Zoom es una de las herramientas más populares para eventos virtuales y reuniones en línea. Echemos un vistazo a las herramientas que pueden facilitar mucho la organización de sus eventos de Zoom y, al mismo tiempo, ayudarlo a mejorar la experiencia de los asistentes.
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No hay duda de que en la era del distanciamiento social y la comunicación digital, Zoom se ha convertido en una de las herramientas más populares para organizar eventos virtuales. Sin embargo, Zoom por sí solo no proporciona todas las funciones que necesita para organizar un evento exitoso y, por lo tanto, debería considerar el uso de servicios de terceros que resuelvan las diferentes necesidades de los eventos. En combinación con las herramientas adecuadas, puede facilitar mucho la organización de eventos virtuales y, al mismo tiempo, mejorar la experiencia de los asistentes.
Este artículo proporciona una lista de más de 14 herramientas que puede integrar con diferentes soluciones de Zoom o usar junto con Zoom para llevar sus eventos virtuales al siguiente nivel. Analicémoslas en cuatro etapas diferentes del evento: planificación del evento, marketing y ventas, participación en el evento y posterior al evento.
La planificación de un evento no es una tarea sencilla que ocurre de la noche a la mañana, por el contrario, es la parte del evento que consume más tiempo, lo cual es crucial para el éxito de su evento. Requiere una preparación minuciosa, la mayoría de las veces con un año o incluso más de antelación, según el tamaño del evento. Es muy difícil mantener no solo a uno mismo, sino también a todos los miembros de tu equipo en el buen camino y motivados durante esta primera etapa. Por suerte, hay muchísimas herramientas y servicios que puedes usar con Zoom para facilitar la gestión de tareas complejas y también de tus equipos.
Trello es una herramienta de gestión de proyectos que te ofrece una visión general clara de todas las tareas, desde el panorama general hasta el detalle de cada tarea. Su funcionamiento se basa en el método Kanban, cuyo objetivo es ayudarte a visualizar todo el proceso a lo largo de las diferentes etapas de la finalización de una tarea (por ejemplo, por hacer > en curso > completada). Este método te mantiene organizado y conduce a la eficiencia al mejorar la motivación de cada miembro del equipo.
La integración de Trello con Zoom te permite gestionar las tareas en esas dos herramientas: crear nuevas tarjetas, escribir comentarios, buscar tarjetas, mostrar detalles de las tarjetas, etc. Todo ello mediante comandos de barra diagonal (/tr) en el chat de Zoom.
Herramientas similares a Trello, que puedes integrar con Zoom: Asana, Jira, lunes, etcétera.
La comunicación efectiva en un equipo es clave para una planificación exitosa de eventos. Slack es una herramienta líder del mercado para la comunicación y la colaboración en equipo, que te permite crear diferentes canales para cada uno de tus campos, equipos, temas, etc., para que tengas todo en un solo lugar.
Una vez más, esta integración funciona mediante comandos de barra diagonal (/zoom), que activan diferentes acciones: iniciar o unirse a una reunión, ver los detalles de la reunión o incluso iniciar una llamada directamente en el canal de Slack con un solo clic. También puedes compartir fácilmente los resúmenes o grabaciones de las reuniones con tu equipo justo después de que la reunión haya terminado.
Calendly es una herramienta que le ayuda a programar sus reuniones de Zoom con su equipo. Zoom es compatible con muchas otras herramientas de programación además de Calendly, como Calendario de Google, Calendario tejido, Sprintuoso, etcétera.
Siempre que creas una reunión de Zoom, Calendly añade automáticamente un evento a tu calendario de eventos junto con toda la información de la reunión. También se encarga de los recordatorios para que todos estén preparados para las reuniones.
Zapier es una plataforma de automatización del flujo de trabajo que conecta dos o más aplicaciones a través de Zapps, que consisten en un disparador en una aplicación y una acción desencadenante en otra aplicación. Proporciona una lista de más de 3000 aplicaciones que puedes conectar con Zoom para ampliar su funcionalidad y automatizar tu flujo de trabajo durante la planificación de eventos.
