Najdi svůj vysněný prostor pro akce s tímto rozsáhlým průvodcem. Provedu tě vším, co potřebuješ vědět, od atmosféry, kterou hledáš, až po praktické věci jako je lokalita nebo vybavení.
Když plánujete akci, je snadné zapomenout na kroky jako výběr správného místa pro firemní akci. Asi si myslíte, že lidé přijdou jen kvůli skvělému programu. Ale ve skutečnosti je výběr správného prostoru také hodně důležitý.
Máte problémy s tímto krokem plánování akce? Sestavil jsem všechny potřebné informace do jednoho přehledného průvodce. Všechno, co potřebujete k nalezení ideálního místa, máte teď na dosah ruky!
V této příručce zjistíte:
Stáhněte si naši bezplatnou kontrolní seznam pro výběr místa, abyste měli přehled o všech důležitých bodech, když projdete jednotlivými kroky -> bezplatný kontrolní seznam pro výběr místa konání
Je to tvůj šikovný průvodce, aby ti nic neuniklo!
%2520(1).jpeg)
Každý event manažer by měl rozumět tomu, co motivuje účastníky. Proč lidé chodí na vaši akci? To nám dává hlubší pochopení trendů v oboru event managementu.
Klíčovým faktorem při plánování akcí je tedy znát své publikum.
Hlavní důvody pro účast na akcích jsou:
Networking a vzdělávání se ukazují jako hlavní faktory spokojenosti účastníků. Analýza také ukazuje, že konvenční prostředí hraje důležitou roli v loajalitě účastníkůI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Proto je doporučeno věnovat čas výběru ideálního místa pro firemní akci. Místo je pro akci důležité, protože zvyšuje loajalitu účastníků a motivuje je, aby se na vaši akci vrátili i příště. Chcete, aby se vaši účastníci chtěli zúčastnit i příští rok. A nezapomeňte, úspěšná akce může opravdu posílit image vaší firmy.
Ale pozor! Není to jen místo konání, ale také celé okolí, jako je atmosféra, dostupnost, bezpečnost a ochrana.
Můžeš se snažit, jak chceš, aby tvoje akce měla skvělý program a networking. Ale akce se může proměnit v katastrofu, pokud nebude dost jídla, stabilní Wi-Fi připojení nebo pokud nebudeš udržovat toalety dostatečně čisté.
Tento článek se ponoří do detailů, jak najít místo pro akci ve 7 jednoduchých krocích. Takže dost řečí a pojďme rovnou na to – tady je váš ultimátní průvodce.
Nejdřív si ujasni svůj cíl akce, než začneš hledat možné prostory pro konání akce.
Co je cílem akce? 🤔Bible event manažerů definuje cíl akce jako jednoduchou větu, která shrnuje, proč se akce koná.
Může to být jednoduchá fráze jako shánění peněz pro děti na charitativních akcích. Nebo něco složitějšího a konkrétnějšího.
Ať už jde o networking, vzdělávání, oslavy nebo fundraising, určení hlavního cíle formuje celou strukturu akce. Stanovení cíle může být motivujícím faktorem nejen pro vás, ale i pro ostatní zapojené.
Můžeš si vytisknout jednoduché cedule, které uvádějí cíl akce, a rozdávat je všem, kdo ti pomáhají s plánováním a organizací. To pomůže personálu mít to na paměti při zařizování všeho.
Po stanovení cíle vaší akce byste měli určit všechny své potřeby a požadavky. Existují tři faktory, které byste měli vzít v úvahu:
Objasnění těchto tří faktorů vám pomůže udělat další kroky.
Organizujete velkou konferenci, vzdělávací workshop, teambuilding nebo třeba svatbu, baby shower? Bude akce probíhat osobně, jen online, nebo v hybridním formátu?
Potom si můžeš vybrat téma. Mělo by ladit s cílem akce a rezonovat s tvým publikem.
Jasně definování typu, formátu a tématu ti pomůže utvořit jeho strukturu a obsah.
Pokud jde o správu událostí, jste vlastně omezeni jen svou představivostí a svým rozpočtemI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Už jsem to zmínil, ale důkladně poznat své publikum je klíčový krok v řízení událostí. Musíte mít dobré porozumění lidem, kteří se akce zúčastní.
Díky analýze publika můžeš zjistit detaily, které ti pomohou plánovat tvou akci efektivněji.
Začněte tím, že se zeptáte sami sebe: kdo je cílová skupina a kolik lidí se zúčastní?
Nezapomeňte zohlednit věk, zájmy, socioekonomický status, pohlaví a vzdělání vaší cílové skupiny. Toto pochopení vám pomůže při mnoha rozhodnutích.
Na základě všech informací přemýšlejte o tom, co by vaši účastníci ocenili nejvíc. Cílem je vytvořit zážitek, který bude pro ně jak zábavný, tak hodnotný. Může to být vzdělávací, zaměřené na networking, nebo čistě společenské.
Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte úžasné akce s naším intuitivním SaaS řešením. Od plánování po realizaci – máme všechno, co potřebujete, abyste se mohli soustředit na to, co je opravdu důležité: vaše publikum! Naše platforma vám umožní: - Snadno spravovat registrace a vstupenky - Vytvářet vlastní webové stránky pro akce s možností white label - Komunikovat s účastníky a posílat jim důležité informace - Analyzovat úspěšnost vašich akcí s přehlednými reporty Připojte se k nám a objevte, jak snadné může být řízení událostí!53% profesionálů v oblasti eventů souhlasí s tím, že klesající rozpočty jsou největší výzvou, které čelí. Organizátoři utrácejí své rozpočty hlavně za marketing, následně za catering a náklady na místo konání.
Proto byste mohli chtít začít s jednoduchým výzkumemI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Zkuste odhadnout náklady spojené s pronájmem místa, cateringem, zábavou, technologií, dekoracemi a dalšími nezbytnými službami. Musíte mít představu o tom, kolik každý prvek stojí.
Předem si ujasněte, které aspekty akce jsou nejdůležitější a nekompromisní. Také si vyhraďte část rozpočtu na nečekané výdaje. Nikdy nevíte, co se může stát.
Nezapomeňte sledovat všechny výdaje v excelovém tabulkovém dokumentu. Tak budete mít vždy přehled o svých financích.
Výběr místa pro akci na těžko dostupném místě může ovlivnit, kolik lidí se dostaví. Proto je opravdu důležité pečlivě vybrat správnou lokalitu.
Tomu se můžeš vyhnout tím, že vybereš místo, které je snadněji dostupné. Nebo prostě nabídni lidem způsoby, jak se tam dostat. Kde se tvoje akce koná, může rozhodnout o jejím úspěchu nebo neúspěchu.
Když vybíráte správné místo pro vaši akci, držte se těchto tří klíčových bodů:
Pokud k vám na akci přijíždějí lidé z daleka, měli byste zvážit, jestli budou potřebovat místo na přespání blízko letiště před nebo po akci.
A pokud musíte nabízet ubytování, bude to pro váš rozpočet další zátěž.
Vaši hosté a účastníci by měli být dobře odpočatí a v pohodě. Žádné přímé lety mohou vést k frustraci a dokonce mohou některé lidi odradit od účasti.
Je důležité najít místo pro akci, které je pohodlné pro hosty všech věkových kategorií. A také pro jednotlivce se speciálními potřebami.
Zamyslete se, jestli na vaší akci budou starší hosté nebo dokonce miminka. Tak budete vědět, že je potřeba připravit herny pro děti nebo odpočinkové zóny pro seniory.
Nezapomeňte zajistit přístupnost pro vozíčkáře, speciální uspořádání sezení a přístupné toalety. Zkontrolujte přístupnost během prohlídek místa.
Co to vlastně znamená? No, je to jednoduché. Obchodní schůzka potřebuje jiný prostor než hudební festival nebo svatba.
Například technologický symposium se skvěle hodí do moderního konferenčního centra vybaveného nejnovějšími technologiemi. Naopak, intimní svatba se lépe koná v malebné zahradě nebo historickém sídle.
69% plánovačů akcí vybírá místa na základě doporučení od ostatních.
Pokud máte nějaké kontakty v oboru, neváhejte se zeptat svých známých na tipy na skvělé konferenční prostory, se kterými byli spokojeni. Zeptejte se na doporučení od kolegů, průmyslových kontaktů nebo na sociálních sítích.
Ale pokud jsi v oboru nováček nebo prostě nechceš spoléhat na to, co říkají ostatní, můžeš si na internetu hledat ideální místa pro akce.
Použijte webové stránky a online platformy, které se specializují na seznamy míst. Tady jsou tři z těchto webů, které na mě udělaly velký dojem:
Pokud jsi event planner, který preferuje jedinečné a neobvyklé prostory pro své akce, jako jsou galerie, loftové byty nebo sklady, Peerspace je pro tebe ta pravá platforma.
Jejich technologie pro vyhledávání míst ti umožní najít prostory pro konkrétní akce, jako je workshop nebo baby shower. Můžeš také pronajmout eventové prostory přímo od místních hostitelů.
Lidé milují, jak snadné je rezervovat na Peerspace, ale často si stěžují na nedostatečné zákaznické služby. Další možností podobnou Peerspace je Splacer, ale ta je dostupná jen v USA.
Tato platforma se sídlem ve Velké Británii nabízí komplexní databázi míst pro všechny typy akcí, včetně schůzek, konferencí a svateb.
Kromě zastaralého designu pokrývá Venuefinder širokou škálu typů míst. Nabízí také podrobné vyhledávací funkce, které jsou velmi uživatelsky přívětivé.
Primárně se zaměřuje na Velkou Británii, ale má dostupné prostory po celé Evropě.
