Eventplanung kann manchmal sehr stressig sein; zum Glück gibt es so viele großartige Tools für Eventmanagement auf dem Markt, die Ihnen helfen, effizienter zu arbeiten, und Sie gleichzeitig davor bewahren, den Verstand zu verlieren.
Sie haben oft einen happigen Preis, aber es gibt Ausnahmen mit kostenlosen Testversionen oder großzügigen, kostengünstigen Plänen, die nicht Ihr ganzes Budget aufzehren!
Dieser Artikel konzentriert sich hauptsächlich auf diese.Hier sind also die 17 besten Softwarelösungen und Tools für Eventmanagement mit einer detaillierten Preisübersicht – ausschließlich kostenlose oder Freemium-Tools bzw. Plattformen mit transparenten und erschwinglichen Preisen!
⚙️ Was ist eine Eventmanagement-Software?
Eventmanagement-Software ist eine Plattform, die Eventmanagern hilft, Events zu veranstalten und zu organisieren, wie zum Beispiel Konferenzen, Gipfeltreffen, Messen, Fachausstellungen, Networking-Events, Einführungsveranstaltungen und mehr.
Jedes dieser Tools konzentriert sich in der Regel auf einen bestimmten Bereich der Eventplanung, wie Anmeldungen, Teilnehmerverwaltung, Eventmarketing oder Engagement. Es gibt jedoch auch spezialisierte Eventmanagement-Tools, die jeden Aspekt abdecken.
📍 Wie wählt man die beste Eventmanagement-Software aus?
Es kommt ganz darauf an, welche Art von Event Sie organisieren und welche Präferenzen Sie haben. Brauchen Sie eine einfach zu bedienende Event-Plattform? Möchten Sie etwas, das Ihre Teilnehmer einbindet? Oder vielleicht ein Tool für Live-Streaming?
Am Ende dieses Artikels schlüsseln wir die häufigsten Eventtypen auf und zeigen, welche Eventmanagement-Software für sie am besten geeignet ist. Bleiben Sie dran!
💬 Wie jedes Eventmanagement-Tool für diesen Artikel ausgewählt wurde
Basierend auf Interviews mit erfahrenen Event-Profis haben wir Aspekte der Eventplanung notiert und nach Tools gesucht, die diese abdecken.
Wenn Sie nicht mit mehreren Apps jonglieren und sich im Eventtrubel verlieren möchten, ist eine All-in-One-Eventmanagement-Software die beste Wahl für Sie, da sie in der Regel jeden Teil der Eventplanung abdeckt.
Einige beliebte All-in-One-Eventmanagement-Softwarelösungen sind jedoch zu teuer oder bieten keine transparenten Preise, sodass Sie die Kosten nicht erfahren können, ohne jemanden zu kontaktieren und mit endlosen Marketing-E-Mails und falschen Versprechungen bombardiert zu werden.
Deshalb fasst dieser Artikel nur Plattformen mit transparenten und erschwinglichen Preisen zusammen (entweder kostenlose Stufen oder sehr großzügige Pläne zu niedrigen Preisen).
Jede Plattform enthält Bewertungen auf Marktplätzen wie G2, Capterra, GetApp und Software Advice. Vor- und Nachteile jeder mobilen Event-App basieren auf Nutzerbewertungen auf G2, Capterra, TrustRadius, Software Advice oder anderen Bewertungsseiten, nicht auf persönlichen Meinungen.
🚀 17 beste Softwarelösungen und Tools für Eventmanagement
Kostenlose oder erschwingliche Tools umfassen All-in-One-Plattformen (Eventee, EventMobi, Sched), Registrierung & Ticketing (Eventbrite, Tito, RSVPify, Google Forms), Engagement (Slido, Mentimeter, Yapp), Marketing (Beehiiv, EmailOctopus, HubSpot, Buffer), Streaming (OBS Studio) und Projektmanagement (Trello, Notion).
Kurzer Hinweis: Die Details in diesem Artikel wurden aus öffentlichen Quellen zusammengetragen und sind nach bestem Wissen korrekt. Software-Plattformen ändern sich jedoch schnell, daher können gelegentlich Fehler oder veraltete Informationen vorkommen. Wir empfehlen, die offizielle Website jeder Plattform für die aktuellsten Details zu überprüfen.
Um es Ihnen noch einfacher zu machen, haben wir diese Vergleichstabelle erstellt:
All-in-One-Plattformen für das Veranstaltungsmanagement mit transparenter Preisgestaltung
1. Eventee
Eventee ist eine umfassende, End-to-End- (bzw. All-in-One-) Eventmanagement-Software, die Organisatoren dabei helfen soll, alle Arten von Events oder Konferenzen von Anfang bis Ende zu veranstalten. Dank seines Self-Service-Ansatzes sammeln Eventmanager Anmeldungen, erstellen eine Event-App und werten die Event-Performance aus – ganz auf eigene Faust.
