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La planificación de eventos puede ser muy estresante a veces y puede causar interminables dolores de cabeza. Afortunadamente, hay muchas herramientas excelentes en el mercado que pueden hacer que trabajes de manera más eficiente y evitar que te vuelvas loco al mismo tiempo. Estos herramientas pueden ayudar a todos los planificadores de eventos de muchas maneras: le ahorrarán tiempo, lo mantendrán organizado y harán que la comunicación sea mucho más fácil.
¡Veamos las 13 herramientas gratuitas para administradores de eventos que al menos vale la pena probar!
Administración de proyectos
Trello
Trello es probablemente la mejor herramienta gratuita para la gestión de proyectos. Es muy fácil de usar y está orientado visualmente. Basado en el método Kanban, el proyecto se divide en columnas separadas, cada una de ellas representa una fase determinada, por ejemplo, Por hacer, En desarrollo, En pruebas, Listo. Luego, estas columnas contienen tarjetas con tareas individuales, como crear una página de conferencia o enviar una invitación correo electrónico, etc. Cada tarea se puede asignar a una persona específica o se puede etiquetar con etiquetas coloridas con el nombre que elijas, como marketing o desarrollo. Gracias a este enfoque, nunca se perderá nada mientras planifica la conferencia.
Campamento base
Basecamp es una gran herramienta para proyectos más complejos. En comparación con Trello, es menos visual, pero ofrece más control sobre el proyecto y más herramientas. Con la versión básica, puedes gestionar simultáneamente hasta 3 proyectos. En una aplicación puedes encontrar herramientas como el tablero de mensajes (publicaciones), las tareas pendientes, los documentos y archivos, la fogata (chat), la programación y los registros automáticos. Básicamente, tienes todas las herramientas importantes al alcance de la mano.
Jira
Jira es una magnífica combinación de Trello y Basecamp. Las tareas individuales también se pueden visualizar a través de tableros Kanban. Además, hay un diagrama de Gantt que permite ver las tareas individuales en el cronograma y la continuidad de las mismas. De esta forma, sabrá exactamente qué tarea sigue y no puede retrasarse o, por el contrario, qué tarea no es tan crítica. También puede crear documentación para tareas individuales. Con Jira puedes ver todo con claridad y en un solo lugar.
Evento
Beneficiario
Eventee es una hermosa y sencilla móvil y aplicación web para conferencias. Literalmente, todos pueden crear su propia conferencia en 10 minutos. Los asistentes pueden participar durante las sesiones del evento a través de una aplicación móvil o web y calificar las conferencias individuales, lo que proporciona a los organizadores del evento datos valiosos para estadísticas y evaluación de eventos. Gracias a notificaciones push Eventee potencia la participación durante toda la conferencia. La versión gratuita es ideal para eventos más pequeños con hasta 100 asistentes.
Eventee ofrece una excelente manera de ahorrar dinero en impresiones innecesarias y, al mismo tiempo, contribuir a la protección del medio ambiente. Los usuarios tienen toda la información al alcance de la mano y, además, siempre actualizada.
Eventbrite
Eventbrite es el mayor servicio de venta de entradas. Es completamente gratuito en caso de registro. Si decides vender tus entradas a través de Eventbrite, el servicio cobra una tarifa por cada entrada vendida. Al utilizar este servicio, no tienes que ocuparte de la venta ni de la verificación de las entradas, incluidos los documentos y el procesamiento de pagos. También existe la posibilidad de integrar Eventbrite en otras aplicaciones; por ejemplo, si has registrado entradas a través de Eventbrite y vas a utilizar la aplicación Eventee en tu conferencia, Eventee enviará automáticamente invitaciones para unirse a la aplicación a todos los asistentes registrados a través de Eventbrite y, además, la entrada se guardará directamente en los detalles de la conferencia en la aplicación móvil de Eventee. También es posible vender y registrar entradas a través de tu propio sitio web, ya que Eventbrite ofrece una amplia gama de módulos y funciones avanzadas.
