Plánování eventů může být někdy velmi stresující; naštěstí na trhu existuje tolik skvělých nástrojů pro správu eventů, které vám umožní pracovat efektivněji a zároveň vás nepřivedou k zbláznění.
Často mají vysokou cenu, ale existují výjimky s bezplatnými zkušebními verzemi nebo štědrými, cenově dostupnými plány, které vás nezruinují! Tento článek se zaměřuje především na ně.
Zde je tedy 17 nejlepších softwarů a nástrojů pro správu eventů s podrobným přehledem cen – pouze bezplatné nebo freemium nástroje či platformy s transparentními a dostupnými cenami!
⚙️ Co je software pro správu eventů?
Software pro správu eventů je platforma, která pomáhá organizátorům hostit a organizovat eventy jako konference, summity, výstavy, obchodní veletrhy, networkingové eventy, orientační školení a další.
Každý z těchto nástrojů se obvykle zaměřuje na konkrétní část plánování eventu, jako jsou registrace, správa účastníků, marketing eventu nebo zapojení účastníků. Existují však i specializované nástroje pro správu eventů, které pokrývají všechny aspekty.
📍 Jak vybrat nejlepší software pro správu eventů?
Vše závisí na tom, jaký typ eventu pořádáte a jaké máte preference. Potřebujete snadno použitelnou platformu pro eventy? Chcete něco, co zapojí vaše účastníky? Nebo možná nástroj pro živé vysílání?
Na konci tohoto článku rozebíráme nejběžnější typy eventů a to, jaký software pro správu eventů je pro ně nejvhodnější. Tak zůstaňte naladěni!
💬 Jak byl vybrán každý nástroj pro správu eventů v tomto článku
Na základě rozhovorů se zkušenými profesionály z oblasti eventů jsme sepsali jednotlivé aspekty plánování eventu a hledali nástroje, které by je pokryly.
Pokud nechcete žonglovat s více aplikacemi a ztrácet se v eventovém shonu, all-in-one software pro správu eventů je pro vás nejlepší volbou, protože obvykle pokrývá každou část plánování eventu.
Některé populární all-in-one softwary pro správu eventů jsou však příliš drahé nebo nenabízejí transparentní ceny, takže se o nákladech nedozvíte, aniž byste někoho kontaktovali a byli bombardováni nekonečnými marketingovými e-maily a falešnými sliby.
Proto tento článek shrnuje pouze platformy s transparentními a dostupnými cenami (buď bezplatné verze, nebo velmi štědré plány za nízké ceny).
Každá platforma obsahuje hodnocení na tržištích jako G2, Capterra, GetApp a Software Advice. Klady a zápory každé mobilní eventové aplikace vycházejí z uživatelských recenzí na G2, Capterra, TrustRadius, Software Advice nebo jiných recenzních webech, nikoli z osobních názorů.
🚀 17 nejlepších softwarů a nástrojů pro správu eventů
Bezplatné nebo cenově dostupné nástroje zahrnují all-in-one platformy (Eventee, EventMobi, Sched), registraci a prodej vstupenek (Eventbrite, Tito, RSVPify, Google Forms), zapojení účastníků (Slido, Mentimeter, Yapp), marketing (Beehiiv, EmailOctopus, HubSpot, Buffer), streamování (OBS Studio) a projektové řízení (Trello, Notion).
Jen rychlé upozornění: Údaje v tomto článku byly shromážděny z veřejných zdrojů a jsou přesné podle našich nejlepších znalostí. Softwarové platformy se však rychle mění, takže se mohou objevit příležitostné chyby nebo zastaralé informace. Doporučujeme ověřit nejnovější detaily na oficiálních webových stránkách každé platformy.
Abychom vám to ještě usnadnili, vytvořili jsme tuto srovnávací tabulku:
All-in-one event platformy pro správu eventů s transparentním pricingem
1. Eventee
Eventee je komplexní, end-to-end (neboli all-in-one) software pro správu eventů, navržený tak, aby organizátorům pomohl uspořádat všechny typy eventů nebo konferencí od začátku do konce. Díky svému self-service přístupu si organizátoři eventů sami sbírají registrace, vytvářejí event aplikaci a hodnotí výkon eventu zcela bez cizí pomoci.
