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Wie man eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung ausrichtet [ultimativer Leitfaden]

Alles, was Sie für die Ausrichtung einer großartigen virtuellen Veranstaltung benötigen, übersichtlich in einem Leitfaden zusammengefasst. Sie erfahren, wie Sie die Audio- und Videoqualität mühelos verbessern können, was im Voraus geplant werden muss und warum es keine andere Möglichkeit gibt, eine professionelle virtuelle Veranstaltung auszurichten, als mit einer Veranstaltungs-App.

Hai Yen Luong

Die Organisation einer virtuellen Veranstaltung ist eine anspruchsvolle Aufgabe, insbesondere wenn man zum ersten Mal eine solche Veranstaltung organisiert. Ein kleiner Fehler und Ihre ganze Mühe kann zu einem Fehlschlag werden, der Ihren Chef verärgert oder Ihre Leads eiskalt lässt. Aber keine Panik, das Gegenmittel ist ganz einfach. Atmen Sie ein, atmen Sie aus und bereiten wir uns auf den Kampf vor.

Die Welt nach der Pandemie blüht mit Online-Veranstaltungen aller Art auf. Kleinere Veranstaltungen wie Messen oder Ausstellungen sind virtuell geworden; Großveranstaltungen wie Konferenzen, Gipfeltreffen oder Konzerte finden oft sowohl online als auch offline statt. Auch wenn der Boom virtueller Veranstaltungen nachlassen könnte, sobald die Covid-19-Pandemie unter Kontrolle ist, wird die neue Normalität hybrider Veranstaltungen bleiben. Laut unserem Event Industry Report 2021 gibt es jetzt fünfmal mehr hybride Veranstaltungen als vor der Pandemie. Da die Zukunft hybrid sein wird, ist es sicherlich nützlich zu wissen, wie man virtuelle Veranstaltungen durchführt.

Dank dieser Veränderung sind eine Vielzahl von Tools und reichhaltigen Wissensquellen entstanden, die Ihnen helfen, die häufigsten Fehler zu vermeiden.

✋ Erste virtuelle Veranstaltung? Vermeiden Sie diese DON'TS

Zunächst einmal gibt es 5 Grundregeln, die Ihnen helfen, vor und während der Organisation Ihrer virtuellen Veranstaltung ruhig und positiv zu bleiben.

1. Verschieben Sie nichts auf später

Wenn Sie so viele Details wie möglich planen und die Fristen einhalten, können Sie den Stress unter Kontrolle halten.

2. Lassen Sie sich nicht von Technologien und Software einschüchtern

Technologien und Software sind die besten Freunde und Retter virtueller Veranstaltungen! Nehmen Sie sich Zeit, um alle Optionen auf dem Markt zu erkunden, und finden Sie die Tools, die Ihnen während des gesamten Prozesses helfen, von der Verwaltung aller Aufgaben bis hin zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung und der Einbindung Ihres Publikums.

3. Hoffen Sie nicht, dass sich etwas von selbst regeln wird

Haben Sie einen Backup-Plan. Brainstormen Sie mit Ihrem Team über mögliche Probleme und bereiten Sie für jeden Fall eine Lösung vor.

4. Unterschätzen Sie nicht die Testphase

Sich Hals über Kopf in ein Projekt zu stürzen, ohne alles gründlich zu testen, ist ein bewährter Weg, um den Erfolg einer Veranstaltung in einen Misserfolg zu verwandeln.

5. Bestrafen Sie sich nicht für Unvollkommenheiten

Wussten Sie, dass die Planung von Veranstaltungen als eine der stressigsten Aufgaben gilt? Erlauben Sie sich, Fehler zu machen. Meistens sind es sowieso nur Sie, die sie bemerkt haben.

Wenn wir das geklärt haben, ist es an der Zeit, die Ärmel hochzukrempeln und sich den Hut des Macher-Typs aufzusetzen.

⭐ Checkliste für Superhosts

Damit Sie den Überblick behalten und sich in der komplexen Welt der virtuellen Veranstaltungen zurechtfinden, haben wir eine Checkliste mit allem erstellt, was gekauft, berücksichtigt und geplant werden muss. Der Wettbewerb in der Branche nimmt rasant zu, seien Sie also bereit, sich besonders ins Zeug zu legen und Ihrem Publikum und Ihren Rednern ein unvergessliches Erlebnis zu bereiten.