Slido
Slido es una herramienta para Sesiones de preguntas y respuestas de su conferencia. Proporciona una solución simple pero funcional para preguntas en vivo y encuestas. Los asistentes pueden hacer preguntas a los ponentes y, al votar por los demás, pueden contribuir a crear la escala de las mejores preguntas. Además, todo se puede mostrar en un proyector.
También puedes encontrar esta útil función en la versión premium de Eventee.
Datos y comunicación
Google Drive
Este es un servicio muy conocido, en el que cada usuario obtiene 15 GB de espacio de datos de forma gratuita. Sin embargo, Google Drive no es solo un almacenamiento de datos, sino que permite la colaboración en documentos y hojas de cálculo como ningún otro servicio. Así, además de las fotos de tus ponentes y otros archivos de datos, también puedes compartir propuestas de programas a través de hojas de cálculo de Google o anotaciones sobre temas individuales a través de Google Docs. Además de eso, todas las colaboraciones se realizan en tiempo real.
Dropbox
A veces, menos es más. En cuanto a funciones, Dropbox no te ofrece tanto como Google Drive, pero es más claro y fácil trabajar con él. En la versión gratuita, solo dispondrás de 2 GB, lo que no es mucho, pero es más apropiado, por ejemplo, para almacenar y distribuir el dossier de prensa de tu conferencia.
Slack
Sin duda, la mejor herramienta para la comunicación entre colegas. Slack es completamente gratuito, a menos que quieras usar funciones avanzadas. Y aun así, todavía tienes 10 integraciones. Puedes, por ejemplo, recibir notificaciones sobre cambios en tareas individuales en Trello o simplemente implementar Giphy y permitir el uso de GIFs en tus mensajes. 😊 En comparación con otras herramientas de comunicación comunes, Slack te permite crear diferentes canales (grupos) que pueden estar basados en diferentes proyectos o propósitos de la comunicación. De este modo, puedes tener un canal de marketing, un canal de diseño, etc. De este modo, cada usuario se comunica únicamente en los canales que están relacionados con él o ella.
Mercadotecnia y ventas
Nodo web
Toda conferencia necesita un buen sitio web. Con Webnode, puedes crear fácilmente tu propio sitio web sin conocimientos de codificación. Un editor gráfico simple y una amplia variedad de plantillas listas para usar minimizarán el tiempo dedicado a preparar y crear su propio sitio web.
Si está buscando la manera más fácil de obtener un sitio web simple pero funcional para su conferencia, no busque más, Eventee genera sitios web gratuitos automáticamente para cada evento publicado. Solo tienes que gestionar la información que quieres compartir.
Suite Hoot
Hootsuite es una herramienta que mejora tu comunicación en las redes sociales. Si vas a celebrar una conferencia y sabes que no habrá tiempo suficiente para comunicarte y promocionar a tus socios en las redes sociales, no hay nada más fácil que confiar en Hootsuite. Hootsuite te permite planificar tus mensajes con antelación, incluida la hora especificada en la que quieres enviarlos.
Hubspot
Una popular herramienta de CRM que es completamente gratuita en la versión básica. Le ofrece una visión general clara de todos los contactos y su interacción con ellos. Con Hubspot puedes gestionar y mantener fácilmente tus contactos, grabar las comunicaciones con tus patrocinadores, establecer recordatorios para hacer un seguimiento de las conversaciones anteriores y mucho más.
Mailchimp
Mailchimp es un servicio de marketing por correo electrónico que te ayuda a crear, editar y enviar potentes correos electrónicos masivos a tu audiencia. Ofrezca a los visitantes de su sitio web un lugar para suscribirse a su boletín informativo e infórmeles sobre todas las excelentes actualizaciones de la conferencia por correo electrónico. Además, puede ver cuántos asistentes han abierto su correo electrónico o cuántos han hecho clic en los enlaces incrustados. Puedes gestionar hasta 2000 contactos de forma gratuita. Mailchimp proporciona un editor sencillo y una amplia oferta de plantillas prediseñadas que harán que tus correos electrónicos tengan un aspecto profesional sin esfuerzo.