Tato krásná stránka se zaměřuje na jedinečné a stylové prostory, ideální pro ty, kteří chtějí udělat dojem svým místem konání akce. Nabízí různé prostory, jako jsou butikové hotely a venkovní místa z celého světa.
Existuje spousta dalších webových stránek, které se zaměřují na nalezení ideálního místa pro firemní schůzky pro organizátory akcí. Proto je opravdu důležité si předem sepsat přehled vaší akce a napsat si požadavky.
Tímto způsobem přesně víte, co všechno je potřeba zahrnout. A můžete se konkrétně rozhodnout, kterou vyhledávací platformu zvolit. Potom už stačí jen vybrat místo!
Zlaté pravidlo plánování událostí je vždy vybrat prostor, který jste viděli osobně. Návštěva místa se dá rozdělit do tří částí: příprava na návštěvu, během návštěvy místa a hodnocení po návštěvě.
Předtím, než se vydáš na prohlídky míst, zjisti všechno, co můžeš, o místě, které tě zajímá. Na základě svého výzkumu si sepiš všechny požadavky a otázky, které máš pro majitele. Takhle si můžeš vytvořit kontrolní seznam, který si vezmeš s sebou.
Další potřebné materiály zahrnují například fotoaparát nebo smartphone na fotky. Dokumentace prostoru pro akci může být obzvlášť užitečná, když porovnáváte více míst a děláte konečné rozhodnutí.
Obrázky mohou odhalit detaily, které jste během návštěvy nezaznamenali. Také vám umožňují sdílet skutečný vzhled s ostatními členy týmu.
Teď je čas prozkoumat dostupné vybavení, jako jsou toalety, zasedací místnosti a další prostory. Zhodnoťte velikost a uspořádání místa, abyste se ujistili, že je to vhodné pro formát vaší akce a počet účastníků.
Měli byste věnovat pozornost stavu a kvalitě zařízení, ale také přístupnosti místa. Proto je důležité znát své publikum při výběru potenciálních konferenčních prostor.
Ověřte, že prostor pro akci poskytne příjemný zážitek pro všechny účastníky. Nezapomeňte si dělat poznámky a fotky. Může to být velká škoda, ale věřte mi, později si za to poděkujete.
Snažte se všechno zdokumentovat, abyste se k tomu mohli později vrátit, když se budete snažit udělat konečné rozhodnutí.
Teď je čas prozkoumat a porovnat všechny možné místa konání. Můžeš je porovnat podle svého checklistu a požadavků.
Proberte všechny své postřehy se svým týmem nebo klienty, abyste rozšířili svůj pohled.
Zhodnoťte místo, dostupnost a celkovou atmosféru každého prostoru pro akce. Říkal jsem to už mnohokrát, ale ujistěte se, že to odpovídá vizi, kterou máte pro svou akci.
💡Tip: Některé prostory nabízejí možnost prohlédnout si jejich zařízení na jejich webových stránkách. I když je super si místo prohlédnout online, nic se nevyrovná osobní návštěvě. Existuje spousta aspektů místa konání, které můžeš posoudit jen naživo.
Každá část výběru místa pro akci je důležitá. Takže není žádným překvapením, že vás znovu vyzývám, abyste si pečlivě prohlédli služby a vybavení, které váš vybraný prostor nabízí.
Pokud nemáš žádné speciální požadavky, zkus se zaměřit na hodnocení služeb, které nabízejí místa konání. Může to být catering, úklidové služby, bezpečnost nebo další vybavení jako technologie, parkování nebo ubytování.
Skvělé jídlo může neuvěřitelně pozvednout zážitek účastníků. Vytváří příležitost k odpočinku a podporuje networking.
Vzpomínky, které si lidé odnášejí z meetingů, často pramení z těch malých detailů, jako je dobré jídlo a pití. Vždycky si pamatuju místa podle toho, jak skvělé tam bylo jídlo.
Místa jako hotely, restaurace a kongresová centra obvykle mají cateringové služby přímo na místě. Proto je důležité prozkoumat kulinářské možnosti, které nabízejí.
Nezapomeňte na hosty s dietními omezeními nebo požadavky (vegetarián, vegan, bezlepkový, alergie). Zjistěte, co mají vaši účastníci rádi, neradi a jaká mají dietní omezení, abyste se vyhnuli stresovým situacím předem.
Pokud preferujete alternativnější místa, jako jsou umělecké galerie, muzea, divadla, historické budovy nebo kluby, pravděpodobně budete potřebovat externí cateringI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Pokud uvažujete o tom, že si přivedete vlastní catering, nezapomeňte nejdřív zkontrolovat pravidla místa ohledně používání externích cateringových služeb.
Tento krok úzce souvisí s přezkoumáváním smluv. Jde o vyjasnění podmínek a pravidel. Jakou úroveň úklidu zajistí místo konání? Co všechno zahrnují služby nastavení a demontáže? Zajišťuje místo údržbu toalet a bezpečnost? A tak dále.
Někdy dodává vybavení místo konání firemní akce, ale to není důvod k uvolnění. Organizátoři akcí často dělají chybu, když nezkontrolují vybavení.
Účastníci nemají rádi rozptýlení nebo když musí čekat. Vždy otestujte A/V vybavení před akcí.
Věděli jste, že 44 % plánovačů akcí nejvíc štve špatné Wi-Fi na místech konání? Účastníci očekávají rychlé a spolehlivé internetové připojení a signál mobilního telefonu.
Špatné Wi-Fi se často stává kvůli přetížení, když se na šířku pásma připojí příliš mnoho uživatelů, a ta to prostě nezvládne.
Plánujte s ohledem na vysoký objem Wi-Fi provozu. Lidé často nosí více než jedno zařízení. Průměr je dva na osobu. S tím na paměti, pokud plánujete kapacitu pro 500 lidí, možná budete muset myslet na pokrytí až 1000 lidí.
Omez množství Wi-Fi dat dostupných pro každého jednotlivce, zvlášť pro ty, kteří se snaží streamovat živá videa. Hlavně se soustřeď na rychlost. Tvoje Wi-Fi připojení by mělo být dostatečně rychlé na kontrolu e-mailů a sociálních sítí.
Nedostatečné parkovací nebo dopravní možnosti mohou výrazně odradit hosty od účasti. Hledání parkování může vést k zpožděním a frustraci.
Vyhněte se tomuto problému tím, že zkontrolujete dostupnost parkování. Nebo prostě dejte jasné pokyny k dopravě.
💡Tip: Informování hostů o tom, kde mohou najít parkování, lze snadno vyřešit pomocí eventové aplikace. Mnoho eventových aplikací umožňuje organizátorům sdílet důležité informace přímo v aplikaci. To platí i pro Eventee, který umožňuje organizátorům umístit důležité informace do Vlastního menu, aby je všichni účastníci viděli, včetně map.
Pokud se rozhodnete uspořádat akci v hotelu, vaši hosté budou mít snadný přístup k zasedacím místnostem. To eliminuje náklady na další dopravu.
Pokud se rozhodnete uspořádat svou akci v kongresovém centru, možná by stálo za to zvážit takové, které má dobré hotely v pěší vzdálenostiI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Zvažte, že na vaší akci vytvoříte networkingové a relaxační prostory. Oba nabízejí několik klíčových výhod. Networkingové prostory poskytují platformu pro účastníky, aby se setkávali, vyměňovali si nápady a potenciálně vytvářeli obchodní vztahy nebo spolupráce.
Účastníci mohou také sdílet postřehy, zkušenosti a cenné znalosti. Pozitivní networkingové zážitky znamenají, že budou účastníci spokojeni a loajální k vašim budoucím akcím.
Relaxace prostory mohou výrazně zlepšit zážitek účastníků, protože jim poskytnou místo k načerpání energie. To je super důležité pro akce, které trvají několik dní, trvají hodiny, nebo prostě mají hodně stání a chození kolem.
Tyto prostory pomáhají účastníkům udržet si energii. Tichý a pohodlný prostor také může snížit stres a podpořit duševní pohoduI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Navíc mohou podnítit neformální a spontánní interakce. Ty mohou být stejně cenné jako formální networking.
Ať už se to může zdát nudné, je to klíčový krok v procesu výběru místa pro jakoukoli akci. Určitě si důkladně přečtěte celý kontrakt. Věnujte zvláštní pozornost detailům jako jsou služby, poplatky a vaše povinnosti.
Zde je seznam částí smlouvy, na které byste měli věnovat zvláštní pozornost:
Pokud je nějaká část smlouvy nejasná, neváhejte se zeptat na objasnění. Musíte si být jisti, že plně rozumíte všem podmínkám. To samé platí pro části, které vám nevyhovují. Nebojte se probrat, jestli je možné je změnit.
Pokud ne, vyjednejte si nějaké výhodné podmínky, jako jsou slevy za včasné platby nebo další doplňkové služby, jako je bezplatné Wi-Fi nebo parkování. Vždy pamatujte, že se není čeho bát a zeptat se.
Během vyjednávání mějte na paměti, že je důležité zůstat flexibilní. Můžete mít nějaké nekompromisní aspekty a požadavky, ale pravděpodobně se nebudete moci dohodnout na všem. Je důležité být připraven na takovou situaci.
Pokud si v této fázi nejste s něčím jisti, zvažte, že byste nechali právníka zkontrolovat smlouvu, obzvlášť u větších nebo složitějších akcí.
Nepodepisujte smlouvy, které postrádají konkrétnosti. Vyhněte se frázím jako „bude dojednáno“ nebo „bude určeno později“. Podívejte se na tyto tipy, než si domluvíte schůzku k projednání podmínek.