Hardware, die zu Ihnen passt

Je besser Ihre Präsentation aussieht und je besser sie klingt, desto wahrscheinlicher ist es, dass sich Ihr Publikum auf das Thema konzentriert und nicht zu einem anderen Tab in seinem Browser wechselt oder sogar anfängt, den Abwasch zu erledigen. Die Anschaffung der grundlegenden Hardware muss heutzutage keine große Investition sein, also machen Sie sich keine Sorgen, wenn Ihr Budget begrenzt ist.

Desktop oder mobil?

Das ist im Grunde egal. Mit beiden Geräten können Sie großartige Ergebnisse erzielen, aber seien Sie darauf vorbereitet, dass ein Telefon oder ein Notebook allein niemals für Veranstaltungen ausreicht, die zumindest ein wenig professionell aussehen sollen. Als Faustregel gilt: Wenn die Frontkamera Ihres Smartphones eine anständige Bildqualität bietet, können Sie ausschließlich mit Ihrem Smartphone streamen. Andernfalls bietet Ihnen ein Laptop mehr Auswahlmöglichkeiten und Optionen. Wahrscheinlich werden Sie jedoch beides benötigen, also bereiten Sie beides vor und lesen Sie weiter.

Mikrofon für erstklassigen Klang

Was Sie sagen, ist nicht das, was Ihr Publikum hören wird. Bei den meisten eingebauten Mikrofonen hören die Zuhörer unangenehme hohe Töne, störende Echos oder unerträgliches Knistern und Knacken. Das Wichtigste ist daher ein externes Mikrofon, das unerwünschte Geräusche reduziert oder eliminiert, damit jeder laut und deutlich hören kann, was Ihre Redner zu sagen haben.

Using an external microphone is crucial for events because it ensures clear audio quality by reducing background noise and interference, which enhances the audience's listening experience and engagement.

Grundlegender Tipp: Kein Problem, Sie können ein gutes Mikrofon auf Aliexpress für nur ein paar Dollar bestellen. Achten Sie darauf, dass Ihr Notebook über den richtigen Mikrofonstecker verfügt, oder entscheiden Sie sich stattdessen für die universelle USB-Version. Wenn Sie sich für das Streaming von Ihrem Smartphone entscheiden, gibt es auch praktische Klinken- und USB-C-Optionen.

Profi-Tipp: Sie suchen etwas Professionelleres? Mit mehr Geld können Sie mehr Spaß haben.Richtmikrofone mit Rauschunterdrückung und vielen anderen Funktionen können ein paar hundert Euro kosten, aber wenn Sie erst einmal das Ergebnis hören, werden Sie es nie bereuen.

Beliebte Optionen:

Beliebte Mikrofone

Webcam ist nicht genug

Eine Kamera in einem durchschnittlichen Smartphone ist viel besser als eine Webcam in einem teuren Laptop. Wenn Sie Ihr Gesicht streamen, um Emotionen, Gesten und Mimik hinzuzufügen, sollten Sie Ihre Zuschauer nicht zwingen, auf eine verschwommene Pixelwand zu starren. Am einfachsten ist es, die Kamera Ihres Smartphones zu verwenden oder in eine professionelle Lösung zu investieren.

Grundlegender Tipp: Schließen Sie Ihr Telefon einfach an einen Computer an und verwenden Sie es als Webcam für das Streaming. Laden Sie die #LiveDroid-Anwendung für Android-Telefone herunter; Apple-Nutzer sollten nach der EpocCam-App suchen. Dann folgen Sie einfach dem Ablauf, fügen die neue Quelle zu Ihrer Desktop-Streaming-Plattform hinzu oder laden zusätzliche Treiber herunter.

Profi-Tipp: Verwenden Sie eine Vollformat-DSLR oder eine spiegellose Kamera für Ihren Stream. Diese Option ist zwar etwas kostspielig, aber das realistische Bild von Ihnen selbst ist es wert. Achten Sie nur auf Kameras mit einem sauberen HDMI-Ausgang, die mit einem angeschlossenen Ladegerät funktionieren und nicht zu Überhitzung neigen.

Liste beliebter Optionen:

Beliebte Kameras

Einrichtung eines Studios

Jeder würde es lieben, wenn die Welt ohne Filter perfekt aussehen würde. Die Wahrheit ist, dass man auch ohne den „Verschönern“-Filter die Szene drastisch verbessern kann. Diejenigen, die eine Veranstaltung in Top-Qualität anstreben, werden früher oder später erkennen, dass sie die volle Kontrolle über die wichtigsten Aspekte benötigen: Kamerawinkel, Licht, Ton, Echo und Hintergrund.

