Todo lo que necesita para organizar un gran evento virtual perfectamente incluido en una sola guía. Aprenderás cómo mejorar sin esfuerzo la calidad del audio y el vídeo, qué es lo que hay que planificar con antelación y por qué no hay otra forma de organizar un evento virtual profesional que con una aplicación para eventos.
Tenga en cuenta que este artículo ha sido traducido mediante un traductor automático.
Organizar un evento virtual es una tarea difícil, especialmente cuando es la primera vez. Un pequeño error y todo tu esfuerzo pueden convertirse en un fallo de encendido, molestar a tu jefe o hacer que tus pistas se queden frías como el hielo. Sin embargo, no se asuste; el remedio es bastante sencillo. Inhala, exhala y preparémonos para la batalla.
El mundo pospandémico está floreciendo con reuniones en línea de todo tipo. Las reuniones más pequeñas, como ferias o exposiciones, tienen se hizo virtual; con frecuencia se celebran grandes eventos como conferencias, cumbres o conciertos tanto en línea como fuera de línea. Si bien el auge de los eventos virtuales podría debilitarse a medida que la pandemia de la COVID-19 vuelva a estar bajo control, la nueva normalidad de los eventos híbridos se mantendrá. Según nuestro Informe sobre la industria de eventos 2021, ahora hay 5 veces más eventos híbridos que antes de la pandemia. Dado que el futuro es híbrido, saber cómo organizar eventos virtuales seguramente será útil.
Gracias a este cambio, ha surgido una amplia gama de herramientas y ricas fuentes de conocimiento para ayudarte a evitar las trampas más comunes.
En primer lugar, aquí tienes 5 reglas básicas que te ayudarán a mantener la calma y una actitud positiva tanto antes como durante la organización de tu evento virtual.
1. No dejes nada «para más tarde»
Planificar tantos detalles como sea posible y adelantarse a los plazos le ayudará a mantener el nivel de estrés bajo control.
2. No se deje intimidar por las tecnologías y el software
¡Las tecnologías y el software son el mejor amigo del evento virtual y su salvador! Tómate tu tiempo para explorar todas las opciones del mercado y encuentra las herramientas que te ayudarán durante todo el proceso, desde la gestión de todas las tareas hasta la promoción de tu evento y la participación de tu audiencia.
3. No esperes que algo se arregle solo
Tenga un plan de respaldo. Haga una lluvia de ideas con su equipo sobre los posibles problemas y prepare una solución para cada caso.
4. No subestimes la fase de prueba
Tirarse al agua sin probarlo todo a fondo es una forma comprobada de convertir el éxito de un evento en un fracaso.
5. No te castigues por las imperfecciones
¿Sabías que la planificación de eventos se considera uno de los trabajos más estresantes? Permítete cometer errores. La mayoría de las veces, de todos modos, solo tú los notaste.
Cuando hayamos aclarado esto, es hora de arremangarse y ponerse el sombrero de hacer las cosas.
Para mantenerte concentrado y ayudarte a navegar por el complejo mundo de los eventos virtuales, hemos creado una lista de verificación de todo lo que hay que comprar, considerar y planificar. La competencia en el sector crece rápidamente, así que prepárate para ir más allá y preparar una experiencia inolvidable para tu público y tus ponentes.
Cuanto mejor se vea tu actuación y mejor suene, es más probable que tu audiencia se concentre en el tema y no cambie a otra pestaña de su navegador, ni siquiera empiece a preparar platos. Comprar el hardware básico no tiene por qué suponer una gran inversión hoy en día, así que no te preocupes si tu presupuesto es limitado.
Prácticamente, no importa. Puedes obtener excelentes resultados con ambas opciones, pero prepárate para que solo un teléfono o un portátil nunca sean suficientes para los eventos que se supone que deben tener un aspecto al menos un poco profesional. Como regla general, si la cámara frontal de su teléfono inteligente ofrece una calidad de imagen decente, puede transmitir únicamente con su teléfono inteligente. De lo contrario, una computadora portátil le proporcionará más opciones y opciones. De todos modos, lo más probable es que necesites ambas, así que prepáralas y continúa leyendo.
