Hybride Veranstaltungen: 13 Ideen für das bestmögliche Erlebnis

Es ist eine tolle Sache, eine Hybridveranstaltung zu organisieren, aber haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie es sich anfühlt, tatsächlich an einer teilzunehmen? Wir alle kennen diese Kritzeleien, die man während einer nervigen Konferenz überall auf sein Notizpapier malt. Heute erfahren Sie, wie man eine gute Veranstaltung organisiert, an der die Menschen gerne teilnehmen würden. Los geht's!

Vielleicht sitzen Sie hier und denken: Moment mal, was ist eine Hybridveranstaltung? Die einfache Antwort: Es handelt sich um eine Mischung aus einer Offline- und einer virtuellen Veranstaltung. Eine Hybridveranstaltung ist eine Präsenzveranstaltung mit einer Verbindung zur digitalen Welt. Sie können an einer Hybridveranstaltung entweder persönlich teilnehmen, um den direkten Kontakt zu genießen, oder über moderne Technologien bequem von Ihrem Wohnzimmer aus. Ganz einfach!

Aber worin liegt der Sinn des Ganzen? Ob Sie es glauben oder nicht, die Zukunft hybrider Veranstaltungen ist vielversprechend. Hybride Veranstaltungen wurden schon viele Jahre lang durchgeführt, bevor sie populär wurden. Die Pandemie hat nur noch mehr Öl ins Feuer der Transformation von Veranstaltungen gegossen.

Durch den jüngsten Boom sind so viele neue Begriffe entstanden, dass Sie vielleicht unser Vokabular für virtuelle Veranstaltungen zu schätzen wissen, das jeder Veranstaltungsmanager kennen sollte.

Als Veranstaltungen und öffentliche Versammlungen über Nacht ausblieben, waren Hybridveranstaltungen die einzige sichere Möglichkeit, öffentliche Versammlungen zu organisieren – was der Grund für die seitdem anhaltende Beliebtheit von Hybridveranstaltungen ist.

Interessanterweise bleiben uns die virtuellen Formen von Meetings erhalten, auch wenn sich die Situation verbessert, wie unser Veranstaltungsbranchenbericht aus dem Jahr 2021 bestätigt. Die Hauptgründe dafür sind ihre Skalierbarkeit, Rentabilität und größere Reichweite.

Nennen wir es eine Evolution, einverstanden?

✅ VORTEILE von Hybridveranstaltungen

➕ Erreichen Sie mehr Menschen – Wie bereits erwähnt, können Sie mit Hybridveranstaltungen beide Welten erreichen – die reale und die virtuelle. Dadurch erhöht sich natürlich die Anzahl der Personen, die an Ihrer Veranstaltung teilnehmen können. Wenn also jemand nicht in der Stadt ist und es nicht rechtzeitig schaffen würde, kann er oder sie sich einfach über eine App zuschalten. Und wenn Ihre Veranstaltung auf Englisch abgehalten wird, ist die Anzahl der Teilnehmer nahezu unbegrenzt.

➕ Gewinnen Sie mehr Sponsoren – Beim Sponsoring geht es nicht nur um Geld, sondern auch darum, Aufmerksamkeit zu erregen, Zielgruppen anzusprechen und den Wert Ihrer Veranstaltung zu steigern. Dies hängt mit dem ersten Vorteil zusammen, denn wenn Sie mehr Menschen erreichen, ist es auch viel einfacher, Sponsoren zu gewinnen.

➕ Erstellen Sie Inhalte, die Bestand haben – Wenn Sie alle Keynotes und Fokusgruppen aufzeichnen, um sie in Echtzeit zu streamen, sind Sie nur noch einen Schritt davon entfernt, all die wertvollen Inhalte, Gedanken und Tipps in etwas zu verwandeln, das ewig Bestand hat. Denken Sie an die YouTube-Bibliothek mit den besten Reden, zusätzlichen Inhalten für Ihre sozialen Medien, Ihren Blog oder Ihre Landing Pages.

➕ Veranstaltungssicherheit – Und damit meinen wir sowohl die Sicherheit Ihrer Teilnehmer als auch die Sicherheit Ihres Einkommens. Die einzige Möglichkeit, Veranstaltungen auf dem Höhepunkt der Covid-Ära zu organisieren, war virtuell. Wenn Ihre Arbeit davon abhängt, hatten Sie keine andere Wahl. Jetzt, da sich die Situation entspannt hat, sind Hybridveranstaltungen ideal, um die Reichweite zu erhalten (wenn nicht sogar zu erhöhen) und gleichzeitig eine sichere Umgebung für alle zu gewährleisten.

