Encuentre el espacio para eventos de sus sueños con esta extensa guía de referencia. Te explicaré todo lo que necesitas saber, desde el ambiente que buscas hasta aspectos prácticos como la ubicación o las comodidades.
Cuando planifica un evento, es fácil descuidar pasos como elegir el lugar adecuado para eventos corporativos. Probablemente asumirás que la gente vendrá solo por el interesante programa. Pero en realidad, elegir el espacio correcto también es muy importante.
¿Tienes problemas con este paso de la planificación de eventos? He recopilado toda la información necesaria en una guía completa. ¡Todo lo que necesitará para encontrar el lugar perfecto está aquí al alcance de su mano!
En esta guía, descubrirás:
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¡Es su guía práctica para asegurarse de que nada se pase por alto!
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Todos los administradores de eventos deben entender la mecánica detrás de las motivaciones de los asistentes. ¿Por qué la gente asiste a tu evento? Nos brinda una comprensión más profunda de las tendencias de la industria de eventos.
El factor clave para planificar eventos es, por lo tanto, conocer a tu audiencia.
El principal motivos para asistir a los eventos son:
La creación de redes y la educación demuestran ser los principales impulsores de la satisfacción de los asistentes. Sin embargo, el análisis también muestra que el entorno de la convención juega un papel importante en la lealtad de los asistentes.
Por eso se recomienda tomarse su tiempo para seleccionar el lugar ideal para eventos corporativos. El lugar es importante para un evento simplemente porque hace que los asistentes sean más leales y hace que regresen al evento la próxima vez. Debes asegurarte de que tus asistentes también querrán asistir el año que viene. Sin mencionar que un evento exitoso realmente puede mejorar la imagen de la empresa.
¡Pero cuidado! No se trata solo del lugar, sino también de todo el entorno del sitio, como el ambiente, la accesibilidad y la seguridad.
Puedes probar todo lo que quieras para guardar tu evento con un excelente programa y networking. Pero el evento puede convertirse en un desastre si no tienes suficiente comida, una conexión Wi-Fi estable o no mantienes los baños lo suficientemente limpios.
Este artículo profundiza en las complejidades de cómo encontrar un lugar para un evento en solo 7 pasos. Así que basta de charlar y pasemos a la guía definitiva.
Lo primero es lo primero, debes aclarar tu objetivo del evento antes de empezar a buscar posibles espacios para eventos.
¿Qué es el objetivo de un evento? 🤔 La Biblia del gerente de eventos define el evento objetivo como una oración sencilla que resume por qué se celebra el evento.
Podría ser una frase simple como recaudar dinero para niños en eventos de caridad. O incluso algo más complicado y específico.
Ya sea que se trate de establecer contactos, educar, celebrar o recaudar fondos, la identificación del objetivo principal da forma a toda la estructura del evento. Establecer el objetivo puede ser un factor motivador no solo para ti sino también para otras personas involucradas.
Puedes imprimir carteles sencillos que indiquen el objetivo del evento y regalarlos a todos los que te ayuden a planificar y organizar el evento. Esto ayudará al personal a tenerlo en cuenta al organizar todo.
Después de establecer el objetivo de su evento, debe determinar todas sus necesidades y requisitos. Hay tres factores que debes tener en cuenta:
Aclarar estos tres factores le ayudará a dar los siguientes pasos.
¿Estás organizando una gran conferencia, un taller educativo, una experiencia de trabajo en equipo o quizás una boda, un baby shower? ¿El evento será presencial, exclusivamente virtual o híbrido?
Después de eso, puedes decidir sobre un tema. Debe estar alineado con el propósito del evento y repercutir en tu audiencia.
Definir claramente el tipo, el formato y el tema te ayudará a dar forma a su estructura y contenido.
Cuando se trata de la gestión de eventos, básicamente eres limitado solo por tu imaginación y tu presupuesto.
Lo mencioné antes, pero familiarizarse completamente con su audiencia es un paso crucial en la gestión de eventos. Es necesario conocer bien a las personas que asistirán al evento.
Al hacer un análisis de la audiencia, puedes determinar los detalles que te ayudarán a planificar tu evento de manera más efectiva.