Grundlegender Tipp: Um zu vermeiden, dass die Szene flach wirkt, sollten Sie den Hintergrund etwas ausleuchten. Sie sollten sich nie direkt vor ein Fenster setzen; die primäre Lichtquelle sollte von vorne auf Sie gerichtet sein, aber es ist immer hilfreich, den Hintergrund etwas zu erhellen.

Sollen wir Ihnen sagen, wie praktisch ein Stativ ist?

Wenn Sie gezwungen sind, in einem Raum mit starkem Echo (im Grunde in jedem Konferenzraum mit glatten Wänden) zu streamen, sollten Sie unbedingt in ein geräuschunterdrückendes Mikrofon investieren, das Umgebungsgeräusche herausfiltert. Podcaster haben während des Lockdowns noch einen weiteren Trick gelernt: Sie nehmen ihre Rede unter einer Decke auf, da es so überhaupt kein Echo gibt. Das funktioniert gut bei reinen Audioübertragungen, da ein bisschen Schweiß auf der Stirn keine Rolle spielt.

Profi-Tipp: Glückliche Streamer nutzen ein professionelles Studio. Nicht immer ist es finanziell tragbar, ein eigenes Studio einzurichten, aber es gibt immer die Möglichkeit, eines zu mieten. Grüner Hintergrund, professionelle Beleuchtung, Mikrofone, Kameras, akustische Wandpaneele – alles steht Ihnen zur Verfügung.

Beliebte Optionen:

Studioausrüstung

Software für großartige virtuelle Veranstaltungen

Puh, bereit für ein neues Kapitel? Lassen Sie uns über Software sprechen, die Sie für Ihre virtuelle Veranstaltung verwenden könnten. Wissen Sie schon, welche Plattformen, Studios und Event-Apps Sie verwenden werden? Es ist dasselbe wie bei der Hardware – Sie müssen nicht alles haben, aber Sie sollten zumindest wissen, welche Optionen verfügbar sind. Sie sind für die Veranstaltung verantwortlich und entscheiden, ob Sie nur auf einem Social-Media-Kanal streamen, wie Sie mit dem Publikum kommunizieren usw.

Auswahl einer Streaming-Plattform

Sie sollten auf einer Plattform streamen, die Ihr Publikum aktiv nutzt. Jede bietet ein wenig unterschiedliche Zusatzfunktionen, aber der Kern bleibt unverändert – Sie senden einen Audio-Video-Stream an die Öffentlichkeit. Welche sind heutzutage die beliebtesten Plattformen für Streaming?

  • Facebook Live
  • Für jeden kostenlos zugänglich. Facebook ist immer noch die größte Social-Media-Website überhaupt; deshalb steht sie bei uns an erster Stelle auf der Liste.
  • Wichtige Fakten
  • Unterstützung der Echtzeit-Kommunikation mit Tools zur Interaktion mit dem Publikum während der Übertragung.
  • Sobald Sie mit dem Streaming beginnen, werden Benachrichtigungen an Ihre Follower gesendet.
  • Es ist kostenlos verfügbar.
  • LinkedIn
  • Für Geschäftsveranstaltungen ist LinkedIn ein sehr leistungsstarker Kanal. Das Streaming ist dort relativ neu, sodass Pioniere sofort einen Wettbewerbsvorteil erhalten.
  • Wichtige Fakten
  • Eine großartige Möglichkeit, eine engere Verbindung zu Ihrem Fachpublikum herzustellen und das Engagement zu steigern.
  • Live-Streams erzielen siebenmal mehr Reaktionen und 24-mal mehr Kommentare als Videobeiträge.
  • Jeder kann sich für LinkedIn Live anmelden, und es ist kostenlos verfügbar.
  • YouTube live
  • Universelle Videobibliothek, die wir alle nutzen. Wenn Sie in anderen sozialen Medien nicht sehr aktiv sind, kann dies die richtige Wahl sein.
  • Wichtige Fakten
  • Tools, um die Übertragung mit Frage-und-Antwort-Runden usw. aufzupeppen.
  • Jeder kann ein Konto verifizieren und YouTube Live kostenlos nutzen.
  • Vimeo
  • Ähnlich wie YouTube, aber nicht so häufig genutzt. Dafür müssen Sie Ihr Publikum selbst dorthin bringen, was in Ordnung ist, wenn Sie wissen, wie es geht.
  • Wichtige Fakten
  • Die professionellen und hochwertigen Tools von Vimeo stehen Ihnen auch für Live-Streams zur Verfügung.
  • Tolle Optionen für das perfekte Branding Ihrer Inhalte.
  • Abonnementbasiert ab 75 $ pro Monat.
  • VIEL MEHR – Twitch, Instagram, Periscope und unzählige andere Orte, an denen Sie streamen können, wenn es zu Ihrer Strategie passt.