Většina softwarů pro správu eventů je robustní a komplexní, což může vést k nekonečným telefonátům a e-mailům s podporou ve snaze přijít na to, jak vlastně funguje. I když je podpora pro uživatele Eventee dostupná, tato platforma pro správu eventů je navržena tak, aby byla tak snadná na používání, že si s ní poradí i začátečníci.
Eventee typicky využívají společnosti jako Atlas Copco pro firemní výjezdní pobyty, malé až středně velké roční konference, nebo neziskové organizace pro komunitní setkání a investorská setkání.Zatímco populární platformy pro správu eventů skrývají své skutečné ceny a funkce za prodejními hovory a prázdnými sliby, Eventee je od začátku transparentní v tom, co může a nemůže nabídnout. Pojďme se tedy podívat na některé klíčové funkce, které jsou mezi fanoušky Eventee nejoblíbenější.
Oblíbené funkce Eventee
Registrace s vlastními formuláři – Registrace Eventee umožňují uživatelům odesílat účastníkům pozvánky s potvrzením účasti (RSVP) a vlastními formuláři. Účastníci si mohou snadno potvrdit účast a vyplnit potřebné údaje, jako jsou stravovací preference nebo jiné požadavky.
Check-in aplikace a tisk jmenovek – Dedikovaná check-in aplikace pomáhá vašemu týmu skenovat vstupenky a sledovat účast bezpečně a bez námahy.
Správa agendy – Uživatelé Eventee mohou snadno vytvářet komplexní programy, které účastníkům nezpůsobí bolení hlavy. A s nově přidanou funkcí – nahrání agendy – si uživatelé mohou vytvořit agendu za méně než minutu pouhým nahráním souboru.
Eventová aplikace – Někteří dlouholetí uživatelé Eventee si vytvořili dedikovanou eventovou aplikaci s funkcemi pro zapojení účastníků za méně než hodinu. Mezi oblíbené funkce pro zapojení patří networking, živé ankety, sociální zeď nebo gamifikace. Eventová aplikace umožňuje organizátorům sbírat hodnotnou zpětnou vazbu, informovat účastníky na cestách a provádět změny v reálném čase.
Pro koho je nejlepší
Eventee je skvělý software pro správu eventů pro ty, kteří hledají platformu, která nezatěžuje jejich práci a je snadno použitelná. To v podstatě znamená, že nabízí komplexní, jasnou sadu funkcí – žádné nesmyslné nebo nepoužitelné nikové funkce – díky čemuž platforma zůstává funkční a intuitivní.
Proto je nejvhodnější pro malé až středně velké konference, univerzitní eventy jako dny otevřených dveří, přednášky nebo semináře, neziskové organizace, firemní eventy jako výjezdní pobyty, teambuildingy nebo onboarding eventů. Vzhledem ke své omezené komplexnosti však není vhodný pro velké, komplexní obchodní veletrhy se stovkami vystavovatelů.
2. EventMobi
EventMobi je all-in-one platforma pro správu eventů, která pokrývá osobní, virtuální i hybridní eventy.
V praxi se používá pro úkoly jako vytváření webových stránek eventu, zajištění check-inu na místě a tisk jmenovek. Je také vhodná pro ty, kteří hledají eventovou aplikaci s rozvrhem účastníků/networkingem a sledováním zapojení po skončení eventu.
EventMobi je oblíbená mezi organizátory konferencí, asociacemi a firemními eventovými týmy. Často se používá jako cenově dostupnější alternativa k větším podnikovým platformám jako Cvent, jelikož bez problémů zvládne až 5 000 účastníků.
Je oceňována za kvalitní podporu zákazníků, uživatelé však také zmiňují omezené možnosti přizpůsobení. Navíc její ceny nejsou ve srovnání s ostatními nástroji na tomto seznamu příliš dostupné.
3. Sched
Sched je software pro plánování a správu eventů zaměřený na vytvoření brandovaného webu a mobilní aplikace eventu, kde si účastníci mohou procházet sezení, vytvářet si vlastní rozvrhy a propojovat se s ostatními účastníky.