Lo que dices no es lo que tu audiencia va a escuchar. Con la mayoría de los micrófonos integrados, escucharán un desagradable ruido agudo, un eco perturbador o crujidos y estallidos insoportables. Por lo tanto, lo más importante es un micrófono externo que reduzca o elimine los sonidos no deseados para que todos puedan escuchar alto y claro lo que dicen los altavoces.
Consejo básico: No es gran cosa, puedes pedir un micrófono lo suficientemente bueno en Aliexpress por tan solo unos pocos dólares. Asegúrese de comprobar que su portátil tenga el conector de micrófono correcto o, en su lugar, opte por la versión USB universal. Si decides hacer streaming desde tu smartphone, también hay prácticas opciones de conexión Jack y USB-C.
Consejo profesional: ¿Buscas algo más profesional? Con más dinero, puedes divertirte más. Los micrófonos direccionales e inalámbricos que vienen con reducción de ruido y muchas otras funciones pueden costar unos cientos de dólares, pero una vez que escuches la salida, no te arrepentirás.
Lista de opciones populares:
Una cámara en un teléfono inteligente promedio es mucho mejor que una cámara web en una computadora portátil cara. Si vas a reproducir tu rostro en streaming para añadir emociones, gestos e imitaciones, no obligues a los espectadores a mirar fijamente una pared borrosa de píxeles. La forma más sencilla es utilizar la cámara de tu smartphone o invertir en una solución profesional.
Consejo básico: Simplemente conecta tu teléfono a un ordenador y úsalo como cámara web para hacer streaming. Descargar #LiveDroid aplicación para teléfonos Android; los usuarios de Apple deben buscar la Cámara Epoc aplicación. Después, solo tienes que seguir el flujo, añadir la nueva fuente a tu plataforma de streaming de escritorio o descargar controladores adicionales.
Consejo profesional: Usa una cámara réflex digital de fotograma completo o sin espejo para tu transmisión. Esta opción es un poco cara, pero la imagen profunda y realista de ti mismo bien vale la pena. Solo busque cámaras que tengan una salida HDMI limpia, que puedan funcionar con un cargador conectado y que no sean propensas a sobrecalentarse.
Lista de opciones populares:
A todo el mundo le encantaría que el mundo de #nofilter tuviera un aspecto perfecto. La verdad es que incluso sin el filtro «Embellecer», puedes mejorar la escena drásticamente. Aquellos que se esfuerzan por lograr un evento con un aspecto de máxima calidad, tarde o temprano se darán cuenta de que necesitan un control total de los aspectos clave: el ángulo de la cámara, la luz, el sonido, el eco y el fondo.
Consejo básico: Para evitar que la escena parezca poco profunda, añade algunas luces al fondo. Nunca debes sentarte justo en frente de una ventana; la fuente de luz principal debe apuntar hacia ti desde el frente, pero añadir un poco de luz tenue al fondo siempre ayuda.
¿Deberíamos decirte lo práctico que es un trípode?
Si te ves obligado a hacer streaming en una sala con un eco fuerte (básicamente cualquier sala de conferencias con paredes lisas), no dudes en invertir en un micrófono con cancelación de ruido que filtre los ruidos ambientales. Los podcasters también aprendieron otro truco durante los confinamientos: grabar sus discursos bajo una manta sin que se produjera ningún tipo de eco. Funciona muy bien para las emisiones en las que solo se escucha audio, ya que un poco de sudor en la frente no importa.
Consejo profesional: Los streamers afortunados utilizan un estudio profesional. No siempre es económicamente viable crear uno propio, pero siempre existe la opción de alquilar uno. Fondo verde, luces profesionales, micrófonos, cámaras, paneles acústicos de pared, todo está al alcance de tu mano.
Lista de opciones populares:
Uf, ¿estás listo para entrar en un nuevo capítulo? Hablemos del software que quizás quieras usar para tu evento virtual. ¿Sabes cuál plataformas, estudios y aplicaciones de eventos vas a usar? Es lo mismo que con el hardware: no necesitas tenerlo todo, pero al menos deberías saber qué opciones están disponibles. Tú eres el que está a cargo del evento, por lo que decides si vas a hacer streaming en un solo canal de redes sociales, cómo te comunicarás con el público, etc.
Deberías hacer streaming en una plataforma que tu audiencia utilice activamente. Cada una ofrece funciones adicionales un poco diferentes, pero la esencia no cambia: estás transmitiendo una transmisión de audio y vídeo al público. ¿Cuáles son las plataformas de streaming más populares hoy en día?
