Die Planung von Veranstaltungen kann manchmal sehr stressig sein und endlose Kopfschmerzen verursachen. Glücklicherweise gibt es auf dem Markt so viele großartige Tools, mit denen Sie effizienter arbeiten können und die Sie gleichzeitig davon abhalten, verrückt zu werden. Diese Tools können jedem Veranstaltungsplaner auf vielfältige Weise helfen – sie sparen Zeit, sorgen für Ordnung und erleichtern die Kommunikation erheblich.
Sehen wir uns die 13 kostenlosen Tools für Eventmanager an, die zumindest einen Versuch wert sind!
Projektmanagement
Trello
Trello ist wahrscheinlich das beste kostenlose Tool für das Projektmanagement. Es ist sehr benutzerfreundlich und visuell orientiert. Basierend auf der Kanban-Methode wird das Projekt in separate Spalten unterteilt, die jeweils eine bestimmte Phase darstellen, z. B. „Zu erledigen“, „In Entwicklung“, „Testen“, „Erledigt“. Diese Spalten enthalten dann Karten mit einzelnen Aufgaben, wie z. B. das Erstellen einer Konferenzseite, das Versenden einer E-Mail-Einladung usw. Jede Aufgabe kann einer bestimmten Person zugewiesen oder mit bunten Tags versehen werden, die Sie selbst benennen können, z. B. Marketing oder Entwicklung. Dank dieses Ansatzes werden Sie sich bei der Planung der Konferenz nie verirren.
Basecamp
Basecamp ist ein großartiges Tool für komplexere Projekte. Im Vergleich zu Trello ist es weniger visuell, bietet aber mehr Kontrolle über das Projekt und mehr Tools. Mit der Basisversion können Sie bis zu 3 Projekte gleichzeitig verwalten. In einer App finden Sie Tools wie Message Board (Posts), To-dos, Docs & Files, Campfire (Chat), Schedule und Automatic Check-ins. Im Grunde haben Sie alle wichtigen Tools zur Hand.
Jira
Jira ist eine wunderbare Kombination aus Trello und Basecamp. Die einzelnen Aufgaben können auch über Kanban-Boards visualisiert werden. Darüber hinaus gibt es ein Gantt-Diagramm, mit dem Sie einzelne Aufgaben auf der Zeitachse und deren Kontinuität sehen können. So wissen Sie genau, welche Aufgabe folgt und nicht verzögert werden kann oder im Gegenteil, welche Aufgabe nicht so kritisch ist. Sie können auch Dokumentationen für einzelne Aufgaben erstellen. Mit Jira sehen Sie alles übersichtlich und an einem Ort.
Event
Eventee
Eventee ist eine schöne und einfache mobile und Web-App für Konferenzen. Im wahrsten Sinne des Wortes kann jeder in 10 Minuten seine eigene Konferenz erstellen. Die Teilnehmer können sich während der Veranstaltungssitzungen über die mobile oder Web-App engagieren und einzelne Vorträge bewerten, wodurch die Organisatoren wertvolle Daten für Statistiken und die Bewertung der Veranstaltung erhalten. Dank Push-Benachrichtigungen fördert Eventee das Engagement während der gesamten Konferenz. Die kostenlose Version ist ideal für kleinere Veranstaltungen mit bis zu 100 Teilnehmern.
Eventee bietet eine großartige Möglichkeit, Geld für unnötige Ausdrucke zu sparen und gleichzeitig zum Umweltschutz beizutragen. Die Benutzer haben alle Informationen immer griffbereit und sind zudem immer auf dem neuesten Stand.
Eventbrite
Eventbrite ist der größte Ticketing-Service. Bei einer Registrierung ist er völlig kostenlos. Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Tickets über Eventbrite zu verkaufen, erhebt der Service eine Gebühr für jedes verkaufte Ticket. Sie müssen sich bei der Nutzung dieses Dienstes nicht um den Verkauf und die Ticketkontrolle kümmern, einschließlich der Dokumente und der Zahlungsabwicklung. Es besteht auch die Möglichkeit, Eventbrite in andere Apps zu integrieren. Wenn Sie beispielsweise eine Ticketregistrierung über Eventbrite haben und die Eventee-App auf Ihrer Konferenz verwenden möchten, sendet Eventee automatisch Einladungen zur Teilnahme an der App an alle über Eventbrite registrierten Teilnehmer. Darüber hinaus wird das Ticket direkt in den Details der Konferenz in der Eventee-App gespeichert. Es ist auch möglich, Tickets über Ihre eigene Website zu verkaufen und zu registrieren, da Eventbrite eine ganze Reihe von Modulen und erweiterten Funktionen anbietet.
