Planificar un evento puede ser muy estresante a veces; por suerte, existen tantas herramientas excelentes de gestión de eventos en el mercado que pueden ayudarte a trabajar de forma más eficiente y, al mismo tiempo, evitar que pierdas la cordura.
A menudo tienen un precio elevado, pero hay excepciones con pruebas gratuitas o planes generosos y económicos que no te dejarán sin dinero. Este artículo se centra principalmente en esas opciones.
Así que aquí tienes los 17 mejores software y herramientas de gestión de eventos con un desglose detallado de precios: solo herramientas o plataformas gratuitas o freemium con precios transparentes y accesibles.
⚙️ ¿Qué es un software de gestión de eventos?
Un software de gestión de eventos es una plataforma que ayuda a los organizadores a organizar y gestionar eventos como conferencias, cumbres, exposiciones, ferias comerciales, eventos de networking, orientaciones y más.
Cada una de estas herramientas suele centrarse en una parte específica de la planificación del evento, como registros, gestión de asistentes, marketing del evento o interacción. Sin embargo, existen herramientas dedicadas de gestión de eventos que cubren todos los aspectos.
📍 ¿Cómo elegir el mejor software de gestión de eventos?
Todo depende del tipo de evento que organices y de tus preferencias. ¿Necesitas una plataforma fácil de usar? ¿Quieres algo para interactuar con tus asistentes? ¿O quizás una herramienta para transmisión en directo?
Al final de este artículo desglosamos los tipos de eventos más comunes y qué software de gestión de eventos es el más adecuado para cada uno. ¡Sigue leyendo!
💬 Cómo se eligió cada herramienta de gestión de eventos para este artículo
A partir de entrevistas con profesionales experimentados del sector, anotamos los aspectos de la planificación de eventos y buscamos herramientas que los cubrieran.
Si no quieres lidiar con múltiples aplicaciones y perderte en el ajetreo del evento, un software de gestión de eventos todo en uno es la mejor opción para ti, ya que normalmente cubre cada parte de la planificación.
Sin embargo, algunos softwares todo en uno populares son demasiado caros o no ofrecen precios transparentes, por lo que no puedes conocer los costes sin contactar con alguien y ser bombardeado con incontables correos de marketing y falsas promesas.
Por eso este artículo resume solo plataformas con precios transparentes y accesibles (ya sea con niveles gratuitos o planes muy generosos a precios bajos).
Cada plataforma incluye valoraciones en sitios como G2, Capterra, GetApp y Software Advice. Los pros y contras de cada app móvil de eventos se basan en reseñas de usuarios en G2, Capterra, TrustRadius, Software Advice u otros sitios de reseñas, no en opiniones personales.
🚀 17 mejores software y herramientas de gestión de eventos
Las herramientas gratuitas o de precio asequible abarcan plataformas todo en uno (Eventee, EventMobi, Sched), registro y venta de entradas (Eventbrite, Tito, RSVPify, Google Forms), interacción (Slido, Mentimeter, Yapp), marketing (Beehiiv, EmailOctopus, HubSpot, Buffer), transmisión en directo (OBS Studio) y gestión de proyectos (Trello, Notion).
Una nota rápida: los detalles de este artículo se recopilaron de fuentes públicas y son precisos según nuestro mejor conocimiento. Sin embargo, las plataformas de software cambian rápido, así que puede haber errores ocasionales o información desactualizada. Recomendamos consultar el sitio web oficial de cada plataforma para obtener los datos más recientes.
Para facilitarte aún más las cosas, hemos creado esta tabla comparativa:
Plataformas integrales de gestión de eventos con precios transparentes
1. Eventee
Eventee es un software de gestión de eventos integral, de extremo a extremo (o todo en uno), diseñado para ayudar a los organizadores a gestionar todo tipo de eventos o conferencias de principio a fin. Gracias a su enfoque de autoservicio, los organizadores gestionan ellos mismos los registros, crean la app del evento y evalúan su rendimiento, sin depender de nadie más.