Streaming-Studio. Ja oder nein?

Darauf gibt es keine allgemeingültige oder einfache Antwort. Wenn Sie jedoch auf mehr als einer Plattform streamen möchten, scheint das Streaming-Studio die bessere Wahl zu sein als das Streaming von mehreren Geräten aus. Viele Influencer verwenden zwei Smartphones, um gleichzeitig auf Facebook und Instagram live zu gehen, aber es fühlt sich umständlich an, wenn es einen einfacheren Weg gibt.

Choosing a streaming studio depends on your needs. It's often the better choice for multi-platform streaming due to ease of management and professional quality compared to using multiple devices.

Ziehen Sie ein professionelles Streaming-Studio für Ihre virtuellen Veranstaltungen in Betracht? Es ist wie eine zentrale Drehscheibe, in der die Inhalte erstellt und dann an mehrere Plattformen weitergegeben werden. Simulcast ist nicht die einzige Funktion, die Sie mit den folgenden Tools erhalten können.

Streamen Sie live über Facebook, LinkedIn, YouTube, Periscope und Twitch. StreamYard bietet ein Tool, mit dem Sie ganz einfach eine interaktive Podiumsdiskussion mit Rednern innerhalb der App erstellen können. Der einzige Nachteil ist, dass Sie Google Chrome benötigen. Der Basisplan ist kostenlos.

Eines der beliebtesten Streaming-Studios, das eine ganze Reihe von Diensten unterstützt: YouTube, Twitch, Facebook, sogar OK.ru und Douyu. Die gesamte Einrichtung ist reibungslos und automatisiert, außerdem können Sie ganz einfach Ihren eigenen RTMP-Server erstellen. Der Basisplan ist kostenlos.

Auch wenn Sie keine weiteren Redner zu Streamlabs OBS einladen können, kann es nützlich sein, wenn Sie von einem Ort aus streamen. Bearbeiten Sie Ihre Videos direkt in der App, teilen Sie Ihren Bildschirm und entdecken Sie viele weitere Funktionen. Der Basisplan ist kostenlos.

Diese drei Optionen sind jedoch nur ein Bruchteil der verfügbaren Lösungen. Wenn Sie also noch zögern, lesen Sie unseren Artikel über andere Video-Streaming-Plattformen.

⚡ Virtuelle Events mit Pfiff (mit Eventee)

Genug des technischen Geschwafels. Sobald Sie die gesamte Hard- und Software bereit haben, ist es an der Zeit, sich mit dem zu befassen, was wirklich wichtig ist. Dem Inhalt! Alle oben genannten Schritte sind nur wichtige Voraussetzungen, aber jetzt ist es an der Zeit, das Blatt zu wenden und sich auf die Redner und Ihr Publikum zu konzentrieren.

Wenn Sie ein Influencer sind, reicht es vielleicht aus, eine Geschichte zu erstellen, die besagt: „Live in 10. Wer macht mit?“ und Sie werden Hunderte von Followern erhalten, die Ihrem Live-Stream beitreten. Wir schreiben diesen Leitfaden jedoch für Unternehmen, die virtuelle Veranstaltungen für ihre Kunden, Partner, Mitarbeiter und Interessenten veranstalten; Sie, nennen Sie es. Bei diesen Veranstaltungen handelt es sich um Konferenzen, Seminare, Ausstellungen oder Webinare und nicht nur um einen Plausch über die Leidenschaft für einen guten Kürbis-Haselnuss-Frappuccino (nichts für ungut, wir würden für jede Art von Kaffee sterben, das ist sicher).

Diese virtuellen Zusammenkünfte verlangen nach Professionalität. Die Teilnehmer zahlen oft viel Geld, um daran teilzunehmen, und sie möchten im Voraus planen, welche Blöcke sie besuchen werden, um das Beste aus ihrer Anwesenheit bei der Veranstaltung herauszuholen. Sie möchten den Rednern Fragen stellen, sie möchten wissen, wer die Redner sind, und vielleicht möchten sie sich mit anderen Fachleuten vernetzen, die sich für dasselbe Thema interessieren. Ob virtuell oder persönlich, das bleibt gleich.

