Nutzen Sie diese Tipps, um Ihre nächste Veranstaltung papierlos zu gestalten und dabei Ineffizienzen zu beseitigen.
Bitte beachten Sie, dass dieser Artikel maschinell mit Hilfe von KI übersetzt wurde.
Die Umweltkosten von Veranstaltungen jedes Jahr sind enorm. Allein die Ausstellungsbranche in den USA produziert geschätzte 600.000 Tonnen Abfall jährlich.
Aus diesem Grund setzen Eventmanager immer mehr auf digitale Lösungen, um papierlose Veranstaltungen abzuhalten. 91% der Veranstalter halten Event-Apps für entscheidend für den Erfolg ihrer Veranstaltungen.
Vorbei sind die Zeiten gedruckter Tickets, Anmeldeformulare und Broschüren. Bei papierlosen Veranstaltungen ist alles optimiert, effizient und umweltfreundlich.
Und auch die Teilnehmer bevorzugen umweltbewusste Veranstaltungen! 60% der Teilnehmer geben inzwischen an, dass sie Veranstaltungen bevorzugen, bei denen Umweltverantwortung zum Ausdruck kommt.
Jetzt können die Teilnehmer einfach Tickets auf ihr Smartphone herunterladen, mit QR-Codes einchecken und auf Veranstaltungsinformationen zugreifen über mobile Event-Apps. Organisatoren können personalisierte Erlebnisse schaffen, in Echtzeit mit den Teilnehmern in Kontakt treten und wertvolle Daten sammeln, um zukünftige Veranstaltungen zu verbessern.
Ob Konferenz, Messe oder Musikfestival, papierlose Veranstaltungen revolutionieren die Art und Weise, wie wir Veranstaltungen planen, durchführen und erleben. Entdecken Sie mit uns, wie Sie den Papiermüll reduzieren und die vielen Vorteile und Möglichkeiten nutzen können, die der papierlose Einsatz Ihrer Veranstaltung mit sich bringt.
Für eine durchschnittliche internationale Konferenz beträgt der CO2-Fußabdruck ungefähr 627 Kilogramm CO_2e pro Delegiertem.
Jetzt, da wir über die Ressourcen verfügen, um bessere, umweltbewusste Entscheidungen zu treffen, können wir den Papiermüll, der durch Veranstaltungen entsteht, massiv reduzieren.
Bei der Umstellung auf Papier geht es jedoch nicht nur um Sie als Veranstalter. Leider fällt ein Großteil der Verschwendung auf die Schultern Ihrer Teilnehmer. Publikumsreisen sind die größte Einzelquelle für die Gesamtemissionen von Veranstaltungen. Zum Beispiel im Jahr 2024 39% der gesamten Veranstaltungsemissionen wurden den Teilnehmern zugeschrieben, die zu Veranstaltungen reisten, und das nur in Europa!
Durch die Organisation von Hybrid-Veranstaltungen haben die Teilnehmer die Möglichkeit, bequem von zu Hause aus Kontakte zu knüpfen, anstatt quer durch das Land zu fliegen.
Wir versuchen hier nicht nur die Umwelt zu schützen, sondern auch Ihr Budget. 48% der Eventmanager betrachten die Planung des Veranstaltungsbudgets heute als eine der größten Herausforderungen.
Wir alle wissen, wie kostspielig es sein kann, hochwertige, gedruckte Materialien für eine Veranstaltung zu beschaffen — von der Beschaffung eines zuverlässigen Druckers bis hin zu den Kosten für Entsorgung und Vernichtung, wenn die Veranstaltung vorbei ist.
Wenn Sie Ihre Veranstaltung papierlos gestalten, sparen Sie zweifellos wertvolle Gelder, ganz zu schweigen von den Versandkosten.
Wenn Sie sich auf gedruckte Dokumente verlassen, egal ob es sich um Handbücher, Prospekte, Broschüren oder andere gedruckte Materialien handelt, gibt es eine lange Kette, bis die Materialien überhaupt ihren Bestimmungsort auf Ihrer Veranstaltung erreichen.
Wenn nur ein Glied in dieser Kette eine kleine Verzögerung hat, wirkt sich das aus alles - dich im Stich zu lassen und zu wollen. Eine papierlose Veranstaltung macht all das überflüssig und führt zu einem weitaus effizienteren Ergebnis.