La mayoría de los software de gestión de eventos son robustos y complejos, lo que puede llevar a interminables llamadas y correos de ida y vuelta con el equipo de soporte para entender cómo funcionan. Aunque el soporte está disponible para los usuarios de Eventee, la plataforma está diseñada para ser tan fácil de usar que incluso los principiantes pueden manejarla sin problemas.
Eventee es utilizado normalmente por empresas como Atlas Copco para retiros internos, conferencias anuales de pequeño a mediano tamaño, o por organizaciones sin fines de lucro para encuentros comunitarios y reuniones de inversores.
Mientras que las plataformas de gestión de eventos populares ocultan sus precios y funciones reales detrás de llamadas de ventas y promesas vacías, Eventee es transparente desde el principio sobre lo que puede y no puede ofrecer. Así que repasemos algunas de las características clave que son las favoritas de los fans de Eventee.
Funciones populares de Eventee
Registros con formularios personalizados – Los registros de Eventee permiten a los usuarios enviar invitaciones con confirmación de asistencia (RSVP) y formularios personalizados a los asistentes. Pueden confirmar fácilmente su asistencia y completar los detalles necesarios, como preferencias dietéticas u otros requisitos.
App de check-in e impresión de etiquetas de identificación – Una app de check-in dedicada ayuda a tu equipo a escanear entradas y registrar la asistencia de forma segura y sin esfuerzo.
Gestión de la agenda – Los usuarios de Eventee pueden crear fácilmente horarios complejos con múltiples pistas que no supongan un dolor de cabeza para los asistentes. Y con una función recién añadida —carga de agenda—, los usuarios pueden crear una agenda en menos de un minuto subiendo un archivo.
App del evento – Algunos usuarios veteranos de Eventee han creado una app de evento dedicada con funciones de interacción en menos de una hora. Entre las funciones de interacción más populares se incluyen el networking, las encuestas en vivo, el muro social o la gamificación. La app del evento permite a los organizadores recopilar comentarios valiosos, mantener informados a los asistentes sobre la marcha y realizar cambios en tiempo real.
Lo más adecuado para
Eventee es un excelente software de gestión de eventos para quienes buscan una plataforma que no suponga una carga para su trabajo y que sea fácil de usar.
Esto significa básicamente que ofrece un conjunto de funciones completo y claro —sin funciones nicho absurdas o inútiles—, de modo que la plataforma se mantiene funcional e intuitiva.
Por eso es la opción más adecuada para conferencias pequeñas y medianas, eventos universitarios como jornadas de puertas abiertas, conferencias o seminarios, organizaciones sin fines de lucro, y eventos corporativos como retiros, actividades de team building u onboarding de eventos.
Sin embargo, debido a su complejidad limitada, no es adecuado para grandes y complejas ferias comerciales con cientos de expositores.
2. EventMobi
EventMobi es una plataforma de gestión de eventos todo en uno que cubre eventos presenciales, virtuales e híbridos.
En la práctica, se utiliza para tareas como crear sitios web del evento, gestionar el check-in en el lugar y la impresión de etiquetas. También es adecuada para quienes buscan una app del evento con horarios de los asistentes/networking y el seguimiento de los datos de interacción después del evento.
EventMobi es popular entre organizadores de conferencias, asociaciones y equipos de eventos corporativos. A menudo se utiliza como una alternativa más económica a plataformas empresariales más grandes como Cvent, ya que puede gestionar sin problemas hasta 5.000 asistentes.
Se valora por su excelente atención al cliente, aunque los usuarios también señalan opciones de personalización limitadas. Además, sus precios no son muy accesibles en comparación con otras herramientas de esta lista.
3. Sched
Sched es un software de programación y gestión de eventos centrado en crear un sitio web y una app móvil con marca propia del evento, donde los asistentes pueden explorar las sesiones, crear horarios personales y conectar con otros asistentes.