Zahrnuje webový a mobilní přístup, aktualizace a upozornění v reálném čase a možnost nativní brandované aplikace pro iOS a Android, a je navržen pro osobní, online i hybridní eventy.
Kromě plánování platforma pokrývá správu řečníků, registraci a prodej vstupenek, nástroje pro sponzory/vystavovatele, networking účastníků, check-in a reporting. Je vhodný pro eventy jako konference, sjezdy, festivaly nebo semináře.
🗒️ Software pro registraci a prodej vstupenek na eventy
Nástroje pro registraci a prodej vstupenek na eventy obvykle zahrnují funkce pro bezproblémové sbírání registrací, správu registrovaných účastníků a prodej vstupenek.
4. Eventbrite
Eventbrite je platforma pro prodej vstupenek a objevování eventů. Organizátoři mohou své eventy zveřejnit zdarma a oslovit širší publikum na tržišti eventů. Následně mohou sbírat registrace a nabízet vícero typů vstupenek s různými cenovými možnostmi.
Kromě toho nabízí i komplexní nástroje pro propagaci eventů, včetně automatizovaných e-mailů, reklam a nástrojů pro sociální sítě, jako součást předplatného Eventbrite Pro, které pomáhá uživatelům jejich eventy zviditelnit.
Eventbrite je vhodný pro eventy jako festivaly, koncerty, halloweenské party, místní setkání a noční kluby. Avšak vzhledem k tomu, že se primárně zaměřuje na prodej vstupenek a registraci, nemusí být ideální volbou pro konference s komplexními rozvrhy, mnoha řečníky a partnery.
5. Tito
Tito je snadno použitelná platforma pro prodej vstupenek a registraci na eventy, která organizátorům umožňuje sbírat registrace a vstupenky. Podle vlastních slov je tak jednoduchá, že si ji uživatelé mohou nastavit za méně než 5 minut.
Platforma sleduje prodeje a návratnost vstupenek, vše s podporou 15 jazyků. Nabízí také přizpůsobitelnou stránku eventu nebo vložitelné widgety pro web a check-in aplikaci.
Je vynikající pro ty, kdo hledají platformu, která jim pomůže plynule prodávat vstupenky a správně řídit registrace, není však příliš vhodná pro ty, kteří potřebují all-in-one software pro správu eventů.
6. RSVPify
RSVPify je primárně platforma pro registraci a prodej vstupenek na eventy. Nabízí nástroje pro odesílání přizpůsobených pozvánek, sbírání a správu registrací a prodej vstupenek.
Od check-inu na eventu, přes tvorbu zasedacího pořádku, až po reporting eventu – RSVPify je komplexní centrum pro správu eventů.
Uživatelé chválí snadné použití platformy a kvalitní podporu zákazníků, zmiňují však také omezené možnosti přizpůsobení.
7. Google Forms
Google Forms je nástroj pro tvorbu online formulářů, který je součástí Google Workspace a je dostupný zcela zdarma každému s Google účtem.
V oblasti správy eventů umožňuje vytvářet vlastní online formuláře, sbírat potvrzení účasti (RSVP) a informace o hostech a exportovat odpovědi do Google Sheets. Uživatelé si mohou data svého eventu vizualizovat a přizpůsobit je tak, aby odpovídala jejich brandu.
Někteří organizátoři eventů používají Google Forms i ke sběru zpětné vazby od účastníků, takové formuláře však mají obvykle nižší míru odezvy.Google Forms je bezpečný, snadno se nastavuje a především je zcela zdarma.
Postrádá však funkce, které nabízejí některé jiné registrační softwary z tohoto seznamu, jako je check-in nebo prodej vstupenek. Je vhodný pro malé bezplatné eventy, které potřebují svou práci zvládnout rychle.
Eventbrite vs. Tito vs. RSVPify
Nyní porovnejme registrační software z tohoto seznamu a jejich ceny, abychom zjistili, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám.
Všechny tři platformy si berou procento z každé prodané vstupenky plus pevnou částku za vstupenku. Každá z nich navíc spoléhá na samostatného poskytovatele plateb (Stripe, PayPal nebo svého vlastního), což přidává další vrstvu poplatků.