Und selbst wenn keine Eintrittsgebühr erhoben wird, ist es umso wahrscheinlicher, dass die Teilnehmer Ihr Unternehmen als gepflegtes Unternehmen wahrnehmen, mit dem sie in Zukunft gerne zusammenarbeiten würden, je besser die Veranstaltung organisiert ist. Früher war die Organisation von Veranstaltungen sehr zeitaufwendig – eine komplexe Veranstaltungswebsite erstellen, die Leute sich anmelden und ihre Profile erstellen lassen, E-Mails manuell versenden, dies und das tun. Überraschung, Überraschung, jetzt haben wir eine App dafür!

Achtung: Wir möchten nicht hinter dem Rücken unserer Konkurrenten sprechen. Sicher, einige von ihnen versuchen, sich zu verzetteln; andere sind in bestimmten Anwendungsfällen unschlagbar. In diesem Teil werden wir alle Vorteile aufzeigen, die Ihnen die Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung bringen kann, wenn Sie sich für Eventee entscheiden.

Eventee aims to streamline the event management process while maximizing attendee involvement and satisfaction.

Was kann eine solche App wie Eventee also für Sie tun? Nun, es gibt eine Liste von Funktionen, die Sie vielleicht praktisch finden:

Mühelose und dennoch leistungsstarke Lösung

Wir alle möchten, dass unsere Veranstaltungen professionell aussehen und in den Augen unserer Teilnehmer zu einem unvergesslichen Erlebnis werden. Dennoch scheint es so kompliziert, dass wir oft kneifen und den sicheren, „langweiligen“ Weg wählen. Die Lösung ist einfach: Wenn Sie Ihre Veranstaltungen in einer App wie Eventee erstellen, erhalten Sie alles ohne zusätzliche Arbeit und es dauert nicht länger als ein paar Minuten!

Professionelle öffentliche Präsentation

Der Schlüssel zu einer professionellen Präsentation liegt darin, ein einheitliches Bild Ihrer Marke über alle Kommunikationskanäle hinweg zu vermitteln. Das Besondere an Eventee ist, dass es sich nicht nur um eine mobile oder Web-App handelt, sondern auch automatisch eine Homepage aus Ihren Veranstaltungsinhalten erstellt wird, einschließlich Ihres Brandings. Keine teuren Website-Designs und -Programmierungen mehr; das alles ist in der Eventee-App enthalten.

Auto-generated event homepage serve as a centralized source of all relevant event information for attendees.
Von Eventee erstellte Veranstaltungswebsite

Präsenzveranstaltungen und Online-Veranstaltungen

Eventee funktioniert am besten für Präsenzveranstaltungen, aber mit der Möglichkeit, Streams von YouTube, Facebook Live, Vimeo, Zoom, SlidesLive und anderen einzubetten (📝 siehe die vollständige Liste aller derzeit unterstützten Streaming-, Video-Hosting- und Online-Meeting-Tools), kann es das ganze Ereignis mit einem Handgriff in eine virtuelle Veranstaltung verwandeln. Oder gehen Sie den hybriden Weg; am Ende des Tages ist es Ihre Veranstaltung.

Zeitpläne und Tagesordnung

Seminare oder Konferenzen können ziemlich geschäftig sein, mit Rednern, die auf mehreren Bühnen sprechen, und lebendigen Programmen. Lassen Sie Ihre Teilnehmer den Zeitplan durchgehen und im Voraus ihre Lieblingslisten erstellen. Die App benachrichtigt sie dann, damit sie keinen wichtigen Punkt ihrer Tagesordnung verpassen.

Eventee's agenda function is designed to improve the event experience by making it easy for attendees to navigate and engage with the event program.
Schöne Veranstaltungsagenda mit Tracks

Networking

Veranstaltungen sind die besten Orte für Networking, da sie Menschen mit den gleichen Interessen zusammenbringen und vernetzen. Bei virtuellen Veranstaltungen ist dieser Aspekt vollständig technologieabhängig. Es gibt viele Möglichkeiten, das Networking bei virtuellen Veranstaltungen zu fördern, aber es gibt keinen einfacheren Weg als die Verwendung einer Event-App. Wenn Sie sich entscheiden, der Eventee-App eine Chance zu geben, können Sie ihnen eine unterhaltsame Tinder-ähnliche Möglichkeit bieten, neue Gleichgesinnte kennenzulernen. Match oder kein Match? Das ist hier die Frage.