Teď bys měl mít všechny informace, které potřebuješ k tomu, abys mohl udělat konečné rozhodnutí. Můžeš si vytvořit graf nebo tabulku, abys porovnal všechny potenciální místa podle kritérií, která jsou pro tebe důležitá. Například místo, kapacita, cena, vybavení a dostupnost.
Další skvělou technikou pro rozhodování je klasický starý seznam pro a proti. Napište všechny výhody a nevýhody, které vás napadnou. Na základě vašeho seznamu zhodnoťte, která strana vypadá přesvědčivěji.
Tato metoda pomáhá rozebrat a porovnat klady a zápory různých možností. Takže to může vést k lépe informovanému a vyváženému rozhodování.
Nebojte se zapojit do rozhodování i ostatní a probrat to se svým týmem pro plánování akcí a kolegy.
Na závěr se ujistěte, že místo konání odpovídá hlavním cílům a záměrům vaší akce, ale také vašemu rozpočtu. Jakmile učiníte konečné rozhodnutí, zbývá už jen zajistit místo pro firemní akciI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Dekorování vašeho místa konání je samozřejmě příjemný bonus, ale rozhodně to dodává vaší akci na profesionalitě. Atmosféra závisí na typu akce, kterou organizujete.
Například při plánování akce na uvedení produktu obvykle cílíte na živou a energickou atmosféru, abyste vytvořili pocit vzrušení a nadšení. To samé platí pro gala večery nebo bály. Tyto typy akcí vyžadují poněkud romantickou, elegantní a příjemnou náladu.
Ať už se rozhodnete jakkoli, typ zábavy, dekorace a jídlo formují a vylepšují atmosféru.
Osvětlení je mocný nástroj pro nastavení atmosféry. Jemné, teplé osvětlení může vytvořit intimní pocit, zatímco jasné, barevné světla mohou energizovat prostor. Může se také měnit během noci prakticky bez nákladů. Tímto způsobem můžete změnit dynamiku místnosti během několika minut.
YouTube nabízí spoustu úvodních videí o osvětlení na akcích. Pokud hledáš jednoduchý návod na optimální umístění světel a celkové zlepšení osvětlení tvé akce, mrkni na tento tutoriál! 👇
Další video ukazuje různé kreativní způsoby, jak udělat vaši akci ještě speciálnější pomocí světel, s několika konkrétními příklady.
A pro ty, co hledají trochu inspirace, je osvětlení na této META akci opravdu na jiné úrovni:
Stejně jako špatné jídlo může zkazit jinak skvělou akci, to samé platí pro nedostatečné toaletyI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Pokuste se zajistit alespoň jednu toaletu na každých 50 osob. Jinak se můžete potýkat s nespokojenými hosty, protože budou nuceni stát ve dlouhých frontách.
A nezáleží na tom, jak skvělá je atmosféra nebo jaké řečníky pozvete. Zážitky hostů mohou rychle zkazit špinavé toalety.
Uvažování o budoucím růstu znamená být proaktivní, myslet dopředu a být flexibilní. Pokud plánujete opakující se akce, měli byste se podívat, jestli váš vybraný prostor pro akce vyhovuje budoucímu růstu, abyste to nemuseli dělat znovu příští rok.
Vaše každoroční akce pravděpodobně přeroste svůj prostor, pokud bude příliš malý, což může znamenat hledání nového místa. Vyberte si místo, které má možnost přizpůsobit se různým uspořádáním a nastavením.
Na Eventee se pravidelně setkáváme a rozhovory s profesionály v oblasti eventů, kteří nám dávají cenné postřehy ze světa akcí. Prozkoumejte konečná doporučení, jak najít místo pro akci od skutečných expertů.
Gianpaolo Lorusso, odborník na webový marketing a tvůrce akce ADworld Experience, zaměřené na digitální reklamu, potřeboval řešení, které by umožnilo hlasování o nejlepších PPC případových studiích během akce. Mobilní aplikace pro akce jako Eventee to umožnila díky hodnocení přednášejících. Tato funkce pomáhá vyhodnotit, kdo je nejlepší řečník na základě recenzí účastníků.
Eventové aplikace se stávají čím dál tím populárnějšími. Nabízejí spoustu funkcí, které ti usnadní život. Když vybíráš místo konání akce, zvaž použití digitálních nástrojů, které mohou výrazně zvýšit efektivitu, zapojení a celkový výkon.
S tolika aplikacemi na správu událostí může být těžké vybrat si jen jednu z obrovského výběru. Zvlášť když každá aplikace má své vlastní speciální funkce a cíle. Můžeš si vybrat nejlepší mobilní aplikace pro události na základě tohoto komplexního srovnání seznamuI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Nebo nechte fakta mluvit za sebe a podívejte se na tuto případovou studii z WebExpo v roce 2021, kde 90 % účastníků navázalo smysluplné kontakty díky Eventee prostřednictvím Networking.
Představte si, jak vaši účastníci přicházejí bez problémů, žádné potíže s GPS, žádné kilometry objížděk. Vybrání blízkého místa konání znamená, že cesta je bez námahy, takže se pozornost soustředí na vaši akci, ne na dojíždění.
Například, Aneta Martínek, spoluzakladatelka a CEO české vzdělávací platformy #HolkyzMarketingu, doporučuje zvážit blízkost místa konání akce k veřejné dopravě, hotelům nebo dokonce letišti.
Jsme trochu omezeni, pokud jde o místa, protože v Praze není moc prostorů s kapacitou přes 500 lidí. Snažíme se však vybírat na základě dostupnosti místa, technického vybavení a toho, jak je místo navrženo, aby měli účastníci hladký průběh cesty na akci. Dále zohledňujeme personál na místě a zda jsou ochotni nám pomoci vyřešit jakékoli problémy a detailyI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Ať už je to kousek od známé památky nebo pohodlně za rohem od veřejné dopravy, výběr blízké a snadno dostupné lokace říká mnohé. Říká to: 'Mysleli jsme na všechno,' a udělá den každého trochu hladším.
Shrnuto, výběr správného místa pro vaši akci je základem plánování události, který určuje celkovou atmosféru. Je to všechno o tom, zjistit, co vlastně potřebujete. Od pochopení potřeb vaší akce po zohlednění lokality, kapacity a dostupných služeb – každý detail se počítá.
Jasně, je spousta míst, ze kterých si můžeš vybrat. Ale pokud se zaměříš na cíle své akce a očekávání svého publika, najdeš to ideální místo. Nezapomeň si vzít čas a pečlivě zvážit své možnosti, abys zanechal trvalý dojem.
Najdi svůj vysněný prostor pro akce s tímto rozsáhlým průvodcem. Provedu tě vším, co potřebuješ vědět, od atmosféry, kterou hledáš, až po praktické věci jako je lokalita nebo vybavení.
Když plánujete akci, je snadné zapomenout na kroky jako výběr správného místa pro firemní akci. Asi si myslíte, že lidé přijdou jen kvůli skvělému programu. Ale ve skutečnosti je výběr správného prostoru také hodně důležitý.
Máte problémy s tímto krokem plánování akce? Sestavil jsem všechny potřebné informace do jednoho přehledného průvodce. Všechno, co potřebujete k nalezení ideálního místa, máte teď na dosah ruky!
V této příručce zjistíte:
Stáhněte si naši bezplatnou kontrolní seznam pro výběr místa, abyste měli přehled o všech důležitých bodech, když projdete jednotlivými kroky -> bezplatný kontrolní seznam pro výběr místa konání
Je to tvůj šikovný průvodce, aby ti nic neuniklo!
Každý event manažer by měl rozumět tomu, co motivuje účastníky. Proč lidé chodí na vaši akci? To nám dává hlubší pochopení trendů v oboru event managementu.
Klíčovým faktorem při plánování akcí je tedy znát své publikum.
Hlavní důvody pro účast na akcích jsou:
Networking a vzdělávání se ukazují jako hlavní faktory spokojenosti účastníků. Analýza také ukazuje, že konvenční prostředí hraje důležitou roli v loajalitě účastníkůI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Proto je doporučeno věnovat čas výběru ideálního místa pro firemní akci. Místo je pro akci důležité, protože zvyšuje loajalitu účastníků a motivuje je, aby se na vaši akci vrátili i příště. Chcete, aby se vaši účastníci chtěli zúčastnit i příští rok. A nezapomeňte, úspěšná akce může opravdu posílit image vaší firmy.
Ale pozor! Není to jen místo konání, ale také celé okolí, jako je atmosféra, dostupnost, bezpečnost a ochrana.
Můžeš se snažit, jak chceš, aby tvoje akce měla skvělý program a networking. Ale akce se může proměnit v katastrofu, pokud nebude dost jídla, stabilní Wi-Fi připojení nebo pokud nebudeš udržovat toalety dostatečně čisté.
Tento článek se ponoří do detailů, jak najít místo pro akci ve 7 jednoduchých krocích. Takže dost řečí a pojďme rovnou na to – tady je váš ultimátní průvodce.
Nejdřív si ujasni svůj cíl akce, než začneš hledat možné prostory pro konání akce.
Co je cílem akce? 🤔Bible event manažerů definuje cíl akce jako jednoduchou větu, která shrnuje, proč se akce koná.
Může to být jednoduchá fráze jako shánění peněz pro děti na charitativních akcích. Nebo něco složitějšího a konkrétnějšího.
Ať už jde o networking, vzdělávání, oslavy nebo fundraising, určení hlavního cíle formuje celou strukturu akce. Stanovení cíle může být motivujícím faktorem nejen pro vás, ale i pro ostatní zapojené.
Můžeš si vytisknout jednoduché cedule, které uvádějí cíl akce, a rozdávat je všem, kdo ti pomáhají s plánováním a organizací. To pomůže personálu mít to na paměti při zařizování všeho.