Nejprve si ale shrňme jednotlivé poplatky:
RSVPify:
- Poplatek platformy: 1,9 % + 0,90 $
- Poplatek za zpracování (Stripe): 2,9 % + 0,30 $
Tito:
- Poplatek platformy: 3 % (max. cca 27 $)
- Poplatek za zpracování (Stripe): 2,9 % + 0,30 $
Eventbrite:
- Poplatek platformy: 3,7 % + 1,79 $
- Poplatek za zpracování: 2,9 %
Se všemi těmi procenty a poplatky může být těžké posoudit, která platforma vám nabídne správné funkce za nejlepší poměr cena/výkon. Proto jsme vytvořili dva jednoduché scénáře, které vám pomohou rozhodnout, která platforma se nejlépe hodí pro váš event: scénář 1 zahrnuje event pro 1 500 hostů s cenou vstupenky 900 $, scénář 2 zahrnuje malý event pro 100 hostů s vstupenkami za 50 $.
Tato tabulka ukazuje, kolik peněz si registrační platformy a poskytovatelé plateb mohou vzít z každé prodané vstupenky a kolik to celkem činí. Mějte na paměti, že konečné číslo závisí na ceně vstupenky a počtu skutečně prodaných vstupenek. V tomto scénáři vychází jako nejvýhodnější řešení RSVPify.
Podobně tato tabulka ukazuje, kolik si registrační platformy a poskytovatelé plateb mohou vzít z každé prodané vstupenky a kolik to celkem činí. V tomto scénáři vychází jako nejvýhodnější řešení Tito.
Samozřejmě existuje řada dalších scénářů, takže bychom doporučili počítat nejlepší náklady obdobným způsobem jako v této tabulce.
RSVPify vychází jako nejlepší volba pro větší eventy díky svým nízkým poplatkům. Navíc vás automaticky a zdarma povýší na předplacený plán, který nabízí řadu funkcí užitečných pro správu eventů.
Pokud jsou však vaše eventy zdarma, RSVPify nemusí být vhodnou volbou, protože byste pro registraci potřebovali platit předplacený plán. Tito a Eventbrite funguje zdarma pro eventy bez vstupenek, takže jsou skvělými alternativami.
Eventbrite se na tomto seznamu zdá být nejdražší, má však jasnou výhodu oproti konkurenci – proslulost s neuvěřitelně vysokým dosahem na spotřebitelské publikum. Zveřejnění vašeho eventu na Eventbrite zdarma by tak mohlo vašemu eventu výrazně pomoci.
Mějte prosím na paměti, že se jedná o hypotetické scénáře založené na veřejně dostupných informacích z webových stránek platforem, sloužící k lepšímu pochopení jejich poplatků. Údaje jsou přesné podle našich nejlepších znalostí, takže neneseme odpovědnost za případné nepřesnosti.
🎯 Platformy pro zapojení účastníků eventů
Nástroje pro zapojení účastníků eventů obvykle nabízejí funkce jako otázky a odpovědi (Q&A), ankety, kvízy nebo dotazníky pro snadnější interakci s publikem.
8. Slido
Slido je platforma pro interakci s publikem, která nabízí funkce otázek a odpovědí (Q&A), anket a kvízů pro zapojení účastníků na schůzkách, eventech nebo konferencích, ať osobně, virtuálně nebo hybridně.
Jeho dynamické funkce pro zapojení zajišťují, že názory a postoje všech účastníků jsou vyslyšeny. Je to také vynikající řešení pro sběr upřímné a okamžité zpětné vazby prostřednictvím dotazníků.
Slido je notoricky stabilní řešení pro zapojení účastníků. Nabízí navíc i bezplatný plán, ten je však poměrně omezený, zvláště pro eventy s desítkami sezení, kde řečníci potřebují zapojit účastníky pomocí více než 3 anket. Pro větší a náročnější eventy se tak může stát poměrně nákladným.
9. Mentimeter
Mentimeter je platforma pro zapojení publika, určená pro vytváření působivých prezentací během přednášek, schůzek nebo workshopů.
Nabízí dynamické funkce pro zapojení, jako jsou slovní mraky, živé ankety, kvízy a otázky a odpovědi (Q&A), díky kterým je nesmírně snadné sbírat okamžitou zpětnou vazbu a podnítit debatu mezi publikem.