Die meisten Eventmanagement-Softwarelösungen sind robust und komplex, was zu endlosen Anrufen und E-Mail-Wechseln mit dem Kundensupport führen kann, um herauszufinden, wie alles funktioniert. Obwohl Support für Eventee-Nutzer verfügbar ist, ist die Plattform so gestaltet, dass sie so mühelos zu bedienen ist, dass selbst Anfänger sich problemlos zurechtfinden.
Eventee wird typischerweise von Unternehmen wie Atlas Copco genutzt, um interne Retreats oder kleine bis mittelgroße jährliche Konferenzen durchzuführen, oder von gemeinnützigen Organisationen für Community-Treffen und Investorenveranstaltungen.Während beliebte Eventmanagement-Plattformen ihre tatsächlichen Preise und Funktionen hinter Verkaufsgesprächen und leeren Versprechungen verstecken, ist Eventee von Anfang an transparent darüber, was die Plattform bieten kann und was nicht. Schauen wir uns also einige der wichtigsten Funktionen an, die bei Eventee-Fans besonders beliebt sind.
Beliebte Eventee-Funktionen
Anmeldungen mit individuellen Formularen – Mit den Eventee-Anmeldungen können Nutzer Einladungen mit RSVP-Funktion und individuellen Formularen an Teilnehmer versenden. Diese können ihre Teilnahme ganz einfach bestätigen und die erforderlichen Details angeben, etwa Ernährungspräferenzen oder andere Anforderungen.
Check-in-App und Namensschilddruck – Eine spezielle Check-in-App hilft Ihrem Team, Tickets zu scannen und die Teilnahme sicher und mühelos zu erfassen.
Agenda-Verwaltung – Eventee-Nutzer können ganz einfach komplexe, mehrgleisige Zeitpläne erstellen, die den Teilnehmern keine Kopfschmerzen bereiten. Und mit der neu hinzugefügten Funktion – Agenda-Upload – können Nutzer eine Agenda in unter einer Minute durch das Hochladen einer Datei erstellen.
Event-App – Einige langjährige Eventee-Nutzer haben eine eigene Event-App mit Engagement-Funktionen in unter einer Stunde erstellt. Zu den beliebten Engagement-Funktionen zählen Networking, Live-Umfragen, die Social Wall oder Gamification. Die Event-App ermöglicht es Eventmanagern, wertvolles Feedback zu sammeln, Teilnehmer unterwegs zu informieren und Änderungen in Echtzeit vorzunehmen.
Am besten geeignet für
Eventee ist eine großartige Eventmanagement-Software für alle, die eine Plattform suchen, die ihre Arbeit nicht belastet und einfach zu bedienen ist. Das bedeutet im Wesentlichen, dass sie ein umfassendes, übersichtliches Funktionsangebot bietet – ohne unsinnige oder nutzlose Nischenfunktionen –, sodass die Plattform funktional und intuitiv bleibt.
Deshalb ist sie am besten geeignet für kleine bis mittelgroße Konferenzen, Universitätsveranstaltungen wie Tage der offenen Tür, Vorlesungen oder Seminare, gemeinnützige Organisationen sowie Firmenevents wie Retreats, Teambuildings oder Event-Onboarding. Aufgrund ihrer begrenzten Komplexität ist sie jedoch nicht gut geeignet für große, komplexe Fachmessen mit Hunderten von Ausstellern.
2. EventMobi
EventMobi ist eine All-in-One-Plattform für Eventmanagement, die Präsenz-, virtuelle und hybride Events abdeckt.
In der Praxis wird sie für Aufgaben wie das Erstellen von Event-Websites, die Durchführung des Check-ins vor Ort und den Namensschilddruck genutzt. Sie ist außerdem geeignet für alle, die eine Event-App mit Teilnehmerplänen/Networking und einer anschließenden Auswertung der Engagement-Daten suchen.
EventMobi ist beliebt bei Konferenzveranstaltern, Verbänden und Eventteams in Unternehmen. Sie wird oft als kostengünstigere Alternative zu größeren Enterprise-Plattformen wie Cvent genutzt, da sie problemlos bis zu 5.000 Teilnehmer verwalten kann.
Sie wird für ihren hervorragenden Kundensupport gelobt, Nutzer weisen jedoch auch auf eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten hin. Zudem sind ihre Preise im Vergleich zu anderen Tools auf dieser Liste nicht sehr zugänglich.
3. Sched
Sched ist eine Software zur Planung und Verwaltung von Events, die sich auf den Aufbau einer markeneigenen Event-Website und mobilen App konzentriert, über die Teilnehmer Sessions durchsuchen, persönliche Zeitpläne erstellen und sich mit anderen Teilnehmern vernetzen können.