Puedes empezar por preguntarte: ¿quién es el público objetivo y cuántas personas asistirán?
No olvides tener en cuenta la edad, los intereses, el nivel socioeconómico, el género y los antecedentes educativos de tu audiencia. Esta comprensión guiará muchas de tus decisiones.
Basándote en toda la información, piensa en lo que más disfrutaría tu audiencia. El objetivo es crear una experiencia que sea a la vez agradable y valiosa para ellos. Puede ser educativa, orientada a la creación de redes o puramente social.
53% de los profesionales de eventos coinciden en que la disminución de los presupuestos es el mayor desafío al que se enfrentan. Los organizadores gastan sus presupuestos principalmente en marketing, seguido de los costos de catering y locales.
Es por eso que es posible que desee comenzar con algo simple investigación.
Intente estimar los costos asociados con el alquiler del local, la restauración, el entretenimiento, la tecnología, la decoración y cualquier otro servicio necesario. Debe tener una idea de lo que cuesta cada componente.
Identifique de antemano qué aspectos del evento son más cruciales y no negociables. También debes reservar una parte de tu presupuesto para cualquier gasto inesperado. Nunca se sabe lo que puede pasar.
No olvides llevar un registro de todos los gastos en un excel hoja de cálculo. De esta manera, siempre estarás al tanto de tus finanzas.
Elegir un espacio para eventos en un lugar de difícil acceso puede afectar la cantidad de personas que se presentan. Por eso es tan importante elegir cuidadosamente el lugar correcto.
Puedes evitarlo eligiendo un lugar al que sea más fácil llegar. O simplemente ofrecer formas para que las personas puedan llegar allí. El lugar donde celebre su evento puede triunfar o deshacer su evento.
Al decidir la ubicación correcta para su evento, hay tres puntos clave que debe cumplir:
Si las personas vienen de lugares lejanos a tu evento, debes pensar si necesitarán un alojamiento cerca del aeropuerto antes o después del evento.
Y si tienes que ofrecer pernoctaciones, esto aumentará tu presupuesto.
Sus invitados y asistentes también deben estar bien descansados y de buen humor. La falta de vuelos directos puede generar frustración e incluso impedir que algunas personas vengan.
Es importante encontrar un lugar para un evento que sea conveniente para invitados de todas las edades. Y también para personas con necesidades especiales.
Piensa si habrá invitados mayores o incluso bebés en tu evento. De esta forma, sabrás que debes preparar salas de juegos para los niños o áreas de descanso para las personas mayores.
No olvides hacer los arreglos para la silla de ruedas accesibilidad, arreglos especiales de asientos y baños accesibles. Verifique la accesibilidad mientras realiza visitas al sitio.
¿Qué significa? Bueno, es sencillo. Una reunión de negocios requiere un lugar diferente al de un festival de música o una boda.
Por ejemplo, un simposio de tecnología podría prosperar en un centro de conferencias moderno equipado con los últimos equipos. Mientras que una boda íntima encaja mejor en un pintoresco jardín al aire libre o en una finca histórica.
69% de los planificadores de eventos eligen los lugares basándose en recomendaciones de boca en boca.
Si tiene algunos contactos en el negocio, no dude en pedirles a sus conocidos algunos consejos sobre los mejores lugares para conferencias con los que estén satisfechos. Pide recomendaciones a tus colegas, a contactos del sector o a las redes sociales.
Pero si eres nuevo en el negocio o simplemente no quieres confiar en lo que digan los demás, puedes buscar los lugares ideales en Internet.
Utilice sitios web y plataformas en línea que se especialicen en listados de lugares. Estos son tres de estos sitios web que me impresionaron bastante:
Si es un organizador de eventos que prefiere espacios únicos y poco convencionales para sus eventos, como galerías de arte, lofts o almacenes, Peerspace es la plataforma adecuada para usted.
Su tecnología de búsqueda de locales le permite encontrar sitios para eventos específicos, como un taller o un baby shower. También puedes alquilar espacios para eventos directamente a los anfitriones locales.
A la gente le encanta lo fácil que es reservar en Peerspace, pero a menudo se quejan de que el servicio de atención al cliente es inadecuado. Otra opción similar a Peerspace es Splacer, pero solo está disponible en EE. UU.
