Was sind die Unterschiede, Vor- und Nachteile von Präsenzveranstaltungen, virtuellen und hybriden Veranstaltungen? Lassen Sie uns die gängigsten Begriffe der Veranstaltungsbranche in den aktuellen Pandemiezeiten in den Griff bekommen!
Was sind virtuelle und hybride Veranstaltungen — die gängigsten Begriffe der Veranstaltungsbranche in der aktuellen Pandemiezeit? Wie unterscheiden sie sich von Präsenzveranstaltungen und was sind ihre Vor- und Nachteile? In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissen musst, bevor du anfängst!
Veranstaltungen sind Zusammenkünfte, die zu Bildungs-, Marketing-, Unterhaltungs- oder sozialen und geschäftlichen Zwecken abgehalten werden. Ob die Erwartungen der Teilnehmer erfüllt wurden oder nicht, wirkt sich unmittelbar auf das gesamte Veranstaltungserlebnis aus, was auch den Erfolg der Veranstaltung bedeutet. Die Teilnehmer erwarten im Allgemeinen:
Je nachdem, wie Sie sie veranstalten, können Sie sie in drei Typen einteilen: persönliche, virtuelle und hybride Veranstaltungen. Der persönliche Ansatz ist die häufigste Form von Veranstaltungen... zumindest bis zu diesem Jahr. Die Beliebtheit virtueller Veranstaltungen stieg durch den Ausbruch der Pandemie und sie wurden im Jahr 2020 wahrscheinlich zu einem der am meisten diskutierten Themen in der Veranstaltungsbranche. Die Organisatoren von Veranstaltungen waren plötzlich gezwungen, von einer Präsenzveranstaltung auf eine virtuelle Veranstaltung umzusteigen, um nicht ihr gesamtes Budget zu verlieren. In den meisten Fällen müssen sie dies tun, ohne vorherige Erfahrung oder Wissen über die Vorteile und wirklichen Herausforderungen der Ausrichtung solcher Veranstaltungen zu haben.
Was sind also die Unterschiede zwischen diesen 3 Arten von Ereignissen? Was sind die Vor- und Nachteile von virtuellen und hybriden Veranstaltungen? Was können Sie erwarten und worauf sollten Sie sich vorbereiten? Sind virtuelle Veranstaltungen nur eine vorübergehende Notwendigkeit oder eine neue Art des Wachstums, an die Sie vor Ausbruch der Pandemie noch nicht gedacht haben? Der folgende Vergleich soll Ihre Fragen beantworten und Ihnen helfen, eine intelligentere Wahl zu treffen, wenn Sie entscheiden, welche Art von Veranstaltung für Sie am besten geeignet ist.
Virtuelle Veranstaltungen (auch Live-Events oder Online-Events genannt) sind Veranstaltungen, die in einer virtuellen Umgebung stattfinden, ohne dass die Teilnehmer physisch an einem bestimmten Ort anwesend sein müssen, wie dies bei persönlichen Veranstaltungen der Fall ist. Alle Sitzungen laufen online (als Livestreams oder Videos auf Abruf) und die Teilnehmer interagieren auf ihren Computern oder Mobilgeräten. Die Veranstaltung wird in der Regel mithilfe von Streaming- oder Video-Sharing-Diensten und Tools zur Teilnehmerbindung veranstaltet.
Schauen wir uns die Vor- und Nachteile einer virtuellen Veranstaltung im Vergleich zu einer persönlichen Veranstaltung an.
Es scheint, als ob es für die Unternehmen der Veranstaltungsbranche praktisch keine anderen Möglichkeiten gibt, zu überleben, ohne sich an die aktuelle Situation anzupassen. Es muss nicht erwähnt werden, dass Sicherheit immer an erster Stelle auf der Liste stehen sollte, egal was passiert. Die virtuelle Ausrichtung Ihrer Veranstaltung ist die perfekte Lösung, um Ihre Veranstaltungsinhalte zu teilen und Teilnehmer in Zeiten sozialer Distanzierung miteinander zu verbinden.
