Eventos híbridos: 13 ideas para crear la mejor experiencia posible

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Organizar un evento híbrido es fantástico, pero ¿alguna vez has pensado en lo que se siente al asistir a uno? Todos conocemos esos garabatos que dibujas en tu cuaderno durante una molesta conferencia. Hoy aprenderás cómo organizar un buen evento en el que a la gente le encantaría formar parte. ¡Vamos!

Tal vez estés sentado aquí y pensando: espera un momento, ¿qué es un evento híbrido? La respuesta es sencilla: es algo entre un evento presencial y uno virtual. UN evento híbrido es un evento presencial con un acceso al mundo digital. Puede asistir a un evento híbrido presencialmente para disfrutar del contacto cara a cara o mediante tecnologías modernas desde la comodidad de su sala de estar. ¡Fácil!

Pero, ¿qué sentido tiene todo esto? Lo crea o no, el futuro de los eventos híbridos es prometedor. Eventos híbridos se han celebrado durante muchos años antes de que se hicieran populares. La pandemia acaba de echar combustible de alto octanaje a las llamas de la transformación de eventos.

Han surgido tantos términos nuevos con el auge reciente que puede apreciar nuestro vocabulario de eventos virtuales que todo gestor de eventos debe conocer.

Cuando los eventos y las reuniones públicas desaparecieron de la noche a la mañana, los eventos híbridos fueron la única forma segura de organizar cualquier reunión pública — que es el origen de la popularidad que los eventos híbridos están recibiendo desde entonces.

Curiosamente, a pesar de que la situación está mejorando, las formas virtuales de reuniones se quedan con nosotros, ya que nuestro informe de la industria de eventos de 2021 confirmado. Las principales razones son su escalabilidad, rentabilidad y mayor alcance.

Vamos a llamarlo evolución, ¿de acuerdo?

✅ VENTAJAS de los eventos híbridos

➕ Llegue a más personas — Como se ha dicho, con los eventos híbridos puedes llegar a ambos mundos: el real y el virtual. Naturalmente, esto aumenta la cantidad de personas que pueden asistir a tu evento. Por lo tanto, si alguien no está en la ciudad y no llega a tiempo, puede simplemente conectarse a través de una aplicación. Y si tu evento se celebra en inglés, este número pasa a ser casi ilimitado.

➕ Atrae a más patrocinadores — El patrocinio no solo tiene que ver con el dinero, sino que también le ayuda a obtener publicidad, dirigirse a las comunidades e impulsar el valor de su evento. Está relacionado con la primera ventaja, porque si llegas a más personas, conseguir patrocinadores también será mucho más fácil.

➕ Crea contenido duradero — Cuando grabas todas las ponencias magistrales y grupos focales para transmitirlas en tiempo real, estás a solo un paso de transformar todo el contenido, las ideas y los consejos valiosos en algo que durará para siempre. Piensa en la biblioteca de YouTube con los mejores discursos y contenido adicional para tus redes sociales, blogs o páginas de destino.

➕ Seguridad de eventos — Y nos referimos tanto a la seguridad de sus asistentes como a la seguridad de sus ingresos. La única forma de organizar eventos en el apogeo de la era Covid era virtual. Si tu trabajo depende de ello, no tenías otra opción. Ahora que la situación se ha relajado, los eventos híbridos son ideales para mantener (si no aumentar) el alcance y, al mismo tiempo, garantizar un entorno seguro para todos.

➕ Valor más alto — Con el evento híbrido, puedes invitar fácilmente a prácticamente cualquier persona. Sin perder tiempo volando por todo el mundo, sin costes adicionales de alojamiento. Invite a las celebridades reconocidas mundialmente en su campo y aumente el valor de su evento ante los ojos de sus asistentes.

Aunque parece genial combinar las ventajas de los eventos presenciales y virtuales, organizar un evento híbrido no es solo para gatitos 😸 y arcoíris 🌈.

Todo en el mundo tiene algunas desventajas, y para ser completamente honesto contigo, aquí están.

❌ CONTRAS de los eventos híbridos

️➖ 2 experiencias diferentes — Doble problema. Dado que en un evento se reúnen dos tipos de personas, es necesario que piense en las diferentes experiencias que ofrece este tipo de reunión. No es una tarea fácil, pero si puedes llevarla a cabo, el resultado definitivamente vale la pena.