Esta plataforma con sede en el Reino Unido ofrece una base de datos completa de lugares para todo tipo de eventos, incluidas reuniones, conferencias y bodas.
Además de su diseño anticuado, Venuefinder cubre una amplia gama de tipos de lugares. También ofrece una funcionalidad de búsqueda detallada que es muy fácil de usar.
Se centra principalmente en el Reino Unido, pero tiene sedes disponibles en toda Europa.
Este hermoso sitio se centra en lugares únicos y elegantes, perfectos para aquellos que buscan hacer una declaración con la ubicación de su evento. Ofrece una variedad de espacios, como hoteles boutique y lugares al aire libre de todo el mundo.
Hay muchos más sitios web centrándose en encontrar el lugar perfecto para reuniones corporativas para los planificadores de eventos. Por eso es tan importante redactar la descripción general de su evento y anotar sus requisitos de antemano.
De esta forma, sabrá exactamente lo que debe incluirse. Además, puedes tomar una decisión específica para elegir la plataforma de búsqueda adecuada. Después de eso, ¡todo lo que tienes que hacer es elegir el lugar!
La regla de oro de la planificación de eventos es seleccionar siempre un espacio que hayas visto en persona. La visita al sitio se puede dividir en tres partes: preparación de la visita, durante la visita al sitio y evaluación posterior a la visita.
Antes de realizar visitas in situ, descubre todo lo que puedas sobre el lugar que le interesa. En función de tu investigación, lista todos los requisitos y preguntas que tienes para el propietario. De esta forma, puedes crear una lista de verificación para llevarla contigo.
Otros materiales necesarios incluyen, por ejemplo, una cámara o un teléfono inteligente para fotos. Documentar el espacio para eventos puede ser particularmente útil a la hora de comparar varios lugares y tomar una decisión final.
Las imágenes pueden revelar detalles que no notaste durante la visita. También te permiten compartir el aspecto real con otros miembros del equipo.
Este es el momento de inspeccionar los servicios disponibles, como baños, salas para grupos pequeños y otras áreas. Evalúe el tamaño y el diseño del lugar para asegurarse de que sea adecuado para el formato del evento y la cantidad de asistentes.
Debe prestar atención al estado y la calidad de las instalaciones, pero también a la accesibilidad del sitio. Es por eso que conocer a su audiencia es crucial a la hora de seleccionar posibles sedes de conferencias.
Verifique que el espacio para eventos brinde una experiencia agradable a todos los asistentes. No olvides tomar notas y tomar fotos. Puede ser un gran fastidio, pero créeme, te lo agradecerás más tarde.
Intente documentar todo para poder volver a él más adelante cuando intente tomar una decisión final.
Ahora es el momento de revisar y comparar todos los posibles lugares. Puedes comparar cada una de ellas con tu lista de verificación y tus requisitos.
Discuta todas sus observaciones con su equipo o clientes para ampliar su perspectiva.
Evalúe la ubicación, la accesibilidad y el ambiente general de cada espacio para eventos. Ya lo he dicho muchas veces, pero asegúrate de que coincide con la visión que tienes para tu evento.
💡 Consejo: Algunos lugares ofrecen la oportunidad de ver sus propiedades en sus sitios web. Si bien visitar un lugar en línea es práctico, no hay nada mejor que verlo en persona. Hay muchos aspectos del lugar de una reunión que solo puedes observar en persona.
Cada parte de la elección de un espacio para eventos es importante. Por lo tanto, no es de extrañar que le inste una vez más a que analice detenidamente los servicios y comodidades que ofrece el lugar elegido.
Si no tiene ningún requisito especial, trate de concentrarse en evaluar los servicios que brindan los lugares. Pueden ser opciones de catering, servicios de limpieza, seguridad o comodidades adicionales, como tecnología, estacionamiento o alojamiento.
La buena comida puede mejorar increíblemente la experiencia de los asistentes. Crea una oportunidad para relajarse y fomentar la creación de redes.