No hay una respuesta universal o directa. Sin embargo, si lo deseas transmitir a más de una plataforma, el estudio de streaming parece ser una mejor opción que hacer streaming desde varios dispositivos. Muchas personas influyentes usan dos teléfonos inteligentes para emitir en vivo en Facebook e Instagram simultáneamente, pero resulta incómodo gestionarlo cuando hay una forma más fácil.
¿Estás pensando en un estudio de streaming profesional para tus eventos virtuales? Es como un eje central, donde se crea el contenido y luego se pasa a múltiples plataformas. Transmisión simultánea no es la única función que puede obtener con las siguientes herramientas.
Transmite en vivo a través de Facebook, LinkedIn, YouTube, Periscope y Twitch. StreamYard ofrece una herramienta para crear fácilmente un panel de discusión interactivo con ponentes dentro de la aplicación. Solo tiene una desventaja: debes tener Google Chrome. El plan básico es gratuito.
Uno de los estudios de streaming más populares que admite una gran cantidad de servicios: YouTube, Twitch, Facebook, incluso Ok.ru y Douyu. Toda la configuración es fluida y automatizada, además puedes crear fácilmente tu propio servidor RTMP. El plan básico es gratuito.
Aunque no puedes invitar a más ponentes a la OBS de Streamlabs, puede resultar útil cuando haces streaming desde un solo lugar. Edita tus vídeos directamente en la aplicación, comparte tu pantalla y descubre muchas otras funciones. El plan básico es gratuito.
Sin embargo, estas 3 opciones son solo una fracción de las soluciones disponibles, así que si aún tienes dudas, lee nuestro artículo sobre otras plataformas de transmisión de vídeo.
Suficiente para el parloteo técnico. Una vez que tengas todo el hardware y el software listos, es hora de empezar a trabajar en lo que realmente importa. ¡El contenido! Todos los pasos anteriores son solo requisitos previos importantes, pero ahora es el momento de pasar página y centrarse en la los ponentes y tu audiencia.
Si eres un influencer, podría bastar con crear una historia que diga: «Vive en 10. ¿Quién se une?» y obtendrás cientos de seguidores que se unirán a tu transmisión en vivo. Sin embargo, escribimos esto guía para empresas organizar eventos virtuales para sus clientes, socios, empleados, clientes potenciales; tú, lo que sea. Estos eventos son conferencias, seminarios, exposiciones o webinars en lugar de una simple charla sobre la pasión de alguien por un buen frappuccino de calabaza y avellana (sin ánimo de ofender, moriríamos por cualquier tipo de café, eso es seguro).
Estas reuniones virtuales exigen profesionalismo. Los asistentes suelen pagar bastante dinero para llegar allí y quieren planificar con antelación a qué bloques asistirán sacar el máximo provecho de su presencia en el evento. Quieren hacer preguntas a los ponentes, quieren saber quiénes son los ponentes y tal vez quieran establecer contactos con otros profesionales interesado en el mismo tema. Virtual o presencial, esto sigue siendo el mismo.
E incluso si no hay cuota de admisión, cuanto mejor organizado esté el evento, más probabilidades hay de que los asistentes perciba su empresa como un negocio bien cuidado con los que les encantaría cooperar en el futuro. Organización de eventos solía llevar bastante tiempo: crear un sitio web de eventos complejo, permitir que las personas inicien sesión y crear sus perfiles, enviar correos electrónicos manualmente, hacer esto y aquello. Sorpresa, sorpresa, ¡ahora tenemos una aplicación para eso!
Advertencia: no queremos hablar a espaldas de nuestros competidores. Por supuesto, algunos de ellos intentan expandirse demasiado; otros dan lo mejor de sí mismos en casos de uso específicos. En esta parte, demostraremos todos los beneficios que puede brindarte la organización de un evento virtual si eliges Eventee.
Entonces, ¿qué puede hacer por ti una aplicación como Eventee? Bueno, hay una lista de funciones que pueden resultarte prácticas:
Todos queremos que nuestros eventos tengan un aspecto profesional y se conviertan en una experiencia inolvidable a los ojos de nuestros asistentes. Aun así, parece tan complicado que a menudo nos echamos atrás y elegimos la forma segura y «aburrida». La solución es fácil: crear sus eventos dentro de un aplicación como Eventee lo traerá todo sin esfuerzo adicional, ¡y no le llevará más de unos minutos de su tiempo!