➕ Höherer Wert – Bei einer Hybridveranstaltung können Sie im Grunde jeden einladen. Es wird keine Zeit mit Flügen rund um den Globus verschwendet und es fallen keine zusätzlichen Kosten für die Unterkunft an. Laden Sie die weltweit anerkannten Prominenten aus Ihrem Bereich ein und steigern Sie den Wert Ihrer Veranstaltung in den Augen Ihrer Teilnehmer.

Auch wenn es cool klingt, die Vorteile von Präsenzveranstaltungen und virtuellen Veranstaltungen zu kombinieren, ist die Ausrichtung einer Hybridveranstaltung nicht nur eitel Sonnenschein 😸 und Regenbögen 🌈.

Alles auf der Welt hat auch seine Nachteile, und um ganz ehrlich zu sein, hier sind sie.

❌ NACHTEILE von Hybridveranstaltungen

➖ 2 verschiedene Erfahrungen – Doppelter Ärger. Da Sie bei Ihrer Veranstaltung zwei Arten von Menschen zusammenbringen, müssen Sie über die unterschiedlichen Erfahrungen nachdenken, die diese Art von Treffen mit sich bringt. Das ist keine leichte Aufgabe, aber wenn Sie es schaffen, ist das Ergebnis die Mühe definitiv wert.

➖ Virtuelle Gäste bei der Stange halten – Es ist eine große Herausforderung, wenn Menschen die Konferenz von zu Hause aus verfolgen und dabei von Ablenkungen wie Wäsche, Netflix, einem Eimer Eis, wilden Kindern usw. umgeben sind. Mit einer Event-App können Sie sie mit den Teilnehmern vor Ort verbinden, sie mit Umfragen einbeziehen, ihnen die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen, und ihnen helfen, sich ihren Weg durch Ihre Tagesordnung zu bahnen. Ohne solche Tools riskieren Sie, dass die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf halber Strecke nachlässt und sie sich im nächsten Jahr lieber eine neue Staffel ihrer Lieblingsserie ansehen.

🧐 Sollte ich eine hybride Veranstaltung organisieren?

Vielleicht fragen Sie sich, ob Sie sich dafür entscheiden sollten. Ist es nicht einfacher, sich entweder für den vollständig persönlichen oder den virtuellen Modus zu entscheiden? Lassen Sie uns den Satz zu Ende führen. Wir haben drei entscheidende Punkte zusammengestellt, die Ihnen bei der Entscheidung helfen werden.

• Ihre Ziele – Das Erste, worüber Sie definitiv nachdenken sollten, sind Ihre Ziele. Welche Auswirkungen sollte die Durchführung einer Veranstaltung für Sie oder Ihr Unternehmen haben? Ist Hybrid die richtige und beste Lösung, wenn Sie die Vor- und Nachteile kennen? Dann beginnen Sie mit der Festlegung von KPIs. Ein Artikel darüber, wie Sie den Erfolg Ihrer Veranstaltung messen können, könnte Ihnen dabei helfen. Es handelt sich um Leistungskennzahlen, die Ihnen den Fortschritt in Richtung eines angestrebten Ergebnisses anzeigen. Sind das finanzielle Kennzahlen, marketingbezogene Ziele oder Kundenzufriedenheit? Sie entscheiden.
• Ihre Zielgruppe – An wen richten Sie sich? Oder vielleicht: An wen möchten Sie sich richten? Denken Sie an die Anzahl der Personen, die Größe Ihrer Veranstaltung und Sprachbarrieren. Denken Sie vielleicht auch an die Technikaffinität Ihrer Teilnehmer, da das Alter möglicherweise nicht das wichtigste Unterscheidungsmerkmal ist. Wenn Sie sich an Technikneulinge richten, sollten Sie unbedingt praktische Handbücher vorbereiten und bereit sein, sie auf dem Weg zu unterstützen. Sprachbarrieren können Sie überwinden, indem Sie die Inhalte in andere Sprachen übersetzen. Dies ist nicht nur für die richtige Entscheidungsfindung wichtig, sondern auch für die Planung, da Sie ein Publikum erreichen können, das sich über mehrere Zeitzonen erstreckt.
• Ihre Ressourcen – Nun, vielen Dank, dass Sie eine so große, komplexe Veranstaltung ausrichten, aber ... Können Sie alles geben? Um zu beurteilen, ob Sie eine hybride Veranstaltung organisieren können, sollten Sie viele Dinge überprüfen. Das Budget muss Ihnen die Möglichkeit geben, genügend Personal einzustellen. Sie können zwar Reisekosten und Kosten für den Veranstaltungsort sparen, aber es fallen zusätzliche Ausgaben an – für Technologien, Tools und umfassende Unterstützung. Sie werden mehr Zeit benötigen, um alles richtig zu planen, damit alle Teile wie ein Puzzle zusammenpassen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass dies Ihre Möglichkeiten übersteigt, finden Sie hier 13 Tools, die Sie möglicherweise benötigen, um die Hybridveranstaltung besser zu planen und durchzuführen.

