¿Cuáles son las diferencias, los pros y los contras de los eventos presenciales, virtuales e híbridos? ¡Conozcamos los términos más comunes de la industria de eventos en los tiempos actuales de pandemia!
¿Qué son los eventos virtuales e híbridos, los términos más comunes de la industria de eventos en los tiempos actuales de pandemia? ¿En qué se diferencian de los eventos presenciales y cuáles son sus ventajas y desventajas? ¡En este artículo aprenderás todo lo que necesitas saber antes de empezar!
Los eventos son reuniones que se llevan a cabo con fines educativos, de marketing, de entretenimiento o de relaciones sociales y comerciales. El hecho de que se cumplan o no las expectativas de los asistentes afecta directamente a la experiencia general del evento, lo que también significa su éxito. Por lo general, los asistentes esperan:
Según cómo los organices, puedes dividirlos en 3 tipos: eventos presenciales, virtuales e híbridos. El enfoque presencial es la forma más común de eventos... al menos hasta este año. La popularidad de los eventos virtuales aumentó con el brote de la pandemia y probablemente se convirtieron en uno de los temas más discutidos en la industria de eventos en el año 2020. De repente, los organizadores de eventos se vieron obligados a cambiar de un evento presencial a uno virtual para no perder todo su presupuesto. La mayoría de las veces tienen que hacerlo sin experiencia previa ni conocimiento de las ventajas y los desafíos reales de organizar este tipo de eventos.
Entonces, ¿cuáles son las diferencias entre estos 3 tipos de eventos? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de los eventos virtuales e híbridos? ¿Qué puede esperar y para qué debe prepararse? ¿Los eventos virtuales son solo una necesidad temporal o una nueva forma de crecer en la que no había pensado antes de que estallara la pandemia? La siguiente comparación está a punto de responder a tus preguntas y ayudarte a tomar una decisión más inteligente a la hora de decidir qué tipo de evento es el mejor para ti.
Los eventos virtuales (también llamados eventos en vivo o eventos en línea) son eventos que tienen lugar en un entorno virtual y, por lo tanto, sin la necesidad de que los asistentes estén presentes físicamente en un lugar en particular, como ocurre en los eventos presenciales. Todas las sesiones se llevan a cabo en línea (como transmisiones en vivo o vídeos a pedido) y los asistentes interactúan en sus ordenadores o dispositivos móviles. El evento suele organizarse con la ayuda de algún servicio de streaming o para compartir vídeos y de herramientas de participación de los asistentes.
Veamos las ventajas y desventajas de un evento virtual en comparación con un evento presencial.
Parece que prácticamente no hay otras opciones para que las empresas de la industria de eventos sobrevivan sin adaptarse a la situación actual. No hace falta mencionar que la seguridad siempre debe ser lo primero en la lista pase lo que pase. Organizar su evento de forma virtual es la solución perfecta para compartir el contenido de su evento y conectar a los asistentes en momentos de distanciamiento social.
La mayor ventaja de un evento virtual es, sin duda, el alcance que puede obtener. Los asistentes pueden provenir de casi cualquier rincón del mundo y aun así poder acceder a su evento. La comodidad de un evento virtual también es una de las mayores ventajas, ya que los asistentes pueden asistir a un evento de este tipo desde sus hogares.
Para asistir a un evento virtual, no tiene que viajar muy lejos, por lo que ahorrará los costos de boletos de viaje o combustible. Reducir la contaminación provocada por el tráfico también es bueno para el medio ambiente, lo que supone una gran ventaja. Pero no solo se pueden reducir los gastos de viaje. No necesitarás imprimir materiales (como el programa, los folletos, los volantes, el mapa del lugar del evento, etc.), ya que pueden consumir una gran cantidad de tu presupuesto. Tampoco es necesario que te ocupes de los elementos físicos adicionales que influyen de manera significativa en la experiencia de un evento presencial (por ejemplo, el lugar del evento, la comida y la bebida, las azafatas).
Tener todo tu contenido en directo grabado o ya en vídeos bajo demanda hace que sea más fácil usarlo una y otra vez, por ejemplo, como una herramienta de marketing para aumentar el tráfico web.
Cuando organizas un evento virtual, no necesitas ocuparte de cosas como dónde se llevará a cabo tu evento, si habrá suficiente espacio y asientos para todos, qué servicio de catering debes elegir y cuánta comida y bebida se necesita, quién se ocupará de los asistentes, etc.
