Conozca la terminología de eventos más reciente con el glosario de planificación de eventos más completo. Tanto si eres nuevo en el sector como si te sientes un poco cansado, esta guía te ayudará a alcanzar el éxito.
ACTUALIZADO: 1/1/2026
Antes de empezar, aquí tienes algunos datos que te sorprenderán: La industria mundial de eventos alcanzó un valor de mercado de 1406 mil millones de dólares en 2023 y se prevé que crezca de manera constante a una tasa compuesta anual del 5,1%, hasta alcanzar unos 2.230,8 mil millones de dólares en 2032. Paralelamente a este crecimiento, se espera que la industria apoyo aproximadamente 5,9 millones de puestos de trabajo. ¡Estadísticas increíbles!
Pero, ¿por qué hablo de esto? Bueno, estos datos muestran que la industria de eventos es un campo en constante cambio y evolución, especialmente cuando se trata de nuevas tendencias. Y como organizador de eventos, ¡tienes que mantenerte al día!
Conocer los términos de planificación de eventos es esencial para una comunicación más eficaz, una mejor colaboración y un profesionalismo general. ¡Sin embargo, no hay necesidad de preocuparse! Te guiaremos a través de todo, desde el streaming y la retransmisión hasta los términos generales de los eventos, como el DDR o el tiempo de espera.
Tanto si eres un novato en la industria de la planificación de eventos como si te sientes un poco cansado, esta guía es tu mejor opción. Esta es la terminología de eventos más compleja que puedes encontrar en Internet, dividida en cuatro secciones:
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La planificación de eventos viene con su propio conjunto de términos y jerga que pueden resultar abrumadores para los recién llegados. Este es un resumen rápido de algunos términos comunes relacionados con los eventos en orden alfabético para ayudarte a navegar por la industria de los eventos con facilidad.
VÉRTICE se refiere al conjunto de directrices y estándares desarrollados por el Consejo de la Industria de Eventos (EIC). Proporciona recomendaciones y estándares para varios aspectos de la planificación y gestión de eventos. Es un recurso valioso para los planificadores de eventos y otros profesionales de la industria.
La accesibilidad significa garantizar que un evento sea inclusivo y se adapte a las personas con discapacidades. Trate de ser comprensivo y emplee tales medidas que hacen que el evento sea accesible para todos. Por ejemplo, acceso en silla de ruedas, interpretación de lengua de signos, y formatos alternativos para materiales.
La agenda de planificación de eventos es una lista estructurada o un plan de temas, actividades o tareas que se discutirán o llevarán a cabo durante una reunión, evento o reunión. La agenda ayuda a todos a mantenerse organizados y al día. Otra palabra para agenda es horario. Algunos otros sinónimos de agenda incluyen, por ejemplo, itinerario, programa, esquema u horario.
Datos, estadísticas, gráficos, KPI... ¿Sabes dónde encontrarlos? ¡Sí! En la analítica. Este lugar puede parecerse a una simple hoja de cálculo en la que registras el número de participantes y otros datos de forma manual, o puede ser un módulo de la aplicación de tu evento, como Eventee.
En el peor de los casos, el análisis puede estar esparcido por todas partes con partes en tu Google Analytics, partes en tu perfil de Facebook o Instagram y partes volando por ahí.
La mejor manera es tener un panel de control que muestre sistemáticamente todos los datos disponibles de forma comprensible y práctica, para que no tengas que hacer números como locos por tu cuenta.
Este acrónimo significa Interfaz de programación de aplicaciones. En términos sencillos, una API es un conjunto de reglas y protocolos que permite que diferentes aplicaciones de software se comuniquen e interactúen entre sí.
La API es la magia que hace que todas las tecnologías hablen entre sí. La información, como los datos de registro, se puede compartir automáticamente a través de la API entre los sistemas, por ejemplo, su CRM y el software de registro.
Las integraciones son un campo puramente técnico, por lo que si quieres saber más sobre ellas, puedes ponerte en contacto con tu desarrollador para obtener ayuda o información más detallada. Algunas populares todos los días ejemplos de la API incluyen PayPal, «iniciar sesión con la opción Facebook/X/Google» o Google Maps.
El seguimiento de la asistencia se refiere a un proceso de control y grabación la presencia o participación de personas en un evento, clase, reunión o cualquier reunión organizada. Puedes hacer un seguimiento de quién está presente mediante métodos como hojas de registro, registros electrónicos, códigos QR o aplicaciones móviles.
Un asistente es una persona que está presente en un evento, reunión o reunión. Participan en el evento o lo observan, a menudo como invitados, miembros o participantes registrados. En resumen, se trata básicamente de alguien que asiste a los eventos. Algunos sinónimos de asistente incluyen, por ejemplo, participante, invitado, visitante, delegado, miembro o visitante.
La deserción ocurre cuando hay un rechazar en la asistencia o participación reales en comparación con las cifras originalmente esperadas o registradas. Esto puede afectar a la logística, la presupuestación y la planificación general de la experiencia del evento. Eche un vistazo a estos estrategias para limitar la deserción en tu evento.
La tasa de deserción es la cantidad de participantes que abandonan o se retiran de un programa, evento u organización durante un período específico. Se calcula dividiendo el número de participantes que abandonan la escuela entre el número total de participantes al inicio del período, multiplicado por 100.
Tasa de deserción = (Número de participantes que se marcharon /Número inicial de participantes) * 100 Tasa de deserción = (20/ 100) * 100 = 20%
El acrónimo B2B significa empresa a empresa. En el contexto de la gestión de eventos, los eventos B2B se refieren a reuniones en las que las empresas pueden interactuar y establecer contactos entre sí. Aquellos que buscan expandir sus redes y generar clientes potenciales, definitivamente deberían considerar asistir a un evento B2B. Muestras tu producto mientras exploras posibles oportunidades de negocio.
El acrónimo B2C significa empresa a consumidor. Un evento B2C ofrece la oportunidad de mostrar su producto o servicio e interactuar directamente con los consumidores individuales. Están diseñados para atraer e involucrar a más clientes.
También se conoce como hoja de funciones o orden de ejecución de programas (PEO). La orden para un evento de banquete se refiere a un documento que describe cada detalle de un evento que se está celebrando, como la fecha, el menú o las necesidades audiovisuales. Todos estos términos se usan indistintamente.
También conocido como la propuesta de oferta o documento de licitación. Este texto establece los requisitos para tu proyecto. Luego, los proveedores, contratistas o prestadores de servicios compiten por el proyecto y ofrecen sus servicios en el proceso de licitación. El documento de licitación incluye todos los detalles sobre lo que se necesita, las reglas que deben seguir y lo que se espera de sus propuestas.
Una fecha de bloqueo es un día o período específico en el que algo es no está disponible ni está permitido, por lo general debido a alguna restricción u otro motivo especial. Por ejemplo, cuando los lugares no están disponibles para reservarse durante los días festivos, las temporadas altas o por mantenimiento.
Un resumen del evento es un documento que resume la información y los objetivos importantes para un evento próximo. Ayuda a todos los involucrados a entender de qué se trata el evento y qué queremos lograr. Usa esto interactivo y divertido modelo.
La radiodifusión es un término bastante general que inicialmente estaba destinado a transmitir contenido a través de ondas de radio o cable. Y al igual que en cualquier canal de televisión, puede ser en vivo o pregrabado.
Presupuestar implica averiguar cuánto dinero se necesita para un evento. Luego tienes que decidir cómo gastar el dinero en varios aspectos del evento. Estos aspectos incluyen, por ejemplo, el alquiler de locales, la restauración, el entretenimiento o el marketing. Echa un vistazo a esto guía eso le brinda un buen resumen sobre cómo presupuestar un evento. Y no olvides llevar un registro de todos los gastos en una hoja de cálculo de Excel como esta uno de Hopin. De esta forma, siempre estarás al tanto de tus finanzas.
La cláusula de cancelación es una sección de un contrato que le indica las condiciones en las que puede cancelar el contrato. Examine siempre minuciosamente todo el contrato. En caso de duda, pregúntele a un profesional legal.
CMP es un certificación respetada del programa del Consejo de la Industria de Convenciones. Es una credencial que se otorga a personas con mucha experiencia y demuestra que están capacitadas y comprometidas a hacer bien su trabajo en la industria de los eventos. Para obtener la certificación, debe aprobar un examen.