Der größte Vorteil einer virtuellen Veranstaltung ist zweifellos die Reichweite, die Sie erzielen können. Die Teilnehmer können aus fast allen Teilen der Welt kommen und trotzdem auf Ihre Veranstaltung zugreifen. Der Komfort einer virtuellen Veranstaltung ist auch einer der größten Vorteile, da Ihre Teilnehmer von zu Hause aus an einer solchen Veranstaltung teilnehmen können.
Um an einer virtuellen Veranstaltung teilzunehmen, müssen Sie nicht weit reisen, sodass Sie die Kosten für Reisetickets oder Treibstoff sparen. Die Reduzierung des Verkehrssmogs ist auch gut für die Umwelt, was ein großer Bonus ist. Aber nicht nur die Reisekosten können Sie reduzieren. Es werden keine Druckmaterialien (wie das Programm, Broschüren, Flyer, Lageplan der Veranstaltungsorte usw.) benötigt, die einen großen Teil Ihres Budgets verschlingen können. Sie müssen sich auch nicht um die zusätzlichen physischen Elemente kümmern, die das Erlebnis einer persönlichen Veranstaltung maßgeblich beeinflussen (z. B. Veranstaltungsort, Essen und Trinken, Hostessen).
Wenn Sie alle Ihre Live-Inhalte aufgezeichnet haben oder bereits als Video-on-Demand verfügbar sind, können Sie sie immer wieder verwenden, z. B. als Marketinginstrument zur Steigerung Ihres Web-Traffics.
Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung abhalten, müssen Sie sich nicht darum kümmern, wo Ihre Veranstaltung stattfinden wird, ob genügend Platz und Sitzplätze für alle vorhanden sind, welchen Catering-Service Sie wählen sollten und wie viel Essen und Getränke benötigt werden, wer sich um die Teilnehmer kümmert usw.
Es ist logisch, dass die Entfernungen in Bezug auf virtuelle Ereignisse an Bedeutung verlieren. Sie werden in der Lage sein, virtuelle Redner aus der ganzen Welt zu haben und Ihren Teilnehmern einen noch größeren Mehrwert zu bieten.
Da die Veranstaltung online stattfindet, ist es einfacher, auf alle Daten zuzugreifen und Ereignisse in Echtzeit auszuwerten. Sie können die Daten auch für zukünftige Analysen speichern.
Bei Präsenzveranstaltungen sind die Teilnehmer oft auf die Internetverbindung des Veranstaltungsortes angewiesen, was nicht immer sehr praktisch ist, da sie oft schlecht ist. Da die Teilnehmer wissen, dass sie die Verbindung benötigen, um an der Veranstaltung teilzunehmen, stellen sie sicher, dass sie sie bereit haben.
Nichts ist vergleichbar mit einem direkten persönlichen Kontakt, wenn es darum geht, Menschen miteinander zu verbinden. Teilnehmer neigen dazu, sich viel weniger zu engagieren, wenn sie vor einem Bildschirm sitzen, als vor einer echten Person. Es gibt jedoch viele Veranstaltungssoftware und Plattformen, mit denen Sie dieses Problem problemlos lösen können.
Mehr Komfort bedeutet auch mehr Dinge, die dich davon ablenken können, dir den Stream anzusehen und dich auf das Event zu konzentrieren. Stell dir vor, wie viele interessante Details du vielleicht verpasst, wenn du an den Rest der leckeren Schokolade denkst, die du im Schrank vergessen hast, oder an Wäsche in der Waschmaschine, die darauf wartet, dass du sie aufhängst!
Wenn Sie bei einer Präsenzveranstaltung mit einem technischen Problem konfrontiert werden, gibt es immer noch Möglichkeiten, die Situation zu bewältigen, ohne das Besuchererlebnis erheblich zu beeinträchtigen. Technische Probleme bei einer virtuellen Veranstaltung können jedoch die gesamte Veranstaltung ruinieren, da das Veranstaltungserlebnis auf den verwendeten Technologien basiert. Der beste Weg, um diese Probleme zu verhindern und ein nahtloses virtuelles Erlebnis zu bieten, besteht darin, alle Ihre Geräte rechtzeitig im Voraus mit Ihrem Team gründlich zu testen.