Sie umfasst Web- und mobilen Zugriff, Echtzeit-Updates und Benachrichtigungen sowie eine native, markeneigene App-Option für iOS und Android und ist für Präsenz-, Online- und Hybrid-Events ausgelegt.
Neben der Terminplanung deckt die Plattform auch Referentenverwaltung, Registrierung und Ticketing, Tools für Sponsoren/Aussteller, Teilnehmer-Networking, Check-in und Reporting ab. Sie ist geeignet für Events wie Konferenzen, Tagungen, Festivals oder Seminare.
🗒️ Software für Eventregistrierung und Ticketing
Tools für die Registrierung und das Ticketing von Events umfassen in der Regel Funktionen, um Anmeldungen reibungslos zu erfassen, Teilnehmer zu verwalten und Tickets zu verkaufen.
4. Eventbrite
Eventbrite ist eine Plattform für Ticketing und die Entdeckung von Events. Veranstalter können ihre Events kostenlos veröffentlichen und auf dem Event-Marktplatz ein breiteres Publikum erreichen. Anschließend können sie Anmeldungen sammeln und mehrere Ticketarten mit unterschiedlichen Preisoptionen anbieten.
Darüber hinaus bietet die Plattform umfassende Tools zur Eventpromotion, darunter automatisierte E-Mails, Anzeigen und Social-Media-Tools, als Teil des Eventbrite-Pro-Abonnements, um Nutzern zu helfen, ihre Events bekannt zu machen.
Eventbrite ist geeignet für Events wie Festivals, Konzerte, Halloween-Partys, lokale Treffen und Nachtclubs. Aufgrund seines Hauptfokus auf Ticketing und Registrierung ist es jedoch möglicherweise nicht gut geeignet für Konferenzen mit komplexen Zeitplänen, zahlreichen Referenten und Partnern.
5. Tito
Tito ist eine benutzerfreundliche Plattform für Ticketverkauf und Registrierung bei Events, mit der Veranstalter Anmeldungen und Tickets erfassen können. Laut eigenen Angaben ist sie so einfach, dass Nutzer sie in unter 5 Minuten einrichten können.
Die Plattform verfolgt Verkäufe und Ticketrückgaben und unterstützt dabei 15 Sprachen. Außerdem bietet sie eine anpassbare Eventseite bzw. einbettbare Widgets für die Website sowie eine Check-in-App.
Sie ist großartig für alle, die eine Plattform suchen, die ihnen hilft, Tickets reibungslos zu verkaufen und Anmeldungen zu verwalten, ist jedoch nicht sehr geeignet für diejenigen, die eine All-in-One-Eventmanagement-Software benötigen.
6. RSVPify
RSVPify ist in erster Linie eine Plattform für Eventregistrierung und Ticketing. Sie bietet Tools zum Versenden individueller Einladungen, zum Erfassen und Verwalten von Anmeldungen sowie zum Verkauf von Tickets.
Von Event-Check-in über einen Sitzplan-Ersteller bis hin zum Event-Reporting – RSVPify ist eine umfassende Zentrale für Eventmanagement.
Die Nutzer loben die Benutzerfreundlichkeit der Plattform und den hervorragenden Kundensupport, erwähnen jedoch auch eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten.
7. Google Forms
RSVPify ist in erster Linie eine Plattform für Eventregistrierung und Ticketing. Sie bietet Tools zum Versenden individueller Einladungen, zum Erfassen und Verwalten von Anmeldungen sowie zum Verkauf von Tickets.
Von Event-Check-in über einen Sitzplan-Ersteller bis hin zum Event-Reporting – RSVPify ist eine umfassende Zentrale für Eventmanagement.
Die Nutzer loben die Benutzerfreundlichkeit der Plattform und den hervorragenden Kundensupport, erwähnen jedoch auch eingeschränkte Anpassungsmöglichkeiten.
Eventbrite vs. Tito vs. RSVPify
Vergleichen wir nun die Registrierungssoftware aus dieser Liste und ihre Preise, um herauszufinden, welche am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Alle drei Plattformen berechnen einen Prozentsatz pro verkauftem Ticket sowie einen festen Betrag pro Ticket. Außerdem ist jede von ihnen auf einen separaten Zahlungsabwickler (Stripe, PayPal oder einen eigenen) angewiesen, was eine weitere Gebührenebene hinzufügt.
