Finden Sie mit diesem umfassenden Leitfaden Ihre Traum-Veranstaltungsfläche. Ich führe Sie durch alles, was Sie wissen müssen, von der Atmosphäre, die Sie sich wünschen, bis hin zu praktischen Dingen wie der Lage oder den Annehmlichkeiten.
Bei der Planung einer Veranstaltung kann es leicht passieren, dass man Schritte wie die Auswahl des richtigen Veranstaltungsortes für Firmenveranstaltungen vernachlässigt. Man geht wahrscheinlich davon aus, dass die Leute nur wegen des coolen Programms kommen werden. Aber in Wirklichkeit ist auch die Wahl des richtigen Ortes sehr wichtig.
Fällt Ihnen dieser Schritt der Veranstaltungsplanung schwer? Ich habe alle notwendigen Informationen in einem umfassenden Leitfaden zusammengestellt. Alles, was Sie brauchen, um den perfekten Veranstaltungsort zu finden, finden Sie hier auf einen Blick!
In diesem Leitfaden erfahren Sie,
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Es ist Ihr praktischer Leitfaden, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird!
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Jeder Eventmanager sollte die Mechanismen hinter den Motivationen der Teilnehmer verstehen. Warum nehmen Menschen an Ihrer Veranstaltung teil? Dadurch erhalten wir ein tieferes Verständnis für die Trends in der Veranstaltungsbranche.
Der Schlüsselfaktor bei der Planung von Veranstaltungen ist daher, das Publikum zu kennen.
Die wichtigsten Motive für die Teilnahme an Veranstaltungen sind:
Networking und Weiterbildung sind die wichtigsten Faktoren für die Zufriedenheit der Teilnehmer. Die Analyse zeigt jedoch auch, dass das Umfeld der Tagung eine wichtige Rolle für die Loyalität der Teilnehmer spielt.
Deshalb sollten Sie sich bei der Auswahl des idealen Veranstaltungsortes für Ihr Firmenevent Zeit nehmen. Der Veranstaltungsort ist für eine Veranstaltung einfach deshalb wichtig, weil er die Teilnehmer loyaler macht und sie dazu bringt, auch beim nächsten Mal wiederzukommen. Sie möchten sicherstellen, dass Ihre Teilnehmer auch im nächsten Jahr wieder teilnehmen möchten. Ganz zu schweigen davon, dass eine erfolgreiche Veranstaltung das Image des Unternehmens wirklich verbessern kann.
Aber Vorsicht! Es kommt nicht nur auf den Veranstaltungsort an, sondern auch auf die gesamte Umgebung, wie Atmosphäre, Zugänglichkeit, Sicherheit und Schutz.
Sie können alles versuchen, um Ihre Veranstaltung mit einem großartigen Programm und Networking zu retten. Aber die Veranstaltung könnte sich als Desaster erweisen, wenn Sie nicht genug Essen, eine stabile WiFi-Verbindung oder nicht ausreichend saubere Toiletten haben.
Dieser Artikel befasst sich mit den Feinheiten der Suche nach einem Veranstaltungsort für eine Veranstaltung in nur 7 Schritten. Genug geplaudert, lassen Sie uns direkt in den ultimativen Leitfaden eintauchen.
Das Wichtigste zuerst: Sie sollten das Ziel Ihrer Veranstaltung klären, bevor Sie mit der Suche nach potenziellen Veranstaltungsräumen beginnen.
Was ist ein Veranstaltungsziel? 🤔 The Event Manager's Bible definiert das Ziel der Veranstaltung als einen einfachen Satz, der zusammenfasst, warum die Veranstaltung stattfindet.
Es könnte ein einfacher Satz sein, wie z. B. das Sammeln von Spenden für Kinder bei Wohltätigkeitsveranstaltungen. Oder sogar etwas Komplizierteres und Spezifischeres.