Coloquio significa»hablando juntos. ' Normalmente utilizado en el mundo académico, el coloquio es una reunión en la que las personas discuten temas o campos de estudio específicos. Proporcionan una plataforma para que las personas muestren su trabajo y reciban comentarios.
Cuando se realizan dos o más sesiones a la vez, se denominan concurrentes. Los grandes eventos virtuales con varias etapas suelen funcionar con transmisiones simultáneas de forma regular, lo que permite a las personas crear sus horario cubriendo las principales ponencias del plan.
Conferencia es una reunión grande y formal en la que las personas se reúnen para discutir temas específicos, compartir información y aprender unos de otros. UN conferencia suele durar unos días.
El paquete de conferencia generalmente se refiere a una colección de materiales o información importantes que se proporciona a los asistentes a la conferencia. Puede imprimirlo o guardar los árboles utilizando una aplicación para eventos. A través de un aplicación de eventos, normalmente puedes subir contenido o compartir enlaces.
También conocido como exposición de consumidores o feria comercial. La feria del consumidor es un evento B2C en el que empresas y organizaciones muestran sus productos. Los consumidores pueden explorar productos de diversas industrias, como la tecnología, las mejoras para el hogar, la salud y el bienestar, la moda y más.
El plan de contingencia es básicamente una estrategia de respaldo. Está diseñado para abordar circunstancias imprevistas o emergencias que puedan surgir antes o durante un evento. Reduce el pánico y la confusión. Las emergencias pueden incluir condiciones climáticas severas o fallas técnicas. Puedes usar esto guía para crear un plan de respaldo efectivo.
La negociación del contrato se refiere al proceso de llegar a acuerdos de beneficio mutuo con proveedores, patrocinadores y otras partes interesadas en relación con los servicios, los precios y las condiciones de contratación.
Al negociar, debe tener en cuenta que es importante manténgase flexible. Probablemente no puedas estar de acuerdo en todo. Si no estás seguro de algo durante esta etapa, considera la posibilidad de que un profesional legal revise el contrato, especialmente en el caso de eventos grandes o complejos. No firme contratos que carezcan de detalles específicos. Evite frases como «se negociará» o «se determinará en una fecha posterior». Eche un vistazo a estas consejos antes de programar una cita para discutir las condiciones.
Una convención es una gran reunión o reunión de personas que comparten un interés, profesión o propósito común. A menudo incluye presentaciones, talleres y oportunidades para establecer contactos. Por lo general, las convenciones se organizan en torno a un tema específico, como los negocios, la tecnología, los cómics o la educación, y pueden durar uno o varios días.
CVB suele ser una organización sin fines de lucro que proporciona información y educación a los planificadores de eventos, los viajeros y las comunidades locales. La organización promueve los viajes a un lugar, los eventos y las convenciones de la zona.
Las insignias de asistente personalizadas son tarjetas o etiquetas de identificación personalizadas proporcionado a los participantes del evento. Por lo general, incluyen el nombre del asistente, la organización y, a veces, su función o cargo dentro de la organización. A veces también están codificados por colores para que sea fácil ver qué tipo de privilegios tiene un asistente (VIP, expositor, patrocinador, asistente habitual, organizador). Las insignias personalizadas te ayudan a llevar un registro de quién asiste a tu evento.
Los DEI se refieren a los principios y prácticas destinados a crear entornos donde todas las personas son valoradas y respetadas. Algunos ejemplos incluyen garantizar la representación de diversos oradores y panelistas o proporcionar lugares, alojamientos y materiales accesibles.
También se llama preinscripción. La inscripción anticipada es una estrategia promocional que utilizan los organizadores de eventos para animar a los asistentes a registrarse anticipadamente en un evento. Por lo general, ofrecen un descuento especial u otros beneficios, como el acceso prioritario a talleres populares. Es una forma de recompensar a los participantes que planifican con antelación.
Un evento es una ocasión en la que las personas se reúnen con un propósito específico, como una reunión, una celebración o una actuación. Puede ser grande o pequeño y, por lo general, implica algún nivel de organización. Otro nombre para el evento incluye, por ejemplo, ocasión. Otros sinónimos comunes de eventos son reunión, función, celebración, asunto, reunión, fiesta o conferencia.
Al igual que un administrador de eventos, el coordinador de eventos es alguien que se asegura de que todo funcione sin problemas durante un evento. Se encargan de los detalles, trabajan con los proveedores y el personal y resuelven cualquier problema que surja. Si bien los planificadores de eventos se centran en planificar con antelación, los coordinadores suelen estar a cargo de asegurarse de que todo salga según lo planeado el día del evento.
Resumen del evento es una reunión después de un evento en la que la gente habla sobre cómo fue. El equipo analiza qué salió bien, qué no y qué se puede mejorar la próxima vez. Es una forma de aprender del evento y mejorar los futuros.
La gestión de eventos es el proceso de planificación, organización y ejecución de eventos, como conferencias, bodas, conciertos o reuniones corporativas. Implica gestionar todos los detalles, como elegir un lugar, coordinar a los proveedores, gestionar los presupuestos, crear horarios y garantizar que el evento se desarrolle sin problemas. El trabajo del gerente de eventos es hacer realidad la visión del cliente y ofrecer una experiencia memorable a los asistentes.
La definición de planificador de eventos es un profesional que ayuda a organizar y gestionar eventos. Puede ser otra palabra para organizador de eventos. Se encargan de todo, desde encontrar un lugar y coordinar con los proveedores hasta crear horarios y gestionar la logística. Su objetivo es garantizar que el evento se desarrolle sin problemas y cumpla con la visión del cliente, ya sea una boda, una reunión corporativa o un festival. sinónimos Para los planificadores de eventos son organizadores de eventos, profesionales de eventos, coordinadores de eventos o especialistas en eventos.
Hay varios tipos diferentes de planificadores de eventos:
¿Qué eventos planifican los planificadores de eventos?
Los planificadores de eventos planifican todo tipo de eventos, desde conferencias de networking hasta bodas o ferias universitarias.
La planificación de eventos es básicamente otra palabra para organizar un evento. La planificación de eventos se refiere al proceso de organizar y coordinar todos los detalles de un evento, como una boda, una conferencia o una fiesta. Implica decidir la fecha y el lugar, administrar los presupuestos, organizar los proveedores y asegurarse de que todo funcione sin problemas el día del evento. Básicamente, se trata de unir todas las piezas para crear una experiencia exitosa para los asistentes. Los sinónimos de planificación de eventos incluyen la organización de eventos, la gestión de eventos y la coordinación de eventos.
La planificación de eventos consiste más en diseñar el evento durante la fase previa al evento, mientras que la gestión de eventos consiste en hacerlo realidad y garantizar que se desarrolle sin problemas. Los planificadores preparan el escenario y los gerentes lo hacen realidad. Algunos organizadores de eventos son expertos que se encargan de la planificación y la gestión de eventos en conjunto.
Un organizador de eventos, a menudo llamado planificador de eventos, es alguien que planifica y administra eventos. No existe una definición estricta de la función, pero su trabajo principal es asegurarse de que todo funcione sin problemas y coincida con lo que el cliente o la empresa desean.
Un promotor de eventos es alguien que comercializa y anuncia un evento para atraer a los asistentes. Su trabajo consiste en generar expectación y garantizar que el evento llegue a la audiencia adecuada a través de varios canales. Puede ser a través de las redes sociales, folletos, campañas de correo electrónico o asociaciones.
El expositor es una empresa u organización mostrando productos o servicios en una feria comercial, exposición o exposición. Por ejemplo, el equipo de Eventee tenía su stand en Eventfest este año. Y pasamos meses preparándolo. Fue una gran experiencia y es una forma eficaz de conseguir algo de exposición.
La Expo es un tipo de evento global en el que empresas y profesionales se reúnen para mostrar sus productos y nuevos desarrollos. Se supone que la Expo también debe educar al público, compartir la innovación y promover el progreso.
A menudo se abrevia como 'viaje de familia. ' El viaje de familiarización se refiere a los viajes que se ofrecen a los medios de comunicación, blogueros y organizadores de eventos para visitar y experimentar un destino de primera mano. Promueve el turismo, establece relaciones con profesionales de la industria y genera cobertura mediática.
El acrónimo significa Reglamento general de protección de datos. El GDPR es un conjunto de normas que instruye a las organizaciones y empresas sobre cómo recopilar y procesar la información personal de personas dentro de la Unión Europea.