La clave para una presentación profesional es mantener una imagen coherente de su marca en todos los canales de comunicación. Lo que hace que Eventee sea especial es que no es solo una aplicación móvil o web, sino que también genera automáticamente una página de inicio a partir del contenido de tu evento, incluida tu marca. Se acabaron los costosos diseños y codificaciones de sitios web; todo viene con la aplicación Eventee.
Eventee funciona mejor para eventos presenciales, pero con la posibilidad de incrustar transmisiones de YouTube, Facebook Live, Vimeo, Zoom, SlidesLive y otros (📝 Consulta la lista completa de todos herramientas de streaming, alojamiento de vídeo y reuniones en línea compatibles actualmente), puede convertir todo lo que está sucediendo en un evento virtual con solo pulsar un interruptor. O opte por un modelo híbrido; al final del día, es su evento.
Los seminarios o conferencias pueden ser muy concurridos, con ponentes hablando en varios escenarios, decorados con animadas programas. Deje que sus asistentes revisen el cronograma y creen sus listas de favoritos por adelantado. Luego, la aplicación les notificará para que no se pierdan ningún punto innovador de su agenda.
Los eventos hacen lo mejor conexión espacios, ya que reúnen y conectan a personas que tienen los mismos intereses temáticos. En los eventos virtuales, este aspecto pasa a depender totalmente de la tecnología. Tienes muchas opciones para impulsar la creación de redes en eventos virtuales, pero no hay manera más fácil que usar una aplicación de eventos. Si decides darle una oportunidad a la aplicación Eventee, puedes ofrecerles una forma divertida similar a Tinder de conocer nuevos compañeros. ¿Coincide o no coincide? Esa es la cuestión.
Nuestros clientes suelen decir: «No pudimos lograr que la gente interactuara realmente durante el evento». Con Eventee, crear una encuesta en vivo durante el discurso y recoger las preguntas del público nunca fue tan fácil. Además, recolectamos votos populares para preguntas, de modo que si el tiempo en el escenario es limitado, el orador puede centrarse en las preguntas más importantes que figuran en la parte superior de la lista.
Mantener el control sobre los presupuestos y los gastos cuando preparas todo por tu cuenta puede ser una pesadilla. El lista de precios transparente con una suscripción anual le dirá exactamente cuánto paga y qué funciones obtiene, lo que añade previsibilidad a la planificación de su presupuesto.
¿No lo crees? Compruebe un estudio de caso sobre lo fácil que es cambiar los eventos a virtuales con Eventee. Y si estás buscando más herramientas para crear tu mejor paquete tecnológico, aquí tienes nuestra lista de 13 herramientas GRATUITAS para administradores de eventos.
Organizar un evento virtual requiere que organices un montón de tareas diferentes, pero no te preocupes, tenemos todo lo que necesitas. Sigue estos 7 pasos y asegúrate de ir por el camino más rápido hacia un evento exitoso.
Responda a la serie de preguntas fundamentales para obtener la pista esencial sobre su evento futuro.
Prepara todos sus sistemas. Reúna y conecte todo su hardware y, a continuación, compruebe que el software que ha elegido funciona correctamente con él.
¡Claro que sí! Haz la prueba como si no hubiera mañana. ¡Crea un evento de muestra para tu equipo y prueba E V E R Y T H I N G! No hay nada peor que descubrir que algo no funciona 5 minutos antes de su lanzamiento. Usted puede el papel de un orador y una audiencia, así sabrás cómo funcionan las herramientas de interacción, dónde colocar las notas del moderador, qué lado de tu cara se ve mejor y tendrás la tan necesaria sensación de preparación.
Asegúrese de que sus ponentes sepan todo lo que necesitan para pronunciar un discurso adaptado a su audiencia. Ajusta el tema con ellos para que se adapte a tu evento y envía el «plan de batalla» para que todos sepan qué hacer. Concéntrate principalmente en explicar cómo conectarse a la transmisión si los altavoces no se encuentran en tu estudio, qué hardware usar, resalta la necesidad de una buena iluminación, sonido, etc.
