya sean manuales, prospectos o cualquier otro recurso impreso, existe una larga cadena antes de que los materiales lleguen a su destino final en tu evento.
Si solo un eslabón de esa cadena tiene un pequeño retraso, esto impacta todo - dejándote en la estacada y con ganas. Un evento sin papel elimina la necesidad de todo eso y produce un resultado mucho más eficiente.
Además, imagina que tu orador principal cancela su discurso y te deja con una sala llena de asistentes ansiosos pero sin nadie que los involucre. Las herramientas digitales son una opción mucho mejor que las impresas para informar a tu audiencia sobre cualquier cambio.
¿Recuerdas cuando era una novedad usar tu Apple Pay para escanear tu billete de tren o abordar tu vuelo? Bueno, ahora es algo habitual. Dejar de usar papel lleva su evento al siglo XXI.
Ahora que lo hemos convencido de reducir el desperdicio de papel, querrá saber cómo hacer la transición para tener eventos sin papel de ahora en adelante. No te preocupes, tenemos todo lo que necesitas con esta sencilla guía paso a paso:
Los objetivos claros en cualquier entorno son siempre el primer paso del proceso de planificación. Asegúrese de saber lo que está intentando lograr y cuándo quiere lograrlo. Esto permite tener una estructura clara a la hora de dar los primeros pasos y mantener todo en orden
Claro, después de años haciendo las cosas de una manera determinada, queréis garantizar la transición más fluida posible, no solo para vosotros, sino también para las personas que también se han acostumbrado a vivir vuestros eventos en papel.
Por lo tanto, primero revise todos los procesos actuales en papel para evaluar qué alternativas digitales necesita encontrar. Esta es una útil lista de alternativas que puedes considerar cuando te adentres en el mundo de los eventos sin papel.
Ahora que sabes lo que quieres reemplazar, busca el mejor equivalente digital. En este momento, quieres asegurarte de tener un producto asequible y de alta calidad, así que prueba, prueba y sigue probando tus soluciones digitales hasta que encuentres la mejor para el trabajo.
Tras la investigación y la implementación, debe compartir ese conocimiento con cualquier persona que pueda estar utilizando la tecnología durante la preparación de su evento.
Aquí es donde comienza la diversión, el escenario en el que puedes De Verdad dé rienda suelta a su creatividad con sus nuevos activos digitales e incorpore el estilo de su empresa a los procedimientos. Piensa en colores, maquetas y entradas digitales: ¡el equipo de diseño te adorará!
Es crucial anunciar su enfoque sin papel mucho antes de su evento. Envía fragmentos de recursos digitales desde el primer momento para que confíen en tu enfoque digital y sepan que todo lo que necesitan está en la palma de su mano.
Este también es tu momento de dejar que tu aplicación para eventos brille. Haz que tus asistentes conozcan todas las funciones que ofrece la aplicación de eventos para que puedan mantenerse lo más interesados posible durante todo el proceso.
Como mencionamos, con una aplicación de eventos, puedes recopilar comentarios en vivo durante el evento, por lo que este paso es sencillo. Vigila a tus invitados y busca las áreas en las que puedan mejorar a lo largo del día.
Cuando termine el evento, querrás revisarlo con cuidado. Reúne a tu equipo, lee los comentarios y analiza el evento para que puedas hacerlo aún mejor la próxima vez.
Entonces, entiendes por qué dejar de usar papel en un evento es imprescindible, pero es posible que se muestre escéptico sobre la alternativa. Estamos aquí para tranquilizarte y ofrecerte una visión general completa de por qué, con la aplicación de eventos adecuada, tu evento sin papel puede ser el más exitoso hasta el momento.
Las aplicaciones de eventos suelen incluir un registro función que te permite enviar confirmaciones de asistencia y hacer un seguimiento de quién asistirá a tu evento.
¡Atrás quedaron los días en los que se rellenaba manualmente el comportamiento de los asistentes! Las inscripciones en línea reducirán significativamente su carga de trabajo y le ahorrarán tiempo.
Ahora, cuando comience el evento, puedes usar un aplicación de registro para marcar fácilmente quién vino realmente. Es increíblemente fácil y ahorra tiempo y dinero.
Además, normalmente puedes compartir la aplicación con tu equipo mediante un código PIN y mantener los datos seguros, en lugar de compartir el registro en papel, donde cualquiera puede leerlo.
Aplicaciones para eventos cuentan con la funcionalidad de mantener informados a los asistentes durante todo el día, algo que un evento en papel simplemente no puede ofrecer.
Sí, es posible que tengas un itinerario para el día, pero las cosas pueden cambiar rápidamente durante un evento y, a menudo, alterar las horas de inicio. Notificaciones push en la aplicación de su evento, actualice a los invitados mientras viajan, lo que reduce la confusión y aumenta la eficiencia.
Ahora no podíamos imaginarnos hojeando una carpeta de folletos e información en un evento. Desde la transición a los eventos sin papel a través de una aplicación para eventos, todo está al alcance de la mano del usuario, lo que reúne todo el contenido digital en un solo lugar.
Ya sea que sea tu programa de eventos o información, información sobre tus ponentes o incluso sobre cómo mostrar a tus patrocinadores, todo está ahí.
70% de los gestores de eventos consideran que la participación de los asistentes es el problema más difícil en la gestión de eventos.
Una aplicación para eventos mejora la experiencia de los asistentes al máximo, haciéndolos más comprometidos e interactivos a través de preguntas en vivo, encuestas, y comentarios, así como un práctico muro social, donde los asistentes pueden compartir publicaciones e interactuar con contenido en directo.
Cuando tus invitados crean su cuenta en tu aplicación Eventee, pueden configurar su perfil, lo que permite que la aplicación hable por sí sola y permite que otros invitados conozcan la información clave antes del evento.
Luego, a través de redes al chatear en vivo, incluso pueden interactuar con otros asistentes, construir su red y abrirse a nuevas oportunidades.
Un billete digital es simplemente el camino a seguir; tener su billete al alcance de la mano significa que puede acceder a él de forma segura en cualquier parte del mundo. También ahorra una gran cantidad de tiempo a la hora de entrar, lo que ahorra colas y tiempos de espera.
Los eventos ya no son solo para establecer contactos y crear tu lista de contactos, sino para representar tu marca de una manera de la que te sientas orgulloso.
Ahora, más que nunca, las empresas están tomando medidas para tomar decisiones mejores y más conscientes sobre el impacto que tienen en el mundo en el que vivimos. Por eso es importante que no uses papel para tu próximo evento.
No solo puede reducir el desperdicio de papel y, al mismo tiempo, obtener beneficios financieros, sino que también puede crear una experiencia más atractiva para sus asistentes a través de la increíble tecnología que tiene a su disposición.
Ahí es donde entra en juego una aplicación de eventos como Eventee: es una solución todo en uno para la gestión y planificación de eventos y tiene todo lo que necesita para que su evento sin papel sea un éxito.
