V této digitální době, kdy technologie proměnila každý aspekt našich životů, nejsou akce výjimkou. Dny tištěných vstupenek, registračních formulářů a brožur jsou dávno pryč. S bezpapírovými akcemi je všechno zjednodušené, efektivní a ekologické.
Účastníci si jednoduše stáhnou vstupenky do svých chytrých telefonů, zkontrolují se pomocí QR kódů a získají informace o akci přes mobilní aplikace. Organizátoři mohou vytvářet personalizované zážitky, komunikovat s účastníky v reálném čase a sbírat cenné data pro zlepšení budoucích akcí.
Ať už se jedná o konferenci, veletrh nebo hudební festival, bezpapírové akce mění způsob, jakým plánujeme, realizujeme a prožíváme události. Přidejte se k nám a objevte, jak můžete snížit množství papírového odpadu a využít spoustu výhod a možností, které bezpapírové akce nabízejí.
💻 Proč bezpapírové akce otevírají cestu
Environmentální důsledky
Je jasné, jak obrovský dopad na životní prostředí může mít papír při jakékoliv akci. Teď, když máme zdroje, které nám umožňují dělat lepší a ekologičtější rozhodnutí, můžeme masivně snížit množství papírového odpadu, který akce vytvářejí.
Je to cenově dostupné
Není to jen o tom, že se snažíme zachránit životní prostředí, ale také o vašem rozpočtu. Všichni víme, jak nákladné může být shánět kvalitní tištěné materiály na akci - od hledání spolehlivého tiskaře až po náklady na likvidaci a skartaci, když je akce u konce. Když uděláte svou akci bezpapírovou, určitě ušetříte cenné prostředky, nemluvě o nákladech na dopravu.
Je to časově efektivní
Když se spoléháte na tištěné dokumenty, ať už jsou to manuály, letáky, brožury nebo jakýkoli jiný tištěný materiál, je tu dlouhý řetězec, než se tyto materiály dostanou na vaše akce. Pokud se v tomto řetězci zpozdí jen jeden článek, ovlivní to všechno - a vy zůstanete na suchu a nespokojení. Bezpapírová akce odstraní potřebu všech těchto věcí a vede k mnohem efektivnějšímu výsledku.
Modernizuje zážitek z události
Pamatuješ si, když bylo novinkou používat mobil k naskenování jízdenky na vlak nebo k odbavení na let? Teď je to už běžná věc. Jít bez papíru posune tvou akci do 21. století.
♻️ Navigace přechodu na bezpapírové akce
Teď, když jsme tě přesvědčili o tom, jak je důležité snížit papírový odpad, určitě chceš vědět, jak přejít na bezpapírové akce. Neboj se, máme pro tebe jednoduchého průvodce krok za krokem:
1. Nastavte si své cíle
Připravit jasné cíle v jakémkoli prostředí je vždy prvním krokem v plánovacím procesu. Ujistěte se, že víte, co chcete dosáhnout a kdy chcete svých cílů dosáhnout. To umožňuje jasnou strukturu, když děláte první kroky, a udržuje vše na správné cestě.
2. Zhodnoťte aktuální procesy, které zahrnují papírové materiály
Jasně, po letech dělání věcí určitým způsobem chcete zajistit co nejhladší přechod - nejen pro sebe, ale i pro lidi, kteří si na vaše akce zvykli prostřednictvím papírové metody. Takže nejdřív si projděte všechny aktuální papírové procesy, abyste zjistili, jaké digitální alternativy potřebujete najít. Pokračujte ve čtení pro pár tipů na přechod!
3. Prozkoumejte a implementujte své digitální nástroje
Teď, když víš, co chceš nahradit, hledej nejlepší digitální ekvivalent. V této fázi chceš mít kvalitní, ale cenově dostupný produkt – takže testuj, testuj a zase testuj své digitální řešení, dokud nenajdeš to nejlepší pro svou práci.
4. Vzdělávejte zúčastněné strany
Po tvém výzkumu je důležité sdílet tyto znalosti s každým, kdo může využívat technologii během příprav na tvou akci.
5. Vytvořte digitální obsah
Tady začíná ta pravá zábava, na scéně, kde můžeš opravdu rozvinout svou kreativitu s novými digitálními aktivy a vnést do akce styl tvé firmy. Mysli na barvy, makety a digi-lístky, designový tým tě bude milovat!
6. Testuj a optimalizuj
Jakmile máte základní strukturu hotovou, je důležité pořádně otestovat její funkčnost. Tohle je krok, který rozhodně nechcete vynechat, protože zajistit, aby vaše platforma fungovala bez problémů, je klíčem k úspěchu vaší akce.
7. Zvýrazněte své bezpapírové plány ve svém marketingu
Reklamovat svůj bezpapírový přístup s předstihem před akcí je klíčové. Posílejte kousky digitálních zdrojů hned od začátku, aby měli důvěru ve váš digitální přístup a věděli, že všechno, co potřebují, mají na dosah ruky.
8. Zajistěte podporu na místě
Ne každý je technicky zdatný, takže mít na místě podporu pomůže vašim účastníkům cítit se pohodlně, když vědí, že pomoc je jen pár metrů daleko.
9. Podporujte zapojení účastníků
Tohle je tvůj čas, aby tvoje eventová aplikace zazářila - zapojení účastníků je jednou z nejlepších věcí, které eventová aplikace umí. Dej svým účastníkům vědět o všech funkcích, které eventová aplikace nabízí, aby se mohli co nejvíc zapojit po celou dobu akce.