Incluye acceso web y móvil, actualizaciones y notificaciones en tiempo real, y una opción de app nativa con marca propia para iOS y Android, y está diseñado para eventos presenciales, en línea e híbridos.
Más allá de la programación, la plataforma cubre la gestión de ponentes, el registro y la venta de entradas, herramientas para patrocinadores/expositores, networking entre asistentes, check-in y generación de informes. Es adecuada para eventos como conferencias, convenciones, festivales o seminarios.
🗒️ Software de registro y venta de entradas para eventos
Las herramientas de registro y venta de entradas para eventos generalmente incluyen funciones para recopilar registros sin complicaciones, gestionar a los inscritos y venderles entradas.
4. Eventbrite
Eventbrite es una plataforma de venta de entradas y descubrimiento de eventos. Los organizadores pueden publicar sus eventos de forma gratuita y llegar a audiencias más amplias en el mercado de eventos.
Después, pueden recopilar registros y ofrecer múltiples tipos de entradas con distintas opciones de precio.
Además, también ofrece herramientas completas de promoción de eventos, incluidos correos automatizados, anuncios y herramientas de redes sociales, como parte del plan de suscripción Eventbrite Pro, para ayudar a los usuarios a dar a conocer sus eventos.
Eventbrite es adecuado para eventos como festivales, conciertos, fiestas de Halloween, encuentros locales y discotecas.
Sin embargo, debido a su enfoque principal en la venta de entradas y el registro, puede no ser la mejor opción para conferencias con horarios complejos, numerosos ponentes y socios.
5. Tito
Tito es una plataforma de venta de entradas y registro para eventos fácil de usar, que permite a los organizadores recopilar registros y entradas. Según afirman, es tan sencilla que los usuarios pueden configurarla en menos de 5 minutos.
La plataforma realiza un seguimiento de las ventas y de las devoluciones de entradas, todo ello con soporte para 15 idiomas.
También ofrece una página de evento personalizable o widgets integrables para el sitio web, además de una app de check-in.
Es ideal para quienes buscan una plataforma que les ayude a vender entradas y gestionar registros de forma fluida, pero no es muy adecuada para quienes necesitan un software de gestión de eventos todo en uno.
6. RSVPify
RSVPify es principalmente una plataforma de registro y venta de entradas para eventos. Ofrece herramientas para enviar invitaciones personalizadas, recopilar y gestionar registros, y vender entradas.
Desde el check-in del evento, pasando por el creador de planos de asientos, hasta los informes del evento, RSVPify es un centro completo para la gestión de eventos.
Sus usuarios elogian la facilidad de uso de la plataforma y su excelente atención al cliente, aunque también mencionan opciones de personalización limitadas.
7. Google Forms
Google Forms es una herramienta de creación de formularios en línea que forma parte de Google Workspace y está disponible completamente gratis para cualquiera con una cuenta de Google.
En el ámbito de la gestión de eventos, permite crear formularios en línea personalizados, recopilar confirmaciones de asistencia (RSVP) e información de los invitados, y exportar las respuestas a Google Sheets. Los usuarios pueden visualizar los datos de su evento y personalizarlos para que se ajusten a su marca.
Algunos organizadores también utilizan Google Forms para recopilar comentarios de sus asistentes, aunque estos formularios suelen tener una tasa de respuesta más baja.
Google Forms es seguro, fácil de configurar y, sobre todo, totalmente gratuito. Sin embargo, carece de funciones que sí ofrecen otros software de registro de eventos de esta lista, como el check-in o la venta de entradas. Es adecuado para pequeños eventos gratuitos que solo necesitan resolver su tarea rápidamente.
Eventbrite vs. Tito vs. RSVPify
Ahora comparemos el software de registro de esta lista y sus precios para averiguar cuál se ajusta mejor a tus necesidades.
Las tres plataformas cobran un porcentaje de cada entrada vendida más una cantidad fija por entrada. Además, cada una depende de un procesador de pagos independiente (Stripe, PayPal o el suyo propio), lo que añade otra capa de comisiones.
