Zoom ist eines der beliebtesten Tools für virtuelle Veranstaltungen und Online-Meetings. Werfen wir einen Blick auf die Tools, die die Organisation Ihrer Zoom-Veranstaltungen erheblich erleichtern und gleichzeitig dazu beitragen können, das Erlebnis für die Teilnehmer zu verbessern.
Es besteht kein Zweifel, dass Zoom im Zeitalter der sozialen Distanzierung und der digitalen Kommunikation zu einem der beliebtesten Tools für die Organisation virtueller Veranstaltungen geworden ist. Dennoch bietet Zoom allein nicht alle Funktionen, die Sie für die Organisation einer erfolgreichen Veranstaltung benötigen, und daher sollten Sie die Nutzung von Drittanbieterdiensten in Betracht ziehen, die verschiedene Veranstaltungsanforderungen erfüllen. In Kombination mit den richtigen Tools können Sie die Organisation virtueller Veranstaltungen erheblich vereinfachen und gleichzeitig das Teilnehmererlebnis verbessern.
Dieser Artikel enthält eine Liste von über 14 Tools, die Sie in verschiedene Zoom-Lösungen integrieren oder zusammen mit Zoom verwenden können, um Ihre virtuellen Veranstaltungen auf die nächste Stufe zu heben. Betrachten wir sie aus vier verschiedenen Phasen der Veranstaltung: Planung der Veranstaltung, Marketing und Vertrieb, Engagement für die Veranstaltung und Nachbereitung der Veranstaltung.
Die Planung einer Veranstaltung ist keine einfache Aufgabe, die über Nacht erledigt werden kann. Im Gegenteil, sie ist der zeitaufwändigste Teil der Veranstaltung, der für den Erfolg Ihrer Veranstaltung von entscheidender Bedeutung ist. Sie erfordert gründliche Vorbereitungen, die je nach Größe der Veranstaltung ein Jahr oder sogar länger im Voraus getroffen werden müssen. Es ist sehr schwierig, nicht nur sich selbst, sondern auch alle Teammitglieder während dieser ersten Phase auf Kurs und motiviert zu halten. Glücklicherweise gibt es unzählige Tools und Dienste, die Sie mit Zoom nutzen können, um die Verwaltung komplexer Aufgaben und auch Ihrer Teams zu erleichtern.
Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das Ihnen einen klaren Überblick über alle Aufgaben verschafft, vom Gesamtbild bis hin zu den Details jeder einzelnen Aufgabe. Es basiert auf der Kanban-Methode, die Ihnen helfen soll, den gesamten Prozess durch die verschiedenen Phasen der Erledigung einer Aufgabe zu visualisieren (z. B. zu erledigen > in Bearbeitung > erledigt). Diese Methode sorgt für Ordnung und Effizienz, indem sie die Motivation jedes einzelnen Teammitglieds verbessert.
Die Integration von Trello in Zoom ermöglicht es Ihnen, Aufgaben über diese beiden Tools hinweg zu verwalten – neue Karten erstellen, Kommentare schreiben, nach Karten suchen, Kartendetails anzeigen usw. Alles über Slash-Befehle (/tr) im Zoom-Chat.
Ähnliche Tools wie Trello, die Sie in Zoom integrieren können: Asana, Jira, Monday usw.
Eine effektive Kommunikation im Team ist der Schlüssel für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung. Slack ist ein marktführendes Tool für die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team, mit dem Sie verschiedene Kanäle für jeden Ihrer Bereiche, Teams, Themen usw. erstellen können, sodass Sie alles an einem Ort haben.
Auch diese Integration funktioniert über Slash-Befehle (/zoom), die verschiedene Aktionen auslösen – ein Meeting starten/beitreten, die Details des Meetings anzeigen oder sogar direkt im Slack-Kanal mit einem einzigen Klick einen Anruf starten. Sie können auch ganz einfach Zusammenfassungen oder Aufzeichnungen von Meetings direkt nach deren Ende mit Ihrem Team teilen.
Calendly ist ein Tool, mit dem Sie Ihre Zoom-Meetings mit Ihrem Team planen können. Zoom unterstützt neben Calendly viele andere Planungstools wie Google Calendar, Woven Calendar, Sprintful usw.
Jedes Mal, wenn Sie ein Zoom-Meeting erstellen, fügt Calendly automatisch ein Ereignis zu Ihrem Veranstaltungsplan hinzu, zusammen mit allen Informationen zum Meeting. Es kümmert sich auch um die Erinnerungen, sodass alle auf Ihre Meetings vorbereitet sind.
Zapier ist eine Workflow-Automatisierungsplattform, die zwei oder mehr Apps über Zapps verbindet, die aus einem Auslöser in einer App und einer Auslöseraktion in einer anderen App bestehen. Sie bietet eine Liste von mehr als 3.000 Apps, die Sie mit Zoom verbinden können, um dessen Funktionalität zu erweitern und Ihren Workflow bei der Veranstaltungsplanung zu automatisieren.
Hier finden Sie Apps, die mit Zapier funktionieren.