10. Sledujte a vyhodnocujte, sbírejte zpětnou vazbu
S pomocí aplikace pro události můžete sbírat živou zpětnou vazbu během konání akce - takže to je snadné. Sledujte své hosty a dávejte pozor na oblasti, které byste mohli v průběhu dne zlepšit.
11. Analýza po akci
Jak jinak, chceš si svůj event proklepnout do detailu. Svoláš tým, přečteš si zpětnou vazbu a analyzuješ akci, abys příště mohl udělat ještě lepší show.
🚮 Digitální alternativy k tradičním papírovým materiálům
Jak se pouštíte do změny, připravili jsme pro vás užitečný seznam věcí, na které byste měli myslet, když se přesouváte do bezpapírového světa akcí.
- Digitální Agenda a harmonogramy - Udržujte svůj tým a účastníky na správné cestě!
- Elektronické značení - Přejít na digitální značení znamená elegantnější vzhled. Už žádné neprofesionální, tištěné plakáty, které by směrovaly vaše účastníky.
- Digitální pozvánky a RSVP - Dneska si můžeš vytvořit vlastní stránku jen na pozvánky k událostem. Odkaz jednoduše pošleš v e-mailu a všechny RSVP máš přehledně na jednom místě.
- Interaktivní mapy a půdorysy - Nechte své účastníky vědět, kde najdou všechno, aby ušetřili cenný čas v den akce.
- Online registrační formuláře - Mít všechny vaše formuláře online vám umožní shromáždit všechna data připravená k analýze.
- Digitální zpětná vazba a ankety - Díky eventové aplikaci, jako je Eventee, můžete veškerou zpětnou vazbu z anket shromáždit přímo v platformě, takže ji můžete snadno zkontrolovat.
- Živé hlasováníaQ&A-Pořádejte ankety během akce a dejte účastníkům šanci klást jakékoli důležité otázky - vše na jedno stisknutí tlačítka.
- Virtuální Networking Nástroje - Poskytněte svým účastníkům prostor navržený výhradně pro networking, dostupný před, během a po akci. Využijte funkce jako sociální zeď a interaktivní chaty ve své oblíbené aplikaci pro akce, abyste vylepšili zážitek z akce.
- Živé vysílání a virtuální účast - Pro všechny účastníky, kteří se nemohou zúčastnit osobně, je tu možnost zapojit se odkudkoli na světě prostřednictvím aplikace pro události. Hybridní akce často vytvářejí jedny z nejinteraktivnějších zážitků a umožňují vašim účastníkům navazovat kontakty, bez tlaku cestovních závazků.
🫱🏽🫲🏿 Jak Aplikace pro akce mohou podpořit vaši bezpapírovou akci
Takže, rozumíš proč je přechod na bezpapírové řešení na akci tak důležitý - ale možná máš pochybnosti o alternativě. Jsme tu, abychom ti uklidnili mysl a dali ti komplexní přehled o tom, proč může být tvoje bezpapírová akce s tou správnou event app tou nejúspěšnější dosud.
Aktualizace v reálném čase a notifikace
Eventové aplikace mají funkčnost, která vám umožní informovat vaše účastníky během celého dne – něco, co papírová akce prostě nemůže nabídnout. Během akce se věci mohou rychle měnit, což často ovlivňuje začátky. Eventová aplikace vám umožní aktualizovat hosty na cestách, což znamená méně zmatku a více efektivity.
Interaktivní digitální obsah na jednom místě
Nemůžeme si představit, že bychom na akci prohrabávali složku s letáky a informacemi. Od doby, co jsme přešli na bezpapírové akce s pomocí event app, je všechno na dosah ruky, a veškerý digitální obsah máme na jednom místě.
Zvýšená angažovanost účastníků
Aplikace pro události výrazně zlepšuje zážitek účastníků a udržuje je více zapojené během celé akce díky živým otázkám, anketám a zpětné vazbě. Navíc tu máme super sociální zeď, kde mohou účastníci sdílet příspěvky a interagovat s živým obsahem.
Matchmakingnavazování kontaktů
Když si vaši hosté vytvoří účet na vaší event aplikaci, budou mít možnost nastavit si svůj profil, aby ostatní hosté věděli důležité informace ještě před samotnou akcí. Pak, díky živému chatu, mohou dokonce interagovat s ostatními účastníky - kde si hosté mohou budovat svou síť a otevírat se novým příležitostem.
Bezpapírové vstupenky
Digitální vstupenka je prostě cesta vpřed. Když máš svou vstupenku přímo po ruce, víš, že k ní máš bezpečný přístup odkudkoliv na světě. Navíc ti to ušetří spoustu času na vstupu, takže se vyhneš frontám a čekání.
📝 Na závěr
Zjistíš, že většina přechodů z papírových na bezpapírové akce může být provedena rychle a snadno díky použití event app. Určitě stojí za to prozkoumat, co je k dispozici, abys ušetřil čas a peníze a zajistil si profesionální a jedinečný zážitek.
Akce už nejsou jen o networkingu a budování vaší kontaktlisty, ale o tom, jak reprezentujete svou značku způsobem, na který jste hrdí.
Teď, víc než kdy jindy, se firmy snaží dělat lepší a uvědomělejší rozhodnutí o tom, jak ovlivňují svět kolem nás. Proto je důležité přejít na bezpapírovou variantu pro vaši další akci. Nejenže snížíte množství papírového odpadu a zároveň ušetříte peníze, ale také si dáte šanci vytvořit pro vaše účastníky mnohem atraktivnější zážitek díky úžasné technologii, která je vám k dispozici.
Tohle je místo, kde přichází na scénu eventová aplikace jako Eventee – je to komplexní řešení pro správu a zapojení na akcích a má všechno, co potřebujete, abyste svou bezpapírovou akci dotáhli k úspěchu.