Stellen Sie sich außerdem vor, Ihr Hauptredner sagt seine Rede ab, sodass Sie einen Raum voller eifriger Teilnehmer haben, aber niemanden, der sie einbezieht. Digitale Tools sind eine viel bessere Option als Papier, um Ihr Publikum über Änderungen auf dem Laufenden zu halten.
Erinnerst du dich an die Zeit, als es ein Novum war, dein Bahnticket mit Apple Pay zu scannen oder an Bord deines Fluges zu gehen? Nun, jetzt ist es alltäglich. Der Verzicht auf Papier bringt Ihre Veranstaltung ins 21. Jahrhundert.
Jetzt, wo wir Sie von der Reduzierung von Papierverschwendung überzeugt haben, möchten Sie wissen, wie Sie von nun an auf papierlose Veranstaltungen umsteigen können. Keine Sorge, mit dieser einfachen, schrittweisen Anleitung haben wir alles für Sie vorbereitet:
Klare Ziele in jeder Umgebung sind immer der erste Schritt im Planungsprozess. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, was Sie erreichen möchten und wann Sie es erreichen möchten. Dies ermöglicht eine klare Struktur, wenn Sie die ersten Schritte unternehmen, und sorgt dafür, dass alles auf Kurs bleibt
Sicher, nach Jahren, in denen Sie die Dinge auf eine bestimmte Art und Weise gemacht haben, möchten Sie einen möglichst reibungslosen Übergang sicherstellen — nicht nur für sich selbst, sondern auch für die Menschen, die sich daran gewöhnt haben, Ihre Ereignisse mit der Papiermethode zu erleben.
Überprüfen Sie daher zunächst alle aktuellen Papierprozesse, um festzustellen, welche digitalen Alternativen Sie beschaffen müssen. Hier finden Sie eine hilfreiche Liste von Umstellungen, die Sie beim Übergang in die papierlose Veranstaltungswelt in Betracht ziehen sollten.
Jetzt, da Sie wissen, was Sie ersetzen möchten, suchen Sie nach dem besten digitalen Äquivalent. In dieser Phase möchten Sie sicherstellen, dass Sie über ein qualitativ hochwertiges, erschwingliches Produkt verfügen. Testen, testen und testen Sie Ihre digitalen Lösungen so lange, bis Sie die beste für Ihre Aufgabe gefunden haben.
Nach Ihrer Recherche und Implementierung müssen Sie dieses Wissen mit allen teilen, die die Technologie möglicherweise während Ihrer Veranstaltungsvorbereitungen nutzen.
Hier beginnt der Spaß, die Phase, in der du wirklich Werden Sie kreativ mit Ihren neuen digitalen Ressourcen und bringen Sie den Stil Ihres Unternehmens in Ihre Abläufe ein. Denken Sie an Farben, Modelle und Digitaltickets, das Designteam wird Sie lieben!
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Sie rechtzeitig vor Ihrer Veranstaltung für Ihren papierlosen Ansatz werben. Versenden Sie von Anfang an Auszüge mit digitalen Ressourcen, damit sie Vertrauen in Ihren digitalen Ansatz haben und wissen, dass alles, was sie brauchen, in ihrer Hand ist.
Dies ist auch Ihre Zeit, um Ihre Event-App erstrahlen zu lassen. Informieren Sie Ihre Teilnehmer über alle Funktionen, die die Event-App bietet, damit sie während der gesamten Veranstaltung so engagiert wie möglich bleiben können.
Wie bereits erwähnt, können Sie mit einer Event-App während der Veranstaltung Live-Feedback sammeln, sodass dieser Schritt einfach ist. Behalte deine Gäste im Auge und suche im Laufe des Tages nach Verbesserungsmöglichkeiten.
Nach Ende der Veranstaltung sollten Sie Ihre Veranstaltung mit einem feinen Kamm Revue passieren lassen. Stellen Sie Ihr Team zusammen, lesen Sie das Feedback und analysieren Sie die Veranstaltung, damit Sie beim nächsten Mal noch besser abschneiden können.
Also, verstehst du warum Es ist so wichtig, bei einer Veranstaltung papierlos zu sein — aber vielleicht stehen Sie der Alternative skeptisch gegenüber. Wir sind hier, um Sie zur Ruhe zu bringen und Ihnen einen umfassenden Überblick darüber zu geben, warum Ihre papierlose Veranstaltung mit der richtigen Event-App die bisher erfolgreichste sein kann.