Los recuerdos que las personas se llevan de las reuniones suelen provenir de estos pequeños detalles, como la buena comida y la buena bebida. Siempre recuerdo los lugares basándome en lo buena que era la comida.
Los lugares como hoteles, restaurantes y centros de convenciones suelen tener instalaciones de catering en el lugar. Por eso es importante revisar las opciones culinarias que se ofrecen.
No te olvides de los huéspedes con restricciones o requisitos dietéticos (vegetarianos, veganos, sin gluten, alérgicos). Infórmate sobre los de tus asistentes gustos, disgustos y restricciones dietéticas para evitar situaciones estresantes de antemano.
Si prefieres lugares más alternativos, como galerías de arte, museos, teatros, edificios históricos o clubes, es probable que estos requieran un servicio de catering externo.
Si estás pensando en contratar a tu propio servicio de catering, asegúrate primero de consultar las normas del lugar sobre el uso de servicios de catering externos.
Este paso está estrechamente relacionado con la revisión de los contratos. Se trata de aclarar los términos y condiciones. ¿Qué nivel de limpieza gestionará el lugar? ¿Qué incluyen los servicios de montaje y desmontaje del recinto? ¿El lugar ofrece mantenimiento y seguridad en los baños? Y así sucesivamente.
A veces, el lugar de eventos corporativos proporciona este equipo, pero eso no es motivo para relajarse. Los planificadores de eventos suelen cometer el error de no inspeccionar el equipo.
A los asistentes no les gustan las distracciones ni cuando tienen que esperar. Siempre prueba el equipo A/V antes del evento.
¿Sabías que 44% ¿Los planificadores de eventos están más irritados por la falta de Wi-Fi en los espacios del lugar? Los asistentes esperan una conexión a Internet y una señal de teléfono móvil rápidas y confiables.
La mala conexión Wi-Fi a menudo se debe a la congestión, cuando demasiados usuarios utilizan un ancho de banda que no puede soportar la carga.
Intente planificar un gran volumen de tráfico de Wi-Fi. Las personas suelen llevar consigo más de un dispositivo. La media es de dos por persona. Teniendo esto en cuenta, si planeas tener ancho de banda para 500 personas, es posible que tengas que pensar en cubrir hasta 1000 personas.
Pon un restricción sobre la cantidad de datos Wi-Fi disponibles para cada persona, especialmente para las personas que intentan transmitir vídeos en directo. Y lo que es más importante, céntrate en la velocidad. La velocidad de tu conexión Wi-Fi debería ser suficiente para revisar los correos electrónicos y las redes sociales.
Las opciones inadecuadas de estacionamiento o transporte pueden ser significativas disuadir a los invitados de asistir. Tener dificultades para encontrar estacionamiento puede provocar retrasos y frustración.
Evita este problema comprobando la disponibilidad de aparcamiento. O simplemente dé instrucciones de transporte claras.
💡 Consejo: informar a los huéspedes sobre dónde pueden encontrar estacionamiento se puede resolver fácilmente utilizando un aplicación de eventos. Muchas aplicaciones de eventos permiten a los planificadores de eventos compartir información importante dentro de la aplicación. Lo mismo se aplica a Eventee, que permite a los planificadores de eventos incluir información importante Menú personalizado para que todos los asistentes los vean, incluidos los mapas.
Si decide organizar un evento en un hotel, sus invitados podrán caminar fácilmente hasta las salas de reuniones. Esto elimina los costos de transporte adicional.
Si decide celebrar su evento en un centro de convenciones, podría ser bueno que considerara uno que tenga buenos hoteles a poca distancia.
Considera la posibilidad de establecer espacios de networking y relajación en tu evento. Ambos ofrecen varios beneficios clave. Espacios de networking proporcionan una plataforma para que los asistentes se reúnan, intercambien ideas y, potencialmente, establezcan relaciones comerciales o colaboraciones.
Los asistentes también pueden compartir ideas, experiencias y conocimientos valiosos. Las experiencias positivas de networking significan que los asistentes estarán satisfechos y leales a sus futuros eventos.
Espacios de relajación puede mejorar considerablemente la experiencia de los asistentes, dándoles un lugar donde recargar energías. Esto es muy importante para los eventos que duran varios días, se prolongan durante horas o simplemente pasan mucho tiempo de pie y caminando.