🔎 Arten von Hybridveranstaltungen

Da es bei hybriden Veranstaltungen darum geht, das Virtuelle mit dem Persönlichen zu verbinden, gibt es viele verschiedene Varianten, wie eine hybride Veranstaltung aussehen kann. Werfen wir einen Blick darauf.

• Hauptsächlich offline – Wahrscheinlich ist die erste Variante, die Ihnen in den Sinn kommt, die Veranstaltung, bei der ein größerer Teil persönlich stattfindet. Die Mehrheit der Redner und Teilnehmer befindet sich am Veranstaltungsort, während die Veranstaltung an eher passive virtuelle Teilnehmer gestreamt wird, die nur zuschauen, aber nicht wirklich netzwerken, Fragen stellen usw. können. Es sei denn, der Veranstalter verwendet eine Event-App oder eine andere Möglichkeit.
• Hauptsächlich online – Dies ist ein recht gängiges Modell, bei dem die Redner im Studio anwesend sind und für ein Online-Publikum streamen. Die Teilnehmer schalten einfach ihre Laptops ein und genießen das virtuelle Erlebnis, während sie über die Streaming-Plattform oder eine Event-App Fragen stellen und interagieren können. Dieses Modell hat sich in Zeiten der Pandemie besonders gut für Bildungszwecke bewährt.
• Wirklich gemischt – Jetzt ist es an der Zeit, alles miteinander zu vermischen. Sie laden einige Redner ein, persönlich und einige virtuell zu sprechen, dasselbe gilt für die Teilnehmer. Die größten Herausforderungen bestehen darin, für beide Teilnehmergruppen gleiche Chancen zu schaffen und diejenigen einzubinden, die aus der Ferne zugeschaltet sind. Umfragen, Q/A und Networking-Module in Ihrer Event-App sind die effektivsten Tools, um dieses Ziel zu erreichen.
• On-Demand – Oh, Mensch, jetzt kommen wir der Sache schon näher! Wie wäre es, wenn wir die gesamte Präsenzveranstaltung aufzeichnen und der Öffentlichkeit als fertiges Produkt anbieten, damit sie es nicht in Echtzeit, sondern auch auf Abruf wie bei Netflix ansehen kann? Das klingt fast zu gut, um wahr zu sein. Zwei Fliegen mit einer Klappe, ein unbegrenztes Publikum, die Möglichkeit, mit kleinen Bearbeitungstricks für Abwechslung zu sorgen und als Sahnehäubchen noch einige Bonusinhalte hinzuzufügen.
• Hybride Meisterklasse – Vollgas geben, das lieben wir. Das letzte Modell ist für erfahrene Hybrid-Eventmanager, die ihr Publikum so gut kennen, dass sie eine Veranstaltung mit zwei deutlich unterschiedlichen Erlebnissen für persönliche und virtuelle Teilnehmer schaffen können. Die wichtigsten Sitzungen können gleich bleiben, aber der Rest wird für virtuelle und persönliche Gäste unterschiedlich sein. Geben Sie ein wenig Energie dazu und wir wetten, dass es zu Ihnen zurückkommt.

🙏 Beachten Sie bei der Ausrichtung einer hybriden Veranstaltung

Es gibt immer etwas, das man beachten muss, oder? Das Licht ausschalten, das Fenster schließen, sicherstellen, dass das Abendessen nicht im Ofen anbrennt ...

Genauso ist es bei hybriden Veranstaltungen. Wenn Sie diese Dinge beachten, wird Ihre hybride Veranstaltung großartig.

Garantiert.

