Event planning can be very stressful sometimes and can cause endless headaches. Luckily there are so many great tools on the market that can make you work more efficient and keep you from going crazy at the same time. These nástroje can help every event planner in so many ways - they will save your time, keep you organized and make communication a lot easier.

Podívejme se na 13 zdarma nástrojů pro event manažery, které rozhodně stojí za vyzkoušení!

Projektové řízení

Trello

Trello is probably the best free tool for project management. It is very easy to use and visually oriented. Based on the Kanban method, the project is divided into separate columns, each of them represents a certain phase, e.g. To Do, In Development, Testing, Done. These columns then contain cards with individual tasks, such as creating a conference page, sending an invitation e-mailKaždý úkol může být přiřazen konkrétní osobě nebo označen barevnými štítky podle vašeho výběru, jako je marketing nebo vývoj. Díky tomuto přístupu se při plánování konference nikdy neztratíte.

Basecamp

Basecamp je skvělý nástroj pro složitější projekty. Ve srovnání s Trello je méně vizuální, ale nabízí víc kontroly nad projektem a víc nástrojů. S základní verzí můžeš současně spravovat až 3 projekty. V jedné aplikaci najdeš nástroje jako Nástěnka (příspěvky), Úkoly, Dokumenty a Soubory, Campfire (chat), Kalendář a Automatické Check-iny. V podstatě máš všechny důležité nástroje na dosah ruky.

Jira

Jira je skvělá kombinace Trello a Basecampu. Jednotlivé úkoly si můžeš vizualizovat i pomocí Kanban tabulí. Navíc tu máme Ganttův diagram, který ti ukáže jednotlivé úkoly na časové ose a jejich návaznost. Tak přesně víš, který úkol následuje, a nemůžeš ho zpožděním ohrozit, nebo naopak, který úkol není tak kritický. Můžeš také vytvářet dokumentaci pro jednotlivé úkoly. S Jira máš všechno přehledně a na jednom místě.

Událost

Eventee

Eventee is a beautiful and simple mobilníawebová aplikace for conferences. Literally everyone can create their own conference in 10 minutes. Attendees can engage during event sessions through mobile or web app and rate individual lectures, providing event organizers with valuable data for statistics and hodnocení události. Thanks to push notifikace Eventee empowers engagement throughout the conference. The free version is ideal for smaller events with up to 100 attendees.

Eventee nabízí skvělý způsob, jak ušetřit peníze na zbytečném tisku a zároveň přispět k ochraně životního prostředí. Uživatelé mají všechny informace na dosah ruky a navíc vždy aktuální.

Eventbrite

Eventbrite je největší služba na prodej vstupenek. Registrace je úplně zdarma! Pokud se rozhodnete prodávat vstupenky přes Eventbrite, služba si účtuje poplatek za každou prodanou vstupenku. Nemusíte se starat o prodej a kontrolu vstupenek, včetně dokumentů a zpracování plateb, když používáte tuto službu. Navíc je tu možnost integrovat Eventbrite do dalších aplikací. Například, pokud máte registraci vstupenek přes Eventbrite a plánujete použít aplikaci Eventee na vaší konferenci, Eventee automaticky pošle pozvánky k připojení do aplikace každému účastníkovi registrovanému přes Eventbrite a navíc, vstupenka se uloží přímo do detailu konference v mobilní aplikaci Eventee. Také je možné prodávat a registrovat vstupenky přes vaše vlastní webové stránky, protože Eventbrite nabízí celou řadu modulů a pokročilých funkcí.

Slido

Slido is a tool for Otázky a odpovědi of your conference. It provides a simple yet functional solution for live questions and anketyVaši účastníci mohou klást otázky řečníkům a hlasováním za ostatní mohou přispět k výběru nejlepších otázek. Navíc, všechno může být zobrazeno na projektoru.

Tuto užitečnou funkci najdete také v prémiové verzi Eventee.

Data a Komunikace

Google Drive

Toto je dobře známá služba, kde každý uživatel dostane 15 GB prostoru zdarma. Ale Google Drive není jen o ukládání dat, umožňuje spolupráci na dokumentech a tabulkách jako žádná jiná služba. Takže kromě fotek vašich řečníků a dalších datových souborů můžete také sdílet návrhy programu přes Google Sheets nebo poznámky k jednotlivým tématům přes Google Docs. A navíc, veškerá spolupráce probíhá v reálném čase.

Dropbox

Někdy méně znamená více. Co se týče funkcí, Dropbox ti nenabídne tolik jako Google Drive, ale je to přehlednější a snadněji se s tím pracuje. Ve free verzi dostaneš jen 2GB, což není moc, ale třeba na uložení a distribuci tiskového materiálu tvé konference je to ideální.

Slack

Jasně nejlepší nástroj pro komunikaci mezi kolegy. Slack je úplně zdarma, pokud nechcete používat pokročilé funkce. A i tak dostanete 10 integrací. Můžete například dostávat upozornění na změny jednotlivých úkolů v Trellu nebo prostě implementovat Giphy a povolit používání GIFů ve vašich zprávách. 😊 Na rozdíl od jiných běžných komunikačních nástrojů vám Slack umožňuje vytvářet různé kanály (skupiny), které mohou být založeny na různých projektech nebo účelech komunikace. Takže můžete mít marketingový kanál, designový kanál atd. Každý uživatel pak komunikuje pouze na kanálech, které se ho týkají.

Marketing a prodej

Webnode

Každá konference potřebuje skvělou webovou stránku. S Webnode si snadno vytvoříš vlastní web bez nutnosti programování. Jednoduchý grafický editor a široká škála hotových šablon ti ušetří spoustu času při přípravě a tvorbě tvé vlastní stránky.

Pokud hledáte ten nejjednodušší způsob, jak získat jednoduchou, ale funkční webovou stránku pro vaši konferenci, už nehledejte dál! Eventee automaticky generuje zdarma webové stránky pro každou publikovanou akci. Stačí jen spravovat informace, které chcete sdílet.

Hootsuite

Hootsuite je nástroj, který zlepšuje vaši komunikaci na sociálních sítích. Pokud pořádáte konferenci a víte, že nebude dost času na komunikaci a propagaci vašich partnerů na sociálních médiích, není jednoduššího řešení, než se spolehnout na Hootsuite. Hootsuite vám umožňuje plánovat vaše zprávy dopředu, včetně přesného času, kdy je chcete poslat.

Hubspot

Oblíbený CRM nástroj, který je v základní verzi úplně zdarma. Nabízí ti přehled všech kontaktů a tvé interakce s nimi. S Hubspotem můžeš snadno spravovat a udržovat své kontakty, zaznamenávat komunikaci se svými sponzory, nastavovat připomínky na následné hovory a mnohem víc.

Mailchimp

Mailchimp je služba pro emailový marketing, která ti pomůže vytvořit, upravit a poslat silné hromadné emaily tvému publiku. Dej svým návštěvníkům webu možnost přihlásit se k tvému newsletteru a informuj je o všech skvělých novinkách z konferencí prostřednictvím emailů. Navíc můžeš vidět, kolik účastníků otevřelo tvůj email nebo kolik z nich kliklo na odkazy v něm. Zcela zdarma můžeš spravovat až 2000 kontaktů. Mailchimp nabízí jednoduchý editor a širokou nabídku předpřipravených šablon, díky kterým budou tvoje emaily vypadat profesionálně bez velkého úsilí.