Estos espacios ayudan a los asistentes a mantener sus niveles de energía. Un espacio tranquilo y cómodo también puede ayudar reducir el estrés y promover el bienestar mental.
Además, pueden estimular interacciones casuales y espontáneas. Pueden ser tan valiosos como la creación de redes formales.
Por muy aburrido que sea este paso, es una etapa vital en el proceso de selección del lugar para cualquier evento. Asegúrese de leer detenidamente todo el contrato. Presta especial atención a detalles como los servicios, las tarifas y tus obligaciones.
Esta es una lista de las partes del contrato a las que debe prestar especial atención:
Si alguna parte del contrato no está clara, no dude en solicitarla aclaración. Debes asegurarte de entender completamente todos los términos. Lo mismo ocurre con las piezas que no se adaptan a sus necesidades. No dude en discutir si se puede cambiar.
De lo contrario, negocie algunas condiciones favorables, como descuentos por pagos anticipados o servicios complementarios adicionales, como Wi-Fi gratuito y estacionamiento. Recuerda siempre que preguntar no está de más.
Al negociar, debes tener en cuenta que es importante mantenerse flexible. Es posible que tenga algunos aspectos y requisitos no negociables, pero probablemente no pueda ponerse de acuerdo en todo. Es importante estar preparado para ese tipo de situaciones.
Si no estás seguro de algo durante esta etapa, considera la posibilidad de que un profesional legal revise el contrato, especialmente en el caso de eventos grandes o complejos.
No firme contratos que carezcan de detalles específicos. Evite frases como «se negociará» o «se determinará en una fecha posterior». Eche un vistazo a estas consejos antes de programar una cita para discutir las condiciones.
Ahora debe tener toda la información que necesita para tomar una decisión final. Puede crear un gráfico o hoja de cálculo para comparar todos los lugares potenciales en función de los criterios que son importantes para usted. Por ejemplo, ubicación, capacidad, costo, servicios y accesibilidad.
Otra gran técnica de toma de decisiones es la clásica lista de pros y contras. Enumere todas las ventajas y desventajas que se le ocurran. Basándose en su lista, evalúe qué lado le parece más convincente.
Este método ayuda a desglosar y comparar los aspectos positivos y negativos de las elecciones. De esta manera, puede conducir a una toma de decisiones más informada y equilibrada.
No dude en incluir a otras personas en la decisión y discutirla con su equipo de planificación de eventos y sus colegas.
Por último, asegúrese de que el lugar se alinee con las metas y objetivos principales de su evento, pero también con su presupuesto. Una vez que hayas tomado la decisión final, todo lo que queda es asegurar el lugar del evento corporativo.
La decoración de su lugar es, por supuesto, un extra adicional, pero sin duda añade un nivel de profesionalismo a su evento. El ambiente depende del tipo de evento que esté organizando.
Por ejemplo, al planificar un evento de lanzamiento de un producto, normalmente se busca una atmósfera vibrante y animada para crear una sensación de emoción y entusiasmo. Lo mismo ocurre con las galas o los bailes. Este tipo de eventos requieren un ambiente un tanto romántico, elegante y ambiental.
Decidas lo que decidas, el tipo de entretenimiento, las decoraciones y la comida moldearán y mejorarán el ambiente.
Iluminación es una herramienta poderosa para crear el estado de ánimo. Una iluminación suave y cálida puede crear una sensación íntima, mientras que las luces brillantes y coloridas pueden energizar el espacio. También se puede cambiar durante la noche básicamente sin costo alguno. De esta forma, puede cambiar la dinámica de la habitación en cuestión de minutos.
YouTube ofrece varios vídeos introductorios sobre la iluminación de eventos. Para obtener una guía sencilla sobre la colocación óptima de la luz y la mejora general de la iluminación de tu evento, ¡consulta este tutorial! 👇
El siguiente vídeo muestra diferentes formas creativas de hacer que su evento sea más especial utilizando luces, con algunos ejemplos específicos.