Doch zunächst fassen wir die jeweiligen Gebühren zusammen:
RSVPify:
- Plattformgebühr: 1,9 % + 0,90 $
- Verarbeitungsgebühr (Stripe): 2,9 % + 0,30 $
Tito:
- Plattformgebühr: 3 % (Obergrenze ca. 27 $)
- Verarbeitungsgebühr (Stripe): 2,9 % + 0,30 $
Eventbrite:
- Plattformgebühr: 3,7 % + 1,79 $
- Verarbeitungsgebühr: 2,9 %
Bei all diesen Prozentsätzen und Gebühren kann es schwierig sein, einzuschätzen, welche Plattform Ihnen die richtigen Funktionen zum besten Preis-Leistungs-Verhältnis bietet. Deshalb haben wir zwei einfache Szenarien erstellt, die Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Plattform am besten zu Ihrem Event passt: Szenario 1 umfasst ein Event mit 1.500 Gästen und einem Ticketpreis von 900 $, Szenario 2 umfasst ein kleines Event mit 100 Gästen und Tickets zu 50 $.
Diese Tabelle zeigt, wie viel Geld die Registrierungsplattformen und Zahlungsabwickler von jedem verkauften Ticket einbehalten können und wie hoch sich das insgesamt summiert. Bedenken Sie, dass sich die endgültige Zahl danach richtet, wie viel das Ticket kostet und wie viele Tickets letztlich verkauft werden. In diesem Szenario erweist sich RSVPify als die kosteneffizienteste Lösung.
Ebenso zeigt diese Tabelle, wie viel die Registrierungsplattformen und Zahlungsabwickler von jedem verkauften Ticket einbehalten können und wie hoch sich das insgesamt summiert. In diesem Szenario erweist sich Tito als die kosteneffizienteste Lösung.
Natürlich gibt es noch eine Reihe weiterer Szenarien, daher empfehlen wir, die besten Kosten auf ähnliche Weise wie in dieser Tabelle zu berechnen.
RSVPify schneidet bei größeren Events dank seiner niedrigen Gebühren am besten ab. Zudem schaltet es Sie automatisch und kostenlos auf den
Abonnementplan hoch, der zahlreiche nützliche Funktionen für das Eventmanagement bietet.
Wenn Ihre Events jedoch kostenlos sind, ist RSVPify möglicherweise nicht geeignet, da Sie für die Registrierung kostenpflichtige Abonnementpläne nutzen müssten. Tito und Eventbrite funktionieren bei Events ohne Tickets kostenlos und sind damit großartige Alternativen.
Eventbrite scheint auf dieser Liste die teuerste Option zu sein, hat jedoch einen klaren Vorteil gegenüber der Konkurrenz: Bekanntheit mit einer unglaublich hohen Reichweite beim Verbraucherpublikum. Die kostenlose Veröffentlichung Ihres Events auf Eventbrite könnte ihm daher einen erheblichen Schub verleihen.
Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um hypothetische Szenarien handelt, die auf öffentlich zugänglichen Informationen von den Websites der Plattformen beruhen, um deren Gebühren besser zu verstehen. Die Angaben sind nach bestem Wissen korrekt, sodass wir für etwaige Ungenauigkeiten keine Verantwortung übernehmen.
🎯 Event-Engagement-Plattformen
Tools für Event-Engagement bieten in der Regel Funktionen wie Q&As, Umfragen, Quizze oder Surveys, um die Interaktion mit dem Publikum zu erleichtern.
8. Slido
Slido ist eine Plattform zur Interaktion mit dem Publikum, die Funktionen wie Q&A, Umfragen und Quizze bietet, um Teilnehmer bei Meetings, Events oder Konferenzen einzubinden – egal ob vor Ort, virtuell oder hybrid.
Die dynamischen Engagement-Funktionen sorgen dafür, dass die Meinungen und Ansichten aller Teilnehmer gehört werden. Zudem ist die Plattform eine großartige Lösung, um über Umfragen ehrliches, sofortiges Feedback zu sammeln.
Slido gilt als notorisch stabile Lösung für das Teilnehmer-Engagement. Außerdem bietet es einen kostenlosen Plan, der jedoch recht begrenzt ist – besonders bei Events mit Dutzenden von Sessions, bei denen Referenten die Teilnehmer mit mehr als 3 Umfragen einbinden möchten. Daher kann es bei größeren und anspruchsvolleren Events ziemlich kostspielig werden.
9. Mentimeter
Mentimeter ist eine Plattform zur Einbindung des Publikums, mit der sich wirkungsvolle Präsentationen während Vorlesungen, Meetings oder Workshops erstellen lassen.
Sie bietet dynamische Engagement-Funktionen wie Wortwolken, Live-Umfragen, Quizze und Q&As, die es unglaublich einfach machen, sofortiges Feedback zu sammeln und eine Diskussion im Publikum anzuregen.
Nutzer, insbesondere jene, die neu auf der Plattform sind, schätzen ihre Benutzerfreundlichkeit. Im Vergleich zu Slido bietet die Plattform sehr ähnliche Funktionen zu einem deutlich günstigeren Preis. Nutzer empfinden Slido jedoch laut G2 als einfacher zu bedienen.