Po stanovení cíle vaší akce byste měli určit všechny své potřeby a požadavky. Existují tři faktory, které byste měli vzít v úvahu:
Objasnění těchto tří faktorů vám pomůže udělat další kroky.
Organizujete velkou konferenci, vzdělávací workshop, teambuilding nebo třeba svatbu, baby shower? Bude akce probíhat osobně, jen online, nebo v hybridním formátu?
Potom si můžeš vybrat téma. Mělo by ladit s cílem akce a rezonovat s tvým publikem.
Jasně definování typu, formátu a tématu ti pomůže utvořit jeho strukturu a obsah.
Pokud jde o správu událostí, jste vlastně omezeni jen svou představivostí a svým rozpočtemI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Už jsem to zmínil, ale důkladně poznat své publikum je klíčový krok v řízení událostí. Musíte mít dobré porozumění lidem, kteří se akce zúčastní.
Díky analýze publika můžeš zjistit detaily, které ti pomohou plánovat tvou akci efektivněji.
Začněte tím, že se zeptáte sami sebe: kdo je cílová skupina a kolik lidí se zúčastní?
Nezapomeňte zohlednit věk, zájmy, socioekonomický status, pohlaví a vzdělání vaší cílové skupiny. Toto pochopení vám pomůže při mnoha rozhodnutích.
Na základě všech informací přemýšlejte o tom, co by vaši účastníci ocenili nejvíc. Cílem je vytvořit zážitek, který bude pro ně jak zábavný, tak hodnotný. Může to být vzdělávací, zaměřené na networking, nebo čistě společenské.
Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte úžasné akce s naším intuitivním SaaS řešením. Od plánování po realizaci – máme všechno, co potřebujete, abyste se mohli soustředit na to, co je opravdu důležité: vaše publikum! Naše platforma vám umožní: - Snadno spravovat registrace a vstupenky - Vytvářet vlastní webové stránky pro akce s možností white label - Komunikovat s účastníky a posílat jim důležité informace - Analyzovat úspěšnost vašich akcí s přehlednými reporty Připojte se k nám a objevte, jak snadné může být řízení událostí!53% profesionálů v oblasti eventů souhlasí s tím, že klesající rozpočty jsou největší výzvou, které čelí. Organizátoři utrácejí své rozpočty hlavně za marketing, následně za catering a náklady na místo konání.
Proto byste mohli chtít začít s jednoduchým výzkumemI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Zkuste odhadnout náklady spojené s pronájmem místa, cateringem, zábavou, technologií, dekoracemi a dalšími nezbytnými službami. Musíte mít představu o tom, kolik každý prvek stojí.
Předem si ujasněte, které aspekty akce jsou nejdůležitější a nekompromisní. Také si vyhraďte část rozpočtu na nečekané výdaje. Nikdy nevíte, co se může stát.
Nezapomeňte sledovat všechny výdaje v excelovém tabulkovém dokumentu. Tak budete mít vždy přehled o svých financích.
Výběr místa pro akci na těžko dostupném místě může ovlivnit, kolik lidí se dostaví. Proto je opravdu důležité pečlivě vybrat správnou lokalitu.
Tomu se můžeš vyhnout tím, že vybereš místo, které je snadněji dostupné. Nebo prostě nabídni lidem způsoby, jak se tam dostat. Kde se tvoje akce koná, může rozhodnout o jejím úspěchu nebo neúspěchu.
Když vybíráte správné místo pro vaši akci, držte se těchto tří klíčových bodů:
Pokud k vám na akci přijíždějí lidé z daleka, měli byste zvážit, jestli budou potřebovat místo na přespání blízko letiště před nebo po akci.
A pokud musíte nabízet ubytování, bude to pro váš rozpočet další zátěž.
Vaši hosté a účastníci by měli být dobře odpočatí a v pohodě. Žádné přímé lety mohou vést k frustraci a dokonce mohou některé lidi odradit od účasti.
Je důležité najít místo pro akci, které je pohodlné pro hosty všech věkových kategorií. A také pro jednotlivce se speciálními potřebami.
Zamyslete se, jestli na vaší akci budou starší hosté nebo dokonce miminka. Tak budete vědět, že je potřeba připravit herny pro děti nebo odpočinkové zóny pro seniory.
Nezapomeňte zajistit přístupnost pro vozíčkáře, speciální uspořádání sezení a přístupné toalety. Zkontrolujte přístupnost během prohlídek místa.
Co to vlastně znamená? No, je to jednoduché. Obchodní schůzka potřebuje jiný prostor než hudební festival nebo svatba.
Například technologický symposium se skvěle hodí do moderního konferenčního centra vybaveného nejnovějšími technologiemi. Naopak, intimní svatba se lépe koná v malebné zahradě nebo historickém sídle.
69% plánovačů akcí vybírá místa na základě doporučení od ostatních.
Pokud máte nějaké kontakty v oboru, neváhejte se zeptat svých známých na tipy na skvělé konferenční prostory, se kterými byli spokojeni. Zeptejte se na doporučení od kolegů, průmyslových kontaktů nebo na sociálních sítích.
Ale pokud jsi v oboru nováček nebo prostě nechceš spoléhat na to, co říkají ostatní, můžeš si na internetu hledat ideální místa pro akce.
Použijte webové stránky a online platformy, které se specializují na seznamy míst. Tady jsou tři z těchto webů, které na mě udělaly velký dojem:
Pokud jsi event planner, který preferuje jedinečné a neobvyklé prostory pro své akce, jako jsou galerie, loftové byty nebo sklady, Peerspace je pro tebe ta pravá platforma.
Jejich technologie pro vyhledávání míst ti umožní najít prostory pro konkrétní akce, jako je workshop nebo baby shower. Můžeš také pronajmout eventové prostory přímo od místních hostitelů.
Lidé milují, jak snadné je rezervovat na Peerspace, ale často si stěžují na nedostatečné zákaznické služby. Další možností podobnou Peerspace je Splacer, ale ta je dostupná jen v USA.
Tato platforma se sídlem ve Velké Británii nabízí komplexní databázi míst pro všechny typy akcí, včetně schůzek, konferencí a svateb.
Kromě zastaralého designu pokrývá Venuefinder širokou škálu typů míst. Nabízí také podrobné vyhledávací funkce, které jsou velmi uživatelsky přívětivé.
Primárně se zaměřuje na Velkou Británii, ale má dostupné prostory po celé Evropě.
Tato krásná stránka se zaměřuje na jedinečné a stylové prostory, ideální pro ty, kteří chtějí udělat dojem svým místem konání akce. Nabízí různé prostory, jako jsou butikové hotely a venkovní místa z celého světa.
Existuje spousta dalších webových stránek, které se zaměřují na nalezení ideálního místa pro firemní schůzky pro organizátory akcí. Proto je opravdu důležité si předem sepsat přehled vaší akce a napsat si požadavky.
Tímto způsobem přesně víte, co všechno je potřeba zahrnout. A můžete se konkrétně rozhodnout, kterou vyhledávací platformu zvolit. Potom už stačí jen vybrat místo!
Zlaté pravidlo plánování událostí je vždy vybrat prostor, který jste viděli osobně. Návštěva místa se dá rozdělit do tří částí: příprava na návštěvu, během návštěvy místa a hodnocení po návštěvě.
Předtím, než se vydáš na prohlídky míst, zjisti všechno, co můžeš, o místě, které tě zajímá. Na základě svého výzkumu si sepiš všechny požadavky a otázky, které máš pro majitele. Takhle si můžeš vytvořit kontrolní seznam, který si vezmeš s sebou.
Další potřebné materiály zahrnují například fotoaparát nebo smartphone na fotky. Dokumentace prostoru pro akci může být obzvlášť užitečná, když porovnáváte více míst a děláte konečné rozhodnutí.
Obrázky mohou odhalit detaily, které jste během návštěvy nezaznamenali. Také vám umožňují sdílet skutečný vzhled s ostatními členy týmu.
Teď je čas prozkoumat dostupné vybavení, jako jsou toalety, zasedací místnosti a další prostory. Zhodnoťte velikost a uspořádání místa, abyste se ujistili, že je to vhodné pro formát vaší akce a počet účastníků.
Měli byste věnovat pozornost stavu a kvalitě zařízení, ale také přístupnosti místa. Proto je důležité znát své publikum při výběru potenciálních konferenčních prostor.
Ověřte, že prostor pro akci poskytne příjemný zážitek pro všechny účastníky. Nezapomeňte si dělat poznámky a fotky. Může to být velká škoda, ale věřte mi, později si za to poděkujete.
Snažte se všechno zdokumentovat, abyste se k tomu mohli později vrátit, když se budete snažit udělat konečné rozhodnutí.
Teď je čas prozkoumat a porovnat všechny možné místa konání. Můžeš je porovnat podle svého checklistu a požadavků.
Proberte všechny své postřehy se svým týmem nebo klienty, abyste rozšířili svůj pohled.
Zhodnoťte místo, dostupnost a celkovou atmosféru každého prostoru pro akce. Říkal jsem to už mnohokrát, ale ujistěte se, že to odpovídá vizi, kterou máte pro svou akci.
💡Tip: Některé prostory nabízejí možnost prohlédnout si jejich zařízení na jejich webových stránkách. I když je super si místo prohlédnout online, nic se nevyrovná osobní návštěvě. Existuje spousta aspektů místa konání, které můžeš posoudit jen naživo.
Každá část výběru místa pro akci je důležitá. Takže není žádným překvapením, že vás znovu vyzývám, abyste si pečlivě prohlédli služby a vybavení, které váš vybraný prostor nabízí.
