Využijte tyto užitečné tipy, jak při příštím pořádání akce efektivně přejít na bezpapírový provoz.
Mějte prosím na paměti, že byl tento článek přeložen strojově.
Ekologické náklady na události jsou každoročně obrovské. Samotný výstavní průmysl v USA produkuje odhadované 600,000 Tuny odpadu ročně.
Proto se manažeři událostí stále více obracejí k digitálním řešením pro pořádání bezpapírových akcí. 91% organizátoři akcí považují aplikace událostí za zásadní pro úspěch svých akcí.
Pryč jsou dny tištěných vstupenek, registračních papírových formulářů a brožur. Díky bezpapírovým událostem je vše efektivní, efektivní a šetrné k životnímu prostředí.
A účastníci dávají přednost ekologickým událostem, také! 60% Účastníci nyní říkají, že dávají přednost událostem, které prokazují odpovědnost za životní prostředí.
Nyní si účastníci mohou jednoduše stáhnout vstupenky do svých chytrých telefonů, přihlásit se pomocí QR kódů a získat přístup k informacím o události prostřednictvím eventové mobilní aplikace. Organizátoři mohou vytvářet personalizované zážitky, komunikovat s účastníky v reálném čase a shromažďovat cenná data pro zlepšení budoucích událostí.
Ať už se jedná o konferenci, veletrh nebo hudební festival, bezpapírové akce znamenají revoluci ve způsobu, jakým plánujeme, realizujeme a prožíváme události. Připojte se k nám, když prozkoumáme, jak můžete snížit plýtvání papírem a sklízet mnoho výhod a možností bezpapírového obchodování na vaší akci.
Pro průměrnou mezinárodní konferenci je uhlíková stopa přibližně 627 kg CO_2e na delegáta.
Nyní, když máme na dosah ruky zdroje k lepším a ekologickým rozhodnutím, můžeme masivně snížit papírový odpad vytvářený událostmi.
Ale bezpapírový přístup není jen o vás jako organizátorovi událostí. Bohužel, spousta odpadu padá na ramena vašich účastníků. Cestování publika je největším jediným zdrojem celkových emisí událostí. Například v roce 2024, 39% Celkové emise událostí byly připisovány účastníkům cestujícím na akce, a to je jen v Evropě!
Organizace hybridních akcí dává účastníkům možnost připojit se z pohodlí svých domovů místo létání po celé zemi.
Nejde jen o životní prostředí, které se zde snažíme zachránit; je to také váš rozpočet. 48% manažeři událostí považují plánování rozpočtu akce za jednu z hlavních výzev současnosti.
Všichni víme, jak nákladné může být získání vysoce kvalitních tištěných materiálů pro akce. od získání spolehlivé tiskárny až po náklady na likvidaci a skartování po skončení akce.
Tím, že vaše akce bude bezpapírová, nepochybně ušetříte na cenných finančních prostředcích, nemluvě o poplatcích za dopravu.
Když se spoléháte na tištěné dokumenty, ať už se jedná o příručky, letáky, brožury nebo jakýkoli jiný tištěný materiál, existuje dlouhý řetězec, než materiály vůbec dorazí na své konečné místo určení na vaší akci.
Pokud má pouze jeden článek v tomto řetězci malé zpoždění, má to dopad všechno - nechává tě v háji a chce. Bezpapírová událost eliminuje potřebu toho všeho a přináší mnohem efektivnější výsledek.
Kromě toho si představte, že váš hlavní řečník zruší svůj projev a zanechá vám místnost plnou dychtivých účastníků, ale nikdo je nezajímá. Digitální nástroje jsou mnohem lepší volbou než papír, jak informovat publikum o jakýchkoli změnách.
Pamatujete si, když bylo novinkou používat Apple Pay ke skenování jízdenky na vlak nebo nastupování do letu? No, teď je to samozřejmostí. Bezpapírový přístup přináší vaši událost do 21. století.
Nyní, když jsme vás přesvědčili o snižování plýtvání papírem, budete chtít vědět, jak od této chvíle přejít k bezpapírovým událostem. Nebojte se, máme pro vás tento jednoduchý průvodce krok za krokem:
Jasné cíle v jakémkoli prostředí jsou vždy První krok v procesu plánování. Ujistěte se, že víte, čeho se snažíte dosáhnout a kdy toho chcete dosáhnout. To umožňuje jasnou strukturu při provádění prvních kroků a udržuje vše na správné cestě
Jistě, po letech, kdy děláte věci určitým způsobem, chcete zajistit co nejhladší přechod - nejen pro sebe, ale pro lidi, kteří si také zvykli prožívat vaše události papírovou metodou.
Nejprve tedy zkontrolujte všechny aktuální papírové procesy, abyste zjistili, jaké digitální alternativy potřebujete získat. Zde je užitečný seznam přepínačů, které byste měli zvážit při přechodu do bezpapírového světa událostí.
Nyní, když víte, co chcete nahradit, vyhledejte nejlepší digitální ekvivalent. V této fázi se chcete ujistit, že máte vysoce kvalitní a cenově dostupný produkt, takže otestujte, otestujte a pokračujte v testování svých digitálních řešení, dokud nenajdete to nejlepší pro danou práci.