10. Yapp
Yapp lässt sich als Event-Engagement-App mit einem Drag-and-Drop-App-Builder einordnen, mit dem Sie Ihre eigene App erstellen können. Sie können einen mehrgleisigen Zeitplan erstellen, Ihre Sponsoren präsentieren und eine Foto- und Social-Feed-Funktion einrichten.
Die App bietet keine so fortschrittlichen Engagement-Funktionen wie Slido oder Mentimeter, doch die Plattform stellt eine Fotowand und einen Social Feed bereit, über die Teilnehmer ihre persönlichen Fotos teilen können, sowie Umfragen, um deren Präferenzen zu ermitteln.
Es handelt sich um eine benutzerfreundliche Plattform mit schneller Einrichtung zu einem erschwinglichen Preis. Für Events, die fortschrittlichere Funktionen benötigen, ist Yapp jedoch möglicherweise nicht geeignet.
🎨 Marketing-Tools für Events
Marketing-Tools für Events umfassen beispielsweise Plattformen zum Versenden von E-Mails, zum Erstellen von Newslettern, zur Planung von Social-Media-Beiträgen oder zum Kundenbeziehungsmanagement (CRM).
11. Beehiiv
Beehiiv ist eine All-in-One-Newsletter-Plattform, mit der Nutzer ihre Newsletter gestalten und stilistisch anpassen können. Sie können außerdem Ihre eigene Website erstellen, auf der sich Menschen für Ihren Newsletter anmelden und zu Abonnenten werden können.
Die Plattform bietet robuste Monetarisierungsoptionen. Sie können einen kostenpflichtigen Newsletter mit flexiblen Abonnementstufen, anpassbaren Zahlungsoptionen (jährlich, monatlich, „Pay what you want“) oder Inhalts-Paywalls einführen.
Außerdem können Sie direkte Sponsorings verwalten, um zusätzliche Einnahmen zu erzielen.Die Nutzer von Beehiiv schätzen die benutzerfreundliche Oberfläche, die robusten Monetarisierungsoptionen und den umfassenden Funktionsumfang. Allerdings kann die Plattform recht kostspielig sein.
12. EmailOctopus
EmailOctopus ist ein E-Mail-Marketing-Tool mit einem Drag-and-Drop-E-Mail-Builder, mit dem Sie schnell und einfach E-Mails erstellen können, ganz ohne Programmierkenntnisse. Und wenn Sie nicht von Grund auf neu beginnen möchten, bietet die Plattform vorgefertigte Vorlagen, die Ihnen die Arbeit zusätzlich erleichtern.
Die Plattform bietet außerdem einen Builder zum Erstellen individueller Formulare und Landingpages, um Ihre Abonnentenliste zu vergrößern. Sie können die Formulare mit Schriftarten, Farben, Layouts oder Bildern an Ihre Marke anpassen.
Darüber hinaus erhalten Nutzer detaillierte Daten zur Kampagnenleistung und weitere nützliche Statistiken.EmailOctopus wird in der Regel für seine außerordentliche Benutzerfreundlichkeit und Erschwinglichkeit gelobt (besonders im Vergleich zu anderen E-Mail-Marketing-Tools). Die Plattform bietet jedoch nur eingeschränkte Funktionen (zum Beispiel keine Monetarisierungsoptionen). Sie kann jedoch ein sehr nützliches Werkzeug sein, um Teilnehmer in der Zeit zwischen den Events zu pflegen.
13. HubSpot
HubSpot bietet eine kostenlose Stufe an, doch bei mehr Kontakten können Sie mit deutlichen Preiserhöhungen rechnen. Die Preise für manche Hubs mögen niedrig erscheinen, enthalten jedoch in der Regel obligatorische Onboarding-Gebühren. Wir empfehlen, Ihre Kontakte regelmäßig zu überprüfen, da eine Überschreitung Ihres Limits zusätzliche Gebühren auslösen kann.HubSpot ist eine robuste All-in-One-Plattform für Customer-Relationship-Management (CRM) sowie Marketing-/Vertriebssoftware.
Sie ist in separate Produktmodule namens „Hubs" unterteilt, die in der Regel Marketingautomatisierung, Vertrieb (CRM, Pipeline-Management, E-Mail-Tracking), Kundenservice (Ticketing, Live-Chat, Wissensdatenbank), Content-Management (Website-/CMS-Hosting) und Betrieb (Datensynchronisation, Workflow-Automatisierung) abdecken.Die Plattform vereint Marketing-, Vertriebs- und Support-Tools in einem verbundenen System mit einer gemeinsamen Kontaktdatenbank.
Die Nutzer loben die Fähigkeit der Plattform, Aufgaben zu automatisieren, weisen jedoch darauf hin, dass die Preise mit wachsenden Kontaktlisten schnell steigen können.