Uživatelé, zvláště ti, kteří jsou s platformou nově, oceňují její snadné použití. Ve srovnání se Slido nabízí platforma velmi podobné funkce za mnohem dostupnější cenu. Uživatelé však podle G2 považují Slido za snadněji použitelné.
10. Yapp
Yapp lze zařadit jako aplikaci pro zapojení účastníků eventu s drag-and-drop tvůrcem aplikací, který vám umožní vytvořit si vlastní aplikaci. Můžete si vytvořit komplexní agendu, předvést své sponzory a nastavit fotografický a sociální feed.
Aplikace nenabízí tak pokročilé funkce pro zapojení jako Slido nebo Mentimeter, platforma však poskytuje fotografickou zeď a sociální feed, kde si účastníci mohou sdílet své osobní fotografie, a ankety pro zjištění jejich preferencí.
Je to uživatelsky přívětivá platforma s rychlým nastavením za dostupnou cenu. Pro eventy vyžadující pokročilejší funkce však Yapp nemusí být vhodný.
🎨 Nástroje pro marketing eventů
Nástroje pro marketing eventů zahrnují například platformy pro odesílání e-mailů, tvorbu newsletterů, plánování příspěvků na sociálních sítích nebo řízení vztahů se zákazníky (CRM).
11. Beehiiv
Beehiiv je all-in-one platforma pro newslettery, která umožňuje uživatelům navrhovat a stylizovat své newslettery. Můžete si také vytvořit vlastní webové stránky, kde se lidé mohou přihlásit k odběru vašeho newsletteru a stát se odběrateli.
Platforma nabízí robustní možnosti monetizace. Můžete spustit placený newsletter s flexibilními úrovněmi předplatného, přizpůsobitelnými možnostmi platby (roční, měsíční, „zaplať, kolik chceš“) nebo placeným obsahem za platební bránou.Můžete také řídit přímé sponzorství k vytvoření dalších příjmů.
Uživatelé Beehiiv oceňují jeho uživatelsky přívětivé rozhraní, robustní možnosti monetizace a komplexní funkce. Může však být poměrně drahý.
12. EmailOctopus
EmailOctopus je nástroj pro e-mailový marketing s drag-and-drop tvůrcem e-mailů, který umožňuje rychle a snadno vytvářet e-maily bez jakýchkoli programátorských dovedností. A pokud nechcete začínat od nuly, platforma nabízí předpřipravené šablony, díky kterým je to ještě snazší.
Platforma také nabízí tvůrce pro vytváření vlastních formulářů a vstupních stránek pro rozšiřování vašeho seznamu odběratelů. Formuláře si můžete přizpůsobit svému brandu pomocí písem, barev, rozvržení nebo obrázků.Kromě toho také uživatelům poskytuje podrobná data o výkonu kampaní a další užitečné statistiky.
EmailOctopus je obvykle chválen za svou neuvěřitelnou snadnost použití a dostupnost (zvláště ve srovnání s jinými nástroji pro e-mailový marketing). Platforma však nabízí omezené funkce (například žádné možnosti monetizace). Může to však být velmi užitečný nástroj pro udržování kontaktu s účastníky mezi jednotlivými eventy.
13. HubSpot
HubSpot nabízí bezplatnou úroveň, ale pokud máte více kontaktů, můžete očekávat výrazné zvýšení ceny. Ceny u některých Hubů mohou vypadat nízké, obvykle však zahrnují povinné poplatky za onboarding. Doporučujeme pravidelně kontrolovat počet svých kontaktů, jelikož překročení limitu může spustit poplatky za přečerpání.
HubSpot je robustní all-in-one platforma pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) a marketingový/prodejní software.
Je organizován do samostatných produktových modulů zvaných „Huby", které typicky pokrývají marketingovou automatizaci, prodej (CRM, řízení obchodního trychtýře, sledování e-mailů), zákaznický servis (tikety, live chat, znalostní báze), správu obsahu (hosting webu/CMS) a provoz (synchronizace dat, automatizace workflow).
Platforma sjednocuje marketingové, prodejní a podpůrné nástroje do jednoho propojeného systému se sdílenou databází kontaktů.Uživatelé chválí schopnost platformy automatizovat úkoly, zmiňují však, že ceny mohou s růstem seznamů kontaktů rychle stoupat.