• Dies ist von entscheidender Bedeutung. Persönliche Teilnehmer sind nicht dasselbe wie virtuelle Teilnehmer. Man sollte sie niemals alle in einen Topf werfen! Aber obwohl es sich um zwei verschiedene Gruppen handelt, wollen sie alle mitmachen. Gehen Sie auf sie getrennt zu, aber ermöglichen Sie ihnen, sich gleichermaßen zu vernetzen. Wie? Stellen Sie Fragen, fordern Sie Antworten, recherchieren Sie, schließen Sie Freundschaften. Tatsächlich war es noch nie einfacher. Mit einem Event-Tool wie Eventee können Sie beide Zielgruppen auf einer Plattform zum Netzwerken zusammenbringen, sie während der gesamten Veranstaltung bei der Stange halten und vieles mehr.
• Wissen Sie, anfangs ist die Veranstaltung interessant, aber ein oder zwei Stunden später wird es schwierig, aufmerksam zu bleiben. Menschen können sich nicht länger als 90 Minuten konzentrieren, deshalb brauchen wir alle Pausen. Damit sich die Teilnehmer nicht langweilen und erschöpft sind, sollten Sie Ihre Sitzungen kurz halten und zwischendurch das Engagement fördern. Der entfernte Teil des Publikums ist viel stärker von Müdigkeit bedroht, also sollten Sie die Sitzungen nicht länger als 30 Minuten dauern lassen.
• Technologien. Sie sind das A und O, denn ohne Technologien können Sie keine hybride Veranstaltung durchführen. Unterschätzen Sie nichts und lesen Sie unseren ultimativen Leitfaden für das Streaming Ihrer Veranstaltung in Echtzeit. Keine Sorge, die Auswahl des richtigen Tools ist kein Hexenwerk, und Sie werden mit Sicherheit das richtige Paket finden, das zu Ihren Veranstaltungen passt wie die Faust aufs Auge.‍
• Bitte aufnehmen. In jedem Fall. Vielleicht finden Sie heraus, was Sie beim nächsten Mal hinzufügen können, Sie werden lernen, vielleicht können Sie es anderen anbieten, hinter den Kulissen posten und Einblicke in die sozialen Medien gewähren, vielleicht finden Sie eine neue Möglichkeit, die Veranstaltung, die Sie gerade durchgeführt haben, zu monetarisieren. Recycling ist eine gängige Praxis, um Ihre Veranstaltung zu vergrößern. Wenn das, was Sie tun, gut ist, gibt es nichts, was Sie davon abhalten könnte, es noch mehr zu nutzen.

😎 Tipps und Ideen für einen stilvollen Start Ihrer Hybridveranstaltung

Sie wollen nicht irgendeine Veranstaltung ausrichten. Sie wollen eine Veranstaltung mit Stil ausrichten, an der die Leute gerne teilnehmen. Seien Sie nicht nur ein Gastgeber, sondern ein Gastgeber mit Stil. Hier sind einige Tipps, die dafür sorgen, dass Ihre Veranstaltung in die coolen und einzigartigen Kategorien aufgenommen wird.

Vorbereitung ist wichtig

Trainieren, vorbereiten, testen und experimentieren. Von der Rede bis hin zur Zusammenarbeit zwischen Ihren technischen Geräten.

Abwechslung

Vielfalt! Das ist immer gut. Bieten Sie eine dynamische Vielfalt an Sitzungsformaten wie Präsentationen, Workshops, Networking-Sitzungen und Podiumsdiskussionen an.

Reibungslose Landung

Die Organisation hat oberste Priorität. Erstellen Sie eine Landingpage, auf der Sie alle wichtigen Informationen platzieren können und von der aus Sie sowohl Remote- als auch persönliche Teilnehmer navigieren können.

Kommunizieren, kommunizieren und kommunizieren

Einfach, aber dennoch so wichtig. Schaffen Sie ein virtuelles Erlebnis, das sich wie ein persönliches anfühlt. Egal, ob es sich um einen Audio- oder Videoanruf handelt, mit Tools wie Eventee oder SlidesLive erhalten Sie die Aufmerksamkeit, die Sie verdienen.

Füllen Sie die Lücken

Fügen Sie während der Pause einige Streams hinter den Kulissen und kleine Einblicke hinzu oder spielen Sie zumindest etwas Musik ab, damit die virtuellen Teilnehmer nicht die Stimmung verlieren und sich nicht vergessen und ausgeschlossen fühlen.

MC für den Sieg

Ein großartiger Redner oder Moderator ist ein Muss, aber wie wäre es mit einem zusätzlichen MC für den virtuellen Teil? Hier sind unsere 6 Tipps, wie Sie den besten Event-Moderator auswählen, falls Sie sich das fragen.

Bringen Sie sie in Bewegung

Sie bieten den Teilnehmern aus der Ferne etwas zum Anschauen, aber was ist mit ihrer Gesundheit? Bieten Sie ihnen Dehnübungen an und bringen Sie mehr Leben in ihre Adern.

Helfen Sie Sponsoren, sichtbar zu werden

Denken Sie daran, die Sponsoren glücklich zu machen. Schaffen Sie Stände, die als Anlaufstellen für persönliche und virtuelle Teilnehmer dienen, um den ROI der Sponsoren zu verbessern.