El registro grupal se refiere a un proceso en el que varias personas pueden inscribirse en un evento. juntos como un solo grupo. Esto es práctico para empresas, organizaciones o grupos de amigos que asisten juntos a un evento. A menudo viene con beneficios como descuentos en las tarifas.
La lista de invitados es registro de personas invitadas a asistir a un evento. Por lo general, incluye sus nombres, afiliaciones e información de contacto. Es necesario que determinar quién es su público objetivo para crear la lista de invitados perfecta y atraer al mayor número posible de asistentes.
El honorario es un pago por un servicio. Por lo general, los honorarios se otorgan como muestra de agradecimiento. En el contexto de la gestión de eventos, puedes pagar honorarios a tus ponentes expertos como gesto de respeto por compartir sus conocimientos y su tiempo.
El anfitrión es la persona responsable de organizar el evento o sesión en vivo. Dan la bienvenida a los invitados y presentan a oradores o artistas. El anfitrión desempeña un papel clave en la creación de un ambiente acogedor.
El itinerario es un plan detallado o un cronograma para un evento, un viaje en particular o alguna otra ocasión. Ayuda a garantizar que todos los involucrados sepan qué esperar y dónde estar en un momento dado.
La nota clave se refiere a el discurso principal o una presentación que dé inicio a todo el evento. Por lo general, lo pronuncia un orador notable o experto en la materia, también conocido como orador principal. Asegúrese de elegir un gran orador que sabe cómo hacer que la multitud deje una impresión duradera.
Discurso magistral altavoz es tu gran activo. La función principal de un orador principal es figura como el orador principal en tu evento.
Por definición, es un orador que establece el tema central de una conferencia. Debe ser un experto en la materia que pueda hablar extensamente sobre un tema específico o sobre toda una industria.
Alguien que sobresalió en el campo y adquirió una experiencia significativa que puede demostrar durante el discurso de una manera única y cautivadora que mostrará el tema desde una perspectiva diferente.
El requisito básico de los ponentes principales es que puedan inspirar, entretener y educar a su audiencia sobre el tema, lo que no es posible sin conocer la industria a la perfección, combinando visiones con anécdotas basadas en la trayectoria profesional y la historia personal.
El plazo de entrega se refiere a la cantidad de tiempo necesaria para completar una tarea o procesar de principio a fin.
La logística básicamente significa manejando todos los detalles para asegurarnos de que todo funcione sin problemas. Se trata de gestionar cosas como el transporte, la configuración, llevar a las personas adecuadas a sus lugares y alquilar el equipo necesario. La logística es como el trabajo entre bastidores para mantener todo en orden.
¿No estás seguro de quién es el maestro de ceremonias? Es el Maestro de ceremonias, a veces también se llama «erróneamente» moderador. Simplemente el anfitrión del evento y responsable del espectáculo. Algunos eventos requieren asignar estas funciones a personas dedicadas, pero los eventos más pequeños suelen agrupar estas responsabilidades en una sola. El moderador guía a los ponentes y a los paneles durante las conversaciones o la parte de preguntas y respuestas, mientras que el maestro de ceremonias aporta energía al escenario.
Este acrónimo significa Reuniones, eventos, exposiciones y convenciones. MEEC es un término utilizado internacionalmente en la industria de eventos.
En el nuevo mundo, una reunión es una sesión virtual donde todos los participantes comparten vídeos y hablan. Puede adoptar la forma de una videoconferencia, pero el número de participantes no debe superar los 50 para garantizar una interacción fluida. Las empresas y los centros educativos utilizan herramientas como Zoom, Google Meet y Microsoft Teams para organizar sus reuniones. En el contexto de los eventos virtuales, estas reuniones suelen denominarse mesas redondas, grupos focales, grupos de trabajo o talleres.
Este acrónimo significa»Reuniones, incentivos, convenciones y exposiciones. ' MICE es un término utilizado internacionalmente en la industria de eventos.
Creación de redes es el proceso de establecer y mantener conexiones con otros profesionales, asistentes o partes interesadas en un evento en busca de posibles oportunidades de colaboración, asociación u negocios. La creación de redes se considera una de las principales prioridades para que los asistentes asistan a los eventos. Muchas aplicaciones móviles ofrecen funciones de emparejamiento fáciles de usar para impulsar la creación de redes. Si tiene un presupuesto ajustado, utilice estos consejos para convertir su evento en un espacio de networking interactivo. No olvide ofrecer a sus asistentes introvertidos la posibilidad de establecer contactos consejos ¡también!
Una persona que no se presenta se espera que llegue porque se inscribió o reservó un asiento, pero finalmente no asiste al evento.
NPS le está dando una idea sobre la satisfacción de sus asistentes. Para conseguir el NPS, basta con hacer esta pregunta en la encuesta posterior al evento: «¿Qué probabilidades hay, en una escala del 0 al 10, de que recomiendes nuestro evento a tus amigos?»
Como «promotores» satisfechos se consideran personas que ponen de 9 a 10, como «pasivos» se consideran personas que ponen de 7 a 8 y como «detractores» a todos los que ponen de 0 a 6. Basándote en su respuesta, puedes pedirles más detalles.
El NPS final se calcula deduciendo la proporción de detractores de la proporción de promotores. Cuanto mayor sea el NPS, mejor. El NPS negativo es una señal para mejorar seriamente lo que haces.
Como organizador de eventos, tiene la obligación de supervisar todas las actividades y el personal durante un evento. Debes asegurarte de que todo funcione sin problemas y según lo planeado. Y esto es básicamente una gestión in situ, apagando incendios dondequiera que vaya. Por suerte, hemos resumido algunos consejos sobre cómo gestionar los cambios de última hora.
Los participantes son básicamente las personas que asisten a su evento.
Un organizador de fiestas es un profesional que se encarga de todos los detalles para organizar una fiesta. Por ejemplo, eligen la ubicación y el tema, organizan la comida, las bebidas y el entretenimiento y mucho más. Se encargan de todo para garantizar que el evento sea agradable y sin complicaciones para el anfitrión. Algunos sinónimos de organizador de fiestas incluyen, por ejemplo, coordinador de eventos, coordinador de fiestas, consultor de eventos, gerente de eventos, diseñador de eventos o coordinador social.
Ambas son similares, pero tienen algunas diferencias. El organizador de fiestas se centra principalmente en eventos sociales como cumpleaños, bodas, aniversarios o fiestas navideñas. Por lo general, se trata de eventos más informales y de menor escala.
Por otro lado, el planificador de eventos gestiona una amplia gama de eventos, incluidas reuniones corporativas, conferencias, recaudaciones de fondos y reuniones formales. Esta persona a menudo se encarga de la logística más compleja.
Llenar documentos legales: ¡una parte realmente desagradable de ser un organizador de eventos o un ser humano! Los permisos y licencias son documentos legales necesarios para organizar un evento, incluidos los permisos para el uso de locales, el servicio de bebidas alcohólicas y el cierre de calles. Tal vez quieras pensar en contratar a un profesional legal para que revise tus contratos.
La factura pro forma es una factura de venta preliminar que se envía a los compradores antes de que se confirme la venta. La factura proforma ayuda a los compradores a entender el desglose de los costos y las condiciones de la venta por adelantado. El comprador puede revisar y confirmar el pedido antes de pagar.
También conocido como un código de descuento. Con el código promocional, los asistentes reciben algún tipo de reducción de precio al comprar las entradas. Por ejemplo, descuentos para entradas anticipadas o descuentos para socios.
La solicitud de información es un documento que detalla la información de posibles proveedores o vendedores. Antes de comprar algo, básicamente solicitar información sobre el producto o servicio específico de los proveedores. Luego, puede tomar una decisión informada. Puede ayudarlo a evaluar el mercado y comparar diferentes opciones.
La RFP es básicamente un documento comercial que anuncia y traza el plan para un próximo evento. Sirve para solicitar ofertas de posibles vendedores o proveedoreses quién podría proporcionarle lo que necesita para su evento. En otras palabras, RFP es una forma de encontrar las mejores opciones para lo que necesitas. Usted establece lo que necesita para un evento, como el lugar, la tecnología para eventos y otros servicios para eventos. Luego, los proveedores interesados responden a tu solicitud de propuesta y te ofrecen su oferta comercial.
Rider es un documento que describe los requisitos y preferencias específicos de artistas, ponentes o personalidades que participan en un evento. Los ciclistas se aseguran de que todo lo que los artistas o participantes necesitan para el evento se discuta y acuerde de antemano.