Event-Apps enthalten in der Regel eine Anmeldung Funktion, mit der Sie RSVPs versenden und verfolgen können, wer an Ihrer Veranstaltung teilnehmen wird.
Vorbei sind die Zeiten, in denen Sie das Verhalten Ihrer Teilnehmer manuell eingeben mussten! Online-Anmeldungen werden Ihren Arbeitsaufwand erheblich verringern und Ihnen Zeit sparen.
Jetzt, wenn die Veranstaltung beginnt, können Sie eine dedizierte App zum Einchecken um einfach abzuhaken, wer tatsächlich gekommen ist. Das ist unglaublich einfach und spart Zeit und Geld.
Außerdem können Sie die App in der Regel mithilfe eines PIN-Codes mit Ihrem Team teilen und die Daten schützen, anstatt den Check-in auf Papier zu teilen, wo jeder sie lesen kann.
Event-Apps verfügen über die Funktionen, um Ihre Teilnehmer den ganzen Tag über auf dem Laufenden zu halten — etwas, das eine Papierveranstaltung einfach nicht bieten kann.
Ja, Sie haben vielleicht eine Reiseroute für den Tag, aber die Dinge können sich während einer Veranstaltung schnell ändern, was häufig zu den Startzeiten führt. Push-Benachrichtigungen In deiner Event-App kannst du deine Gäste auch unterwegs auf dem Laufenden halten, um Verwirrung zu vermeiden und die Effizienz zu steigern.
Wir könnten uns nicht vorstellen, jetzt auf einer Veranstaltung eine Mappe mit Flugblättern und Informationen durchzublättern. Seit der Umstellung auf papierlose Veranstaltungen über eine Event-App hat der Nutzer alles immer zur Hand, sodass alle digitalen Inhalte an einem Ort zusammengeführt werden.
Ob das dein ist Programm der Veranstaltung oder Informationen, Informationen über Ihre Redner oder sogar die Präsentation Ihrer Sponsoren, es ist alles da.
70% der Eventmanager betrachten die Einbindung der Teilnehmer als das schwierigste Problem im Eventmanagement!
Eine Event-App verbessert das Teilnehmererlebnis ohne Ende und macht sie engagierter und interaktiver durch Live-Fragen, Umfragen, und Feedback, sowie ein praktisches soziale Mauer, wo Ihre Teilnehmer Beiträge teilen und mit Live-Inhalten interagieren können.
Wenn deine Gäste ihr Konto in deiner Eventee-App erstellen, können sie ihr Profil einrichten. So kann die App für sich selbst sprechen und andere Gäste vor dem Event über wichtige Informationen informieren.
Dann, durch Netzwerke Im Live-Chat können sie sogar mit anderen Teilnehmern interagieren, ihr Netzwerk aufbauen und sich neuen Möglichkeiten öffnen.
Ein digitales Ticket ist einfach der richtige Weg. Wenn Sie Ihr Ticket immer zur Hand haben, können Sie überall auf der Welt sicher darauf zugreifen. Es spart auch eine Menge Zeit bei der Einreise und spart Warteschlangen und Wartezeiten.
Bei Veranstaltungen geht es nicht mehr nur darum, sich zu vernetzen und Ihre Kontaktliste aufzubauen; es geht darum, Ihre Marke auf eine Weise zu repräsentieren, auf die Sie stolz sind.
Unternehmen ergreifen heute mehr denn je Maßnahmen, um bessere und bewusstere Entscheidungen darüber zu treffen, wie sie sich auf die Welt auswirken, in der wir leben. Deshalb ist es wichtig, bei Ihrer nächsten Veranstaltung auf Papier zu verzichten.
Sie können nicht nur den Papiermüll reduzieren und gleichzeitig finanzielle Vorteile erzielen, sondern durch die unglaubliche Technologie, die Ihnen zur Verfügung steht, auch ein ansprechenderes Erlebnis für Ihre Teilnehmer schaffen.
Hier kommt eine Event-App wie Eventee ins Spiel — sie ist eine Komplettlösung für Eventmanagement und Planung und bietet alles, was Sie für den Erfolg Ihrer papierlosen Veranstaltung benötigen.