14. Buffer
Buffer ist eine Software zur Planung von Social-Media-Beiträgen, die 11 Plattformen unterstützt – Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok, X, Threads, Bluesky, Pinterest, YouTube, Google Business Profile und Mastodon.
Das kann nützlich sein, um Ihr Event auf beliebten Social-Media-Kanälen zu bewerben, ohne Beiträge manuell auf jedem Netzwerk hochladen zu müssen.
Mit Buffer können Sie Inhalte für Ihre sozialen Netzwerke von einem einzigen Dashboard aus planen, veröffentlichen und analysieren. Nutzer können außerdem direkt über das Buffer-Dashboard auf Kommentare antworten und ihre Social-Media-Bios personalisieren.
Buffer wird für seine Benutzerfreundlichkeit und Effizienz gelobt. Einige Nutzer weisen jedoch darauf hin, dass die Analysefunktion nicht sehr umfassend ist.
📹 Plattformen für virtuelle Events und Streaming
Heutzutage finden die meisten Events in einem hybriden Format statt. Deshalb nutzen viele Eventmanager Streaming-Plattformen, um Eventinhalte nahtlos über Grenzen hinweg zu übertragen.
Je nach Komplexität Ihres Events können Plattformen wie StreamYard, Zoom oder Restream jedoch ziemlich kostspielig werden, besonders bei größeren Events mit zahlreichen Sessions. Deshalb führen wir auf dieser Liste nur eine Plattform auf, die völlig kostenlos ist – OBS Studio.
15. OBS Studio
OBS Studio ist eine Open-Source-Software für Videoaufnahmen und Live-Streaming, ohne Wasserzeichen oder Zeitbegrenzungen. Es handelt sich um eine Desktop-Anwendung, die für Windows, Mac und Linux verfügbar ist.
Sie wird in der Regel für Live-Streaming genutzt, da sie sich nativ mit Plattformen wie YouTube, Twitch, Facebook Live und LinkedIn verbinden lässt. OBS Studio kann auch genutzt werden, um Event-Sessions aufzuzeichnen. Das Video wird direkt auf einer lokalen Festplatte gespeichert, und die endgültige Videoqualität hängt nicht von der Internetgeschwindigkeit ab.
Der größte Vorteil ist, dass die Plattform völlig kostenlos ist. Es gibt eine riesige globale Community, die kostenlose Plugins mit automatisierten Übergängen, fortschrittlichen Audiofiltern oder individuellen Stream-Effekten erstellt.
Die Benutzeroberfläche und Einrichtung können jedoch komplex sein, besonders für Anfänger. Außerdem gibt es keine Möglichkeit, einen Gast einzuladen, sodass Sie niemandem einen Web-Link senden können, damit diese Person als Referent an Ihrer Übertragung teilnimmt. Dafür müssten Sie es mit einer anderen App wie StreamYard oder Zoom einrichten und das Ergebnis dann aufzeichnen.
⚠️ Wenn Sie eine native Gast-Hosting-Funktion benötigen, bei der Sie Ihrem Referenten einen Link zur Teilnahme an Ihrer Übertragung senden, können Sie Plattformen wie Zoom, StreamYard oder Restream nutzen. Alle diese Plattformen bieten einen kostenlosen Plan, in der Regel mit 20 Stunden Sendezeit und insgesamt 6 Teilnehmern im Studio zu einem beliebigen Zeitpunkt (dieses Limit gilt nicht für Zuschauer, die die Übertragung verfolgen).
Tools für Projektmanagement
Tools für Projektmanagement helfen Ihnen in der Regel, Arbeitsabläufe zu verwalten und Aufgaben zu koordinieren. Die Aufteilung von Projekten in einzelne Aufgaben kann dabei helfen, die Produktivität zu steigern.
16. Trello
Trello ist eine Plattform für Projektmanagement, die die Kanban-Methode nutzt, bei der Projekte in visuelle Boards mit Listen und Karten unterteilt werden, um den Arbeitsablauf zu organisieren.
Boards und Aufgaben können geteilt und bestimmten Personen zugewiesen werden. Sie lassen sich mit farbigen Labels, Fälligkeitsdaten, Checklisten oder Dateien versehen. Die einfache Drag-and-Drop-Methode ermöglicht es Nutzern, Karten nahtlos zu verschieben.
Trello kann außerdem Aktivitäten nachverfolgen und zeigt Ihnen, wer was wann erledigt hat.Die Nutzer loben durchweg die Benutzerfreundlichkeit und die visuelle Organisation, die eine reibungslose Zusammenarbeit ermöglichen. Andere beklagen jedoch überwältigende und inkonsistente Benachrichtigungen.
17. Notion
Notion ist eine anpassbare Produktivitätssoftware und ein Arbeitsbereich, mit dem Nutzer ein Dashboard voller Notizen, To-Do-Listen, Kalender und Tabellen erstellen können.