Como administrador de eventos, debe aprender a identificar y mitigar las posibles amenazas o desafíos que podría afectar el éxito o la seguridad de un evento. Estos desafíos incluyen, por ejemplo, las inclemencias del tiempo, los problemas de seguridad o las fallas técnicas.
En este artículo, puedes leer sobre 7 errores comunes que cometen los planificadores de eventos y cómo evitarlos. ¡Esté siempre preparado!
¿Qué tan rentable fue su evento? El retorno de la inversión le da la respuesta. Simplemente divide los gastos totales entre los ingresos totales y siempre se esfuerzan por lograr un valor mayor que uno.
Si es más bajo, en realidad perdiste dinero al invertir tu dinero en el evento. Esta relación es un gran indicador del éxito financiero para todo el evento, pero también para sus partes, como sesiones de mentoría pagas, concursos, patrocinios, etc.
Además, puede comparar los diferentes canales que utilizó para la comercialización y la búsqueda de los asistentes. El ROI es el criterio definitivo para determinar si tu evento fue rentable, así que nunca subestimes su poder.
Run of show es un libro de cocina para su evento que mantiene a todo el equipo alineado. Se compone de cinco partes principales, en las que guardas todas las marcas de tiempo, las señales verbales y otra información importante para los planificadores, los ponentes y los productores.
La primera es la lista de contactos con los números y correos electrónicos de todo el equipo del evento, incluidos los ponentes, los presentadores, la empresa audiovisual, el proveedor de catering, etc.
La segunda parte define el flujo de todo lo que sucede en el escenario.
Luego hay tres partes de varias consideraciones.
RSVP es un acrónimo que significa «responder a una invitación» y básicamente significa que la persona que te envió una invitación te pide que respondas si vas a asistir a un evento o no. Algunos sinónimos de RSVP incluyen, por ejemplo, confirmar, responder, responder o confirmar la asistencia. Ya sea que utilices confirmar, responder u otra palabra para confirmar tu asistencia, depende de qué tan formal sea la situación. «Confirmar asistencia» es más formal, mientras que «Responder» es casual.
Una reunión, una presentación o un taller dedicado a un tema o actividad específicos.
Este acrónimo significa grupos sociales, militares, educativos, religiosos y fraternales en la industria de eventos. El SMERF se utiliza para clasificar diferentes tipos de clientes o asistentes de grupos. Los planificadores de eventos y los lugares utilizan el SMERF categorización para comprender las necesidades y características específicas de cada tipo de grupo.
Altavoces son las personas que hablan en tu evento y dirigen sus sesiones. Por lo general, son expertos en sus campos que comparten conocimientos, ideas o experiencias. Descubre consejos sobre cómo elegir a los mejores ponentes en este artículo.
PATROCINADORES son personas, empresas u organizaciones que brindan apoyo financiero o en especie a su evento. A cambio de este tipo de apoyo, acuden a tu evento para mejorar su imagen, promocionar su marca o encontrar posibles clientes potenciales. Los patrocinadores ayudan a cubrir los costos del evento.
Evento patrocinio es una poderosa herramienta de marketing que desempeña un papel importante en la estrategia de cada evento. En pocas palabras, es un tipo de publicidad en la que personas y empresas influyentes promocionan sus marcas en eventos a cambio de apoyo financiero o en especie.
Este tipo de apoyo puede incluir la provisión de lugares, servicios de catering, instalaciones y herramientas tecnológicas, o incluso la donación de premios para concursos y otras actividades de participación de los asistentes al evento.
Stack es una caja de herramientas de tecnologías que utilizas para tu evento virtual. Consiste en un CRM, una aplicación de eventos virtuales, una herramienta de streaming, canales de redes sociales y todas las demás herramientas que utilizas para que todo funcione. Este término no se aplica únicamente a los eventos; puedes tener montones de tecnologías para cualquier objetivo que te imagines.
Cualquier persona o grupo con un interés personal o influencia en el éxito de un evento, incluidos los clientes, los patrocinadores, los proveedores, el personal y los asistentes. De acuerdo con esto artículo, hay dos tipos de partes interesadas:
Sostenibilidad se refiere a las prácticas e iniciativas destinadas a reducir el impacto ambiental de un evento. La industria de eventos produce una inmensa cantidad de residuos al año uso de productos desechables.
Tomemos, por ejemplo, los Juegos Olímpicos. Están constantemente criticado por sus altos niveles de emisiones de carbono y lavado ecológico.
Por suerte, hay una serie de iniciativas puedes aprovechar para reducir el desperdicio mientras planificas un evento sin poner a prueba nuestra naturaleza, como dejar de usar papel, pedir alimentos producidos localmente o promover opciones de transporte ecológicas.
En resumen, un cronograma es un cronograma cronológico. Describe las tareas y los plazos clave antes y durante un evento. Siempre me va bien en el trabajo cuando cumplo con mis plazos y trato de mantenerme organizado. Hay varias aplicaciones entre las que elegir. Puedes leer más sobre ellas en este artículo.
Por lo general, la feria comercial es un evento B2B en el que empresas y organizaciones mostrar y promocionar sus productos. Otras empresas pueden explorar sus productos, establecer relaciones comerciales, generar clientes potenciales y establecer contactos con profesionales de la industria o compradores potenciales.
Un impuesto al consumo. El IVA se aplica a cada transacción de la cadena de suministro.
¿Sabías que VIP son las siglas de»persona muy importante»? Los VIP son personas a las que se les conceden privilegios o acceso especiales a un evento debido a su estatus, influencia o función. A menudo incluye áreas designadas para sentarse, amenidades exclusivas o servicios personalizados.
El uso, por ejemplo, de personas influyentes para promocionar su marca se está convirtiendo lentamente en la norma en el siglo XXI. Y lo mismo puede decirse de la gestión de eventos. Considera atractivo una figura destacada de las redes sociales que tenga sentido para tu evento.
Una feria comercial que se organiza en línea. Los expositores montan stands digitales con exhibiciones de productos y contenido interactivo. Los asistentes pueden conectarse con los expositores y otros participantes a través de salas de chat, mensajes y videollamadas. La organización de ferias comerciales virtuales reduce los costos porque no hay que viajar y ofrece flexibilidad y participación global.
La lista de espera es una lista de personas que están interesado en una sesión o un evento a la que no le quedan entradas. Es como una cola en la que las personas se inscriben y esperan a que se les notifique si queda una plaza disponible. La lista de espera es una forma justa y eficiente de gestionar el número de asistentes.
Los webinars son bastante similares a las videoconferencias, pero son principalmente unidireccionales. El ponente ofrece el contenido a los asistentes y, a veces, estos pueden interactuar mediante encuestas, chats y preguntas y respuestas directamente desde la herramienta de streaming o mediante cualquier herramienta de interacción independiente. Las herramientas de webinars más comunes son Zoom Webinar, ON24, GoToWebinar, webinar.net y BlueJeans, pero crear seminarios web para un público más amplio puede resultar bastante caro rápidamente.
Una reunión o sesión en la que un grupo de personas aprende nuevas habilidades o participa en debates. Por lo general, incluyen una experiencia de aprendizaje práctica para adquirir nuevas habilidades que luego se practican en tiempo real
La comercialización de un evento requiere un vocabulario único que ayude a los profesionales a elaborar estrategias, promover y medir sus esfuerzos de manera efectiva. Aquí tienes un resumen rápido de la terminología esencial que te ayudará a dominar la promoción de eventos.
La tasa de clics es un término similar al CTR, pero se refiere a la número de personas que hicieron clic en un enlace de tu correo electrónico del número total de correos electrónicos entregados. Mientras que el CTR es el porcentaje de personas que hicieron clic en un enlace de tu correo electrónico respecto a las personas que abrieron tu correo electrónico, según Hubspot.
La tasa de clics es una medir Por lo general, se utiliza en publicidad o marketing por correo electrónico para evaluar la eficacia de un anuncio o un enlace. Representa el porcentaje de personas que hacen clic en un enlace o anuncio específico del número total de personas que abren el correo electrónico. Le ayudará a optimizar las campañas para obtener un mejor rendimiento.
Correo electrónico automatización de marketing disparadores mensajes de correo electrónico basados en las acciones que realiza tu cliente o suscriptor. Por ejemplo, cuando tu cliente se inscribe en una lista de correo, normalmente recibe un correo electrónico de bienvenida personalizado. Esto ahorra tiempo y le ayuda a llegar a los clientes en el momento adecuado con los mensajes pertinentes.