Pero primero, repasemos las comisiones asociadas:
RSVPify:
- Comisión de la plataforma: 1,9 % + 0,90 $
- Comisión de procesamiento (Stripe): 2,9 % + 0,30 $
Tito:
- Comisión de la plataforma: 3 % (tope de aprox. 27 $)
- Comisión de procesamiento (Stripe): 2,9 % + 0,30 $
Eventbrite:
- Comisión de la plataforma: 3,7 % + 1,79 $
- Comisión de procesamiento: 2,9 %
Con todos estos porcentajes y comisiones, puede ser difícil evaluar cuál te ofrecerá las funciones adecuadas con la mejor relación calidad-precio.
Por eso hemos creado dos escenarios sencillos para ayudarte a decidir cuál se adapta mejor a tu evento: el escenario 1 incluye un evento con 1500 invitados y entradas de 900 $, y el escenario 2 incluye un evento pequeño de 100 invitados con entradas de 50 $.
Esta tabla muestra cuánto dinero pueden quedarse las plataformas de registro y los procesadores de pago de cada entrada vendida, y a cuánto asciende eso en total. Ten en cuenta que la cifra final depende del precio de la entrada y del número de entradas que finalmente se vendan. En este escenario, RSVPify resulta ser la solución más rentable.
De manera similar, esta tabla muestra cuánto pueden quedarse las plataformas de registro y los procesadores de pago de cada entrada vendida, y a cuánto asciende eso en total. En este escenario, Tito resulta ser la solución más rentable.
Por supuesto, existen otros muchos escenarios, así que recomendamos calcular el mejor coste de forma similar a esta tabla.
RSVPify se posiciona como la mejor opción para eventos más grandes gracias a sus bajas comisiones.
Además, te actualiza automáticamente y de forma gratuita a su plan de suscripción, que ofrece numerosas funciones útiles para la gestión de eventos.
Sin embargo, si tus eventos son gratuitos, RSVPify podría no ser adecuado, ya que necesitarías usar planes de suscripción de pago para el registro.
Tito y Eventbrite funcionan de forma gratuita para eventos sin entradas, por lo que son excelentes alternativas.
Eventbrite parece ser la opción más cara de esta lista, pero tiene una clara ventaja sobre sus competidores: notoriedad, con un alcance increíblemente alto entre el público consumidor. Así que publicar tu evento en Eventbrite de forma gratuita podría darle un impulso significativo.
Ten en cuenta que estos son escenarios hipotéticos basados en información pública de los sitios web de las plataformas, para entender mejor sus comisiones.
Los datos son precisos según nuestro mejor conocimiento, por lo que no nos hacemos responsables de posibles inexactitudes.
🎯 Plataformas de interacción para eventos
Las herramientas de interacción para eventos suelen ofrecer funciones como preguntas y respuestas, encuestas, cuestionarios o sondeos para facilitar la interacción con el público.
8. Slido
Slido es una plataforma de interacción con el público que ofrece funciones de preguntas y respuestas, encuestas y cuestionarios para involucrar a los participantes en reuniones, eventos o conferencias, ya sean presenciales, virtuales o híbridos.
Sus dinámicas funciones de interacción garantizan que se escuchen las opiniones y puntos de vista de todos los participantes.
También es una excelente solución para recopilar comentarios sinceros e instantáneos mediante encuestas.Slido es una solución reconocida por su gran estabilidad para la interacción con los asistentes.
Además, ofrece un plan gratuito, aunque bastante limitado, especialmente para eventos con decenas de sesiones, donde los ponentes necesitan involucrar a los asistentes con más de 3 encuestas.
Por eso, puede resultar bastante costoso para eventos más grandes y exigentes.
9. Mentimeter
Mentimeter es una plataforma de interacción con el público diseñada para crear presentaciones impactantes durante clases, reuniones o talleres.