️➖ Mantener el interés de los huéspedes virtuales — Es un gran desafío tener a la gente viendo la conferencia desde su casa llena de distracciones, como lavar la ropa, Netflix, un balde de helado, niños salvajes, etc. Con una aplicación de eventos, puedes conectarlos con los asistentes presenciales e interactuar con ellos encuestas, deja que pregunten preguntas, y ayúdelos a planificar su camino a través de su programa. Sin estas herramientas, corre el riesgo de perder su atención a mitad de camino y asegúrese de que el año que viene prefieran elegir una nueva serie de su programa de televisión favorito.

🧐 ¿Debo organizar un evento híbrido?

Tal vez te preguntes si deberías hacerlo. ¿No es más fácil elegir entre el modo totalmente presencial o virtual? Terminemos la frase. Hemos reunido 3 cosas fundamentales que le ayudarán a decidir.

• Tus objetivos — Lo primero en lo que definitivamente debes pensar. Tus objetivos. ¿Qué efecto debería tener para usted o su empresa la celebración de un evento? ¿Es la solución híbrida la mejor y más adecuada si se conocen los pros y los contras? A continuación, comience con la configuración de los KPI. Lo que podría ayudarle es un artículo sobre cómo medir el éxito de tu evento. Son las siglas de los indicadores clave de rendimiento que muestran el progreso hacia el resultado deseado. ¿Se trata de métricas financieras, objetivos relacionados con el marketing o la satisfacción del cliente? Tú decides.
• Tu público objetivo: ¿A quién te diriges? O tal vez, ¿a quién quieres dirigirte? Piensa en la cantidad de personas, el tamaño de tu evento y las barreras lingüísticas. También puedes pensar en los conocimientos tecnológicos de tus asistentes, ya que la edad puede no ser el factor diferenciador más importante. Si su objetivo son los novatos en tecnología, asegúrese de preparar manuales prácticos y prepárese para apoyarlos en el camino. Puedes superar la barrera del idioma traduciendo el contenido a otros idiomas. Es importante no solo para la correcta toma de decisiones, sino también para la planificación, ya que puedes llegar a un público tan amplio que cubrirá varias zonas horarias.
• Sus recursos: Bueno, gracias por organizar un evento tan grande y complejo, pero... ¿Puedes darlo todo? Para evaluar si puedes organizar un evento híbrido, debes comprobar muchas cosas. El presupuesto debe brindarte la opción de contratar suficiente personal. Puede ahorrar en los gastos de viaje y sede, pero hay algunos gastos adicionales: tecnologías, herramientas y un amplio soporte. Necesitarás más tiempo para planificar todo correctamente, de modo que todas las piezas encajen como en un rompecabezas. Si sientes que esto está más allá de ti, aquí tienes 13 herramientas que puede necesitar para planificar y ejecutar mejor el evento híbrido.

🔎 Tipos de eventos híbridos que existen

Dado que los eventos híbridos consisten en combinar lo virtual con lo presencial, existen muchas variaciones del aspecto que puede tener un evento híbrido. Vamos a echar un vistazo.

• Principalmente offline — Probablemente lo primero que te venga a la mente es el evento en el que una parte más importante ocurre en persona. La mayoría de los ponentes y asistentes se encuentran en el lugar, mientras que el evento se retransmite por streaming a asistentes virtuales bastante pasivos que solo ven el evento, pero no pueden establecer contactos, hacer preguntas, etc. A menos que el organizador utilice alguna aplicación para el evento o alguna otra solución.
• Principalmente en línea — Este es un modelo bastante común en el que los altavoces están presentes en el estudio y transmiten a una audiencia en línea. Los asistentes solo tienen que encender sus ordenadores portátiles y disfrutar de la experiencia virtual, a la vez que también pueden hacer preguntas e interactuar a través de la plataforma de streaming o de una aplicación para eventos. Este modelo funcionó particularmente bien para la educación en tiempos de la pandemia.
• Verdaderamente mixto — Ahora es el momento de mezclarlo todo. Si invitas a algunos ponentes a hablar en persona y a otros de forma virtual, lo mismo se aplica a los asistentes. Los mayores desafíos son crear igualdad de oportunidades para ambos grupos de asistentes e involucrar a quienes están conectados de forma remota. Las encuestas, las preguntas y respuestas y los módulos para establecer contactos en la aplicación de tu evento son las herramientas más eficaces para ayudarte a lograr este objetivo.
• Bajo demanda — ¡Oh, caramba, aquí estamos llegando a alguna parte! ¿Qué tal grabar todo el evento en persona y ofrecerlo al público como hecho para que puedan verlo no en tiempo real, sino también bajo demanda, al igual que Netflix? Esto parece casi irresistible. Dos pájaros de un tiro, audiencia ilimitada, posibilidad de hacer pequeños trucos de edición para darle más sabor a las cosas y añadir contenido extra como guinda del pastel.
• Clase magistral híbrida — Pedalear al máximo, eso es lo que nos encanta. El último modelo es para los asistentes híbridos experimentados que conocen tan bien a su público que pueden crear un evento con dos experiencias muy diferentes para los asistentes presenciales y virtuales. Las principales sesiones clave pueden permanecer iguales, pero el resto será diferente para los invitados virtuales y presenciales. Dale un poco de energía y apostamos a que volverá a ti.