La forma en que atraiga a los asistentes a su evento es clave para garantizar asistencia repetida en el futuro. Se trata del nivel de interacción, participación e interés de los asistentes durante un evento.
Ya sea para compartir imágenes, votar en las encuestas o establecer contactos con otros asistentes, las aplicaciones móviles suelen oferta algún tipo de opciones de participación. Pero también los hay de bajo presupuesto opciones puedes usar. ¡No olvides analizar para ver qué funciona para ti! La participación a menudo se mide a través de encuestas, métricas de redes sociales y comentarios de la audiencia.
¿Su evento tuvo éxito? ¿Cuántas personas salieron contentas de tu evento? ¡¿Cómo puedes no saberlo?! No importa el tipo de evento que hayas organizado, ¡es necesaria una evaluación precisa para los eventos virtuales, híbridos y presenciales!
Dejando las bromas a un lado. Muchos organizadores de eventos siguen decidiendo si su evento fue un éxito o no únicamente escuchando sus instintos, lo cual está totalmente bien, a menos que quieras ampliar tu evento y hacer crecer tu negocio. Si lo haces, siempre es inteligente conocer también tus números.
Con suficientes datos relevantes, puede medir fácilmente su desempeño y compararlo con sus eventos pasados. Sin embargo, esto no es lo único que puede aprovechar. Puedes obtener una gran cantidad de información útil que puede ayudarte a mejorar tus eventos futuros, por ejemplo, cuáles son tus puntos débiles y en qué estrategias debes concentrarte más.
Si crees que esto es algo que deberías mejorar personalmente, hemos creado nuestro 12 consejos sobre cómo medir el éxito de tu evento.
La pesadilla de todos los directivos. Los indicadores clave de rendimiento son esenciales para la evaluación de los eventos y también pueden resultar útiles durante la planificación de los eventos, ya que te permiten concentrarte en lo que realmente importa.
Determinar un KPI básicamente significa para establecer metas súper específicas que deseas alcanzar, incluidos los números, que establecen los límites para una posterior evaluación de los datos.
Un simple embudo puede ayudarte a determinar tus KPI. Como los asistentes se encuentran en las diferentes etapas del proceso de toma de decisiones separados en secciones lógicas, puedes ver dónde están los escollos que puedes solucionar y coger los frutos más fáciles sin apenas esfuerzo. ¿Quieres un ejemplo? Mira esto: Personas que visitan el sitio web del evento > Usuarios registrados > Los asistentes que realmente se unen > Los asistentes realmente interactúan.
El embudo no es la única forma de utilizar los KPI, también puedes comparar eventos o ponentes entre sí. Busca patrones que te ayuden a crear una mejor experiencia para tus visitantes.
El página de destino debe contener toda la información sobre tu evento que pueden ayudar a los visitantes a decidir y registrarse para su evento. Una página limpia y bien diseñada es fundamental para su éxito potencial.
Esta página también es una puerta, clasificando a las personas según los asistentes que pueden entrar al evento y el resto que primero tienen que comprar una entrada.
El desarrollo de estas páginas puede ser largo y complicado, pero hay una manera fácil. ¡Puedes generar páginas de inicio y de registro directamente desde el centro de eventos!
El centro de eventos hace todo el trabajo duro por ti, ofreciendo funciones como el registro, el cobro de pagos, la integración y la personalización. Simplemente inserte el código en su sitio web y estará listo para comenzar.
La generación de leads es el proceso de atraer clientes potenciales para su empresa o servicio, por lo que quieren proporcionarle su información.
Un cliente potencial se describe como alguien que muestra interés en tu servicio o producto, pero es posible que aún no esté listo para comprarlo.
Por ejemplo, puedes proporcionar contenido valioso relacionado con tu producto a cambio de su información personal. Después de eso, puedes convertirlos en clientes leales. Puedes leer más sobre esto en este artículo.
El marketing y la promoción tienen que ver con hacer correr la voz acerca de un evento. Puedes utilizar varias estrategias para atraer a los asistentes, por ejemplo, generar expectación redes sociales, publicidad, o crear creatividad campañas de correo electrónico.
Es importante crear un marketing de eventos efectivo planear de antemano para mantenerse organizado. No olvides hacer un seguimiento del tipo de promoción que funcione para ti. De esta manera, podrás aprender de tus errores en el futuro.
La tasa de apertura se refiere a el porcentaje de personas que abrieron tu correo electrónico de entre todos tus suscriptores. A pesar de que Monitor de campaña no recomienda determinar el éxito de su estrategia de marketing por correo electrónico en función de su tasa de apertura, aquí hay algunas consejos para mejorarlo.
La evaluación posterior al evento se refiere a evaluar el éxito de un evento mediante recopilar comentarios de los asistentes, los patrocinadores y el personal. Puede analizar las métricas clave de rendimiento, como la asistencia, los ingresos y la satisfacción de los participantes. Esta es una parte crucial de la planificación de eventos. Puedes aprender de tus errores ¡e intenta que tu evento sea un éxito! Algunas aplicaciones para eventos ofrecen información detallada análisis para facilitarle todo el proceso, incluido Eventee.
La retroalimentación posterior al evento se refiere a recopilar opiniones, comentarios y sugerencias de los asistentes y partes interesadas una vez finalizado un evento. Por ejemplo, mediante encuestas, entrevistas o un cuestionario sencillo en una aplicación móvil para eventos. De esta manera, lo sabrás qué mejorar en el futuro.
El informe posterior al evento se refiere a un documento que resume todo el evento y describe todos sus detalles. Pueden ser el número de asistentes, el desempeño financiero, los comentarios de los asistentes y los desafíos logísticos encontrados. Puedes usar esto artículo y este encantador modelo para evaluar fácilmente el éxito general del evento.
Notificación push es el mensaje emergente en el que se puede hacer clic y que aparece en tu dispositivo aunque no utilices la aplicación en este momento. Notificaciones push notificar a los usuarios acerca de información o actualizaciones importantes. Los organizadores pueden utilizarlos a través de aplicaciones de eventos para informar a los asistentes sobre los cambios de programación, las próximas sesiones y otras actualizaciones relevantes en tiempo real.
Las plantillas hacen referencia a diseños prediseñados que sirven como punto de partida para crear documentos, sitios web, correos electrónicos u otros materiales. Hay infinitas variaciones de plantillas en Internet. En la planificación de eventos, puede utilizarlos para crear invitaciones, agendas, presentaciones y materiales promocionales.
Comprender estos términos técnicos de los eventos es clave para garantizar una experiencia fluida y sin problemas. Esta es una guía sobre algunos de los términos técnicos más importantes del mundo de la planificación de eventos.
La lista permitida o la lista blanca es una lista de direcciones IP, nombres de dominio o direcciones de correo electrónico a las que se les proporciona un privilegio, acceso o servicio en particular. Es una forma de estrategia de ciberseguridad. Por ejemplo, como organizador de eventos, puedes restringir el acceso a tu evento a las personas que no estén invitadas mediante la lista de personas permitidas (también conocida como lista blanca).
El amplificador es básicamente un dispositivo que aumenta el volumen del sonido. Toma señales débiles de cosas como micrófonos o reproductores de música y los impulsa para que puedas escucharlos a través de altavoces o auriculares. Como planificador de eventos, debes asegurarte de que todos puedan escuchar claramente.
La relación de aspecto se refiere a la anchura de una pantalla, una imagen o un vídeo en comparación con su altura. Una relación de aspecto común para pantallas panorámicas y vídeos es de 16:9. Es importante asegurarse de que el contenido se muestra correctamente sin distorsión ni recorte.
La realidad aumentada es una experiencia interactiva en la que los elementos generados por computadora y los estímulos sensoriales, como imágenes, sonidos e información, se agregan al mundo real. BAR combina contenido digital con nuestro entorno para mejorar la forma en que percibimos e interactuamos con nuestro entorno. Es como añadir un poco de magia a lo que puedes ver en el mundo real.
El audiovisual se refiere a los equipos y servicios relacionados con el sonido, la iluminación y las presentaciones visuales que se utilizan durante un evento, como micrófonos, proyectores y pantallas. Nuestro equipo asistió a WebExpo el mes pasado y la mayoría de las sesiones tuvieron un sonido y una iluminación muy buenos. Hizo toda la diferencia en toda la experiencia.