Slido
Slido ist ein Tool für Q&A-Sitzungen Ihrer Konferenz. Es bietet eine einfache, aber funktionelle Lösung für Live-Fragen und Umfragen. Ihre Teilnehmer können Fragen an die Redner stellen und durch Abstimmung für die anderen können sie zur Gewichtung der besten Fragen beitragen. Außerdem kann alles auf einem Projektor angezeigt werden.
Diese nützliche Funktion finden Sie auch in der Premium-Version von Eventee.
Daten und Kommunikation
Google Drive
Dies ist ein bekannter Dienst, bei dem jeder Nutzer 15 GB kostenlosen Speicherplatz erhält. Google Drive ist jedoch nicht nur ein Datenspeicher, sondern ermöglicht wie kein anderer Dienst die Zusammenarbeit an Dokumenten und Tabellen. So können Sie neben den Fotos Ihrer Redner und anderen Dateien auch Programmvorschläge über Google Sheets oder Anmerkungen zu einzelnen Themen über Google Docs teilen. Darüber hinaus erfolgt die gesamte Zusammenarbeit in Echtzeit.
Dropbox
Manchmal ist weniger mehr. In Bezug auf die Funktionen bietet Dropbox nicht so viel wie Google Drive, ist aber übersichtlicher und einfacher zu bedienen. In der kostenlosen Version erhalten Sie nur 2 GB, was nicht viel ist, aber z. B. für die Speicherung und Verteilung der Pressemappe Ihrer Konferenz besser geeignet ist.
Slack
ist eindeutig das beste Tool für die Kommunikation zwischen Kollegen. Slack ist völlig kostenlos, es sei denn, Sie möchten erweiterte Funktionen nutzen. Und selbst dann erhalten Sie immer noch 10 Integrationen. Sie können z. B. Benachrichtigungen über Änderungen einzelner Aufgaben in Trello erhalten oder einfach Giphy implementieren und die Verwendung von GIFs in Ihren Nachrichten aktivieren. 😊 Im Vergleich zu anderen gewöhnlichen Kommunikationswerkzeugen können Sie mit Slack verschiedene Kanäle (Gruppen) erstellen, die auf verschiedenen Projekten oder Kommunikationszwecken basieren können. So können Sie einen Marketingkanal, einen Designkanal usw. einrichten. Jeder Benutzer kommuniziert dann nur auf Kanälen, die mit ihm oder ihr in Verbindung stehen.
Marketing und Sales
Webnode
Jede Konferenz braucht eine gute Website. Mit Webnode können Sie ganz einfach Ihre eigene Website erstellen, ohne Programmierkenntnisse zu haben. Ein einfacher Grafikeditor und eine große Auswahl an vorgefertigten Vorlagen minimieren den Zeitaufwand für die Vorbereitung und Erstellung Ihrer eigenen Website.
Wenn Sie nach dem einfachsten Weg suchen, eine einfache, aber funktionale Website für Ihre Konferenz zu erstellen, dann suchen Sie nicht weiter, Eventee generiert automatisch kostenlose Websites für jede veröffentlichte Veranstaltung. Sie müssen nur die Informationen verwalten, die Sie teilen möchten.
Hootsuite
Hootsuite ist ein Tool, das Ihre Kommunikation in den sozialen Medien verbessert. Wenn Sie eine Konferenz veranstalten und wissen, dass nicht genug Zeit bleibt, um Ihre Partner in den sozialen Medien zu kommunizieren und zu bewerben, dann gibt es keinen einfacheren Weg, als Hootsuite zu vertrauen. Mit Hootsuite können Sie Ihre Nachrichten im Voraus planen, einschließlich der festgelegten Zeit, zu der Sie sie versenden möchten.
Hubspot
Ein beliebtes CRM-Tool, das in der Basisversion völlig kostenlos ist. Es bietet Ihnen einen klaren Überblick über alle Kontakte und Ihre Interaktion mit ihnen. Mit Hubspot können Sie Ihre Kontakte einfach verwalten und pflegen, die Kommunikation mit Ihren Sponsoren aufzeichnen, Erinnerungen für die Nachverfolgung früherer Gespräche einrichten und vieles mehr.
Mailchimp
Mailchimp ist ein E-Mail-Marketing-Service, der Ihnen hilft, leistungsstarke Massen-E-Mails zu erstellen, zu bearbeiten und an Ihr Publikum zu senden. Bieten Sie den Besuchern Ihrer Website die Möglichkeit, Ihren Newsletter zu abonnieren, und informieren Sie sie per E-Mail über alle wichtigen Konferenz-Updates. Darüber hinaus können Sie sehen, wie viele Teilnehmer Ihre E-Mail geöffnet oder auf die eingebetteten Links geklickt haben. Sie können bis zu 2000 Kontakte kostenlos verwalten. Mailchimp bietet einen einfachen Editor und eine große Auswahl an vorgefertigten Vorlagen, mit denen Ihre E-Mails ohne großen Aufwand professionell aussehen.