Y para aquellos que solo buscan inspiración, el diseño de iluminación de este evento de META está realmente a otro nivel:
Al igual que la mala comida puede arruinar un evento perfectamente bueno, lo mismo ocurre con falta de instalaciones de baño adecuadas.
Intenta proporcionar al menos un baño por cada 50 personas. De lo contrario, es posible que tenga que lidiar con huéspedes descontentos porque se ven obligados a hacer largas filas.
Y no importa qué tan bueno sea el ambiente o a qué ponentes invites. Los baños sucios pueden ensombrecer rápidamente las experiencias de los huéspedes.
Considerar el crecimiento futuro implica ser proactivo, con visión de futuro y adaptable. Si estás planificando eventos recurrentes, deberías comprobar si el espacio para eventos que has seleccionado tiene capacidad crecimiento futuro por lo que no tendrás que volver a realizar este proceso el año que viene.
Es probable que su evento anual supere su sede si es demasiado pequeño, lo que podría ocasionar la molestia de encontrar una nueva ubicación. Elige un lugar que pueda adaptarse a diferentes diseños y configuraciones.
En Eventee, nos reunimos y entrevistamos regularmente a profesionales de eventos que nos brindan información sobre el mundo de los eventos. Descubre las recomendaciones finales de verdaderos expertos sobre cómo encontrar un lugar para un evento.
Gianpaolo Lorusso, un profesional del marketing web y el creador del evento Experiencia AdWorld centrado en la publicidad digital, necesitaba una solución que permitiera votar por los mejores historiales de casos de PPC durante el evento. Una aplicación móvil para eventos como Eventee lo hizo posible gracias a las reseñas de discursos. Esta función ayuda a evaluar quién es el mejor orador en función de las opiniones de los asistentes.
Aplicaciones para eventos son cada vez más populares. Ofrecen una variedad de funciones que le facilitarán la vida. Al seleccionar un lugar para eventos, considere el uso de herramientas digitales que puedan mejorar significativamente la eficiencia, la participación y el rendimiento general.
Con tantas aplicaciones para eventos, puede resultar abrumador elegir solo una de la enorme selección. Sobre todo porque cada aplicación viene con sus propias funciones y objetivos especiales. Puede elegir las mejores aplicaciones móviles para eventos basándose en esta comparación completa lista.
O deja que los hechos hablen por sí solos y mira este estudio de caso de WebExpo en 2021, en el que el 90% de los asistentes crearon conexiones significativas gracias a Eventee a través de la creación de redes.
Imagine que sus asistentes llegan con facilidad, sin problemas con el GPS ni kilómetros de desvíos. Elegir un lugar cercano significa facilitar el viaje, por lo que la atención se centra en el evento y no en los desplazamientos.
Por ejemplo, Aneta Martinek, cofundador y director ejecutivo de la plataforma educativa checa #HolkyzMarketingu, aconseja tener en cuenta la proximidad del lugar del evento a los centros de transporte público, los hoteles o incluso el aeropuerto.
Estamos algo limitados en cuanto a lugares porque no hay muchos espacios en Praga con una capacidad de más de 500 personas. Sin embargo, intentamos elegir basándonos en la accesibilidad del lugar, el equipamiento técnico y en lo bien que esté diseñado para que los participantes puedan llegar fácilmente al evento. Además, tenemos en cuenta el personal del lugar y si están dispuestos a ayudarnos a resolver cualquier problema o detalle.
Ya sea que esté ubicado cerca de un punto de referencia conocido o convenientemente a la vuelta de la esquina del transporte público, elegir un lugar cercano y accesible lo dice todo. Dice: «Hemos pensado en todo» y hace que el día a todos sea un poco más tranquilo.
En resumen, elegir el lugar adecuado para su evento es una piedra angular de la planificación de eventos que marca la pauta para todo. Se trata de averiguar qué es lo que necesitas. Desde entender las necesidades de su evento hasta considerar la ubicación, la capacidad y los servicios disponibles, cada detalle es importante.
Claro, hay muchos lugares para elegir. Pero si te centras en los objetivos de tu evento y en las expectativas de tu audiencia, encontrarás el lugar perfecto. Recuerda tomarte tu tiempo y sopesar cuidadosamente tus opciones para dejar una impresión duradera.