Explora las aplicaciones que funcionan con Zapier aquí.
El marketing desempeña un papel importante en la monetización de su evento. El uso de una estrategia de marketing eficaz y coherente le ayudará a llegar a un público más amplio y a aumentar la venta de entradas.
Eventbrite es una de las plataformas de gestión de eventos y venta de entradas más populares. Es un lugar donde puedes crear, vender o promocionar tus eventos. Eventbrite cobra una tarifa por cada evento en el que se vendan entradas. Si organizas tu evento de forma gratuita, ¡la plataforma también lo será!
La integración de Eventbrite con Zoom te ayuda a monetizar tus eventos en línea. Te permite sincronizar la información de tus eventos, mejorar la experiencia de los asistentes al ofrecer una página de eventos e incluso enviar recordatorios de eventos a tus asistentes mediante correos electrónicos automáticos.
Mailchimp es una plataforma de marketing por correo electrónico que te ayuda a crear, editar y enviar correos electrónicos masivos dirigidos. Tiene un editor simple y un montón de plantillas prediseñadas, que harán que tus correos electrónicos tengan un aspecto profesional sin tener que esforzarte más.
Integra Mailchimp con tu cuenta de Zoom y comparte tu informe de campaña en el chat de Zoom para que todos estén al tanto del rendimiento de tu correo electrónico. Gracias a la sincronización de datos, puedes iniciar o programar fácilmente una reunión con tus contactos de Mailchimp. Las campañas de correo electrónico también son una excelente manera de llegar a los asistentes una vez finalizado el evento.
Las redes sociales se han convertido en parte de nuestra vida cotidiana y no podemos imaginar cómo sería el mundo sin ellas. Para los organizadores de eventos, significa la oportunidad de llegar sin esfuerzo a un público amplio con sus campañas que difundirán información sobre el próximo evento y promoverán la venta de entradas.
Hootsuite es una plataforma líder de administración de redes sociales, que proporciona herramientas que lo ayudan con su marketing en redes sociales, desde la creación y el intercambio de contenido hasta la participación, la publicidad, el monitoreo de la competencia y la evaluación de publicaciones.
Hay muchas herramientas disponibles en el mercado que brindan funciones para la administración de contenido de redes sociales, las alternativas populares a Hootsuite son Tampón y Sprout Social.
Canva es una popular plataforma de diseño gráfico que te permite crear contenido visual atractivo que capte la atención de los asistentes. La amplia gama de plantillas (incluidos los fondos de Zoom) y el sencillo editor hacen que crear cualquier diseño con Canva sea rápido y sencillo.
Zoom te permite usar tus propias imágenes y vídeos como fondo durante las sesiones retransmitidas. Puedes aprovechar esta función para promocionar a los patrocinadores de tus eventos, promocionar tus transmisiones o mostrar información importante ante los ojos de los asistentes.
¡La lucha es real! Involucrar a los asistentes durante los eventos virtuales es mucho más difícil que durante los eventos que se organizan presencial. Los asistentes que asisten físicamente a un evento, ven a los ponentes e interactúan personalmente con otras personas en el lugar, suelen centrarse más en el contenido del evento. Los eventos virtuales, por otro lado, tienen que competir constantemente para captar la atención de los asistentes, al igual que muchos otros elementos externos (como anuncios digitales, notificaciones en redes sociales o incluso tareas del hogar, vídeos graciosos de gatos en YouTube o aperitivos en la alacena) están atacando la atención de los usuarios desde todos los rincones cuando asisten a eventos en línea y cómodamente desde sus hogares.
La forma más sencilla de atraer a los asistentes es utilizar un aplicación de eventos. Eventee es una herramienta para eventos que no solo le ayuda a interactuar con los asistentes, sino también a gestionar sus eventos y a mejorar la experiencia general del evento. Aprovecha las potentes funciones, como la agenda, preguntas en vivo&encuestas, conexión, suministro de noticias, análisis, actualizaciones en tiempo real y mucho más.