14. Buffer
Buffer je software pro plánování příspěvků na sociálních sítích, který podporuje 11 platforem – Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok, X, Threads, Bluesky, Pinterest, YouTube, Google Business Profile a Mastodon.
To může být užitečné pro propagaci vašeho eventu na populárních sociálních sítích, aniž byste museli příspěvky nahrávat na každou síť ručně.
S Bufferem můžete plánovat, publikovat a analyzovat obsah na svých sociálních sítích z jednoho přehledu. Uživatelé mohou také odpovídat na komentáře přímo z přehledu Bufferu a personalizovat své profilové popisky.Buffer je oceňován za své snadné použití a efektivitu. Někteří uživatelé však uvádějí, že funkce analytiky není příliš komplexní.
📹 Platformy pro virtuální eventy a streamování
V dnešní době probíhá většina eventů v hybridním formátu. Proto mnoho organizátorů eventů využívá streamovací platformy, aby bezproblémově přenesli obsah eventu přes hranice.V závislosti na komplexnosti vašeho eventu však platformy jako StreamYard, Zoom nebo Restream mohou být poměrně nákladné, zvláště pro větší eventy s mnoha sezeními. Proto na tomto seznamu uvádíme pouze jednu platformu, která je zcela zdarma – OBS Studio.
15. OBS Studio
OBS Studio je software s otevřeným zdrojovým kódem pro nahrávání videa a živé vysílání, bez vodoznaků nebo časových limitů. Jde o desktopovou aplikaci dostupnou pro Windows, Mac a Linux.
Lidé ji obvykle používají pro živé vysílání, jelikož se nativně připojuje k platformám jako YouTube, Twitch, Facebook Live a LinkedIn. OBS Studio lze také použít k nahrávání sezení eventu. Video ukládá přímo na lokální pevný disk a výsledná kvalita videa nezávisí na rychlosti internetu.
Největší výhodou je, že platforma je zcela zdarma. Existuje rozsáhlá globální komunita, která vytváří bezplatné pluginy s automatizovanými přechody, pokročilými audio filtry nebo vlastními efekty pro stream.
Uživatelské rozhraní a nastavení však může být komplexní, zvláště pro začátečníky. Také neexistuje možnost hostit hosta, takže nemůžete někomu poslat webový odkaz, aby se připojil k vašemu vysílání jako řečník. Bylo by potřeba to nastavit pomocí jiné aplikace jako StreamYard nebo Zoom a následně to nahrát.
⚠️ Pokud potřebujete nativní hostování hostů, kdy svému řečníkovi odešlete odkaz pro připojení k vašemu vysílání, můžete použít platformy jako Zoom, StreamYard nebo Restream. Všechny tyto platformy nabízejí bezplatný plán, obvykle s 20 hodinami vysílacího času a celkem 6 účastníky ve studiu v jakémkoli okamžiku (tento limit se nevztahuje na účastníky sledující vysílání).
Nástroje pro projektové řízení
Nástroje pro projektové řízení obvykle pomáhají řídit workflow a koordinovat úkoly. Rozdělení projektů na jednotlivé úkoly může pomoci zvýšit produktivitu.
16. Trello
Trello je platforma pro projektové řízení, která využívá metodu Kanban, kde se projekty rozdělují na vizuální tabule se seznamy a kartami, které vám pomáhají organizovat workflow.
Tabule a úkoly lze sdílet a přiřazovat konkrétním lidem. Mohou být označeny barevnými štítky, termíny dokončení, checklisty nebo soubory. Snadná metoda drag-and-drop umožňuje uživatelům plynule přesouvat karty.
Trello také umí sledovat aktivitu, díky čemuž vidíte, kdo co a kdy udělal.Uživatelé soustavně chválí snadné použití a vizuální organizaci, díky čemuž je spolupráce bezproblémová. Jiní si však stěžují na zahlcující a nekonzistentní upozornění.
17. Notion
Notion je přizpůsobitelný produktivní software a pracovní prostor, který uživatelům umožňuje vytvořit si přehled plný poznámek, seznamů úkolů, kalendářů a tabulek.