Pokud nemáš žádné speciální požadavky, zkus se zaměřit na hodnocení služeb, které nabízejí místa konání. Může to být catering, úklidové služby, bezpečnost nebo další vybavení jako technologie, parkování nebo ubytování.
Skvělé jídlo může neuvěřitelně pozvednout zážitek účastníků. Vytváří příležitost k odpočinku a podporuje networking.
Vzpomínky, které si lidé odnášejí z meetingů, často pramení z těch malých detailů, jako je dobré jídlo a pití. Vždycky si pamatuju místa podle toho, jak skvělé tam bylo jídlo.
Místa jako hotely, restaurace a kongresová centra obvykle mají cateringové služby přímo na místě. Proto je důležité prozkoumat kulinářské možnosti, které nabízejí.
Nezapomeňte na hosty s dietními omezeními nebo požadavky (vegetarián, vegan, bezlepkový, alergie). Zjistěte, co mají vaši účastníci rádi, neradi a jaká mají dietní omezení, abyste se vyhnuli stresovým situacím předem.
Pokud preferujete alternativnější místa, jako jsou umělecké galerie, muzea, divadla, historické budovy nebo kluby, pravděpodobně budete potřebovat externí cateringI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Pokud uvažujete o tom, že si přivedete vlastní catering, nezapomeňte nejdřív zkontrolovat pravidla místa ohledně používání externích cateringových služeb.
Tento krok úzce souvisí s přezkoumáváním smluv. Jde o vyjasnění podmínek a pravidel. Jakou úroveň úklidu zajistí místo konání? Co všechno zahrnují služby nastavení a demontáže? Zajišťuje místo údržbu toalet a bezpečnost? A tak dále.
Někdy dodává vybavení místo konání firemní akce, ale to není důvod k uvolnění. Organizátoři akcí často dělají chybu, když nezkontrolují vybavení.
Účastníci nemají rádi rozptýlení nebo když musí čekat. Vždy otestujte A/V vybavení před akcí.
Věděli jste, že 44 % plánovačů akcí nejvíc štve špatné Wi-Fi na místech konání? Účastníci očekávají rychlé a spolehlivé internetové připojení a signál mobilního telefonu.
Špatné Wi-Fi se často stává kvůli přetížení, když se na šířku pásma připojí příliš mnoho uživatelů, a ta to prostě nezvládne.
Plánujte s ohledem na vysoký objem Wi-Fi provozu. Lidé často nosí více než jedno zařízení. Průměr je dva na osobu. S tím na paměti, pokud plánujete kapacitu pro 500 lidí, možná budete muset myslet na pokrytí až 1000 lidí.
Omez množství Wi-Fi dat dostupných pro každého jednotlivce, zvlášť pro ty, kteří se snaží streamovat živá videa. Hlavně se soustřeď na rychlost. Tvoje Wi-Fi připojení by mělo být dostatečně rychlé na kontrolu e-mailů a sociálních sítí.
Nedostatečné parkovací nebo dopravní možnosti mohou výrazně odradit hosty od účasti. Hledání parkování může vést k zpožděním a frustraci.
Vyhněte se tomuto problému tím, že zkontrolujete dostupnost parkování. Nebo prostě dejte jasné pokyny k dopravě.
💡Tip: Informování hostů o tom, kde mohou najít parkování, lze snadno vyřešit pomocí eventové aplikace. Mnoho eventových aplikací umožňuje organizátorům sdílet důležité informace přímo v aplikaci. To platí i pro Eventee, který umožňuje organizátorům umístit důležité informace do Vlastního menu, aby je všichni účastníci viděli, včetně map.
Pokud se rozhodnete uspořádat akci v hotelu, vaši hosté budou mít snadný přístup k zasedacím místnostem. To eliminuje náklady na další dopravu.
Pokud se rozhodnete uspořádat svou akci v kongresovém centru, možná by stálo za to zvážit takové, které má dobré hotely v pěší vzdálenostiI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Zvažte, že na vaší akci vytvoříte networkingové a relaxační prostory. Oba nabízejí několik klíčových výhod. Networkingové prostory poskytují platformu pro účastníky, aby se setkávali, vyměňovali si nápady a potenciálně vytvářeli obchodní vztahy nebo spolupráce.
Účastníci mohou také sdílet postřehy, zkušenosti a cenné znalosti. Pozitivní networkingové zážitky znamenají, že budou účastníci spokojeni a loajální k vašim budoucím akcím.
Relaxace prostory mohou výrazně zlepšit zážitek účastníků, protože jim poskytnou místo k načerpání energie. To je super důležité pro akce, které trvají několik dní, trvají hodiny, nebo prostě mají hodně stání a chození kolem.
Tyto prostory pomáhají účastníkům udržet si energii. Tichý a pohodlný prostor také může snížit stres a podpořit duševní pohoduI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Navíc mohou podnítit neformální a spontánní interakce. Ty mohou být stejně cenné jako formální networking.
Ať už se to může zdát nudné, je to klíčový krok v procesu výběru místa pro jakoukoli akci. Určitě si důkladně přečtěte celý kontrakt. Věnujte zvláštní pozornost detailům jako jsou služby, poplatky a vaše povinnosti.
Zde je seznam částí smlouvy, na které byste měli věnovat zvláštní pozornost:
Pokud je nějaká část smlouvy nejasná, neváhejte se zeptat na objasnění. Musíte si být jisti, že plně rozumíte všem podmínkám. To samé platí pro části, které vám nevyhovují. Nebojte se probrat, jestli je možné je změnit.
Pokud ne, vyjednejte si nějaké výhodné podmínky, jako jsou slevy za včasné platby nebo další doplňkové služby, jako je bezplatné Wi-Fi nebo parkování. Vždy pamatujte, že se není čeho bát a zeptat se.
Během vyjednávání mějte na paměti, že je důležité zůstat flexibilní. Můžete mít nějaké nekompromisní aspekty a požadavky, ale pravděpodobně se nebudete moci dohodnout na všem. Je důležité být připraven na takovou situaci.
Pokud si v této fázi nejste s něčím jisti, zvažte, že byste nechali právníka zkontrolovat smlouvu, obzvlášť u větších nebo složitějších akcí.
Nepodepisujte smlouvy, které postrádají konkrétnosti. Vyhněte se frázím jako „bude dojednáno“ nebo „bude určeno později“. Podívejte se na tyto tipy, než si domluvíte schůzku k projednání podmínek.
Teď bys měl mít všechny informace, které potřebuješ k tomu, abys mohl udělat konečné rozhodnutí. Můžeš si vytvořit graf nebo tabulku, abys porovnal všechny potenciální místa podle kritérií, která jsou pro tebe důležitá. Například místo, kapacita, cena, vybavení a dostupnost.
Další skvělou technikou pro rozhodování je klasický starý seznam pro a proti. Napište všechny výhody a nevýhody, které vás napadnou. Na základě vašeho seznamu zhodnoťte, která strana vypadá přesvědčivěji.
Tato metoda pomáhá rozebrat a porovnat klady a zápory různých možností. Takže to může vést k lépe informovanému a vyváženému rozhodování.
Nebojte se zapojit do rozhodování i ostatní a probrat to se svým týmem pro plánování akcí a kolegy.
Na závěr se ujistěte, že místo konání odpovídá hlavním cílům a záměrům vaší akce, ale také vašemu rozpočtu. Jakmile učiníte konečné rozhodnutí, zbývá už jen zajistit místo pro firemní akciI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Dekorování vašeho místa konání je samozřejmě příjemný bonus, ale rozhodně to dodává vaší akci na profesionalitě. Atmosféra závisí na typu akce, kterou organizujete.
Například při plánování akce na uvedení produktu obvykle cílíte na živou a energickou atmosféru, abyste vytvořili pocit vzrušení a nadšení. To samé platí pro gala večery nebo bály. Tyto typy akcí vyžadují poněkud romantickou, elegantní a příjemnou náladu.
Ať už se rozhodnete jakkoli, typ zábavy, dekorace a jídlo formují a vylepšují atmosféru.
Osvětlení je mocný nástroj pro nastavení atmosféry. Jemné, teplé osvětlení může vytvořit intimní pocit, zatímco jasné, barevné světla mohou energizovat prostor. Může se také měnit během noci prakticky bez nákladů. Tímto způsobem můžete změnit dynamiku místnosti během několika minut.
YouTube nabízí spoustu úvodních videí o osvětlení na akcích. Pokud hledáš jednoduchý návod na optimální umístění světel a celkové zlepšení osvětlení tvé akce, mrkni na tento tutoriál! 👇
Další video ukazuje různé kreativní způsoby, jak udělat vaši akci ještě speciálnější pomocí světel, s několika konkrétními příklady.
A pro ty, co hledají trochu inspirace, je osvětlení na této META akci opravdu na jiné úrovni:
Stejně jako špatné jídlo může zkazit jinak skvělou akci, to samé platí pro nedostatečné toaletyI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Pokuste se zajistit alespoň jednu toaletu na každých 50 osob. Jinak se můžete potýkat s nespokojenými hosty, protože budou nuceni stát ve dlouhých frontách.
A nezáleží na tom, jak skvělá je atmosféra nebo jaké řečníky pozvete. Zážitky hostů mohou rychle zkazit špinavé toalety.
Uvažování o budoucím růstu znamená být proaktivní, myslet dopředu a být flexibilní. Pokud plánujete opakující se akce, měli byste se podívat, jestli váš vybraný prostor pro akce vyhovuje budoucímu růstu, abyste to nemuseli dělat znovu příští rok.
Vaše každoroční akce pravděpodobně přeroste svůj prostor, pokud bude příliš malý, což může znamenat hledání nového místa. Vyberte si místo, které má možnost přizpůsobit se různým uspořádáním a nastavením.