Ob es sich um Networking, Bildung, Feiern oder Fundraising handelt, die Festlegung des Hauptziels prägt die gesamte Veranstaltungsstruktur. Die Festlegung des Ziels kann nicht nur für Sie, sondern auch für andere Beteiligte ein Motivationsfaktor sein.
Sie können einfache Schilder mit dem Veranstaltungsziel ausdrucken und an alle verteilen, die Ihnen bei der Planung und Organisation der Veranstaltung helfen. So können die Mitarbeiter das Ziel bei der Vorbereitung im Hinterkopf behalten.
Nachdem Sie das Ziel Ihrer Veranstaltung festgelegt haben, sollten Sie alle Ihre Bedürfnisse und Anforderungen bestimmen. Dabei sollten Sie drei Faktoren berücksichtigen:
Die Klärung dieser drei Faktoren wird Ihnen bei den nächsten Schritten helfen.
Organisieren Sie eine große Konferenz, einen Bildungsworkshop, eine Teambuilding-Maßnahme oder vielleicht eine Hochzeit oder eine Babyparty? Soll die Veranstaltung persönlich, ausschließlich virtuell oder hybrid sein?
Danach können Sie sich für ein Thema entscheiden. Es sollte mit dem Zweck der Veranstaltung übereinstimmen und bei Ihrem Publikum Anklang finden.
Wenn Sie die Art, das Format und das Thema klar definieren, können Sie die Struktur und den Inhalt der Veranstaltung besser gestalten.
Beim Eventmanagement sind Sie im Grunde nur durch Ihre Vorstellungskraft und Ihr Budget eingeschränkt.
Ich habe es bereits erwähnt, aber es ist ein entscheidender Schritt beim Eventmanagement, sich gründlich mit Ihrem Publikum vertraut zu machen. Sie müssen die Personen, die an der Veranstaltung teilnehmen werden, gut verstehen.
Durch eine Publikumsanalyse können Sie Einzelheiten ermitteln, die Ihnen bei der effektiveren Planung Ihrer Veranstaltung helfen.
Sie können damit beginnen, sich zu fragen: Wer ist die Zielgruppe und wie viele Personen werden teilnehmen?
Vergessen Sie nicht, Alter, Interessen, sozioökonomischen Status, Geschlecht und Bildungshintergrund Ihres Publikums zu berücksichtigen. Dieses Verständnis wird viele Ihrer Entscheidungen leiten.
Überlegen Sie sich anhand aller Informationen, was Ihrem Publikum am meisten Spaß machen würde. Das Ziel ist es, ein Erlebnis zu schaffen, das sowohl unterhaltsam als auch wertvoll für sie ist. Es kann lehrreich, netzwerkorientiert oder rein sozial sein.
53 % der Event-Profis sind der Meinung, dass sinkende Budgets die größte Herausforderung sind, mit der sie konfrontiert sind. Die Organisatoren geben ihr Budget hauptsächlich für Marketing aus, gefolgt von Catering- und Veranstaltungskosten.
Aus diesem Grund sollten Sie mit einer einfachen Recherche beginnen.
Versuchen Sie, die Kosten für die Anmietung des Veranstaltungsortes, Catering, Unterhaltung, Technik, Dekoration und alle anderen erforderlichen Dienstleistungen zu schätzen. Sie müssen eine Vorstellung davon haben, was die einzelnen Komponenten kosten.
Ermitteln Sie im Voraus, welche Aspekte der Veranstaltung am wichtigsten und nicht verhandelbar sind. Sie sollten auch einen Teil Ihres Budgets für unerwartete Ausgaben vorsehen. Man weiß nie, was passieren könnte.
Vergessen Sie nicht, alle Ausgaben in einer Excel-Tabelle zu erfassen. So behalten Sie immer den Überblick über Ihre Finanzen.
Die Wahl eines Veranstaltungsortes an einem schwer erreichbaren Ort kann sich negativ auf die Besucherzahlen auswirken. Deshalb ist es wirklich wichtig, den richtigen Ort sorgfältig auszuwählen.