Ofrece funciones dinámicas de interacción, como nubes de palabras, encuestas en vivo, cuestionarios y preguntas y respuestas, que hacen que sea increíblemente fácil recopilar comentarios instantáneos y despertar el debate entre el público.
Los usuarios, especialmente quienes son nuevos en la plataforma, valoran su facilidad de uso. En comparación con Slido, la plataforma ofrece funciones muy similares a un precio mucho más asequible.
Sin embargo, según G2, los usuarios consideran que Slido es más fácil de usar.
10. Yapp
Yapp puede clasificarse como una app de interacción para eventos con un creador de apps de arrastrar y soltar que te permite construir tu propia app. Puedes crear un horario con múltiples pistas, dar visibilidad a tus patrocinadores y configurar un muro de fotos y un feed social.
La app no ofrece funciones de interacción tan avanzadas como Slido o Mentimeter, pero la plataforma cuenta con un muro de fotos y un feed social donde los asistentes pueden compartir sus fotos personales, además de encuestas para conocer sus preferencias.
Es una plataforma fácil de usar con una configuración rápida a un precio accesible. Sin embargo, para eventos que necesiten funciones más avanzadas, Yapp podría no ser la opción más adecuada.
🎨 Herramientas de marketing para eventos
Las herramientas de marketing para eventos incluyen, por ejemplo, plataformas para enviar correos electrónicos, crear newsletters, programar publicaciones en redes sociales o gestionar las relaciones con los clientes (CRM).
11. Beehiiv
Beehiiv es una plataforma de newsletters todo en uno que permite a sus usuarios diseñar y personalizar el estilo de sus newsletters.
También puedes crear tu propio sitio web donde las personas puedan suscribirse a tu newsletter y convertirse en suscriptores.La plataforma ofrece sólidas opciones de monetización.
Puedes lanzar un newsletter de pago con niveles de suscripción flexibles, opciones de pago personalizables (anual, mensual, "paga lo que quieras") o contenido con muro de pago.
También puedes gestionar patrocinios directos para generar más ingresos.
Los usuarios de Beehiiv valoran su interfaz fácil de usar, sus sólidas opciones de monetización y sus funciones integrales. Sin embargo, puede resultar bastante costoso.
12. EmailOctopus
Beehiiv es una plataforma de newsletters todo en uno que permite a sus usuarios diseñar y personalizar el estilo de sus newsletters.
También puedes crear tu propio sitio web donde las personas puedan suscribirse a tu newsletter y convertirse en suscriptores.La plataforma ofrece sólidas opciones de monetización.
Puedes lanzar un newsletter de pago con niveles de suscripción flexibles, opciones de pago personalizables (anual, mensual, "paga lo que quieras") o contenido con muro de pago.
También puedes gestionar patrocinios directos para generar más ingresos.
Los usuarios de Beehiiv valoran su interfaz fácil de usar, sus sólidas opciones de monetización y sus funciones integrales. Sin embargo, puede resultar bastante costoso.
13. HubSpot
HubSpot ofrece un nivel gratuito, pero si tienes más contactos, puedes esperar aumentos de precio significativos. Los precios de algunos Hubs pueden parecer bajos, pero suelen incluir tarifas de incorporación (onboarding) obligatorias.
Recomendamos revisar tus contactos con regularidad, ya que superar el límite puede generar cargos adicionales.
HubSpot es una plataforma de software robusta y todo en uno para la gestión de relaciones con clientes (CRM) y marketing/ventas.
Está organizada en módulos de producto independientes llamados "Hubs", que generalmente cubren automatización de marketing, ventas (CRM, gestión del pipeline, seguimiento de correos), atención al cliente (tickets, chat en vivo, base de conocimientos), gestión de contenido (hosting de sitio web/CMS) y operaciones (sincronización de datos, automatización de flujos de trabajo).
La plataforma unifica las herramientas de marketing, ventas y soporte en un sistema conectado con una base de datos de contactos compartida.
Sus usuarios elogian la capacidad de la plataforma para automatizar tareas, aunque señalan que los precios pueden aumentar rápidamente a medida que crecen las listas de contactos.