Attendees can create and customize their profiles to showcase their professional information, enhancing networking opportunities.
Match-basiertes Networking für relevante Verbindungen

Live-Fragen, Umfragen und Feedback

Wir hören oft von unseren Kunden: „Wir konnten die Leute während der Veranstaltung nicht wirklich zum Mitmachen bewegen.“ Mit Eventee war es noch nie einfacher, eine Live-Umfrage während der Rede zu erstellen und Fragen aus dem Publikum zu sammeln. Darüber hinaus sammeln wir die beliebtesten Stimmen für Fragen. Wenn also die Zeit auf der Bühne begrenzt ist, kann sich der Redner auf die relevantesten Fragen am Anfang der Liste konzentrieren.

Both live polls and live questions are essential tools for modern, interactive events, helping bridge the gap between speakers and the audience in virtual or hybrid event settings.
Live-Stream und Engagement-Tools, alles auf einem Bildschirm

Abonnement-basiert

Die Kontrolle über die Budgets und Ausgaben zu behalten, wenn man alles selbst vorbereitet, kann ein Albtraum sein. Die transparente Preisliste mit einem Jahresabonnement zeigt dir genau, wie viel du bezahlst und welche Funktionen du erhältst, was deine Budgetplanung berechenbarer macht.

Glaubst du nicht? Schau dir eine Fallstudie an, die zeigt, wie einfach es ist, Veranstaltungen mit Eventee. virtuell zu machen. Und wenn Sie auf der Suche nach weiteren Tools für Ihren ultimativen Tech-Stack sind, finden Sie hier unsere Liste mit 13 KOSTENLOSEN Tools für Eventmanager.

📆 7 Schritte zu einer perfekten virtuellen Veranstaltung

Die Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung erfordert die Koordination einer Reihe verschiedener Aufgaben, aber keine Sorge, wir haben alles im Griff. Befolgen Sie diese 7 Schritte und stellen Sie sicher, dass Sie auf dem schnellsten Weg zu einer erfolgreichen Veranstaltung sind.

1. Skizzieren Sie die groben Umrisse der zukünftigen Veranstaltung

Beantworten Sie die grundlegenden Fragen, um einen ersten Eindruck von Ihrer zukünftigen Veranstaltung zu erhalten.

  • Worum wird es bei Ihrer Veranstaltung gehen? Achten Sie darauf, einige nützliche, ansprechende und aktuelle Themen auszuwählen, die bei Ihrem Publikum Anklang finden werden.
  • Wer werden Ihre Redner sein? Es ist in Ordnung, interne Gäste einzuladen, aber sogenannte Prominente und angesehene Experten aus dem Fachgebiet würden für mehr Aufmerksamkeit sorgen.
  • Wann findet Ihre Veranstaltung statt? Dies gilt auch für das Ende der Veranstaltung. Planen Sie die Veranstaltung also so, dass genügend Zeit für die einzelnen Programmpunkte bleibt und der Zeitplan nicht zu voll wird.
  • Wo wird es stattfinden? Diese Frage erfordert normalerweise eine geografische Antwort, aber jetzt können Sie einfach „im gesamten Internet“ sagen. Persönlich ist genauso gut wie virtuell, aber wenn Sie sich nicht sicher sind, gehen Sie hybrid vor.
  • Wie viel wird es kosten? Jeder ist gerne bereit, für großartige Inhalte zu bezahlen. Wenn Sie jedoch eine Verkaufsshow für Ihre Kunden veranstalten, ist kostenlos die richtige Option.
  • Live oder aufgezeichnet? Oh Mann, das ist eine schwierige Frage. Live-Veranstaltungen sind großartig, da man in Echtzeit mit dem Publikum interagieren kann, aber wenn etwas schief geht, sieht es jeder. Die gute Nachricht ist, dass die Menschen bei Live-Streams dazu neigen, kleinere Unvollkommenheiten zu tolerieren; bei aufgezeichneten Veranstaltungen hingegen wird immer erwartet, dass sie makellos aussehen.

2. Audio, Video, Interaktion und los geht's!

Bereiten Sie alle Ihre Systeme vor. Sammeln und verbinden Sie Ihre gesamte Hardware und überprüfen Sie dann, ob die von Ihnen gewählte Software reibungslos mit ihr funktioniert.