Po vašem výzkumu a implementaci, musíte se o tyto znalosti podělit s kýmkoli, kdo může tuto technologii využívat během přípravy vaší akce.
Tady začíná zábava, fáze, kde můžete opravdu buďte kreativní se svými novými digitálními aktivy a vkládejte styl svého podnikání do řízení. Přemýšlejte o barvách, maketách a digi-lístcích, designérský tým vás bude milovat!
Reklama vašeho bezpapírového přístupu s dostatečným předstihem před vaší akcí je zásadní. Pošlete úryvky digitálních zdrojů hned na začátku, aby věřili vašemu digitálnímu přístupu a věděli, že vše, co potřebují, je v jejich dlani.
Toto je také váš čas nechat svou aplikaci pro události zářit. Dejte svým účastníkům vědět všechny funkce, které aplikace pro události nabízí, aby mohli zůstat co nejvíce angažovaní.
Jak jsme již zmínili, pomocí aplikace pro události můžete během akce shromažďovat živou zpětnou vazbu, takže tento krok je snadný. Dávejte pozor na své hosty a hledejte oblasti ke zlepšení po celý den.
Po skončení akce byste chtěli svou událost zkontrolovat pomocí hřebenu s jemnými zuby. Shromážděte svůj tým, přečtěte si zpětnou vazbu a analyzujte událost, abyste příště mohli být ještě lepší.
Takže chápeš proč bezpapírový přístup na akci je tak nezbytný - ale můžete být skeptičtí ohledně alternativy. Jsme tu, abychom vám uklidnili mysl a poskytli vám komplexní přehled o tom, proč, se správnou aplikací pro události, vaše papírová událost může být dosud nejúspěšnější.
Aplikace pro události obvykle obsahují registrace funkce, která vám umožní posílat RSVP a sledovat, kdo se zúčastní vaší akce.
Pryč jsou dny ručního vyplňování chování účastníků! Online registrace výrazně sníží vaši pracovní zátěž a ušetří vám čas.
Nyní, když událost začne, můžete použít vyhrazený aplikace pro odbavení snadno zaškrtnout, kdo skutečně přišel. Je to neuvěřitelně snadné a šetří čas a peníze.
Navíc můžete aplikaci obvykle sdílet se svým týmem pomocí kódu PIN a udržovat data v bezpečí, místo sdílení odbavení na papíře, kde si je může přečíst kdokoli.
Aplikace pro události mít funkci pro aktualizaci vašich účastníků po celý den - něco, co papírová událost prostě nemůže nabídnout.
Ano, můžete mít itinerář pro daný den, ale věci se mohou během události rychle změnit, často mění časy zahájení. Push oznámení ve vaší aplikaci pro akce aktualizujte hosty na cestách, snižte zmatek a zvyšte efektivitu.
Nedokázali jsme si představit, že bychom si na akci prošli složkou letáků a informací. Od přechodu na bezpapírové události prostřednictvím aplikace pro události je vše na dosah ruky uživatele a veškerý digitální obsah přenáší na jedno místo.
Ať už je to vaše program akce nebo informace, informace o vašich řečnících, nebo dokonce představení vašich sponzorů, to vše je tam.
70% manažeři událostí považují zapojení účastníků za nejnáročnější problém v řízení událostí!
Aplikace pro události vylepšuje zážitek účastníků až do konce, díky čemuž jsou angažovanější a interaktivnější živé otázky, průzkumech, a zpětnou vazbu, stejně jako šikovný sociální zeď, kde mohou vaši účastníci sdílet příspěvky a komunikovat s živým obsahem.
Když si vaši hosté vytvoří svůj účet ve vaší aplikaci Eventee, mohou nastavit svůj profil - umožní aplikaci mluvit sama za sebe a informovat ostatní hosty o klíčových informacích před akcí.
Pak, přes Networking živý chat, mohou dokonce komunikovat s ostatními účastníky, budovat svou síť a otevírat se novým příležitostem.
Digitální lístek je prostě cesta vpřed; mít lístek na dosah ruky znamená, že k ní máte bezpečný přístup kdekoli na světě. Ušetří také obrovský kus času při vstupu, šetří fronty a čekací doby.
Události již nejsou jen o vytváření sítí a vytváření seznamu kontaktů; jde o reprezentaci vaší značky způsobem, na který jste hrdí.
Nyní, více než kdy jindy, podniky podnikají kroky k lepším a vědomějším rozhodnutím o tom, jak ovlivňují svět, ve kterém žijeme. To je důvod, proč je důležité pro vaši příští akci přejít bez papírů.
Nejen, že můžete snížit plýtvání papírem a zároveň sklízet finanční výhody, ale můžete také vytvořit poutavější zážitek pro své účastníky prostřednictvím neuvěřitelné technologie, která máte k dispozici.
To je místo, kde přichází aplikace pro události, jako je Eventee - je to řešení typu vše v jednom pro správu a plánování událostí a má vše, co potřebujete k tomu, aby vaše bezpapírová událost byla úspěšná.