14. Buffer
Buffer es un software de programación de publicaciones en redes sociales que admite 11 plataformas: Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok, X, Threads, Bluesky, Pinterest, YouTube, Google Business Profile y Mastodon.
Esto puede resultar útil para promocionar tu evento en las principales redes sociales sin tener que subir las publicaciones manualmente a cada plataforma.
Con Buffer, puedes planificar, publicar y analizar el contenido de tus redes sociales desde un único panel de control. Los usuarios también pueden responder comentarios directamente desde el panel de Buffer y personalizar sus biografías sociales.
Buffer destaca por su facilidad de uso y eficiencia. Sin embargo, algunos usuarios señalan que la función de analítica no es muy completa.
📹 Plataformas para eventos virtuales y streaming
Hoy en día, la mayoría de los eventos se realizan en formato híbrido. Por eso, muchos organizadores utilizan plataformas de streaming para llevar el contenido del evento más allá de las fronteras sin complicaciones.
Sin embargo, dependiendo de la complejidad de tu evento, plataformas como StreamYard, Zoom o Restream pueden resultar bastante costosas, especialmente para eventos más grandes con numerosas sesiones. Por eso, en esta lista incluimos solo una plataforma que es completamente gratuita: OBS Studio.
15. OBS Studio
OBS Studio es un software de código abierto para grabación de video y transmisión en vivo, sin marcas de agua ni límites de tiempo. Es una aplicación de escritorio disponible para Windows, Mac y Linux.
Las personas suelen usarlo para transmisiones en vivo porque se conecta de forma nativa con plataformas como YouTube, Twitch, Facebook Live y LinkedIn.
OBS Studio también puede usarse para grabar las sesiones del evento. Guarda el video directamente en el disco duro local, y la calidad final del video no depende de la velocidad de internet.
La mayor ventaja es que la plataforma es completamente gratuita. Existe una enorme comunidad global que crea complementos gratuitos con transiciones automatizadas, filtros de audio avanzados o efectos personalizados para el stream.
Sin embargo, la interfaz y la configuración pueden resultar complejas, especialmente para principiantes.
Tampoco existe una opción para alojar a un invitado, por lo que no puedes enviarle a alguien un enlace web para que se una a tu transmisión como ponente. Tendrías que configurarlo con otra app como StreamYard o Zoom, y luego grabar eso.
⚠️ Si necesitas alojar invitados de forma nativa, enviando a tu ponente un enlace para unirse a tu transmisión, puedes usar plataformas como Zoom, StreamYard o Restream. Todas ellas ofrecen un plan gratuito, generalmente con 20 horas de transmisión y un total de 6 participantes en el estudio en cualquier momento (este límite no se aplica a los asistentes que ven la transmisión).
Herramientas de gestión de proyectos
Las herramientas de gestión de proyectos suelen ayudarte a gestionar flujos de trabajo y coordinar tareas. Dividir los proyectos en tareas individuales puede ayudarte a aumentar la productividad.
16. Trello
Trello es una plataforma de gestión de proyectos que utiliza el método Kanban, en el que los proyectos se dividen en tableros visuales con listas y tarjetas que te ayudan a organizar el flujo de trabajo.
Los tableros y las tareas se pueden compartir y asignar a personas específicas. Se pueden etiquetar con marcas de colores, fechas límite, listas de verificación o archivos.
El sencillo método de arrastrar y soltar permite a los usuarios mover las tarjetas de forma fluida.
Trello también puede registrar la actividad, mostrándote quién hizo qué y cuándo.Sus usuarios elogian de forma constante la facilidad de uso y la organización visual, lo que hace que la colaboración sea muy fluida.
Sin embargo, otros se quejan de notificaciones abrumadoras e inconsistentes.
17. Notion
Notion es un software de productividad y espacio de trabajo totalmente personalizable que permite a los usuarios crear un panel lleno de notas, listas de tareas, calendarios y hojas de cálculo.