Sie können dies vermeiden, indem Sie einen Ort auswählen, der leichter zu erreichen ist. Oder bieten Sie den Teilnehmern einfach Möglichkeiten an, dorthin zu gelangen. Der Ort, an dem Sie Ihre Veranstaltung abhalten, kann über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Veranstaltung entscheiden.
Bei der Entscheidung für den richtigen Ort für Ihre Veranstaltung sollten Sie drei wichtige Punkte beachten:
Wenn die Teilnehmer von weit her anreisen, sollten Sie überlegen, ob sie vor oder nach der Veranstaltung eine Unterkunft in der Nähe des Flughafens benötigen.
Und wenn Sie Übernachtungen anbieten müssen, wird dies Ihr Budget zusätzlich belasten.
Ihre Gäste und Teilnehmer sollten außerdem ausgeruht und gut gelaunt sein. Keine Direktflüge können zu Frustration führen und manche Leute sogar davon abhalten, zu kommen.
Es ist wichtig, einen Veranstaltungsort zu finden, der für Gäste jeden Alters geeignet ist. Und auch für Personen mit besonderen Bedürfnissen.
Überlegen Sie, ob ältere Gäste oder sogar Babys an Ihrer Veranstaltung teilnehmen werden. Auf diese Weise wissen Sie, dass Sie Spielzimmer für die Kinder oder Ruhebereiche für die älteren Personen vorbereiten sollten.
Vergessen Sie nicht, für Barrierefreiheit für Rollstuhlfahrer, spezielle Sitzanordnungen und barrierefreie Toiletten zu sorgen. Überprüfen Sie die Barrierefreiheit bei Besichtigungen vor Ort.
Was bedeutet das? Nun, es ist ganz einfach. Ein Geschäftstreffen erfordert einen anderen Ort als ein Musikfestival oder eine Hochzeit.
Ein technisches Symposium könnte beispielsweise in einem modernen Konferenzzentrum mit der neuesten Ausstattung stattfinden. Eine intime Hochzeit passt besser in einen malerischen Garten im Freien oder ein historisches Anwesen.
69 % der Veranstaltungsplaner wählen Veranstaltungsorte auf der Grundlage von Mund-zu-Mund-Propaganda aus.
Wenn Sie über einige Kontakte in der Branche verfügen, zögern Sie nicht, Ihre Bekannten nach Tipps für großartige Konferenzorte zu fragen, mit denen sie zufrieden waren. Bitten Sie Kollegen, Branchenkontakte oder soziale Netzwerke um Empfehlungen.
Wenn Sie neu in der Branche sind oder sich nicht auf das verlassen möchten, was andere sagen, können Sie im Internet nach idealen Veranstaltungsorten suchen.
Verwenden Sie Websites und Online-Plattformen, die auf die Auflistung von Veranstaltungsorten spezialisiert sind. Hier sind drei dieser Websites, die mich sehr beeindruckt haben:
Wenn Sie als Eventplaner einzigartige und unkonventionelle Veranstaltungsorte wie Kunstgalerien, Lofts oder Lagerhallen bevorzugen, ist Peerspace die richtige Plattform für Sie.
Mit der Technologie zur Suche nach Veranstaltungsorten können Sie Orte für bestimmte Veranstaltungen wie einen Workshop oder eine Babyparty finden. Sie können auch Veranstaltungsräume direkt bei lokalen Gastgebern mieten.
Die Leute lieben es, wie einfach es ist, auf Peerspace zu buchen, aber sie beschweren sich oft über den unzureichenden Kundenservice. Eine weitere Option, die Peerspace ähnelt, ist Splacer, die jedoch nur in den USA verfügbar ist.
Diese in Großbritannien ansässige Plattform bietet eine umfassende Datenbank mit Veranstaltungsorten für alle Arten von Veranstaltungen, einschließlich Tagungen, Konferenzen und Hochzeiten.
Abgesehen von seinem veralteten Design deckt Venuefinder eine Vielzahl von Veranstaltungsorten ab. Es bietet auch eine detaillierte Suchfunktion, die sehr benutzerfreundlich ist.