Na Eventee se pravidelně setkáváme a rozhovory s profesionály v oblasti eventů, kteří nám dávají cenné postřehy ze světa akcí. Prozkoumejte konečná doporučení, jak najít místo pro akci od skutečných expertů.
Gianpaolo Lorusso, odborník na webový marketing a tvůrce akce ADworld Experience, zaměřené na digitální reklamu, potřeboval řešení, které by umožnilo hlasování o nejlepších PPC případových studiích během akce. Mobilní aplikace pro akce jako Eventee to umožnila díky hodnocení přednášejících. Tato funkce pomáhá vyhodnotit, kdo je nejlepší řečník na základě recenzí účastníků.
Eventové aplikace se stávají čím dál tím populárnějšími. Nabízejí spoustu funkcí, které ti usnadní život. Když vybíráš místo konání akce, zvaž použití digitálních nástrojů, které mohou výrazně zvýšit efektivitu, zapojení a celkový výkon.
S tolika aplikacemi na správu událostí může být těžké vybrat si jen jednu z obrovského výběru. Zvlášť když každá aplikace má své vlastní speciální funkce a cíle. Můžeš si vybrat nejlepší mobilní aplikace pro události na základě tohoto komplexního srovnání seznamuI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Nebo nechte fakta mluvit za sebe a podívejte se na tuto případovou studii z WebExpo v roce 2021, kde 90 % účastníků navázalo smysluplné kontakty díky Eventee prostřednictvím Networking.
Představte si, jak vaši účastníci přicházejí bez problémů, žádné potíže s GPS, žádné kilometry objížděk. Vybrání blízkého místa konání znamená, že cesta je bez námahy, takže se pozornost soustředí na vaši akci, ne na dojíždění.
Například, Aneta Martínek, spoluzakladatelka a CEO české vzdělávací platformy #HolkyzMarketingu, doporučuje zvážit blízkost místa konání akce k veřejné dopravě, hotelům nebo dokonce letišti.
Jsme trochu omezeni, pokud jde o místa, protože v Praze není moc prostorů s kapacitou přes 500 lidí. Snažíme se však vybírat na základě dostupnosti místa, technického vybavení a toho, jak je místo navrženo, aby měli účastníci hladký průběh cesty na akci. Dále zohledňujeme personál na místě a zda jsou ochotni nám pomoci vyřešit jakékoli problémy a detailyI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Ať už je to kousek od známé památky nebo pohodlně za rohem od veřejné dopravy, výběr blízké a snadno dostupné lokace říká mnohé. Říká to: 'Mysleli jsme na všechno,' a udělá den každého trochu hladším.
Shrnuto, výběr správného místa pro vaši akci je základem plánování události, který určuje celkovou atmosféru. Je to všechno o tom, zjistit, co vlastně potřebujete. Od pochopení potřeb vaší akce po zohlednění lokality, kapacity a dostupných služeb – každý detail se počítá.
Jasně, je spousta míst, ze kterých si můžeš vybrat. Ale pokud se zaměříš na cíle své akce a očekávání svého publika, najdeš to ideální místo. Nezapomeň si vzít čas a pečlivě zvážit své možnosti, abys zanechal trvalý dojem.
Najdi svůj vysněný prostor pro akce s tímto rozsáhlým průvodcem. Provedu tě vším, co potřebuješ vědět, od atmosféry, kterou hledáš, až po praktické věci jako je lokalita nebo vybavení.
Když plánujete akci, je snadné zapomenout na kroky jako výběr správného místa pro firemní akci. Asi si myslíte, že lidé přijdou jen kvůli skvělému programu. Ale ve skutečnosti je výběr správného prostoru také hodně důležitý.
Máte problémy s tímto krokem plánování akce? Sestavil jsem všechny potřebné informace do jednoho přehledného průvodce. Všechno, co potřebujete k nalezení ideálního místa, máte teď na dosah ruky!
V této příručce zjistíte:
Stáhněte si naši bezplatnou kontrolní seznam pro výběr místa, abyste měli přehled o všech důležitých bodech, když projdete jednotlivými kroky -> bezplatný kontrolní seznam pro výběr místa konání
Je to tvůj šikovný průvodce, aby ti nic neuniklo!
Každý event manažer by měl rozumět tomu, co motivuje účastníky. Proč lidé chodí na vaši akci? To nám dává hlubší pochopení trendů v oboru event managementu.
Klíčovým faktorem při plánování akcí je tedy znát své publikum.
Hlavní důvody pro účast na akcích jsou:
Networking a vzdělávání se ukazují jako hlavní faktory spokojenosti účastníků. Analýza také ukazuje, že konvenční prostředí hraje důležitou roli v loajalitě účastníkůI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Proto je doporučeno věnovat čas výběru ideálního místa pro firemní akci. Místo je pro akci důležité, protože zvyšuje loajalitu účastníků a motivuje je, aby se na vaši akci vrátili i příště. Chcete, aby se vaši účastníci chtěli zúčastnit i příští rok. A nezapomeňte, úspěšná akce může opravdu posílit image vaší firmy.
Ale pozor! Není to jen místo konání, ale také celé okolí, jako je atmosféra, dostupnost, bezpečnost a ochrana.
Můžeš se snažit, jak chceš, aby tvoje akce měla skvělý program a networking. Ale akce se může proměnit v katastrofu, pokud nebude dost jídla, stabilní Wi-Fi připojení nebo pokud nebudeš udržovat toalety dostatečně čisté.
Tento článek se ponoří do detailů, jak najít místo pro akci ve 7 jednoduchých krocích. Takže dost řečí a pojďme rovnou na to – tady je váš ultimátní průvodce.
Nejdřív si ujasni svůj cíl akce, než začneš hledat možné prostory pro konání akce.
Co je cílem akce? 🤔Bible event manažerů definuje cíl akce jako jednoduchou větu, která shrnuje, proč se akce koná.
Může to být jednoduchá fráze jako shánění peněz pro děti na charitativních akcích. Nebo něco složitějšího a konkrétnějšího.
Ať už jde o networking, vzdělávání, oslavy nebo fundraising, určení hlavního cíle formuje celou strukturu akce. Stanovení cíle může být motivujícím faktorem nejen pro vás, ale i pro ostatní zapojené.
Můžeš si vytisknout jednoduché cedule, které uvádějí cíl akce, a rozdávat je všem, kdo ti pomáhají s plánováním a organizací. To pomůže personálu mít to na paměti při zařizování všeho.
Po stanovení cíle vaší akce byste měli určit všechny své potřeby a požadavky. Existují tři faktory, které byste měli vzít v úvahu:
Objasnění těchto tří faktorů vám pomůže udělat další kroky.
Organizujete velkou konferenci, vzdělávací workshop, teambuilding nebo třeba svatbu, baby shower? Bude akce probíhat osobně, jen online, nebo v hybridním formátu?
Potom si můžeš vybrat téma. Mělo by ladit s cílem akce a rezonovat s tvým publikem.
Jasně definování typu, formátu a tématu ti pomůže utvořit jeho strukturu a obsah.
Pokud jde o správu událostí, jste vlastně omezeni jen svou představivostí a svým rozpočtemI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Už jsem to zmínil, ale důkladně poznat své publikum je klíčový krok v řízení událostí. Musíte mít dobré porozumění lidem, kteří se akce zúčastní.
Díky analýze publika můžeš zjistit detaily, které ti pomohou plánovat tvou akci efektivněji.
Začněte tím, že se zeptáte sami sebe: kdo je cílová skupina a kolik lidí se zúčastní?
Nezapomeňte zohlednit věk, zájmy, socioekonomický status, pohlaví a vzdělání vaší cílové skupiny. Toto pochopení vám pomůže při mnoha rozhodnutích.
Na základě všech informací přemýšlejte o tom, co by vaši účastníci ocenili nejvíc. Cílem je vytvořit zážitek, který bude pro ně jak zábavný, tak hodnotný. Může to být vzdělávací, zaměřené na networking, nebo čistě společenské.
Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte úžasné akce s naším intuitivním SaaS řešením. Od plánování po realizaci – máme všechno, co potřebujete, abyste se mohli soustředit na to, co je opravdu důležité: vaše publikum! Naše platforma vám umožní: - Snadno spravovat registrace a vstupenky - Vytvářet vlastní webové stránky pro akce s možností white label - Komunikovat s účastníky a posílat jim důležité informace - Analyzovat úspěšnost vašich akcí s přehlednými reporty Připojte se k nám a objevte, jak snadné může být řízení událostí!53% profesionálů v oblasti eventů souhlasí s tím, že klesající rozpočty jsou největší výzvou, které čelí. Organizátoři utrácejí své rozpočty hlavně za marketing, následně za catering a náklady na místo konání.
Proto byste mohli chtít začít s jednoduchým výzkumemI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Zkuste odhadnout náklady spojené s pronájmem místa, cateringem, zábavou, technologií, dekoracemi a dalšími nezbytnými službami. Musíte mít představu o tom, kolik každý prvek stojí.
Předem si ujasněte, které aspekty akce jsou nejdůležitější a nekompromisní. Také si vyhraďte část rozpočtu na nečekané výdaje. Nikdy nevíte, co se může stát.
Nezapomeňte sledovat všechny výdaje v excelovém tabulkovém dokumentu. Tak budete mít vždy přehled o svých financích.
Výběr místa pro akci na těžko dostupném místě může ovlivnit, kolik lidí se dostaví. Proto je opravdu důležité pečlivě vybrat správnou lokalitu.
Tomu se můžeš vyhnout tím, že vybereš místo, které je snadněji dostupné. Nebo prostě nabídni lidem způsoby, jak se tam dostat. Kde se tvoje akce koná, může rozhodnout o jejím úspěchu nebo neúspěchu.