Es ist ein großartiges Tool, um alle benötigten Informationen an einem Ort zu sammeln. Sie können Seiten praktisch unendlich in andere Seiten verschachteln und so ein ganzes Ökosystem für Ihre Arbeit aufbauen.
Menschen nutzen es häufig für Tagebuchführung und Gewohnheitsverfolgung, Studierende für Vorlesungsnotizen und Prüfungspläne und Eventmanager für Budgetierung, Zielsetzung oder Projektmanagement.
Das Beste daran: Notion hat eine riesige Datenbank mit Tausenden von Vorlagen erstellt, um seinen Nutzern alles zu erleichtern. Sie können auch eigene Vorlagen erstellen und sie anderen Nutzern zur Verfügung stellen.
Notion wird für seine Flexibilität und die Fähigkeit, verschiedene Tools und Funktionen in einem zentralisierten System zu vereinen, gelobt. Nutzer erwähnen jedoch auch eine steile Lernkurve und eine träge Leistung bei großen Datenmengen.
Weitere nützliche kostenlose Tools für Events
Ticketpreisrechner
Dieser Ticketpreisrechner kann Ihnen helfen, den idealen Preis für Ihre Event-Tickets zu finden, basierend auf Ihren Kosten, Zielen und Marktfaktoren.
Das Tool ist sehr einfach zu bedienen. Sie geben einfach die Eventkosten, die Besucherziele und die Preise der Konkurrenz ein, und der Rechner empfiehlt ideale Preisstufen für Ihr Event.
Tool für die Event-Budgetierung
Dieses kostenlose Tool erstellt eine individuelle Budgetvorlage basierend auf Ihrem spezifischen Eventtyp, Ihrer Ticketstruktur und Ihren Kostenkategorien. Nach Eingabe der notwendigen Eventinformationen berechnet die Plattform Ihre Break-Even-Einnahmen.
Sie kann Änderungsvorschläge machen, falls Ihr Event nicht profitabel wäre. Außerdem können Sie eine individuelle Event-Budgetvorlage nach Excel exportieren. Und das Beste daran? Es ist kostenlos und erfordert keine Anmeldung.
MyClimate event calculator
Die Eventbranche kann eine echte Belastung für unser Klima darstellen. Deshalb kann es sehr nützlich sein, die CO₂-Emissionen Ihres Events zu berechnen, um zu erkennen, wo Verbesserungen möglich sind.
Dieses MyClimate-Eventtool berechnet die Emissionen Ihres Events, nachdem Sie die notwendigen Eventinformationen eingegeben haben. Sie können außerdem das Label „Engaged for Impact" erhalten, um Ihr Engagement für den Klimaschutz transparent zu kommunizieren. Der Prozess kann jedoch recht langwierig sein.
Ehrenwerte Erwähnungen
Es gibt weitere nützliche Tools für Eventmanagement, die nicht in der ursprünglichen Liste aufgeführt sind, da sie keine kostenlose Testversion oder transparente Preise anbieten. Sie verdienen jedoch am Ende eine ehrenwerte Erwähnung!
Whova
Whova ist eine All-in-One-Plattform für Eventmanagement, die eine Vielzahl von Funktionen für die Durchführung virtueller, persönlicher oder hybrider Events bietet. Zu den wichtigsten Funktionen zählen Registrierung, Ticketing, Check-in und Sponsoring-Tools.
Mit der dedizierten Event-App von Whova können Eventmanager den Teilnehmern eine personalisierte Agenda, eine interaktive Karte oder Engagement-Funktionen wie Live-Umfragen, eine Social Wall und Networking bieten.
Whova wird durchweg für ihre wertvollen Eventmanagement-Funktionen und einfachen Networking-Möglichkeiten gelobt. Event-Profis weisen jedoch häufig darauf hin, dass die Plattform für kleinere Events teuer oder überdimensioniert sein kann.
Cvent
Cvent ist eine umfassende All-in-One-Plattform für Eventmanagement, die Tools für Präsenz-, virtuelle und hybride Events bietet, darunter Marketing, Website-Erstellung, Teilnehmer-Tracking und Event-Apps.
Diese sehr robuste Plattform ist darauf ausgelegt, jeden Aspekt der Eventplanung von Anfang bis Ende abzudecken. Anders als jede andere Lösung in diesem Artikel bietet Cvent Tools wie die Veranstaltungsort-Suche, die für Eventmanagement-Software untypisch sind.Zu den wichtigsten Funktionen zählen ein Teilnehmer-Hub zur Förderung des Engagements, Video-Streaming-Tools für virtuelle Events sowie Vor-Ort-Technologie für Check-in-Kioske, Namensschilddruck und Lead-Scanning. Die Plattform richtet sich in der Regel an große Unternehmen oder Personen, die massive Konferenzen oder Fachmessen veranstalten.