Marketing spielt eine wichtige Rolle bei der Monetarisierung Ihrer Veranstaltung. Mit einer effektiven und kohärenten Marketingstrategie können Sie ein breites Publikum erreichen und Ihre Ticketverkäufe ankurbeln.
Eventbrite ist eine der beliebtesten Plattformen für Veranstaltungsmanagement und Ticketverkauf. Hier können Sie Ihre Veranstaltungen erstellen, verkaufen oder bewerben. Eventbrite erhebt eine Gebühr für jede Veranstaltung, für die Tickets verkauft werden. Wenn Ihre Veranstaltung kostenlos ist, ist auch die Plattform kostenlos!
Die Integration von Eventbrite mit Zoom hilft Ihnen, Ihre Online-Veranstaltungen zu monetarisieren. Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Veranstaltungsinformationen zu synchronisieren, das Erlebnis der Teilnehmer durch die Bereitstellung einer Veranstaltungsseite zu verbessern und sogar Veranstaltungserinnerungen per automatisierter E-Mail an Ihre Teilnehmer zu senden.
Mailchimp ist eine E-Mail-Marketing-Plattform, die Ihnen bei der Erstellung, Bearbeitung und dem Versand gezielter Massen-E-Mails hilft. Sie verfügt über einen einfachen Editor und eine Reihe vorgefertigter Vorlagen, mit denen Ihre E-Mails professionell aussehen, ohne dass Sie sich viel Mühe geben müssen.
Integrieren Sie Mailchimp in Ihr Zoom-Konto und teilen Sie Ihren Kampagnenbericht im Zoom-Chat, um alle über Ihre E-Mail-Leistung auf dem Laufenden zu halten. Dank der Datensynchronisierung können Sie ganz einfach ein Meeting mit Ihren Mailchimp-Kontakten starten oder planen. E-Mail-Kampagnen sind auch eine großartige Möglichkeit, um Ihre Teilnehmer nach Abschluss Ihrer Veranstaltung zu erreichen.
Soziale Medien sind Teil unseres Alltags geworden und wir können uns kaum vorstellen, wie die Welt ohne sie aussehen würde. Für Veranstalter bedeutet dies, dass sie mit ihren Kampagnen mühelos ein breites Publikum erreichen können, das über die bevorstehende Veranstaltung informiert und den Ticketverkauf unterstützt.
Hootsuite ist eine führende Social-Media-Management-Plattform, die Tools bereitstellt, die Sie bei Ihrem Social-Media-Marketing unterstützen – von der Erstellung und dem Teilen von Inhalten über die Interaktion mit den Nutzern bis hin zur Werbung, der Überwachung von Mitbewerbern und der Bewertung von Beiträgen.
Auf dem Markt sind viele Tools verfügbar, die Funktionen für das Social-Media-Content-Management bieten. Beliebte Alternativen zu Hootsuite sind Buffer und Sprout Social.
Canva ist eine beliebte Grafikdesign-Plattform, mit der Sie ansprechende visuelle Inhalte erstellen können, die die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer auf sich ziehen. Die große Auswahl an Vorlagen (einschließlich Zoom-Hintergründen) und der benutzerfreundliche Editor machen die Erstellung jedes Designs mit Canva schnell und mühelos.
Mit Zoom können Sie Ihre eigenen Bilder und Videos als Hintergrund für Ihre gestreamten Sitzungen verwenden. Sie können diese Funktion nutzen, um für die Sponsoren Ihrer Veranstaltung zu werben, Ihre Streams zu branden oder wichtige Informationen direkt vor den Augen Ihrer Teilnehmer anzuzeigen.
Die Herausforderung ist real! Die Einbindung von Teilnehmern bei virtuellen Veranstaltungen ist viel schwieriger als bei Veranstaltungen, die in Person stattfinden. Teilnehmer, die physisch an einer Veranstaltung teilnehmen, Redner sehen und persönlich mit anderen Personen am Veranstaltungsort interagieren, sind in der Regel stärker auf den Inhalt der Veranstaltung konzentriert. Virtuelle Veranstaltungen hingegen müssen ständig um die Aufmerksamkeit der Teilnehmer kämpfen, da viele äußere Elemente (wie digitale Werbung, Benachrichtigungen in den sozialen Medien oder sogar Hausarbeiten, lustige Katzenvideos auf YouTube oder Snacks im Schrank!) die Aufmerksamkeit der Benutzer von allen Seiten auf sich ziehen, wenn sie Veranstaltungen online und bequem von zu Hause aus besuchen.
Der einfachste Weg, Teilnehmer zu motivieren, ist die Verwendung einer Event-App. Eventee ist ein Event-Tool, das Ihnen nicht nur bei der Motivation der Teilnehmer hilft, sondern auch bei der Verwaltung Ihrer Veranstaltung und der Verbesserung des Gesamterlebnisses. Nutzen Sie die leistungsstarken Funktionen wie Agenda, Live-Fragen undUmfragen, Networking, Newsfeed, Analysen, Echtzeit-Updates und vieles mehr.