Když vybíráte správné místo pro vaši akci, držte se těchto tří klíčových bodů:
Pokud k vám na akci přijíždějí lidé z daleka, měli byste zvážit, jestli budou potřebovat místo na přespání blízko letiště před nebo po akci.
A pokud musíte nabízet ubytování, bude to pro váš rozpočet další zátěž.
Vaši hosté a účastníci by měli být dobře odpočatí a v pohodě. Žádné přímé lety mohou vést k frustraci a dokonce mohou některé lidi odradit od účasti.
Je důležité najít místo pro akci, které je pohodlné pro hosty všech věkových kategorií. A také pro jednotlivce se speciálními potřebami.
Zamyslete se, jestli na vaší akci budou starší hosté nebo dokonce miminka. Tak budete vědět, že je potřeba připravit herny pro děti nebo odpočinkové zóny pro seniory.
Nezapomeňte zajistit přístupnost pro vozíčkáře, speciální uspořádání sezení a přístupné toalety. Zkontrolujte přístupnost během prohlídek místa.
Co to vlastně znamená? No, je to jednoduché. Obchodní schůzka potřebuje jiný prostor než hudební festival nebo svatba.
Například technologický symposium se skvěle hodí do moderního konferenčního centra vybaveného nejnovějšími technologiemi. Naopak, intimní svatba se lépe koná v malebné zahradě nebo historickém sídle.
69% plánovačů akcí vybírá místa na základě doporučení od ostatních.
Pokud máte nějaké kontakty v oboru, neváhejte se zeptat svých známých na tipy na skvělé konferenční prostory, se kterými byli spokojeni. Zeptejte se na doporučení od kolegů, průmyslových kontaktů nebo na sociálních sítích.
Ale pokud jsi v oboru nováček nebo prostě nechceš spoléhat na to, co říkají ostatní, můžeš si na internetu hledat ideální místa pro akce.
Použijte webové stránky a online platformy, které se specializují na seznamy míst. Tady jsou tři z těchto webů, které na mě udělaly velký dojem:
Pokud jsi event planner, který preferuje jedinečné a neobvyklé prostory pro své akce, jako jsou galerie, loftové byty nebo sklady, Peerspace je pro tebe ta pravá platforma.
Jejich technologie pro vyhledávání míst ti umožní najít prostory pro konkrétní akce, jako je workshop nebo baby shower. Můžeš také pronajmout eventové prostory přímo od místních hostitelů.
Lidé milují, jak snadné je rezervovat na Peerspace, ale často si stěžují na nedostatečné zákaznické služby. Další možností podobnou Peerspace je Splacer, ale ta je dostupná jen v USA.
Tato platforma se sídlem ve Velké Británii nabízí komplexní databázi míst pro všechny typy akcí, včetně schůzek, konferencí a svateb.
Kromě zastaralého designu pokrývá Venuefinder širokou škálu typů míst. Nabízí také podrobné vyhledávací funkce, které jsou velmi uživatelsky přívětivé.
Primárně se zaměřuje na Velkou Británii, ale má dostupné prostory po celé Evropě.
Tato krásná stránka se zaměřuje na jedinečné a stylové prostory, ideální pro ty, kteří chtějí udělat dojem svým místem konání akce. Nabízí různé prostory, jako jsou butikové hotely a venkovní místa z celého světa.
Existuje spousta dalších webových stránek, které se zaměřují na nalezení ideálního místa pro firemní schůzky pro organizátory akcí. Proto je opravdu důležité si předem sepsat přehled vaší akce a napsat si požadavky.
Tímto způsobem přesně víte, co všechno je potřeba zahrnout. A můžete se konkrétně rozhodnout, kterou vyhledávací platformu zvolit. Potom už stačí jen vybrat místo!
Zlaté pravidlo plánování událostí je vždy vybrat prostor, který jste viděli osobně. Návštěva místa se dá rozdělit do tří částí: příprava na návštěvu, během návštěvy místa a hodnocení po návštěvě.
Předtím, než se vydáš na prohlídky míst, zjisti všechno, co můžeš, o místě, které tě zajímá. Na základě svého výzkumu si sepiš všechny požadavky a otázky, které máš pro majitele. Takhle si můžeš vytvořit kontrolní seznam, který si vezmeš s sebou.
Další potřebné materiály zahrnují například fotoaparát nebo smartphone na fotky. Dokumentace prostoru pro akci může být obzvlášť užitečná, když porovnáváte více míst a děláte konečné rozhodnutí.
Obrázky mohou odhalit detaily, které jste během návštěvy nezaznamenali. Také vám umožňují sdílet skutečný vzhled s ostatními členy týmu.
Teď je čas prozkoumat dostupné vybavení, jako jsou toalety, zasedací místnosti a další prostory. Zhodnoťte velikost a uspořádání místa, abyste se ujistili, že je to vhodné pro formát vaší akce a počet účastníků.
Měli byste věnovat pozornost stavu a kvalitě zařízení, ale také přístupnosti místa. Proto je důležité znát své publikum při výběru potenciálních konferenčních prostor.
Ověřte, že prostor pro akci poskytne příjemný zážitek pro všechny účastníky. Nezapomeňte si dělat poznámky a fotky. Může to být velká škoda, ale věřte mi, později si za to poděkujete.
Snažte se všechno zdokumentovat, abyste se k tomu mohli později vrátit, když se budete snažit udělat konečné rozhodnutí.
Teď je čas prozkoumat a porovnat všechny možné místa konání. Můžeš je porovnat podle svého checklistu a požadavků.
Proberte všechny své postřehy se svým týmem nebo klienty, abyste rozšířili svůj pohled.
Zhodnoťte místo, dostupnost a celkovou atmosféru každého prostoru pro akce. Říkal jsem to už mnohokrát, ale ujistěte se, že to odpovídá vizi, kterou máte pro svou akci.
💡Tip: Některé prostory nabízejí možnost prohlédnout si jejich zařízení na jejich webových stránkách. I když je super si místo prohlédnout online, nic se nevyrovná osobní návštěvě. Existuje spousta aspektů místa konání, které můžeš posoudit jen naživo.
Každá část výběru místa pro akci je důležitá. Takže není žádným překvapením, že vás znovu vyzývám, abyste si pečlivě prohlédli služby a vybavení, které váš vybraný prostor nabízí.
Pokud nemáš žádné speciální požadavky, zkus se zaměřit na hodnocení služeb, které nabízejí místa konání. Může to být catering, úklidové služby, bezpečnost nebo další vybavení jako technologie, parkování nebo ubytování.
Skvělé jídlo může neuvěřitelně pozvednout zážitek účastníků. Vytváří příležitost k odpočinku a podporuje networking.
Vzpomínky, které si lidé odnášejí z meetingů, často pramení z těch malých detailů, jako je dobré jídlo a pití. Vždycky si pamatuju místa podle toho, jak skvělé tam bylo jídlo.
Místa jako hotely, restaurace a kongresová centra obvykle mají cateringové služby přímo na místě. Proto je důležité prozkoumat kulinářské možnosti, které nabízejí.
Nezapomeňte na hosty s dietními omezeními nebo požadavky (vegetarián, vegan, bezlepkový, alergie). Zjistěte, co mají vaši účastníci rádi, neradi a jaká mají dietní omezení, abyste se vyhnuli stresovým situacím předem.
Pokud preferujete alternativnější místa, jako jsou umělecké galerie, muzea, divadla, historické budovy nebo kluby, pravděpodobně budete potřebovat externí cateringI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Pokud uvažujete o tom, že si přivedete vlastní catering, nezapomeňte nejdřív zkontrolovat pravidla místa ohledně používání externích cateringových služeb.
Tento krok úzce souvisí s přezkoumáváním smluv. Jde o vyjasnění podmínek a pravidel. Jakou úroveň úklidu zajistí místo konání? Co všechno zahrnují služby nastavení a demontáže? Zajišťuje místo údržbu toalet a bezpečnost? A tak dále.
Někdy dodává vybavení místo konání firemní akce, ale to není důvod k uvolnění. Organizátoři akcí často dělají chybu, když nezkontrolují vybavení.
Účastníci nemají rádi rozptýlení nebo když musí čekat. Vždy otestujte A/V vybavení před akcí.
Věděli jste, že 44 % plánovačů akcí nejvíc štve špatné Wi-Fi na místech konání? Účastníci očekávají rychlé a spolehlivé internetové připojení a signál mobilního telefonu.
Špatné Wi-Fi se často stává kvůli přetížení, když se na šířku pásma připojí příliš mnoho uživatelů, a ta to prostě nezvládne.
Plánujte s ohledem na vysoký objem Wi-Fi provozu. Lidé často nosí více než jedno zařízení. Průměr je dva na osobu. S tím na paměti, pokud plánujete kapacitu pro 500 lidí, možná budete muset myslet na pokrytí až 1000 lidí.
Omez množství Wi-Fi dat dostupných pro každého jednotlivce, zvlášť pro ty, kteří se snaží streamovat živá videa. Hlavně se soustřeď na rychlost. Tvoje Wi-Fi připojení by mělo být dostatečně rychlé na kontrolu e-mailů a sociálních sítí.
Nedostatečné parkovací nebo dopravní možnosti mohou výrazně odradit hosty od účasti. Hledání parkování může vést k zpožděním a frustraci.
Vyhněte se tomuto problému tím, že zkontrolujete dostupnost parkování. Nebo prostě dejte jasné pokyny k dopravě.