Es konzentriert sich hauptsächlich auf das Vereinigte Königreich, verfügt aber über Veranstaltungsorte in ganz Europa.
Diese schöne Website konzentriert sich auf einzigartige und stilvolle Veranstaltungsorte, perfekt für alle, die mit ihrem Veranstaltungsort ein Zeichen setzen möchten. Sie bietet eine Vielzahl von Räumlichkeiten wie Boutique-Hotels und Veranstaltungsorte im Freien aus der ganzen Welt.
Es gibt viele weitere Websites, die sich darauf konzentrieren, den perfekten Veranstaltungsort für Geschäftstreffen für Veranstaltungsplaner zu finden. Deshalb ist es wirklich wichtig, dass Sie sich im Vorfeld einen Überblick über Ihre Veranstaltung verschaffen und Ihre Anforderungen aufschreiben.
Auf diese Weise wissen Sie genau, was berücksichtigt werden muss. Und Sie können eine gezielte Entscheidung treffen, um die richtige Suchplattform auszuwählen. Danach müssen Sie nur noch den Ort auswählen!
Die goldene Regel bei der Planung von Veranstaltungen lautet, immer einen Ort auszuwählen, den man persönlich gesehen hat. Eine Besichtigung vor Ort kann in drei Teile unterteilt werden: Vorbereitung auf den Besuch, während des Besuchs vor Ort und Auswertung nach dem Besuch.
Vor der Durchführung von Ortsbesichtigungen sollten Sie so viel wie möglich über den Veranstaltungsort in Erfahrung bringen, für den Sie sich interessieren. Erstellen Sie auf der Grundlage Ihrer Recherchen eine Liste mit allen Anforderungen und Fragen, die Sie an den Eigentümer haben. So können Sie eine Checkliste erstellen, die Sie mitnehmen können.
Zu den weiteren erforderlichen Materialien gehören beispielsweise eine Kamera oder ein Smartphone für Fotos. Die Dokumentation des Veranstaltungsraums kann besonders hilfreich sein, wenn mehrere Veranstaltungsorte verglichen und eine endgültige Entscheidung getroffen werden muss.
Bilder können Details zeigen, die Ihnen beim Besuch nicht aufgefallen sind. Außerdem können Sie so das tatsächliche Aussehen mit anderen Teammitgliedern teilen.
Dies ist der Moment, um die verfügbaren Annehmlichkeiten wie Toiletten, Gruppenräume und andere Bereiche zu inspizieren. Bewerten Sie die Größe und Aufteilung des Veranstaltungsortes, um sicherzustellen, dass er für das Format Ihrer Veranstaltung und die Anzahl der Teilnehmer geeignet ist.
Sie sollten auf den Zustand und die Qualität der Einrichtungen achten, aber auch auf die Zugänglichkeit des Geländes. Deshalb ist es bei der Auswahl eines potenziellen Konferenzortes von entscheidender Bedeutung, dass Sie Ihr Publikum kennen.
Vergewissern Sie sich, dass der Veranstaltungsraum für alle Teilnehmer angenehm ist. Vergessen Sie nicht, Notizen zu machen und Fotos zu machen. Es kann sehr nervig sein, aber glauben Sie mir, Sie werden es später zu schätzen wissen.
Versuchen Sie, alles zu dokumentieren, damit Sie später darauf zurückgreifen können, wenn Sie versuchen, eine endgültige Entscheidung zu treffen.
Jetzt ist es an der Zeit, alle potenziellen Veranstaltungsorte zu überprüfen und zu vergleichen. Sie können sie jeweils mit Ihrer Checkliste und Ihren Anforderungen vergleichen.
Besprechen Sie alle Ihre Beobachtungen mit Ihrem Team oder Ihren Kunden, um Ihre Perspektive zu erweitern.