Als eine der wenigen Event-Tool-Lösungen auf dem Markt bietet Eventee Veranstaltern eine Event-Homepage, eine Web-App und eine mobile App zu einem Preis. Ihre Teilnehmer können überall an Ihrer Veranstaltung teilnehmen und trotzdem alle Eventee-Funktionen und die benutzerfreundliche Oberfläche nutzen.
Die native Integration mit Zoom ermöglicht es Ihren Teilnehmern, Ihre Live-Streams anzusehen, während sie alle wichtigen Informationen an einem Ort haben und sich gleichzeitig mühelos über eine Mobil- oder Web-App beteiligen können.
Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, zu Ihren Inhalten beizutragen, ist zweifellos eine effektive Möglichkeit, ihnen zu helfen, sich besser mit Ihrer Veranstaltung zu verbinden. Otter.ai ist ein interaktives Live-Transkriptionstool, das aus Ihren Audioaufnahmen Notizen erstellt (nur auf Englisch), sodass sich Ihre Teilnehmer nicht um das Mitschreiben kümmern müssen und sich voll und ganz auf Ihre Inhalte konzentrieren können. Während der Live-Transkription können die Teilnehmer Textstellen markieren, kommentieren oder Fotos hinzufügen und so zu gemeinsamen Sitzungsnotizen beitragen. Dieses Tool eignet sich für kleinere Gruppensitzungen, wie Workshops, Bildungsveranstaltungen oder ähnliche Anwendungsfälle für kleine Veranstaltungen.
Otter.ai kann auch bei Besprechungen mit Ihrem Team verwendet werden, um gemeinsame Besprechungsnotizen zu erstellen. Die Bequemlichkeit, sich keine Notizen machen zu müssen und trotzdem später auf jede der Aufgaben, Vereinbarungen oder andere Details zurückgreifen zu können, ist einfach unbezahlbar.
Vergessen Sie langweilige Präsentationen – verleihen Sie Ihren Online-Veranstaltungssitzungen mit Prezi Video etwas Würze. Prezi ist eine Plattform zur Erstellung aufmerksamkeitsstarker Präsentationen mit beweglichen Elementen und Zoom-Effekten. Prezi Video ist ein Prezi-Tool für Videokonferenzen. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Prezi-Präsentation direkt neben sich zu teilen, während Sie streamen, während Sie die Ansichten einfach wechseln und durch Ihre Präsentationsinhalte navigieren können.
Der Fehler, den Event-Produzenten oft machen, ist, dass sie sich nicht viel um die Phase nach der Veranstaltung kümmern, wodurch sie viele Möglichkeiten verpassen, die sie hätten nutzen können, um das Gesamterlebnis der Veranstaltung zu verbessern.
Eines sollten Sie immer im Hinterkopf behalten: Das Erlebnis der Veranstaltung endet nicht mit der letzten Sitzung Ihrer Veranstaltung!
Hubspot ist eine CRM-Plattform, die Ihnen dabei helfen kann, engere Beziehungen zu Ihren Teilnehmern aufzubauen. Durch die Integration von Hubspot in Zoom können Sie Ihre Teilnehmer nicht nur vor, sondern auch nach der Veranstaltung erreichen. Wenn sich Teilnehmer für Ihre Veranstaltung anmelden, erscheinen sie automatisch in Hubspot als Ihre Kontakte. Mit Hubspot können Sie auch die Aktivitäten auf Ihrer Veranstaltung verfolgen. Sehen Sie, wann Teilnehmer Ihrer Veranstaltung beitreten und wie lange sie bleiben.
YouTube ist die beliebteste Videoplattform, von der aus Sie Ihre Zoom-Sitzungen streamen können. Durch die Integration von Zoom mit Splain.io können Sie Zoom und YouTube auf einer höheren Ebene verbinden. Splain.io lädt Ihre Zoom-Aufzeichnungen automatisch in Ihr YouTube-Konto hoch. Von dort aus können Sie Ihre Inhalte ganz einfach für verschiedene Marketingpraktiken wiederverwenden und sofort eine Videomarketingkampagne starten.
SurveyMonkey ist eine führende Online-Umfrageplattform. Dank der verfügbaren Vorlagen und Beispielfragen für Umfragen wird die Erstellung von Umfragen zum Kinderspiel. Umfragen sind leistungsstarke Tools, die Ihnen Daten und Erkenntnisse liefern. So können Sie Ihre Schwächen/Stärken identifizieren und Ihre zukünftigen Veranstaltungen verbessern. Integrieren Sie SurveyMonkey in Ihren Zoom-Chat, damit Sie Ihre Umfragen einfach über den Chat-Kanal erstellen, teilen und verwalten können.
Zoom ermöglicht es Ihnen, eine Umfrage nach dem Webinar hinzuzufügen, die sich öffnet, sobald ein Teilnehmer die Sitzung verlässt. Nutzen Sie diese Möglichkeit, um das Feedback der Teilnehmer einzuholen und Ihre Veranstaltung auszuwerten. Sie müssen lediglich die URL Ihrer Umfrageplattform in Zoom einfügen. Auf diese Weise können Sie den Umfragedienst Ihrer Wahl verwenden, z. B. Google Forms, Survio oder andere Plattformen.