Como una de las pocas soluciones de herramientas para eventos del mercado, Eventee ofrece a los organizadores de eventos una página principal del evento, aplicación web, y aplicación móvil por un precio. Tus asistentes pueden unirse a tu evento desde cualquier lugar y seguir disfrutando de todas las funciones de Eventee y de la interfaz de usuario fácil de usar.
La integración nativa con Zoom permite a los asistentes ver sus transmisiones en directo mientras tienen toda la información importante en un solo lugar y, al mismo tiempo, interactuar sin esfuerzo a través de una aplicación móvil o web.
Permitir que los asistentes contribuyan a tu contenido es, sin duda, una forma eficaz de ayudarlos a conectarse mejor con tu evento. Otter.ai es una herramienta interactiva de transcripción en directo que crea notas a partir del audio (solo en inglés), para que los asistentes no tengan que preocuparse por tomar notas y se concentren por completo en el contenido. Durante la transcripción en directo, los asistentes pueden resaltar, comentar o añadir fotos y contribuir a las notas colaborativas de la sesión. Esta herramienta es adecuada para sesiones de grupos más pequeños, como talleres, reuniones educativas u otros casos de uso similares en eventos pequeños.
Otter.ai también se puede usar durante las reuniones con tu equipo para crear notas de reuniones colaborativas. La comodidad de no tener que tomar notas y, aun así, poder retomar cada una de las tareas, acuerdos u otros detalles más adelante no tiene precio.
Olvídate de las aburridas presentaciones: dale un toque de sabor a tus sesiones de eventos en línea con Prezi Video. Prezi es una plataforma para crear presentaciones llamativas con elementos en movimiento y efectos de acercamiento y alejamiento. Prezi Video es una herramienta de Prezi para videoconferencias. Te permite compartir tu presentación de Prezi justo a tu lado mientras haces streaming, mientras puedes cambiar fácilmente las vistas y navegar por el contenido de la presentación.
El error que suelen cometer los productores de eventos es que no les importa demasiado la fase posterior al evento, lo que les hace perder muchas oportunidades que podrían haber aprovechado para mejorar la experiencia general del evento.
Hay una cosa que debes tener siempre en cuenta: ¡la experiencia del evento no termina con la última sesión de tu evento!
Hubspot es una plataforma de CRM que puede ayudarte a construir relaciones más sólidas con tus asistentes. Al integrar Hubspot con Zoom, puedes comunicarte con tus asistentes no solo antes del evento, sino también después de que finalice. Cuando los asistentes se registren para tu evento, aparecerán automáticamente en Hubspot como tus contactos. Con Hubspot también puedes hacer un seguimiento de la actividad de tu evento. Consulta cuándo se unieron los asistentes a tu evento y cuánto tiempo permanecieron allí.
YouTube es la plataforma para compartir vídeos más popular desde la que puedes transmitir tus sesiones de Zoom. La integración de Zoom con Splain.io te permite conectar Zoom y YouTube a un nivel superior. Splain.io cargará automáticamente tus grabaciones de Zoom a tu cuenta de YouTube. Desde allí, puedes reutilizar fácilmente tu contenido para diferentes prácticas de marketing e iniciar una campaña de marketing por vídeo de inmediato.
SurveyMonkey es una plataforma líder de encuestas en línea. Gracias a las plantillas disponibles y a los ejemplos de preguntas de las encuestas, crear encuestas será pan comido. Las encuestas son herramientas poderosas que te proporcionan datos e información. Esto le ayuda a identificar sus puntos débiles y puntos fuertes y a mejorar sus eventos futuros. Integra SurveyMonkey con tu chat de Zoom para que puedas crear, compartir y administrar fácilmente tus encuestas desde el canal de chat.
Zoom le permite agregar una encuesta posterior al seminario web, que se abrirá cada vez que un asistente abandone la sesión. Aproveche esta posibilidad para recopilar los comentarios de los asistentes y evaluar su evento. Solo tienes que insertar la URL de tu plataforma de encuestas en Zoom. De esta forma, puedes usar el servicio de encuestas que prefieras, por ejemplo Formularios de Google, Supervivencia, o cualquier otra plataforma.