💡Tip: Informování hostů o tom, kde mohou najít parkování, lze snadno vyřešit pomocí eventové aplikace. Mnoho eventových aplikací umožňuje organizátorům sdílet důležité informace přímo v aplikaci. To platí i pro Eventee, který umožňuje organizátorům umístit důležité informace do Vlastního menu, aby je všichni účastníci viděli, včetně map.
Pokud se rozhodnete uspořádat akci v hotelu, vaši hosté budou mít snadný přístup k zasedacím místnostem. To eliminuje náklady na další dopravu.
Pokud se rozhodnete uspořádat svou akci v kongresovém centru, možná by stálo za to zvážit takové, které má dobré hotely v pěší vzdálenostiI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Zvažte, že na vaší akci vytvoříte networkingové a relaxační prostory. Oba nabízejí několik klíčových výhod. Networkingové prostory poskytují platformu pro účastníky, aby se setkávali, vyměňovali si nápady a potenciálně vytvářeli obchodní vztahy nebo spolupráce.
Účastníci mohou také sdílet postřehy, zkušenosti a cenné znalosti. Pozitivní networkingové zážitky znamenají, že budou účastníci spokojeni a loajální k vašim budoucím akcím.
Relaxace prostory mohou výrazně zlepšit zážitek účastníků, protože jim poskytnou místo k načerpání energie. To je super důležité pro akce, které trvají několik dní, trvají hodiny, nebo prostě mají hodně stání a chození kolem.
Tyto prostory pomáhají účastníkům udržet si energii. Tichý a pohodlný prostor také může snížit stres a podpořit duševní pohoduI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Navíc mohou podnítit neformální a spontánní interakce. Ty mohou být stejně cenné jako formální networking.
Ať už se to může zdát nudné, je to klíčový krok v procesu výběru místa pro jakoukoli akci. Určitě si důkladně přečtěte celý kontrakt. Věnujte zvláštní pozornost detailům jako jsou služby, poplatky a vaše povinnosti.
Zde je seznam částí smlouvy, na které byste měli věnovat zvláštní pozornost:
Pokud je nějaká část smlouvy nejasná, neváhejte se zeptat na objasnění. Musíte si být jisti, že plně rozumíte všem podmínkám. To samé platí pro části, které vám nevyhovují. Nebojte se probrat, jestli je možné je změnit.
Pokud ne, vyjednejte si nějaké výhodné podmínky, jako jsou slevy za včasné platby nebo další doplňkové služby, jako je bezplatné Wi-Fi nebo parkování. Vždy pamatujte, že se není čeho bát a zeptat se.
Během vyjednávání mějte na paměti, že je důležité zůstat flexibilní. Můžete mít nějaké nekompromisní aspekty a požadavky, ale pravděpodobně se nebudete moci dohodnout na všem. Je důležité být připraven na takovou situaci.
Pokud si v této fázi nejste s něčím jisti, zvažte, že byste nechali právníka zkontrolovat smlouvu, obzvlášť u větších nebo složitějších akcí.
Nepodepisujte smlouvy, které postrádají konkrétnosti. Vyhněte se frázím jako „bude dojednáno“ nebo „bude určeno později“. Podívejte se na tyto tipy, než si domluvíte schůzku k projednání podmínek.
Teď bys měl mít všechny informace, které potřebuješ k tomu, abys mohl udělat konečné rozhodnutí. Můžeš si vytvořit graf nebo tabulku, abys porovnal všechny potenciální místa podle kritérií, která jsou pro tebe důležitá. Například místo, kapacita, cena, vybavení a dostupnost.
Další skvělou technikou pro rozhodování je klasický starý seznam pro a proti. Napište všechny výhody a nevýhody, které vás napadnou. Na základě vašeho seznamu zhodnoťte, která strana vypadá přesvědčivěji.
Tato metoda pomáhá rozebrat a porovnat klady a zápory různých možností. Takže to může vést k lépe informovanému a vyváženému rozhodování.
Nebojte se zapojit do rozhodování i ostatní a probrat to se svým týmem pro plánování akcí a kolegy.
Na závěr se ujistěte, že místo konání odpovídá hlavním cílům a záměrům vaší akce, ale také vašemu rozpočtu. Jakmile učiníte konečné rozhodnutí, zbývá už jen zajistit místo pro firemní akciI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Dekorování vašeho místa konání je samozřejmě příjemný bonus, ale rozhodně to dodává vaší akci na profesionalitě. Atmosféra závisí na typu akce, kterou organizujete.
Například při plánování akce na uvedení produktu obvykle cílíte na živou a energickou atmosféru, abyste vytvořili pocit vzrušení a nadšení. To samé platí pro gala večery nebo bály. Tyto typy akcí vyžadují poněkud romantickou, elegantní a příjemnou náladu.
Ať už se rozhodnete jakkoli, typ zábavy, dekorace a jídlo formují a vylepšují atmosféru.
Osvětlení je mocný nástroj pro nastavení atmosféry. Jemné, teplé osvětlení může vytvořit intimní pocit, zatímco jasné, barevné světla mohou energizovat prostor. Může se také měnit během noci prakticky bez nákladů. Tímto způsobem můžete změnit dynamiku místnosti během několika minut.
YouTube nabízí spoustu úvodních videí o osvětlení na akcích. Pokud hledáš jednoduchý návod na optimální umístění světel a celkové zlepšení osvětlení tvé akce, mrkni na tento tutoriál! 👇
Další video ukazuje různé kreativní způsoby, jak udělat vaši akci ještě speciálnější pomocí světel, s několika konkrétními příklady.
A pro ty, co hledají trochu inspirace, je osvětlení na této META akci opravdu na jiné úrovni:
Stejně jako špatné jídlo může zkazit jinak skvělou akci, to samé platí pro nedostatečné toaletyI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Pokuste se zajistit alespoň jednu toaletu na každých 50 osob. Jinak se můžete potýkat s nespokojenými hosty, protože budou nuceni stát ve dlouhých frontách.
A nezáleží na tom, jak skvělá je atmosféra nebo jaké řečníky pozvete. Zážitky hostů mohou rychle zkazit špinavé toalety.
Uvažování o budoucím růstu znamená být proaktivní, myslet dopředu a být flexibilní. Pokud plánujete opakující se akce, měli byste se podívat, jestli váš vybraný prostor pro akce vyhovuje budoucímu růstu, abyste to nemuseli dělat znovu příští rok.
Vaše každoroční akce pravděpodobně přeroste svůj prostor, pokud bude příliš malý, což může znamenat hledání nového místa. Vyberte si místo, které má možnost přizpůsobit se různým uspořádáním a nastavením.
Na Eventee se pravidelně setkáváme a rozhovory s profesionály v oblasti eventů, kteří nám dávají cenné postřehy ze světa akcí. Prozkoumejte konečná doporučení, jak najít místo pro akci od skutečných expertů.
Gianpaolo Lorusso, odborník na webový marketing a tvůrce akce ADworld Experience, zaměřené na digitální reklamu, potřeboval řešení, které by umožnilo hlasování o nejlepších PPC případových studiích během akce. Mobilní aplikace pro akce jako Eventee to umožnila díky hodnocení přednášejících. Tato funkce pomáhá vyhodnotit, kdo je nejlepší řečník na základě recenzí účastníků.
Eventové aplikace se stávají čím dál tím populárnějšími. Nabízejí spoustu funkcí, které ti usnadní život. Když vybíráš místo konání akce, zvaž použití digitálních nástrojů, které mohou výrazně zvýšit efektivitu, zapojení a celkový výkon.
S tolika aplikacemi na správu událostí může být těžké vybrat si jen jednu z obrovského výběru. Zvlášť když každá aplikace má své vlastní speciální funkce a cíle. Můžeš si vybrat nejlepší mobilní aplikace pro události na základě tohoto komplexního srovnání seznamuI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Nebo nechte fakta mluvit za sebe a podívejte se na tuto případovou studii z WebExpo v roce 2021, kde 90 % účastníků navázalo smysluplné kontakty díky Eventee prostřednictvím Networking.
Představte si, jak vaši účastníci přicházejí bez problémů, žádné potíže s GPS, žádné kilometry objížděk. Vybrání blízkého místa konání znamená, že cesta je bez námahy, takže se pozornost soustředí na vaši akci, ne na dojíždění.
Například, Aneta Martínek, spoluzakladatelka a CEO české vzdělávací platformy #HolkyzMarketingu, doporučuje zvážit blízkost místa konání akce k veřejné dopravě, hotelům nebo dokonce letišti.
Jsme trochu omezeni, pokud jde o místa, protože v Praze není moc prostorů s kapacitou přes 500 lidí. Snažíme se však vybírat na základě dostupnosti místa, technického vybavení a toho, jak je místo navrženo, aby měli účastníci hladký průběh cesty na akci. Dále zohledňujeme personál na místě a zda jsou ochotni nám pomoci vyřešit jakékoli problémy a detailyI'm sorry, but it seems you haven't provided the text that needs to be translated. Please share the content you'd like me to translate into Czech, and I'll be happy to help!
Ať už je to kousek od známé památky nebo pohodlně za rohem od veřejné dopravy, výběr blízké a snadno dostupné lokace říká mnohé. Říká to: 'Mysleli jsme na všechno,' a udělá den každého trochu hladším.
Shrnuto, výběr správného místa pro vaši akci je základem plánování události, který určuje celkovou atmosféru. Je to všechno o tom, zjistit, co vlastně potřebujete. Od pochopení potřeb vaší akce po zohlednění lokality, kapacity a dostupných služeb – každý detail se počítá.
Jasně, je spousta míst, ze kterých si můžeš vybrat. Ale pokud se zaměříš na cíle své akce a očekávání svého publika, najdeš to ideální místo. Nezapomeň si vzít čas a pečlivě zvážit své možnosti, abys zanechal trvalý dojem.