Es una herramienta excelente para mantener toda la información necesaria en un solo lugar. Puedes anidar páginas dentro de otras páginas de forma prácticamente infinita y crear todo un ecosistema para tu trabajo.
La gente suele usarlo para diarios personales y seguimiento de hábitos, los estudiantes para apuntes de clase y calendarios de exámenes, y los organizadores de eventos para presupuestos, definición de objetivos o gestión de proyectos.
Lo mejor de todo es que Notion ha creado una enorme base de datos con miles de plantillas para facilitarles todo a sus usuarios. También puedes crear tus propias plantillas y compartirlas con otros usuarios.
Notion es valorado por su flexibilidad y su capacidad para integrar diversas herramientas y funciones en un sistema centralizado. Sin embargo, los usuarios también mencionan una curva de aprendizaje pronunciada y un rendimiento más lento con grandes volúmenes de datos.
Otras herramientas gratuitas útiles para eventos
Calculadora de precios de entradas
Esta calculadora de precios de entradas puede ayudarte a encontrar el precio ideal para las entradas de tu evento, en función de tus costos, objetivos y factores de mercado.
Esta herramienta es muy fácil de usar. Simplemente introduces el costo del evento, los objetivos de asistencia y los precios de la competencia, y la calculadora recomendará niveles de precios ideales para tu evento.
Herramienta de presupuesto para eventos
Esta herramienta gratuita crea una plantilla de presupuesto personalizada según el tipo específico de tu evento, la estructura de entradas y las categorías de costos. Tras completar la información necesaria del evento, la plataforma calculará tus ingresos de equilibrio (breakeven).
Puede sugerir cambios en caso de que tu evento no vaya a ser rentable. También puedes exportar una plantilla de presupuesto de evento personalizada a Excel. ¿Y lo mejor de todo? Es gratuita y no requiere registro.
MyClimate event calculator
La industria de los eventos puede suponer una verdadera carga para nuestro clima. Por eso puede resultar muy útil calcular las emisiones de CO₂ de tu evento para saber en qué aspectos puedes mejorar.
Esta herramienta de MyClimate calcula las emisiones de tu evento tras completar la información necesaria sobre este. También puedes obtener la etiqueta "Engaged for Impact" para comunicar de forma transparente tu compromiso con la protección del clima. Sin embargo, el proceso puede resultar bastante largo.
Menciones honoríficas
Existen otras herramientas útiles de gestión de eventos que no se mencionan en la lista original porque no ofrecen una prueba gratuita ni precios transparentes. Pero merecen una mención honorífica al final.
Whova
Whova es una plataforma de gestión de eventos todo en uno que ofrece una amplia gama de funciones para organizar eventos virtuales, presenciales o híbridos. Algunas de sus características clave incluyen registro, venta de entradas, check-in o herramientas para patrocinadores.
Con la app de evento dedicada de Whova, los organizadores pueden ofrecer a los asistentes una agenda personalizada, un mapa interactivo o funciones de interacción como encuestas en vivo, muro social y networking.
Whova es elogiada de forma constante por sus valiosas funciones de gestión de eventos y sus sencillas capacidades de networking. Sin embargo, los profesionales del sector suelen señalar que puede resultar costosa o excesiva para eventos más pequeños.
Cvent
Cvent es una plataforma de gestión de eventos integral y todo en uno que ofrece herramientas para eventos presenciales, virtuales e híbridos, incluyendo marketing, creación de sitios web, seguimiento de asistentes y apps de evento.
Esta plataforma muy robusta está diseñada para cubrir cada aspecto de la planificación de eventos de principio a fin. A diferencia de cualquier otra solución de este artículo, Cvent ofrece herramientas como la búsqueda de sedes, que no son habituales en el software de gestión de eventos.
Entre sus funciones clave se incluyen un centro para asistentes que impulsa la interacción, herramientas de transmisión de video para eventos virtuales y tecnología in situ para quioscos de check-in, impresión de etiquetas y escaneo de contactos.