Además, debes tratar de encontrar maneras de involucrar de manera efectiva al orador con los asistentes. Esto es algo de lo que se encargan las aplicaciones para eventos, así que asegúrate de que tus ponentes (¡y asistentes!) sepan cómo usar estas herramientas. Es crucial. Cuestionarios, secciones de preguntas y respuestas, encuestas: todo esto puede refrescar tus eventos si se planifican correctamente. Al menos no te sorprenderá que tu anfitrión te haga una pregunta aleatoria de forma inesperada y espere que recopiles rápidamente las respuestas tanto del público presencial como de los asistentes virtuales. Además, las aplicaciones para eventos ofrecen funciones de interacción en tiempo real que los ponentes pueden utilizar adicionalmente.
Cuando todo el evento adquiera formas visibles, puedes invitar a tu audiencia y empezar a burlarte de ellos. El la mejor práctica es tener un página de inicio central del evento donde toda la información necesaria, los horarios y las listas de oradores estén actualizados. Todos pueden comprar sus entradas o registrarse para un evento gratuito allí.
Depende de ti y de tu creatividad captar la atención de las personas en las redes sociales o mediante el marketing por correo electrónico. La aplicación Eventee no es solo una herramienta de gestión y participación in situ, sino que también puede integrar Eventee con canales como Mailchimp y ponte en contacto con los asistentes antes o incluso después de que finalice el evento. Pero, sobre todo, ayudamos a que su evento tenga un aspecto profesional y bien diseñado sin necesidad de programar ni hacer ningún esfuerzo intenso.
Esta es la parte en la que ocurre toda la magia. Ahora es el momento de hacer que su evento virtual destaque realmente. Enviar notificaciones push a los asistentes durante el evento (si utilizas una aplicación para eventos), publica y crea historias en las redes sociales, etc.
La atención posterior al evento no es menos importante, pero muchos la descuidan. Asegúrese de ponerse en contacto con los asistentes, darles las gracias por asistir y darles palmaditas en la espalda para que se sientan parte de la familia.
Esto es casi evidente, pero creemos que es importante destacarlo. Los eventos pueden ser estresantes, pero tú, como anfitrión u organizador, deberías disfrútalas siempre. Disfrute del desafío, celebre los pequeños éxitos y espere con ansias el producto final. La alegría es como un virus, por lo que todos tus asistentes te devolverán la sonrisa si pareces feliz. Es más fácil decirlo que hacerlo, pero cuando la vida te dé frutos, detente y recuerda el paso número 7.
Todos somos humanos; cometemos errores, pero si cometes algunos, asegúrate de aprender una lección y no repetirla en el futuro. Es tan sencillo como eso.
¡Los eventos son divertidos! Los eventos virtuales son un poco más difíciles, pero no hay razón para que no puedas asistir. Asegúrese de planificar con anticipación y no dejes los plazos desapercibidos hasta que sea demasiado tarde. Trabaja duro al principio y bebe piñacolada más tarde. Lleva tus habilidades de streaming a un nivel completamente nuevo con un pequeño inversión en hardware como micrófonos y luces, pero el deseo de perfección no debería arrastrarte hacia abajo.
Los eventos transmitidos requieren que elige las plataformas correctas entre opciones populares como Facebook Live, Twitch y LinkedIn o herramientas profesionales como Vimeo y Zoom. Lo más probable es que un estudio de streaming también será útil, así que asegúrate de revisar Restream o StreamYard. Juntalo todo y pruébalo minuciosamente, ¡así estarás seguro de que tu Frankenstein está vivo! Ja, ja, ja, debería funcionar a las mil maravillas con nuestros consejos, así que no te preocupes.
Somos tipos honestos, así que lo dejamos para el final. Si desea que su evento irradie profesionalismo y ofrezca a los asistentes unas características impresionantes, consigue un aplicación de eventos como Eventee. Te ahorrarás mucho tiempo en la organización; no lo creerás. Además, abrirá un mundo completamente nuevo de herramientas para interactúa con tus asistentes. Esto es lo que marca la diferencia entre las transmisiones empresariales normales y corrientes y los eventos virtuales que todos adoran.
¿Está listo para hacer que la gente ame su evento virtual? Prueba de eventos.