El ancho de banda se refiere a la cantidad de información que se puede enviar a través de una red a la vez. Básicamente, un mayor ancho de banda significa velocidades de transferencia de datos más rápidas y una comunicación más fluida entre las redes. ¿Sabías que 44% planificadores de eventos ¿Están más irritados por la falta de Wi-Fi en los espacios del recinto? La calidad de la conexión wifi podría afectar a la satisfacción general de los asistentes con el evento. ¡No lo subestimes!
Aplicación de marca es una aplicación móvil que es personalizado a los elementos de su marca, como el logotipo, los colores y el estilo de diseño.
CRS es un tipo de plataforma de software que se utiliza en las industrias de la hospitalidad y los viajes. CRS gestiona y facilita las reservas de hoteles, aerolíneas, alquileres de automóviles y otros servicios. Algunos de los sistemas centrales de reservas más populares son Amadeus o SynXis.
Mantén la calma y sigue charlando. Mantener una conversación en un cuadro de chat es rápido y sencillo. Sin embargo, puede volverse caótico rápidamente, por lo que solo tiene un uso limitado en eventos virtuales, especialmente para conversaciones individuales, tutoría o conexión propósitos.
El chatbot es básicamente tu asistente virtual. Es un programa de computadora diseñado para simular conversaciones con usuarios humanos. Debería ayudarlo con la información, las tareas o la respuesta a las preguntas. Los chatbots se utilizan a menudo como servicio de atención al cliente en los sitios web. Son útiles porque pueden responder rápidamente y no tienes que esperar a que responda un humano.
Las aplicaciones de registro son herramientas diseñado para ayudarte a registrarte personas en eventos o lugares. Por lo general, actualizan los registros de asistencia en tiempo real y pueden dar a los organizadores de eventos información sobre quién estuvo allí y cuándo llegaron.
Los subtítulos son un texto que se muestra en una pantalla simultáneamente con el audio para mostrar lo que dicen las personas del vídeo. Los subtítulos opcionales se desarrollaron originalmente para personas con problemas de audición. Ahora se utilizan para diversas situaciones, por ejemplo, debido a un entorno ruidoso.
CMS es un software que permite a cualquier miembro de tu equipo crear, edite y publique contenido digital. De esta forma, su equipo puede colaborar en un sitio web sin conocimientos técnicos.
El CRM se refiere al sistema y la estrategia que utilizan las empresas gestionar todas las interacciones de su empresa con los clientes actuales y potenciales. Softwares CRM que gestionan los datos de los clientes por ti pueden ayudarte a entender las necesidades y los comportamientos de los clientes. Esto podría aumentar las ventas y mejorar la satisfacción de los clientes.
El tablero es una interfaz visual que muestra información, métricas o datos importantes en un formato consolidado y fácil de digerir. Los paneles se utilizan habitualmente en contextos empresariales y tecnológicos, pero también en la gestión de eventos para proporcionar actualizaciones en tiempo real.
Es posible que conozca el tiempo de permanencia de Google Analytics. Técnicamente hablando, es el tiempo que las personas pasan en tu sitio web antes de volver a la página con los resultados de búsqueda.
Además del tiempo de permanencia en el sitio web del evento, también puedes medir el interés de tus asistentes en tus transmisiones o contenido de vídeo. Al comparar el tiempo medio de permanencia de tus sesiones, puedes saber fácilmente qué sesión es la más o menos atractiva.
El tiempo de permanencia es una métrica simple, pero a menudo malinterpretada. Asegúrese siempre de saber qué mide realmente su herramienta de análisis, para no hacer suposiciones y, en última instancia, decisiones incorrectas.
Herramientas como Google Analytics necesitan dos clics para medir correctamente la duración real de la visita. ¡Pero el visitante que solo se quedó en una página se considera una visita abandonada y no pasa tiempo en la página!
Como John, que llegó a tu transmisión en línea, vio tu charla durante 90 minutos y luego cerró la ventana. ¿Cómo es posible? Porque no hay ningún clic de salida ni una marca de tiempo que pueda indicar a Google cuánto tiempo duró realmente la visita.
En otras palabras, al incrustar estás poniendo algo de una página de Internet a otra. Puedes incrustar vídeos de YouTube en tu entrada de blog o un formulario de registro desde tu CRM en tu sitio web. Los centros de eventos utilizan esta función para que puedas compartir vídeos incrustados desde cualquier plataforma de streaming con tus asistentes directamente en la aplicación.
Centro de eventos o aplicación de eventos es el centro de su evento. El corazón palpitante de su conferencia. Una herramienta omnipotente como Eventee que le ayuda a gestionar todo lo relacionado con el evento en un solo lugar.
Es el centro en el que se crea una experiencia excelente para los asistentes y se les ofrece toda la funciones avanzadas que se han convertido en una norma en la era de los eventos virtuales. El centro de eventos pone a disposición de los asistentes la agenda, la biografía de los ponentes, las páginas de los patrocinadores, las encuestas, las retransmisiones en directo, la creación de redes y mucho más. No estamos diciendo que no puedas celebrar un evento virtual sin él, pero Si buscas un ambiente profesional, el centro de eventos es imprescindible.
EMS es una plataforma que puede usar para planificar y ejecutar eventos de manera más eficiente. Hay varias herramientas, cada una de las cuales se centra en diferentes aspectos de la gestión de eventos, como la gestión registro y venta de entradas, impulsando compromiso, o análisis posteriores al evento.
La tecnología de eventos es un término colectivo básicamente para cualquier herramienta, app, o un software que le ayude a planificar, gestionar y evaluar su evento. Esto categoría incluye software de gestión de eventos, herramientas de transmisión en vivo o incluso equipos técnicos para eventos.
En el contexto de los eventos y la tecnología, «feed» suele referirse a una función de la plataforma en la que los organizadores publicar información o contenido relacionado con el evento para mantener a los asistentes informados. Por ejemplo, algunas aplicaciones móviles para eventos ofrecen suministro de noticias con una visualización en tiempo real de actualizaciones, anuncios o publicaciones en redes sociales.
Gamificación es una función de participación en eventos. Convierte los elementos del evento en un juego para hacerlos más divertidos y atractivos. Por ejemplo, los asistentes ganan puntos por calificar las sesiones, publicar fotos o interactuar con los patrocinadores. Es una forma estupenda de aumentar la participación en tu evento.
Los gobos son objetos que se colocan delante de una fuente de luz para controla la forma, la fuerza o incluso el color de la luz emitida y su sombra. Pueden proyectar patrones, logotipos o imágenes en paredes, pisos u otras superficies. Los gobos se utilizan ampliamente en bodas, eventos corporativos, conciertos y producciones teatrales.
La integración se refiere a la conexión digital entre plataformas. Implica conectar varias aplicaciones o sistemas de software, como plataformas de registro de eventos, software de marketing por correo electrónico y pasarelas de pago. De esta manera, pueden compartir datos y trabajar juntos de manera eficiente. Las plataformas de eventos suelen ofrecer múltiples aplicaciones útiles integraciones.
En un evento interactivo, significa que crear oportunidades para que los asistentes participar activamente con el contenido del evento, los organizadores, los ponentes y otros participantes. Esto puede incluir funciones como votación en vivo, sesiones de preguntas y respuestas, o conexión. En lugar de simplemente escuchar a un orador, los asistentes pueden simplemente hacer preguntas a través de sus teléfonos inteligentes o votar sobre los temas de debate. De esta manera, su evento será más agradable e impactante para todos los involucrados.
Los subtítulos de eventos en vivo se refieren al proceso de transformar el audio, los diálogos y los sonidos en texto en una pantalla en tiempo real. Hace que el evento sea más inclusivo y accesible para las personas que tal vez no puedan escuchar los altavoces y los sonidos. Pero también pueden beneficiar a los asistentes que no son hablantes nativos.
El convertidor métrico es una herramienta o una aplicación que los planificadores de eventos utilizan para convertir unidades no métricas en unidades métricas o medidas generales entre diferentes unidades. Los planificadores de eventos pueden determinar fácilmente el tamaño de una habitación.
La aplicación nativa es una aplicación que se desarrolla solo para un sistema en particular (por ejemplo, iOS o Android). Ofrecen una experiencia de usuario más rápida y con mayor capacidad de respuesta.
Los sistemas de megafonía representan sistemas de megafonía. Básicamente son las configuraciones que se utilizan para amplificar y distribuir el sonido en espacios públicos o eventos. Por ejemplo, fíjese en los micrófonos y altavoces de los conciertos o conferencias, que garantizan que todos los asistentes puedan escucharlo todo.