Es ist auch wichtig, Ihre Redner und Teilnehmer auf das gesamte virtuelle Erlebnis vorzubereiten. Denken Sie immer daran, dass nicht jeder technisch versiert ist und möglicherweise technische Hilfe benötigt wird. Erstellen Sie kurze Richtlinien, die Ihnen bei der Verwendung Ihrer Tools helfen, stellen Sie Checklisten zur Verfügung, senden Sie Empfehlungen, vereinbaren Sie Proben mit den Rednern, engagieren Sie einen engagierten Support-Mitarbeiter usw.
Der Vorteil einer großen Reichweite bringt einen gewissen Nachteil mit sich, der nicht ignoriert werden kann. Die virtuelle Umgebung ermöglicht es, den Raum zu komprimieren, aber Sie können nicht erwarten, dass die Leute teilnehmen, die bereit sind, ihre Schafe zu zählen.:) Sie müssen auch daran denken, dass Ihre virtuellen Teilnehmer möglicherweise nicht den ganzen Tag an ihren Computern sitzen können. Am besten wäre es, Ihre Inhalte auf Abruf anzubieten
Eine Hybrid-Veranstaltung ist eine Veranstaltung, die das Beste aus beiden Welten vereint. Während virtuelle Veranstaltungen vollständig online und persönliche Veranstaltungen vollständig offline stattfinden, sind Hybrid-Events einfach etwas zwischen einer Offline- und einer Online-Veranstaltung. Es handelt sich im Grunde genommen um eine persönliche Veranstaltung mit Reichweite in die virtuelle Welt.
Vor diesem Hintergrund ist es offensichtlich, welche Vor- und Nachteile hybride Veranstaltungen haben, da sie aus persönlichen und virtuellen Veranstaltungen stammen. Es gibt jedoch einige Dinge, die auffallen.
Die erste Sache ist definitiv die Anzahl der Teilnehmer, die Sie erreichen können, wenn Ihre Veranstaltung sowohl offline als auch online stattfindet. Das bedeutet, dass Sie mit den Personen in Kontakt treten können, die persönlich an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, und mit den Personen, die online auf Ihre Veranstaltung zugreifen.
Dieser Vorteil ist mit dem zuvor genannten Vorteil verbunden. Hybride Veranstaltungen haben in der Regel eine große Reichweite, da sie Online- und Offline-Teilnehmer kombinieren. Beim Sponsoring geht es nicht nur um das Geld, sondern auch um positive Werbung, gezielte Zielgruppen und den Wert Ihrer Veranstaltung.
So großartig es auch klingt, die Vorteile einer persönlichen und einer virtuellen Veranstaltung kombinieren zu können, die Ausrichtung einer Hybrid-Veranstaltung ist nicht nur ein Zuckerschlecken. Jede Veranstaltungsform hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, und auch hybride Veranstaltungen haben ihre Nachteile, die erwähnt werden sollten.
Der Vorteil einer größeren Reichweite ist zufällig auch ein Nachteil. Um eine erfolgreiche Hybrid-Veranstaltung zu organisieren, müssen Sie bedenken, dass virtuelle Teilnehmer keine persönlichen Teilnehmer sind. Um das beste Veranstaltungserlebnis zu bieten, müssen Sie sich auf die Bedürfnisse und Anforderungen beider Arten von Teilnehmern konzentrieren. Es ist auch wichtig, darüber nachzudenken, wie Sie sie verbinden und einbeziehen können. Lassen Sie sie live Fragen stellen, an Umfragen in Echtzeit teilnehmen, Ihre Redner bewerten, virtuelle Treffen vereinbaren und sich aus der Ferne vernetzen usw.
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