Je to vynikající nástroj pro udržení všech potřebných informací na jednom místě. Stránky můžete vnořovat do jiných stránek prakticky do nekonečna a vytvořit si tak celý ekosystém pro svou práci.
Lidé jej běžně používají pro denní zápisky a sledování návyků, studenti pro poznámky z přednášek a rozvrhy zkoušek, a organizátoři eventů pro rozpočtování, stanovování cílů nebo projektové řízení.
Nejlepší na tom je, že Notion vytvořil rozsáhlou databázi tisíců šablon, díky kterým je pro uživatele vše snazší. Můžete si také vytvořit vlastní šablony a zpřístupnit je ostatním uživatelům.
Notion je oceňován za svou flexibilitu a schopnost integrovat různé nástroje a funkce do jednoho centralizovaného systému. Uživatelé však také zmiňují náročnou křivku učení a pomalejší výkon při velkém množství dat.
Další užitečné bezplatné nástroje pro eventy
Kalkulátor cen vstupenek
Tento kalkulátor cen vstupenek vám pomůže najít ideální cenu vstupenek na váš event na základě vašich nákladů, cílů a tržních faktorů.
Tento nástroj je velmi snadno použitelný. Jednoduše zadáte náklady na event, cíle návštěvnosti a ceny konkurence, a kalkulátor doporučí ideální cenové úrovně pro váš event.
Event budget tool
Tento bezplatný nástroj vytvoří přizpůsobenou šablonu rozpočtu na základě konkrétního typu vašeho eventu, struktury vstupenek a nákladových kategorií. Po vyplnění potřebných informací o eventu platforma vypočítá vaše příjmy potřebné k dosažení bodu zvratu.
Může navrhnout změny v případě, že váš event nebude ziskový. Můžete také exportovat přizpůsobenou šablonu rozpočtu eventu do Excelu. A co je nejlepší?
Je to zdarma a nevyžaduje registraci.
MyClimate event calculator
Eventový průmysl může být skutečnou zátěží pro naše klima. Proto může být velmi užitečné vypočítat emise CO₂ vašeho eventu, abyste zjistili, kde se dá zlepšit.
Tento nástroj MyClimate vypočítá emise vašeho eventu po vyplnění potřebných informací o eventu. Můžete také získat označení „Engaged for Impact", díky kterému transparentně komunikujete svůj závazek k ochraně klimatu. Proces však může být poněkud zdlouhavý.
Čestné zmínky
Existují i další užitečné nástroje pro správu eventů, které nejsou zmíněny v původním seznamu, protože nenabízejí bezplatnou zkušební verzi nebo transparentní ceny. Zaslouží si však na konci čestnou zmínku!
Whova
Whova je all-in-one platforma pro správu eventů, která nabízí širokou škálu funkcí pro pořádání virtuálních, osobních nebo hybridních eventů. Mezi její klíčové funkce patří registrace, prodej vstupenek, check-in nebo nástroje pro sponzorství.
Díky dedikované eventové aplikaci Whova mohou organizátoři poskytnout účastníkům personalizovanou agendu, interaktivní mapu nebo funkce pro zapojení jako živé ankety, sociální zeď a networking.
Whova je soustavně chválena za své hodnotné funkce pro správu eventů a snadné možnosti networkingu. Profesionálové z oboru eventů však často uvádějí, že může být drahá nebo zbytečně komplexní pro menší eventy.
Cvent
Cvent je komplexní all-in-one platforma pro správu eventů, která nabízí nástroje pro osobní, virtuální i hybridní eventy, včetně marketingu, tvorby webových stránek, sledování účastníků a eventových aplikací.
Tato velmi robustní platforma je navržena tak, aby pokryla každý aspekt plánování eventu od začátku do konce. Na rozdíl od jakéhokoli jiného řešení v tomto článku nabízí Cvent nástroje jako vyhledávání míst konání, které nejsou pro software pro správu eventů typické.
Mezi klíčové funkce patří centrum pro účastníky podporující zapojení, nástroje pro video streamování pro virtuální eventy a technologie na místě pro check-in kiosky, tisk jmenovek a skenování kontaktů. Platforma je obvykle určena velkým společnostem nebo jednotlivcům, kteří pořádají masivní konference nebo obchodní veletrhy.