La encuesta es similar a una encuesta rápida en la que haces una pregunta y les das a los encuestados algunas opciones entre las que elegir. Una encuesta es una forma sencilla de preguntar a la gente por su opinión o preferencia sobre un tema específico. Durante un evento, puedes fomentar la participación con encuestas en vivo.
Este acrónimo significa Equipo de protección personal. El PPE se refiere a ropa y equipo especializados para proteger a las personas de los peligros o riesgos en su entorno de trabajo. Estos artículos pueden ser guantes, máscaras, gafas o cascos.
Dejar que el público haga preguntas, eso es lo legendario PREGUNTAS Y RESPUESTAS. Hoy en día, es una parte común de cualquier centro de eventos o puedes usar herramientas de participación dedicadas como Slido, donde todos los visitantes en línea y fuera de línea pueden hacer preguntas y votar por sus favoritos. Estas dos opciones son fáciles y eficaces, ya que resuelven problemas conocidos con chats desordenados o mezclan las preguntas formuladas directamente por el público presencial y los asistentes virtuales.
El código QR es el tipo de código de barras que almacena información y se puede escanear a través de un dispositivo digital. Por ejemplo, simplifica considerablemente el proceso de pago, el registro o la búsqueda de información relevante sobre ponentes o expositores.
El escáner QR es una herramienta o un dispositivo que se utiliza para capturar e interpretar códigos QR.
La inscripción es el proceso en el que los asistentes formalmente regístrese o inscríbase para participar en un evento. Ayuda a los organizadores a gestionar la información sobre sus asistentes y a anticipar el número de asistentes.
La venta de entradas, por otro lado, es el proceso de venta y distribución entradas para eventos.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre el registro y la venta de entradas? Registrarse es como marcar el botón «Voy a participar» en Facebook. Mientras que la venta de entradas es como comprar un pase de entrada para un concierto. Echa un vistazo a esto artículo si tienes problemas para vender entradas para tu evento.
Estos estándares de la industria son utilizado para transmitir medios, pero es muy poco probable que necesites entender completamente sus aspectos técnicos. Lo único que debes saber es que plataformas como Restream o Streamyard no pueden transmitir directamente, por lo que siempre tendrás que copiar la dirección del servidor RTMP de tus transmisiones de Youtube o Facebook.
Encontrar la URL correcta es fácil y, básicamente, es la única interacción que se requiere de tu parte.
El protocolo RTMP es más popular que el SIP, que se considera una función empresarial vinculada a herramientas de videoconferencia como Zoom.
Simulive hace referencia a un proceso cuando parece que estás transmitiendo en vivo, pero en realidad no lo estás. Simulive es un contenido pregrabado que se publica como una transmisión simulada en el que se combinan vídeos grabados y preguntas y respuestas en directo para ofrecer al público lo mejor de ambos mundos. Práctico para entrenadores y profesores que pueden reproducir en streaming una clase grabada y, a continuación, conectarse en directo para hacer preguntas y respuestas.
El SSO es un método que le permite iniciar sesión con un solo ID en varias aplicaciones o servicios relacionados pero independientes.
La pantalla de bienvenida es una pantalla gráfica de introducción que aparece brevemente al abrir una aplicación móvil o un programa de ordenador. Por lo general, puedes ver el logotipo, la marca o la animación de carga de la aplicación.
La transmisión es solo un método técnico para transmitir y recibir datos a través de Internet. Hoy en día, puedes ver vídeos en Netflix o YouTube sin descargar el contenido a tu dispositivo porque se carga con fluidez a medida que lo ves. El formato más interactivo en las redes sociales y las plataformas de streaming es transmisión en vivo, donde filmas y transmites el contenido a medida que ocurre.
En pocas palabras, el proveedor de streaming es la empresa que utilizas para entregar el contenido a tu audiencia. Sin duda, conoces el viejo Skype, pero ahora puedes usar Facebook, Zoom, YouTube y muchas otras herramientas para compartir videos con otra persona. Ya lo hemos explicado 8 excelentes opciones de streaming para ti.
Tech stack se refiere a la combinación de herramientas y plataformas digitales que utilizas para tus eventos. Ya sea un software de gestión de eventos, una plataforma CRM, una aplicación de eventos, o una herramienta de videoconferencia, elegir la tecnología adecuada es crucial.
Puede simplificar significativamente el proceso de planificación de eventos. No solo eso, sino que también puede mejorar la experiencia de todos los asistentes y, por lo tanto, determinar el éxito futuro del evento.
Una conferencia que se lleva a cabo a través de una red de telecomunicaciones. Por lo general, involucra a participantes que se encuentran en diferentes lugares. Pueden usar teléfonos, computadoras u otros dispositivos para conectarse y comunicarse entre sí en tiempo real.
La distancia de proyección se refiere a la distancia entre un proyector y la superficie sobre la que proyecta imágenes o vídeos.
La venta de entradas es el proceso de venta y distribución de entradas para eventos.
El registro, por otro lado, es el proceso en el que los asistentes se inscriben o se inscriben formalmente para participar en un evento. Ayuda a los organizadores a gestionar la información sobre sus asistentes y a anticipar el número de asistentes.
Entonces, ¿cuál es la diferencia entre el registro y la venta de entradas? Registrarse es como marcar el botón «Voy a participar» en Facebook. Mientras que la venta de entradas es como comprar un pase de entrada para un concierto. Echa un vistazo a esto artículo si tienes problemas para vender entradas para tu evento.
La videollamada es una forma de comunicarse con alguien a través de algún dispositivo virtual como un smartphone o un portátil. Hay muchas plataformas virtuales disponibles que puede utilizar para una videollamada, como Zoom, Google Meet o MS Teams.
La videoconferencia a menudo se confunde con los webinars y la transmisión por Internet en general. La videoconferencia es siempre en tiempo real y multidireccional.
Significa que los participantes son iguales entre sí; por ejemplo, pueden controlar la cámara y el micrófono. Por eso, el número de participantes suele ser limitado.
Las herramientas de videoconferencia típicas son Zoom, Google Meet o Microsoft Teams. Por lo general, las videoconferencias son ligeramente diferentes a las transmisiones por Internet o los seminarios web. Todos comparten algunas características similares, pero la videoconferencia no tiene un anfitrión principal superior al resto de participantes.
La realidad virtual es una tecnología que crea experiencias interactivas y tridimensionales mediante simulación generada por ordenador. Te pones unos auriculares y entras en un mundo digital en el que puedes ver objetos y entornos que parecen reales e interactuar con ellos.
Un vídeo que puedes ver cuando quieras. Imagina la transmisión televisiva a la antigua usanza: las pausas y las repeticiones eran imposibles, tenías que ver lo que se te transmitía en ese momento.
Con todas las compañías de medios modernas como Netflix, Hulu y YouTube, puedes ver películas y programas de televisión en formato VOD en cualquier dispositivo y en cualquier momento.
Los eventos virtuales utilizan este concepto para publicar archivos de sesiones para los visitantes registrados que pueden ver las partes que se perdieron o transmitirlas libremente en las redes sociales.
La aplicación web es una software que se ejecuta en su navegador web. Con una aplicación web, puede acceder a las herramientas o utilizar los servicios directamente a través de su navegador de Internet sin tener que descargar ni instalar nada en su dispositivo.
¡Caray, este va a ser complicado! Transmisión por Internet es un término corto para la transmisión en la web que se entrega a las personas por streaming. Lo usas cuando tu audiencia es enorme y quieres llegar a un número ilimitado de espectadores.
No importa si es en vivo o pregrabado; también puedes ver transmisiones web en vivo después del evento. Las transmisiones web suelen incluir chats y encuestas, pero la audiencia no puede usar una cámara ni un micrófono.
Las plataformas comunes para la transmisión son Vimeo Livestream, Youtube Live o Facebook e Instagram Live. Si no quieres que tu audiencia abandone tu transmisión y pase a ver vídeos graciosos de gatos, siempre es mejor usar una aplicación para eventos para crear un eje central para tu evento, de modo que tu audiencia se mantenga concentrada.
El término inalámbrico se refiere a la tecnología que funciona sin necesidad de ninguna conexión por cable. La tecnología inalámbrica permite la movilidad, la comodidad y la flexibilidad.
Y, por último, he aquí un desglose de las claves lugar de encuentrotérminos relacionados con los eventos para ayudarlo a tomar decisiones informadas y comunicarse de manera efectiva con el personal del lugar.