Bewerten Sie die Lage, die Erreichbarkeit und das allgemeine Ambiente jedes Veranstaltungsortes. Ich habe es schon oft gesagt, aber stellen Sie sicher, dass es zu der Vision passt, die Sie für Ihre Veranstaltung haben.
💡Tipp: Einige Veranstaltungsorte bieten die Möglichkeit, ihre Räumlichkeiten auf ihren Websites zu besichtigen. Es ist zwar praktisch, sich einen Ort online anzusehen, aber es geht nichts über eine persönliche Besichtigung. Es gibt viele Aspekte eines Tagungsortes, die man nur persönlich beobachten kann.
Jeder Aspekt der Auswahl eines Veranstaltungsortes ist wichtig. Daher ist es nicht überraschend, dass ich Sie erneut dazu auffordere, die Dienstleistungen und Annehmlichkeiten des von Ihnen gewählten Veranstaltungsortes sorgfältig zu prüfen.
Wenn Sie keine besonderen Anforderungen haben, versuchen Sie, sich auf die Bewertung der von den Veranstaltungsorten angebotenen Dienstleistungen zu konzentrieren. Dabei kann es sich um Catering-Optionen, Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste oder zusätzliche Annehmlichkeiten wie Technik, Parkplätze oder Unterkünfte handeln.
Gutes Essen kann das Erlebnis der Teilnehmer erheblich verbessern. Es schafft eine Gelegenheit zum Entspannen und fördert das Networking.
Die Erinnerungen, die Menschen von Meetings mitnehmen, stammen oft von diesen kleinen Details wie gutem Essen und Trinken. Ich erinnere mich immer an Orte, je nachdem, wie gut das Essen dort war.
Veranstaltungsorte wie Hotels, Restaurants und Kongresszentren verfügen in der Regel über Catering-Einrichtungen vor Ort. Daher ist es wichtig, die angebotenen kulinarischen Optionen zu überprüfen.
Vergessen Sie nicht, auf Gäste mit bestimmten Ernährungsweisen (Vegetarier, Veganer, glutenfreie Kost, Allergien) Rücksicht zu nehmen. Informieren Sie sich über die Vorlieben, Abneigungen und Ernährungsweisen Ihrer Teilnehmer, um Stresssituationen im Vorfeld zu vermeiden.
Wenn Sie alternative Veranstaltungsorte wie Kunstgalerien, Museen, Theater, historische Gebäude oder Clubs bevorzugen, ist hierfür wahrscheinlich ein externer Caterer erforderlich.
Wenn Sie darüber nachdenken, Ihre eigenen Caterer mitzubringen, sollten Sie sich zuerst über die Regeln des Veranstaltungsortes bezüglich der Nutzung externer Catering-Services informieren.
Dieser Schritt ist eng mit der Überprüfung von Verträgen verbunden. Es geht darum, die allgemeinen Geschäftsbedingungen zu klären. Welchen Reinigungsgrad übernimmt der Veranstaltungsort? Was beinhalten die Auf- und Abbauleistungen des Veranstaltungsortes? Übernimmt der Veranstaltungsort die Toilettenreinigung und den Sicherheitsdienst? Und so weiter.
Manchmal stellt der Veranstaltungsort für Firmenveranstaltungen diese Ausstattung zur Verfügung, aber das ist kein Grund, sich zurückzulehnen. Eventplaner machen oft den Fehler, die Ausstattung nicht zu überprüfen.
Teilnehmer mögen keine Ablenkungen oder Wartezeiten. Testen Sie die A/V-Ausstattung immer vor der Veranstaltung.
Wussten Sie, dass 44 % der Veranstaltungsplaner am meisten über schlechtes WLAN am Veranstaltungsort verärgert sind? Die Teilnehmer erwarten eine schnelle und zuverlässige Internetverbindung und ein gutes Handynetz.
Schlechtes WLAN ist oft auf eine Überlastung zurückzuführen, wenn zu viele Benutzer auf eine Bandbreite zugreifen, die die Last nicht bewältigen kann.