Cvent ist eine sehr nützliche Eventmanagement-Software, ideal für alle, die ein einheitliches, umfassendes Erlebnis suchen. Einige Cvent-Nutzer erwähnen jedoch eine steile Lernkurve, hohe Kosten und einen überwältigenden Funktionsumfang.
🧩 Beste Software nach Eventtyp
Die Tools in diesem Artikel sind so aufgebaut, dass Sie sich basierend auf Ihren Bedürfnissen Ihren eigenen Technologie-Stack zusammenstellen können. Schauen wir uns also einige typische Event-Stacks je nach Eventtyp an.
Beste Eventmanagement-Software für kleinere Events mit knappem Budget
Kleinere Events wie Firmenmeetings, Community-Treffen oder einfache Networking-Treffen benötigen in der Regel eine Event-App, die den Teilnehmern Networking und die Vernetzung mit Gleichgesinnten ermöglicht.
Für diese Art von Events würden wir Eventmanagement-Software wie Eventee empfehlen, mit einer übersichtlichen, minimalistischen Event-App, die Funktionen wie Swipe-basiertes Networking, einen Terminplaner und 1:1-Chat bietet, der selbst die schüchternsten Introvertierten vernetzt.
Eine solche Eventmanagement-Software wie Eventee integriert Registrierung, Agenden, Networking und eine mobile App ohne großes Budget. Das Beste daran? Sie bietet eine unbegrenzte kostenlose Testversion.
Eine sehr passende Wahl kann auch die Event-App Yapp sein, eine der zugänglichsten Event-Apps auf dem Markt, die sich hervorragend eignet, um das Engagement bei Events zu steigern, oder andere Engagement-Plattformen wie Slido und Mentimeter.
Um alles im Blick zu behalten, nutzen Sie Projektmanagement-Tools wie Trello oder Notion. Ihre großzügigen kostenlosen Stufen können Ihnen helfen, Events zu liefern, ohne etwas zu übersehen.
Sie können sogar mit Beehiiv oder EmailOctopus Ihren eigenen Newsletter einrichten, um ein größeres Publikum anzuziehen und es für das nächste Event zu pflegen.
Beste Eventmanagement-Software für mittelgroße bis große globale Konferenzen
Globale Konferenzen mit Tausenden von Teilnehmern benötigen in der Regel Eventmanagement-Software, die die Lücke zwischen Präsenz- und virtuellen Teilnehmern überbrückt.
Sie haben zahlreiche Teilnehmer, die sich aus der ganzen Welt zum Livestream verbinden, sodass Veranstalter eine App benötigen, die ihren Teilnehmern hilft, sich auf dem Event zurechtzufinden, den Livestream anzusehen und sich mit dem Publikum auszutauschen.
Jede All-in-One-Eventmanagement-Software wie Eventee, EventMobi oder Sched ist für diese Art von Events geeignet. Sie bieten Funktionen wie Agenda-Verwaltung, Registrierungen und Streaming-Tools für eine reibungslose Eventplanung.
Jede von ihnen unterscheidet sich in Preis und Fokus: Eventee ist auf schnelle Einrichtung und benutzerfreundliche Navigation ausgelegt, Sched konzentriert sich auf ein hervorragendes Agenda-Erlebnis, und EventMobi ist eine Full-Stack-Eventplattform für den gesamten Eventzyklus.
Eventee ist benutzerfreundlich für kleine und mittelgroße Unternehmen, kann von überall in der Welt mit begrenzten Ressourcen betrieben werden und bietet eine robuste Eventplanung, Logistikmanagement und Nachverfolgung der Teilnehmererfahrung.
Nutzen Sie OBS Studio für kostenloses, stabiles Live-Streaming und Buffer, damit die ganze Welt in den sozialen Medien über Ihr Event spricht.
Riesige Fachmessen mit Zehntausenden von Teilnehmern
Handels- oder Fachmessen, die in der Regel Zehntausende von Teilnehmern beherbergen, konzentrieren sich hauptsächlich auf die Präsentation von Ausstellern. Deshalb benötigen sie Eventmanagement-Software, die Ausstellerverwaltung, Lead-Erfassung in großem Umfang, die Logistik des Namensschilddrucks und die Verwaltung von Grundrissen/Standflächen bewältigen kann.
Wenn Sie ein kostenloses Tool suchen, das diese Art von Event abdeckt, sind Sie hier an der falschen Adresse. Plattformen, die sich auf Fachmessen und Expos konzentrieren, kosten in der Regel Tausende von Dollar, ohne kostenlosen Plan oder auch nur eine Testversion.
Für diesen Zweck würden wir Plattformen wie Cvent oder Whova empfehlen.