  • Die Hardware sollte so angeordnet werden, dass ein Studio entsteht, zumindest ein improvisiertes. Stellen Sie sicher, dass Mikrofone, Kameras, Lichter und andere Geräte mit Ihrem Computer oder Smartphone funktionieren, dass Sie über alle Treiber verfügen, dass die Apps die richtigen Berechtigungen haben und dass alles betriebsbereit ist.
  • Software ist ein wesentlicher Bestandteil jeder virtuellen Veranstaltung. Überprüfen Sie die Plattformen, die Sie für Ihr Streaming verwenden werden, und stellen Sie sicher, dass sie mit Ihrem Streaming-Studio und Ihrer Veranstaltungs-App zusammenarbeiten. Wenn Sie eine kostenpflichtige Veranstaltung ausrichten, stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über die richtige Ticketing-Software verfügen, die Sie in Ihre Veranstaltungs-App integrieren können.
  • Ein Backup-Plan ist ein Muss. Wir alle kennen das. Verbindungsprobleme, Tonausfälle, Verzögerungen und vieles mehr. Rechnen Sie damit, dass alles, was schiefgehen kann, auch schiefgehen wird, und stellen Sie sicher, dass Sie einen Plan B parat haben. Das kann ein „Bin gleich zurück“-Bildschirm sein oder ein Techniker, der Ihnen bei Bedarf den Rücken freihält. Vorsicht ist besser als Nachsicht.

3. Testen

Ja, verdammt! Testen Sie, als gäbe es kein Morgen. Erstellen Sie eine Beispielveranstaltung für Ihr Team und testen Sie ALLES! Nichts ist schlimmer, als 5 Minuten vor der Live-Schaltung herauszufinden, dass etwas nicht funktioniert. Sie können ein Rollenspiel mit einem Redner und Publikum durchführen, damit Sie wissen, wie die Interaktionstools funktionieren, wo Sie die Notizen Ihres Moderators ablegen können und welche Seite Ihres Gesichts besser aussieht. So bekommen Sie das dringend benötigte Gefühl der Bereitschaft.

4. Bereiten Sie Ihre Redner vor

Stellen Sie sicher, dass Ihre Redner alles wissen, was sie brauchen, um eine auf Ihr Publikum zugeschnittene Rede zu halten. Passen Sie das Thema gemeinsam mit ihnen an Ihre Veranstaltung an und senden Sie den „Schlachtplan“ aus, damit jeder weiß, was zu tun ist. Konzentrieren Sie sich in erster Linie darauf, zu erklären, wie man sich mit dem Stream verbindet, wenn sich die Redner nicht in Ihrem Studio befinden, welche Hardware zu verwenden ist, und betonen Sie die Notwendigkeit einer guten Beleuchtung, eines guten Tons usw.

Außerdem sollten Sie versuchen, Wege zu finden, um den Redner effektiv mit den Teilnehmern in Kontakt zu bringen. Dafür sorgen Event-Apps, also stellen Sie sicher, dass Ihre Redner (und Teilnehmer!) wissen, wie man diese Tools benutzt. Das ist entscheidend. Quizze, Q&A-Bereiche, Umfragen – all das kann Ihre Veranstaltungen aufpeppen, wenn es richtig geplant wird. So werden Sie zumindest nicht überrascht sein, wenn Ihr Gastgeber aus heiterem Himmel eine zufällige Frage stellt und erwartet, dass Sie schnell Antworten sowohl vom Publikum vor Ort als auch von den virtuellen Teilnehmern sammeln. Darüber hinaus bieten Veranstaltungs-Apps Funktionen zur Interaktion in Echtzeit, die Redner zusätzlich nutzen können.

5. Reizen Sie Ihr Publikum

Wenn die gesamte Veranstaltung sichtbare Formen annimmt, können Sie Ihr Publikum einladen und mit der Vorfreude spielen. Am besten ist es, eine zentrale Homepage für die Veranstaltung zu haben, auf der alle notwendigen Informationen, Zeitpläne und Rednerlisten auf dem neuesten Stand sind. Dort kann jeder seine Tickets kaufen oder sich für eine kostenlose Veranstaltung anmelden.