Versuchen Sie, ein hohes Volumen an WLAN-Verkehr einzuplanen. Menschen haben oft mehr als ein Gerät dabei. Der Durchschnitt liegt bei zwei pro Person. Wenn Sie also planen, eine Bandbreite für 500 Personen bereitzustellen, müssen Sie möglicherweise tatsächlich an bis zu 1000 Personen denken.
Setzen Sie eine Beschränkung für die Menge an WLAN-Daten, die jeder Person zur Verfügung steht, insbesondere für Personen, die versuchen, Live-Videos zu streamen. Am wichtigsten ist es, sich auf die Geschwindigkeit zu konzentrieren. Ihre WLAN-Verbindungsgeschwindigkeit sollte ausreichen, um E-Mails und soziale Medien zu nutzen.
Unzureichende Park- oder Transportmöglichkeiten können Gäste erheblich von der Teilnahme abhalten. Die Suche nach einem Parkplatz kann zu Verzögerungen und Frustration führen.
Vermeiden Sie dieses Problem, indem Sie die Verfügbarkeit von Parkplätzen überprüfen. Oder geben Sie einfach klare Anweisungen für die Anreise mit dem Auto.
💡Tipp: Die Information der Gäste, wo sie Parkplätze finden können, lässt sich leicht durch die Verwendung einer Event-App lösen. Viele Event-Apps ermöglichen es Eventplanern, wichtige Informationen innerhalb der App zu teilen. Dasselbe gilt für Eventee, das es Eventplanern ermöglicht, wichtige Informationen in das benutzerdefinierte Menü zu stellen, damit alle Teilnehmer sie sehen können, einschließlich Karten.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Veranstaltung in einem Hotel zu organisieren, können Ihre Gäste die Tagungsräume bequem zu Fuß erreichen. Dadurch entfallen die Kosten für zusätzliche Transportmittel.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Veranstaltung in einem Kongresszentrum abzuhalten, sollten Sie ein Zentrum in Betracht ziehen, das über gute Hotels in Laufnähe verfügt.
Erwägen Sie, auf Ihrer Veranstaltung Networking- und Entspannungsbereiche einzurichten. Beide bieten mehrere entscheidende Vorteile. Networking-Bereiche bieten den Teilnehmern eine Plattform, um sich zu treffen, Ideen auszutauschen und möglicherweise Geschäftsbeziehungen oder Kooperationen aufzubauen.
Die Teilnehmer können auch Erkenntnisse, Erfahrungen und wertvolles Wissen austauschen. Positive Networking-Erfahrungen bedeuten, dass die Teilnehmer zufrieden sind und auch bei zukünftigen Veranstaltungen wiederkommen.
Entspannungsbereiche können das Erlebnis der Teilnehmer erheblich verbessern, indem sie ihnen einen Ort zum Auftanken bieten. Das ist besonders wichtig bei Veranstaltungen, die mehrere Tage dauern, stundenlang andauern oder bei denen man viel stehen und herumlaufen muss.
Diese Räume helfen den Teilnehmern, ihr Energieniveau aufrechtzuerhalten. Ein ruhiger und komfortabler Raum kann auch dazu beitragen, Stress abzubauen und das psychische Wohlbefinden zu fördern.
Außerdem können sie ungezwungene und spontane Interaktionen anregen. Sie können genauso wertvoll sein wie formelles Networking.
So langweilig dieser Schritt auch sein mag, er ist ein entscheidender Schritt im Auswahlverfahren für den Veranstaltungsort für jede Veranstaltung. Lesen Sie den gesamten Vertrag sorgfältig durch. Achten Sie besonders auf Details wie Dienstleistungen, Gebühren und Ihre Verpflichtungen.
Hier ist eine Liste der Vertragsbestandteile, auf die Sie besonders achten sollten:
Wenn ein Teil des Vertrags unklar ist, zögern Sie nicht, um eine Klarstellung zu bitten. Sie müssen sicherstellen, dass Sie alle Bedingungen vollständig verstehen. Dasselbe gilt für Teile, die nicht Ihren Bedürfnissen entsprechen. Scheuen Sie sich nicht, zu besprechen, ob sie geändert werden können.