Warum Sponsoring für Events wichtig ist und wie man den richtigen Sponsor findet

Event Sponsoring ist ein wirkungsvolles Marketinginstrument, das in jeder Veranstaltungsstrategie eine wichtige Rolle spielt. Erfahren Sie, wie Ihre Veranstaltung davon profitieren kann, wenn es richtig gemacht wird. Und holen Sie sich einige Tipps, wie Sie den perfekten Sponsor für Ihre Veranstaltung finden und gewinnen können. Steigern Sie noch heute Ihre Sponsoring-Verkäufe!

Hai Yen Luong

Februar 2, 2021

Verteilen Sie Extras

Setzen Sie die Erwartungen hoch, denn mehr ist immer besser als weniger. Zusätzliche Inhalte haben noch nie jemanden traurig gemacht.

Binden Sie alle ein

Planung ist das A und O für ein perfektes Engagement. Fragen und Antworten, Umfragen, Chats, Breakout-Räume – das ist es, was Ihrer Veranstaltung Schwung verleiht.

Bleiben Sie rund um die Uhr in Kontakt

Push-Benachrichtigungen, um die Teilnehmer auf dem Laufenden zu halten und sie einzubinden. Das kann sehr hilfreich sein! Eine Ankündigung Ihrer nächsten Veranstaltung wird alle begeistern.

Jeder liebt es, sich zu messen

Einige von uns sind mit Wettbewerben aufgewachsen, andere nicht. Aber ein lustiger Wettbewerb (vielleicht mit Freikarten für die nächste Veranstaltung oder einem besonderen Inhalt als Preis) ist definitiv gut für die Stimmung. Wie wäre es mit einem Wettbewerb für das beste Veranstaltungsfoto oder einem Wettbewerb für die ultimative Pointe?

Lassen Sie Ihrer Kreativität freien Lauf

Und zu guter Letzt – die Umgebung. Sorgen Sie dafür, dass sich alle Teilnehmer in der von Ihnen geschaffenen Umgebung wohlfühlen. Dekorieren und möblieren Sie sie – denken Sie an eine Ladestation für Geräte und an geräuschunterdrückende Kopfhörer, bieten Sie Speisen und Getränke oder kostenlose Massagen an, richten Sie einen Zen-Garten ein, wenn Sie möchten! Tun Sie alles, damit sich Ihre Teilnehmer wohl und geborgen fühlen.

Wenn Sie nach noch effektiveren Tipps suchen, werfen Sie einen Blick auf 10 Ideen für Eisbrecher zum Auftakt Ihrer Veranstaltung. Aber machen Sie sich nicht zu viele Gedanken, wir wissen, dass Ihre Veranstaltung großartig wird!

💡 Lassen Sie uns zum Schluss kommen

Eine hybride Veranstaltung ist ein Kind der Moderne. Wenn Sie Offline- und Online-Welten miteinander verbinden, entsteht eine niedliche hybride Veranstaltung. Ist das etwas für Sie?

Fragen Sie sich nach Ihren Zielen, Ihrer Zielgruppe und Ihren Ressourcen. Dann entscheiden Sie.

Sind Sie dabei? Großartig!

Der Hauptvorteil einer hybriden Veranstaltung besteht darin, dass Sie durch die Kombination von persönlichen und virtuellen Teilnehmern ganz einfach ein globales Publikum oder zumindest ein viel größeres Publikum erreichen können. Die größere Reichweite bedeutet mehr Sponsoren und mehr Sichtbarkeit für Ihre Veranstaltung im Allgemeinen.

Die Reichweite und Sichtbarkeit allein garantieren jedoch noch keinen Erfolg Ihrer Veranstaltung. Das Erlebnis ist entscheidend. Machen Sie es richtig.

Stellen Sie sich das Publikum als zwei verschiedene Teilnehmer vor, die Sie getrennt ansprechen, aber gleichzeitig miteinander verbinden müssen. Vergessen Sie nicht, beide Gruppen zu motivieren, denn niemand möchte, dass ein genervter Teilnehmer zu Hause auf dem Sofa einschläft.

Sorgen Sie dafür, dass Sie für alle ein großartiges Erlebnis planen, und nutzen Sie eine Vielzahl von Technologien, Tools und Apps, um die ganze Zeit auf dem richtigen Weg zu bleiben!

Sie sind sich immer noch nicht sicher, ob Sie bereit sind, eine hybride Veranstaltung auszurichten? Es ist in Ordnung, bei einer vollständig virtuellen Veranstaltung zu bleiben. Lesen Sie unseren ultimativen Leitfaden zur Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung und legen wir los.