Es liegt an Ihnen und Ihrer Kreativität, die Aufmerksamkeit der Menschen in den sozialen Medien oder per E-Mail-Marketing zu erregen. Die Eventee-App ist nicht nur ein Tool für das Management und die Einbindung vor Ort, Sie können Eventee auch in Kanäle wie Mailchimp integrieren und die Teilnehmer vor oder sogar nach dem Ende Ihrer Veranstaltung erreichen. Vor allem aber helfen wir Ihnen, Ihre Veranstaltung professionell und gut gestaltet aussehen zu lassen, ohne dass Sie programmieren müssen oder sich besonders anstrengen müssen.

6. Während und nach der Veranstaltung

Dies ist der Teil, in dem die Magie geschieht. Jetzt ist es an der Zeit, Ihre virtuelle Veranstaltung wirklich hervorstechen zu lassen. Senden Sie während der Veranstaltung Push-Benachrichtigungen an die Teilnehmer (wenn Sie eine Veranstaltungs-App verwenden), posten und erstellen Sie Beiträge in den sozialen Medien und so weiter.

Die Nachsorge ist nicht weniger wichtig, wird aber von vielen vernachlässigt. Stellen Sie sicher, dass Sie mit den Teilnehmern in Kontakt bleiben, sich für ihr Kommen bedanken und ihnen auf die Schulter klopfen, damit sie sich als Teil der Familie fühlen.

7. Genießen Sie Ihre Veranstaltung in vollen Zügen!

Das versteht sich fast von selbst, aber wir halten es für wichtig, es hervorzuheben. Veranstaltungen können stressig sein, aber Sie als Gastgeber oder Organisator sollten sie immer genießen. Genießen Sie die Herausforderung, feiern Sie kleine Erfolge und freuen Sie sich auf das Endprodukt. Freude ist wie ein Virus, sodass alle Ihre Teilnehmer Ihnen ein Lächeln schenken werden, wenn Sie selbst glücklich aussehen. Das ist leichter gesagt als getan, aber wenn das Leben Ihnen Zitronen gibt, halten Sie einfach inne und rufen Sie sich Schritt Nr. 7 in Erinnerung.

Wir sind alle Menschen; wir machen Fehler, aber wenn Sie welche machen, sollten Sie daraus eine Lehre ziehen und sie in Zukunft nicht wiederholen. So einfach ist das.

💡 Fassen wir zusammen

Veranstaltungen machen Spaß! Virtuelle Veranstaltungen sind etwas schwieriger, aber es gibt keinen Grund, warum Sie es nicht schaffen sollten. Planen Sie im Voraus und lassen Sie Fristen nicht unbemerkt verstreichen, bis es zu spät ist. Arbeiten Sie am Anfang hart und trinken Sie später Piňacolada. Bringen Sie Ihre Streaming-Fähigkeiten mit einer kleinen Investition in Hardware wie Mikrofone und Beleuchtung auf ein ganz neues Niveau, aber der Wunsch nach Perfektion sollte Sie nicht runterziehen.

Für Streaming-Events musst du die richtige Plattform auswählen, z. B. beliebte Optionen wie Facebook Live, Twitch und LinkedIn oder professionelle Tools wie Vimeo und Zoom. Wahrscheinlich ist auch ein Streaming-Studio nützlich, also schau dir unbedingt Restream oder StreamYard an. Stelle alles zusammen und teste es gründlich, damit du sicher sein kannst, dass dein Frankenstein zum Leben erweckt wird! Haha, mit unseren Tipps sollte es wunderbar funktionieren, also mach dir keine Sorgen.

Wir sind ehrliche Jungs, also haben wir uns das für den Schluss aufgehoben. Wenn Sie möchten, dass Ihre Veranstaltung professionell wirkt und den Teilnehmern einige atemberaubende Funktionen bietet, holen Sie sich eine Event-App wie Eventee. Sie werden so viel Zeit bei der Organisation sparen, Sie werden es nicht glauben. Außerdem eröffnet sie eine ganz neue Welt von Tools, um mit Ihren Teilnehmern in Kontakt zu treten. Das ist es, was den Unterschied zwischen gewöhnlichen Unternehmens-Streams und virtuellen Veranstaltungen, die alle lieben, ausmacht.

Sind Sie bereit, Menschen von Ihrer virtuellen Veranstaltung zu begeistern? Probieren Sie Eventee aus.

Author
Hai Yen Luong
Mit über fünf Jahren (und immer noch!) bei Eventee habe ich die Möglichkeit, in die Erfahrungen von Eventmanagern weltweit mit der Planung und Durchführung von Veranstaltungen einzutauchen und diese zu teilen.
Hai Yen Luong
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