Wenn nicht, handeln Sie einige günstige Bedingungen aus, wie z. B. Rabatte für frühzeitige Zahlungen oder zusätzliche kostenlose Dienstleistungen wie kostenloses Wi-Fi oder Parkplätze. Denken Sie immer daran, dass es nicht schadet, zu fragen.
Bei den Verhandlungen sollten Sie bedenken, dass es wichtig ist, flexibel zu bleiben. Möglicherweise haben Sie einige nicht verhandelbare Aspekte und Anforderungen, aber Sie werden sich wahrscheinlich nicht auf alles einigen können. Es ist wichtig, auf diese Art von Situation vorbereitet zu sein.
Wenn Sie sich in dieser Phase unsicher sind, sollten Sie in Betracht ziehen, den Vertrag von einem Rechtsexperten prüfen zu lassen, insbesondere bei großen oder komplexen Veranstaltungen.
Unterschreiben Sie keine Verträge, die keine Einzelheiten enthalten. Vermeiden Sie Formulierungen wie „zu verhandeln“ oder „zu einem späteren Zeitpunkt festzulegen“. Sehen Sie sich diese Tipps an, bevor Sie einen Termin zur Besprechung der Bedingungen vereinbaren.
Jetzt sollten Sie alle Informationen haben, die Sie für eine endgültige Entscheidung benötigen. Sie können eine Tabelle oder eine Kalkulationstabelle erstellen, um alle potenziellen Veranstaltungsorte anhand der für Sie wichtigen Kriterien zu vergleichen. Zum Beispiel Standort, Kapazität, Kosten, Ausstattung und Erreichbarkeit.
Eine weitere großartige Technik zur Entscheidungsfindung ist die klassische alte Pro-und-Kontra-Liste. Listen Sie alle Vor- und Nachteile auf, die Ihnen einfallen. Bewerten Sie anhand Ihrer Liste, welche Seite überzeugender erscheint.
Diese Methode hilft dabei, die positiven und negativen Aspekte von Entscheidungen aufzuschlüsseln und zu vergleichen. Auf diese Weise kann sie zu einer fundierteren und ausgewogeneren Entscheidungsfindung führen.
Scheuen Sie sich nicht, andere Personen in die Entscheidung einzubeziehen und sie mit Ihrem Veranstaltungsplanungsteam und Ihren Kollegen zu besprechen.
Stellen Sie schließlich sicher, dass der Veranstaltungsort mit den Hauptzielen Ihrer Veranstaltung, aber auch mit Ihrem Budget übereinstimmt. Sobald Sie die endgültige Entscheidung getroffen haben, müssen Sie nur noch den Veranstaltungsort für die Firmenveranstaltung sichern.
Die Dekoration Ihres Veranstaltungsortes ist natürlich ein zusätzliches Extra, verleiht Ihrer Veranstaltung aber sicherlich ein gewisses Maß an Professionalität. Die Atmosphäre hängt von der Art der Veranstaltung ab, die Sie organisieren.
Bei der Planung einer Produkteinführungsveranstaltung streben Sie beispielsweise in der Regel eine lebendige Atmosphäre an, um ein Gefühl von Spannung und Begeisterung zu erzeugen. Dasselbe gilt für Galas oder Bälle. Diese Art von Veranstaltungen erfordert eine eher romantische, elegante und stimmungsvolle Atmosphäre.
Wie auch immer Sie sich entscheiden, die Art der Unterhaltung, der Dekoration und des Essens wird die Atmosphäre prägen und verbessern.
Die Beleuchtung ist ein wirkungsvolles Mittel, um die Stimmung zu beeinflussen. Sanfte, warme Beleuchtung kann eine intime Atmosphäre schaffen, während helle, farbenfrohe Lichter den Raum beleben können. Sie kann auch im Laufe des Abends praktisch kostenlos geändert werden. Auf diese Weise können Sie die Raumdynamik innerhalb weniger Minuten verändern.