A la carta es un término francés que significa»según el menú». En el contexto de la planificación de eventos o la hospitalidad, se refiere a un método de fijación de precios en el que los artículos o servicios se fijan de forma individual en lugar de formar parte de un paquete o paquete fijo.
Los servicios se refieren a las características e instalaciones del lugar, que a menudo incluyen artículos gratuitos, como servicios de catering, equipo audiovisual, disposición de los asientos o instalaciones de estacionamiento. Proporcionan comodidad extra y mejorar experiencia general de los asistentes.
El estilo banquete es un tipo de disposición de asientos que utiliza mesas redondas, por lo general con capacidad para 8 a 10 personas y distribuidas uniformemente por todo el espacio. Por lo general, se usa para bodas, eventos corporativos o recepciones de gala.
El diseño tipo sala de juntas es una disposición de asientos que se usa comúnmente para reuniones y debates pequeños y medianos, como reuniones ejecutivas, sesiones de estrategia y reuniones de comités. Las personas se sientan alrededor de una mesa grande, rectangular u ovalada, similar a la mesa de una sala de juntas.
Sin duda, los conoces por eventos fuera de línea. Los stands son stands físicos para expositores y patrocinadores. En el mundo virtual, ocurre lo mismo; el stand es una subpágina donde puedes encontrar toda la información sobre los patrocinadores y sus productos, vídeos o una caja de chat para interactuar al instante. Para construir estos stands virtuales se utilizan servicios de terceros.
Las salas para grupos pequeños se utilizan para ofrecer una experiencia de evento personalizada a los asistentes. Puede ser cualquier cosa, desde mesas de mentoría para eventos de empresas emergentes hasta reuniones de networking con socios comerciales. Estas salas se caracterizan por su capacidad limitada, lo que divide a los asistentes en grupos más pequeños donde pueden interactuar libremente. Esta herramienta es muy popular para «redes rápidas» durante el cual los participantes se turnan en las salas divididas, a veces asignadas al azar por el organizador.
El diseño de cabaret es un tipo de disposición de asientos que utiliza una mesa redonda o cuadrada con sillas que generalmente tienen capacidad para 4 a 8 personas y dan al área del escenario. Los diseños de estilo cabaret son populares para eventos como recepciones para establecer contactos, pequeñas actuaciones o cenas informales.
El catering se refiere al proceso de proporcionar servicios de alimentos y bebidas para un evento, incluida la selección del menú, el servicio de comidas y las adaptaciones dietéticas. La buena comida puede mejorar increíblemente la experiencia de los asistentes. Crea una oportunidad para relajarse y fomentar la creación de redes.
Básicamente la antigua aula que conoces de tu infancia. Una configuración en la que las filas de escritorios o mesas están alineadas en filas rectas frente al frente de la sala, generalmente con sillas para cada escritorio.
Las habitaciones compensadas son las habitaciones gratuitas o gratuitas que se ofrecen a los huéspedes, por lo general como parte de un incentivo o promoción.
El cargo por descorche es un cuota impuesto por restaurantes o locales por traer sus propias bebidas alcohólicas.
La DDR es la cantidad que un lugar cobra normalmente por asistente durante un día completo. También suele cubrir las comodidades y servicios esenciales del día.
Deécor se refiere a la estética y elementos visuales se utiliza para mejorar la atmósfera y el ambiente de un espacio o evento. Podría incluir, por ejemplo, arreglos florales, manteles, letreros y accesorios temáticos.
El arrastre se refiere al proceso logístico de transporte y manipulación de materiales, equipos o exhibiciones hacia y desde el lugar de un evento.
El diseño de un local. El plano de planta es como un mapa que muestra dónde se ubicará todo en el lugar. Los organizadores de eventos usan planos de planta para visualizar y organizar el espacio de manera efectiva. Los asistentes, por otro lado, los usan para navegar por el evento.
La cláusula de fuerza mayor es una parte de un contrato que permite a una de las partes descolgado si ocurre algo inesperado. Se incluye principalmente en los contratos de sede y se supone que protege a la parte de cosas que están fuera de su control, como desastres naturales o una crisis importante.
En el contexto de la industria de eventos, la sala verde es un espacio designado entre bastidores donde los artistas, ponentes o personalidades pueden relajarse, prepararse o esperar antes de subir al escenario. Por lo general, está equipado con cómodas sillas y refrigerios, y ofrece un espacio tranquilo y cómodo para que las personas ensayen.
La disposición en tono de espiga es una disposición de asientos que a menudo se denomina disposición en forma de V o en forma de V El diseño en espiga organiza las mesas y sillas en filas formando un Formación en V de cara al escenario. Ofrece una mejor vista y una discusión más fácil, pero ocupa mucho espacio en el lugar.
Los asientos en forma de herradura son un tipo de disposición de asientos que, por lo general, no incluye mesas. Las sillas están dispuestas en En forma de U o semicírculo para que los participantes estén uno frente al otro y frente al centro. Este enfoque permite al orador trabajar en estrecha colaboración con los asistentes y, al mismo tiempo, interactuar y debatir con mayor libertad.
I&D se refiere al proceso de instalación y desmontaje de equipos, pantallas, stands y estructuras para eventos.
Los asientos abiertos se refieren a una disposición en la que los asistentes pueden sentarse donde quieran. Mientras que en los eventos con asientos asignados, los asistentes saben exactamente dónde se sentarán. Se usa comúnmente en bodas, cenas de gala o conferencias.
Plus plus se refiere a un cargo adicional que se añade al precio base de los servicios o bienes.
La tarifa estándar es el precio minorista estándar que un hotel cobra por una habitación en particular sin descuentos ni ofertas especiales.
El estilo de recepción es un tipo de disposición de asientos en el que los huéspedes suelen ponerse de pie y socializar en lugar de estar sentados en las mesas. El estilo de recepción se usa generalmente para cócteles o eventos de networking. Se supone que anima a los huéspedes a conectarse entre sí.
La disposición de los asientos es el diseño y la organización de los asientos para los asistentes. Hay varios tipos de disposición de asientos, como el estilo teatro, el estilo aula, el cabaret, el banquete o el cóctel. Ellos puede variar según el tipo de evento y el ambiente deseado.
Esquema Schell se refiere a un sistema modular de stands y cabinas que son construido y proporcionado por el organizador al expositor antes de que comience el evento. Los esquemas de conchas se suelen utilizar en ferias comerciales y son ideales para segmentar el suelo y dividir el espacio. A menudo incluyen elementos básicos como paredes, paneles de fascia con nombres o logotipos de empresas, iluminación y, a veces, pisos.
La línea de visión se refiere a la línea imaginaria que determina lo que los asistentes pueden ver desde donde están sentados. Como organizador de eventos, debes asegurarte de que todos puedan ver el escenario sin obstáculos.
La visita al sitio es una inspección de un lugar. La regla de oro de los planificadores de eventos es seleccionar siempre un lugar que hayas visto en persona. Échale un vistazo a esto guía para descubrir cómo encontrar el lugar de sus sueños, incluida la realización de la visita al sitio.
El zócalo es la tela o material utilizado para cubrir y decorar mesas, escenarios u otros muebles. Está diseñado para cubrir los cables, el equipo o el almacenamiento debajo de las mesas.
A diferencia del esquema concha, un solo espacio es un arreglo de exhibición en el que los organizadores brindan a los expositores solo espacio vacío. El expositor tiene que crear la estructura y construir las paredes. También pueden decorar el espacio a su gusto.
El estilo teatral es una disposición de los asientos que se asemeja a la disposición que se encuentra en los teatros. Todas las sillas están alineadas en filas frente al escenario. Por lo general, hay un pasillo en el medio para que los asistentes puedan caminar cómodamente entre los asientos. Es uno de los diseños más utilizados.
El flujo de tráfico se refiere al movimiento y la circulación de personas dentro de un lugar o espacio para eventos.
El lugar es el lugar físico donde se lleva a cabo un evento, que se elige en función de factores como la capacidad, la accesibilidad y las comodidades. La elección de un lugar ideal para eventos es un paso importante en la planificación de eventos. También es muy exigente. Por suerte, he resumido toda la información en 7 pasos en esta extensa guía guía. Otra palabra para lugar es, por ejemplo, un sitio. Pero hay muchos más sinónimos, como espacio, instalación o, en algunos contextos, también local.
La caja blanca se refiere a un espacio neutro (un local) que se puede personalizar a tu gusto. Es intencionadamente minimalista y carece de decoraciones que permitan libertad y flexibilidad creativas.