Cvent je velmi užitečný software pro správu eventů, ideální pro ty, kteří hledají jednotný a komplexní zážitek. Někteří uživatelé Cventu však zmiňují náročnou křivku učení, vysoké náklady a zahlcující množství funkcí.
🧩 Nejlepší software podle typu eventu
Nástroje v tomto článku jsou uspořádány tak, abyste si na základě svých potřeb mohli sestavit vlastní technologický stack. Pojďme se proto podívat na typické technologické stacky podle typu eventu.
Nejlepší software pro správu eventů pro menší eventy s omezeným rozpočtem
Menší eventy, jako firemní schůzky, komunitní setkání nebo prostě networkingová setkání, obvykle vyžadují eventovou aplikaci, která účastníkům umožní networking a propojení se stejně smýšlejícími lidmi.
Pro tyto typy eventů bychom doporučili software pro správu eventů jako Eventee, s přehlednou, minimalistickou eventovou aplikací, která zahrnuje funkce jako swipe-based networking, plánovač schůzek a 1:1 chat, který propojí i nejstydlivější introverty.
Takový software pro správu eventů jako Eventee integruje registraci, agendu, networking a mobilní aplikaci bez velkého rozpočtu. Co je nejlepší? Nabízí neomezenou bezplatnou zkušební verzi.
Velmi vhodnou volbou může být také eventová aplikace Yapp, která patří mezi nejdostupnější eventové aplikace na trhu a je vynikající pro zvýšení zapojení účastníků eventu, nebo jiné platformy pro zapojení jako Slido a Mentimeter.
Abyste měli vše pod kontrolou, použijte nástroje pro projektové řízení jako Trello nebo Notion. Jejich štědré bezplatné úrovně vám pomohou zajistit event bez toho, abyste na něco zapomněli.
Můžete si také založit vlastní newsletter pomocí Beehiiv nebo EmailOctopus, abyste přilákali širší publikum a udržovali s ním kontakt pro příští event.
Nejlepší software pro správu eventů pro středně velké až velké globální konference
Globální konference s tisíci účastníky obvykle potřebují software pro správu eventů, který propojí osobní i virtuální účastníky.
Mají mnoho účastníků připojujících se k živému vysílání z celého světa, takže organizátoři eventů potřebují aplikaci, která jejich účastníkům pomůže orientovat se na eventu, sledovat živé vysílání a zapojit se s publikem.
Jakýkoli all-in-one software pro správu eventů jako Eventee, EventMobi nebo Sched je vhodný pro tyto typy eventů. Nabízejí funkce jako správu agendy, registrace a nástroje pro streamování pro bezproblémové plánování eventu.
Každý z nich se liší cenou a svým zaměřením – Eventee je navržen pro rychlé nastavení a uživatelsky přívětivou navigaci, Sched se soustředí na vynikající zážitek s agendou a EventMobi je full-stack eventová platforma pokrývající celý cyklus eventu.
Eventee je uživatelsky přívětivý pro malé a středně velké společnosti, lze jej provozovat odkudkoli na světě s omezenými zdroji a nabízí robustní plánování eventu, řízení logistiky a sledování zkušenosti účastníků.
Použijte OBS Studio pro bezplatné, stabilní živé vysílání a Buffer, aby o vašem eventu mluvil celý svět na sociálních sítích.
Obrovské obchodní veletrhy s desítkami tisíc účastníků
Obchodní nebo expo veletrhy, které obvykle hostí desítky tisíc účastníků, se primárně zaměřují na prezentaci vystavovatelů. Proto potřebují software pro správu eventů, který zvládne správu vystavovatelů, sběr kontaktů (lead retrieval) ve velkém měřítku, logistiku tisku jmenovek a správu plánu podlahy/stánků.
Pokud hledáte bezplatný nástroj, který by zvládl tento typ eventu, jste na špatné adrese. Platformy zaměřené na obchodní veletrhy a expo akce obvykle stojí tisíce dolarů bez jakéhokoli bezplatného plánu nebo dokonce zkušební verze.
Pro tento účel bychom doporučili platformy jako Cvent nebo Whova.