🙏 Téngalo en cuenta al organizar un evento híbrido

Siempre hay algo que hay que tener en cuenta, ¿verdad? Apagar la luz, cerrar la ventana, asegurarse de no quemar la comida en el horno...

Lo mismo ocurre con los eventos híbridos. Ten en cuenta estas cosas y tu evento híbrido será fantástico.

Garantizado.

• Esto es fundamental. Los asistentes presenciales no son lo mismo que los asistentes virtuales. ¡Nunca los juntes todos! Pero si bien son dos grupos diferentes, ellas todos quieren participar. Acérquese a ellos por separado, pero permítales conectarse por igual. ¿Cómo? Haga preguntas, solicite respuestas, investigue, hágase amigo de ellos. De hecho, nunca ha sido tan fácil. Con una herramienta para eventos como Eventee, puedes reunir a tus dos públicos en una plataforma para establecer contactos, mantenerlos a todos interesados durante todo el evento y mucho más.
• Sabes, al principio, el evento es interesante, pero una o dos horas después, prestar atención se convierte en un trabajo duro. La gente no puede concentrarse más de 90 minutos, por eso todos necesitamos descansos. Para no dejar que los asistentes se aburran y se agoten, haz que tus sesiones sean breves y aumenta la interacción entre ellas. La parte más alejada de la audiencia se ve amenazada mucho más por la fatiga, así que no organices sesiones de más de 30 minutos.
• Tecnologías. Es el alfa y el omega porque tú no se puede crear un evento híbrido sin tecnologías. No subestimes nada y lee nuestro guía definitiva para transmitir tu evento en tiempo real. No te preocupes, elegir la herramienta adecuada no es ciencia espacial y seguro que descubrirás la herramienta adecuada para tus eventos, como mantequilla de maní y mermelada.
• Récord, por favor. En todos los casos. Quizá encuentres lo que quieras añadir la próxima vez, aprendas, puedas ofrecérselo a otras personas, publicar entre bastidores y echar un vistazo en las redes sociales, quizás encuentres una nueva forma de monetizar el evento que acabas de celebrar. Reciclar es una práctica habitual para ampliar tu evento. Si lo que haces es bueno, no hay nada que pueda impedir que lo utilices aún más.

😎 Consejos e ideas para dar inicio a tu evento híbrido con estilo

No quieres organizar cualquier evento. Quieres organizar un evento que tenga estilo y a la gente le encante unirse a él. No seas solo un anfitrión, sé también un anfitrión con estilo. Estos son algunos consejos que garantizarán que su evento llegue a las categorías más interesantes y únicas.

La preparación importa

Entrena, prepara, prueba y experimenta. Con todo, desde hablar hasta cooperar entre tu tecnología.

Mezcla las cosas

¡Diversidad! Siempre es bueno. Proporcione un variedad dinámica de formatos de sesión como presentaciones, talleres, sesiones de networking y mesas redondas.

Aterrizaje suave

La organización es la prioridad número uno. Cree una página de inicio en la que pueda colocar toda la información importante y desde la que pueda acceder tanto a los asistentes remotos como presenciales.