La plataforma suele estar orientada a grandes empresas o personas que organizan conferencias o ferias comerciales masivas.
Cvent es un software de gestión de eventos muy útil, ideal para quienes buscan una experiencia unificada e integral. Sin embargo, algunos usuarios de Cvent mencionan una curva de aprendizaje pronunciada, costos elevados y un conjunto de funciones abrumador.
🧩 El mejor software según el tipo de evento
Las herramientas de este artículo están organizadas de forma que puedas crear tu propio stack tecnológico según tus necesidades. Repasemos entonces algunos stacks típicos según el tipo de evento.
Mejor software de gestión de eventos para eventos pequeños con presupuesto ajustado
Los eventos pequeños, como reuniones corporativas, encuentros comunitarios o simples encuentros de networking, suelen necesitar una app de evento que permita a los asistentes hacer networking y conectar con personas afines.
Para este tipo de eventos, recomendaríamos software de gestión de eventos como Eventee, con una app de evento limpia y minimalista que incluye funciones como networking mediante deslizamiento (swipe), un programador de reuniones y chat 1 a 1 que conecta incluso a los introvertidos más tímidos.
Un software de gestión de eventos como Eventee integra registro, agendas, networking y una app móvil sin necesitar un gran presupuesto. ¿Lo mejor? Ofrece una prueba gratuita ilimitada.
También puede ser una opción muy adecuada la app de evento Yapp, una de las apps de evento más accesibles del mercado, ideal para aumentar la interacción en el evento, u otras plataformas de interacción como Slido y Mentimeter.
Para mantener todo bajo control, utiliza herramientas de gestión de proyectos como Trello o Notion. Sus generosos niveles gratuitos pueden ayudarte a organizar eventos sin que se te escape ningún detalle.
Incluso puedes crear tu propio newsletter con Beehiiv o EmailOctopus para atraer a una audiencia mayor y mantenerla interesada para el próximo evento.
Mejor software de gestión de eventos para conferencias globales medianas a grandes
Las conferencias globales con miles de asistentes suelen necesitar software de gestión de eventos que conecte a los participantes presenciales y virtuales.
Tienen numerosos asistentes conectándose a la transmisión en vivo desde todo el mundo, por lo que los organizadores necesitan una app que ayude a sus asistentes a moverse por el evento, ver la transmisión y participar con el público.
Cualquier software de gestión de eventos todo en uno como Eventee, EventMobi o Sched es adecuado para este tipo de eventos. Ofrecen funciones como gestión de la agenda, registros y herramientas de streaming para una planificación de eventos fluida.
Cada uno se diferencia en precio y enfoque: Eventee está diseñado para una configuración rápida y una navegación fácil de usar, Sched se centra en ofrecer una gran experiencia de agenda, y EventMobi funciona como una plataforma de evento integral para todo el ciclo del evento.
Eventee es fácil de usar para empresas pequeñas y medianas, se puede gestionar desde cualquier parte del mundo con recursos limitados, y ofrece una sólida planificación de eventos, gestión logística y seguimiento de la experiencia de los asistentes.
Usa OBS Studio para una transmisión en vivo gratuita y estable, y Buffer para que todo el mundo hable de tu evento en redes sociales.
Grandes ferias comerciales con decenas de miles de asistentes
Las ferias comerciales o expos, que suelen reunir a decenas de miles de asistentes, se centran principalmente en dar visibilidad a los expositores.
Por eso necesitan software de gestión de eventos capaz de gestionar a los expositores, recopilar contactos (lead retrieval) a gran escala, la logística de impresión de etiquetas y la gestión del plano de planta o de los stands.
Si buscas una herramienta gratuita que se ocupe de este tipo de evento, vas por mal camino. Las plataformas centradas en ferias comerciales y expos suelen costar miles de dólares, sin ningún plan gratuito ni siquiera una prueba.
Para este propósito, recomendaríamos plataformas como Cvent o Whova.