Es lógico que las distancias pierdan su importancia en términos de eventos virtuales. Podrá contar con ponentes virtuales de todo el mundo y ofrecer a sus asistentes un valor aún mayor.
Como el evento se lleva a cabo en línea, es más fácil acceder a todos los datos y evaluar los eventos en tiempo real. También puede guardar los datos para analizarlos en el futuro.
En los eventos presenciales, los asistentes suelen depender de la conexión a Internet del lugar y no siempre es muy práctico, ya que a menudo es malo. Los asistentes, al saber que necesitan la conexión para asistir al evento, se asegurarán de tenerla lista.
Nada se compara con un contacto personal directo cuando se habla de conectar a las personas. Los asistentes tienden a interactuar mucho menos cuando están sentados frente a una pantalla, en lugar de una persona real. Sin embargo, existen muchos programas y plataformas para eventos que pueden ayudarlo a resolver este problema fácilmente.
Una mayor comodidad significa también más cosas que pueden distraerte de ver la transmisión y concentrarte en el evento. ¡Imagínate cuántos detalles interesantes podrías perderte al pensar en el resto del delicioso chocolate que dejaste en el armario o en la ropa sucia de la lavadora esperando a que colgaras!
Cuando se enfrenta a un problema técnico en un evento presencial, todavía hay formas de gestionar la situación sin reducir significativamente la experiencia de los asistentes. Sin embargo, los problemas técnicos en un evento virtual pueden arruinar todo el evento, ya que la experiencia del evento se basa en las tecnologías utilizadas. La mejor manera de evitar que se produzcan estos problemas y de ofrecer una experiencia virtual perfecta es probar todos tus equipos con suficiente antelación con tu equipo.
También es importante preparar a los ponentes y asistentes para toda la experiencia virtual. Tenga siempre en cuenta que no todo el mundo es experto en tecnología y es posible que necesite ayuda técnica. Crea pautas rápidas que te ayuden a usar tus herramientas, proporciona listas de verificación, envía recomendaciones, organiza ensayos con los ponentes, cuenta con una persona de apoyo dedicada, etc.
La ventaja de un amplio alcance viene con una cierta desventaja que no se puede ignorar. El entorno virtual permite reducir el espacio, pero no se puede esperar la participación de las personas que están dispuestas a contar sus ovejas.:) También hay que tener en cuenta que es posible que los asistentes virtuales no puedan estar sentados frente a sus ordenadores todo el día. Ofrecer tu contenido bajo demanda sería lo máximo.
Un evento híbrido es un evento que combina lo mejor de ambos mundos. Mientras que los eventos virtuales se llevan a cabo completamente en línea y los eventos presenciales completamente fuera de línea, los eventos híbridos son simplemente algo entre un evento presencial y uno en línea. Se trata básicamente de un evento presencial con el objetivo de llegar al mundo virtual.
Dicho esto, es obvio cuáles son los pros y los contras de los eventos híbridos, ya que provienen de eventos presenciales y virtuales. Sin embargo, hay algunas cosas que destacan.
Lo primero es, sin duda, la cantidad de asistentes a los que podrá llegar cuando su evento tenga un enfoque tanto presencial como virtual. Esto significa que podrá conectarse con las personas que asistan personalmente a su evento y con las personas que accedan a su evento en línea.
Esta ventaja se asocia con la ventaja mencionada anteriormente. Los eventos híbridos tienden a tener un gran alcance, ya que combinan asistentes en línea y fuera de línea. El patrocinio no es solo una cuestión de dinero, sino que también genera publicidad positiva, comunidades específicas y valor para tu evento.
Por mucho que parezca genial poder combinar las ventajas de los eventos presenciales y virtuales, organizar un evento híbrido no es solo arcoíris y unicornios. Cada forma de evento tiene sus ventajas y desventajas, y los eventos híbridos también tienen sus desventajas, que cabe mencionar.
La ventaja de un mayor alcance también es una desventaja. Para organizar un evento híbrido exitoso, debes recordar que los asistentes virtuales no son asistentes presenciales. Ofrecer la mejor experiencia de evento significa centrarse en las necesidades y demandas de ambos tipos de asistentes. También es importante pensar en las formas en las que puedes conectarlos e involucrarlos. Deja que hagan preguntas en directo, voten a través de encuestas en tiempo real, califiquen a tus ponentes, organicen reuniones virtuales y establezcan contactos de forma remota, etc.
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