Comunica, comunica y comunica

Sencillo, pero igual de importante. Crea un experiencia virtual que se siente como en persona. No importa si se trata de una llamada de audio o vídeo, con herramientas como Eventee o SlidesLive recibirás la atención que te mereces.

Rellene los huecos

Durante el descanso, añade algo detrás de escena. transmite y echa un vistazo o reproduce al menos algo de música para que los asistentes virtuales no pierdan el ritmo, no se sientan olvidados y excluidos.

MC por la victoria

Un gran orador o moderador es imprescindible, pero ¿qué tal un MC adicional para la parte virtual? Aquí están nuestros 6 consejos sobre cómo seleccionar al mejor moderador de eventos, en caso de que te lo preguntes.

Haz que se muevan

Estás dando a los asistentes remotos algo que ver, pero ¿qué pasa con su salud? Ofrézcales sesiones de estiramiento e inyecta más vida en sus venas.

Ayude a los patrocinadores a obtener visibilidad

Recuerda hacer felices a los patrocinadores. Cree stands que sirvan como puntos de contacto para que los asistentes presenciales y virtuales: mejorar el ROI del patrocinio.

Why Is Sponsorship Important for Your Event + How to Find an Ideal Sponsor

Event sponsorship is a powerful marketing tool that plays an important role in every event strategy. Learn how it can benefit your event when done right. And get some tips on how to find and win the perfect sponsor for your event. Start boosting your sponsorship sales today!

Hai Yen Luong

February 2, 2021

Regala extras

Establezca expectativas altas, porque más siempre es mejor que menos. Contenido extra nunca entristeció a nadie.

Interactúa con todos ellos

La planificación es lo que hace compromiso perfecto. Preguntas y respuestas, encuestas, charlas, salas para grupos pequeños: eso es lo que añade entusiasmo a su evento.

Mantente en contacto las 24 horas

Notificaciones push para mantener a los asistentes informados y comprometidos. ¡Esto puede ayudar mucho! Un anuncio sobre tu próximo evento iluminará las miradas de todos.

A todos les encanta competir

Algunos de nosotros hemos crecido compitiendo y otros no. Pero una competición divertida (tal vez con entradas gratis para el próximo evento o algún contenido especial como premio) es sin duda buena para el espíritu. ¿Qué tal un concurso de fotografía para el mejor evento o un concurso de remates?

Vuélvete loco

Y por último, pero no por ello menos importante: el medio ambiente. Asegúrate de que todos los asistentes se sientan bien en el entorno que creas. Decóralo y mueblalo: piensa en un lugar donde cargar dispositivos y en auriculares con cancelación de ruido, ofrécele comida y bebida o masajes gratis, ¡disfruta de un maldito jardín zen si quieres! Haz cualquier cosa para que tus asistentes estén cómodos y cómodos.

Si estás buscando consejos más eficaces, echa un vistazo a 10 ideas rompehielos para dar inicio a tu evento. Pero no lo pienses demasiado, ¡sabemos que tu evento será genial!

💡 Vamos a terminar

Un evento híbrido es un hijo de la era moderna. Cuando mezclas mundos offline y online, un lindo nace un evento híbrido. ¿Es para ti?

Pregúntese acerca de sus objetivos, su público objetivo y sus recursos. Luego decide.

¿Estás dentro? ¡Genial!

La principal ventaja de un evento híbrido es que puedes llegue fácilmente a una audiencia global, o al menos una audiencia mucho mayor, que combine asistentes presenciales y virtuales. Un mayor alcance significa más patrocinadores y más visibilidad para tu evento en general.

Sin embargo, el alcance y la visibilidad por sí solos no garantizan el éxito de su evento. La experiencia es clave. Hazlo bien.

Piense en la audiencia como dos asistentes diferentes a los que debe dirigirse por separado pero conectarse al mismo tiempo. No olvides mantener la participación de ambos grupos, nadie quiere que un asistente molesto se duerma en el sofá de su casa.

Asegúrate de planificar una gran experiencia para todos, utilizando una amplia gama de tecnologías, herramientas y aplicaciones para mantenerte en el camino correcto todo el tiempo.
¿Aún no estás seguro de si estás preparado para organizar un evento híbrido? Está bien quedarse con un uno totalmente virtual. Lea nuestro guía definitiva sobre cómo organizar un evento virtual y empecemos a cavar.