YouTube bietet verschiedene Einführungsvideos zur Eventbeleuchtung. In diesem Tutorial finden Sie eine einfache Anleitung zur optimalen Platzierung von Lichtquellen und zur allgemeinen Verbesserung der Beleuchtung Ihrer Veranstaltung! 👇
Das nächste Video zeigt anhand einiger konkreter Beispiele verschiedene kreative Möglichkeiten, wie Sie Ihre Veranstaltung mit Licht zu etwas ganz Besonderem machen können.
Und für diejenigen, die einfach nur Inspiration suchen, ist das Lichtdesign bei dieser META-Veranstaltung wirklich auf einem anderen Niveau:
Genauso wie schlechtes Essen eine eigentlich perfekte Veranstaltung ruinieren kann, gilt dasselbe für einen Mangel an angemessenen sanitären Einrichtungen.
Versuchen Sie, mindestens ein Badezimmer für jeweils 50 Personen bereitzustellen. Andernfalls müssen Sie sich möglicherweise mit unzufriedenen Gästen auseinandersetzen, weil sie gezwungen sind, in langen Schlangen zu stehen.
Und es spielt keine Rolle, wie toll die Atmosphäre ist oder welche Redner Sie einladen. Die Erfahrungen der Gäste können schnell durch schmutzige Toiletten überschattet werden.
Bei der Planung des zukünftigen Wachstums geht es darum, proaktiv, vorausschauend und anpassungsfähig zu sein. Wenn Sie wiederkehrende Veranstaltungen planen, sollten Sie prüfen, ob der von Ihnen ausgewählte Veranstaltungsort für zukünftiges Wachstum geeignet ist, damit Sie diesen Prozess nicht im nächsten Jahr erneut durchführen müssen.
Ihre jährliche Veranstaltung wird wahrscheinlich über den Veranstaltungsort hinauswachsen, wenn dieser zu klein ist, was zu Schwierigkeiten bei der Suche nach einem neuen Ort führen könnte. Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der sich an verschiedene Layouts und Aufbauten anpassen lässt.
Bei Eventee treffen und interviewen wir regelmäßig Event-Profis, die uns Einblicke in die Welt der Veranstaltungen geben. Erkunden Sie die abschließenden Empfehlungen von echten Experten, wie Sie einen Veranstaltungsort für eine Veranstaltung finden.
Gianpaolo Lorusso, ein Web-Marketing-Experte und Schöpfer der Veranstaltung ADworld Experience, die sich auf digitale Werbung konzentriert, benötigte eine Lösung, die es ermöglicht, während der Veranstaltung über die besten PPC-Fallbeispiele abzustimmen. Eine mobile Event-App wie Eventee machte dies dank Sprachbewertungen möglich. Diese Funktion hilft dabei, anhand der Bewertungen der Teilnehmer zu beurteilen, wer der beste Redner ist.
Event-Apps werden immer beliebter. Sie bieten eine Vielzahl von Funktionen, die Ihnen das Leben erleichtern werden. Bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes sollten Sie die Verwendung digitaler Tools in Betracht ziehen, die die Effizienz, das Engagement und die Gesamtleistung erheblich steigern können.
Bei so vielen Event-Apps auf dem Markt kann es überwältigend sein, sich für eine aus der riesigen Auswahl zu entscheiden. Zumal jede App ihre eigenen Besonderheiten und Ziele hat. Anhand dieser umfassenden Vergleichsliste können Sie die besten mobilen Event-Apps auswählen.
Oder lassen Sie die Fakten für sich sprechen und werfen Sie einen Blick auf diese Fallstudie von WebExpo im Jahr 2021, bei der 90 % der Teilnehmer dank Eventee durch Networking wertvolle Kontakte knüpfen konnten.
Stellen Sie sich vor, Ihre Teilnehmer kommen mit Leichtigkeit an, ohne Probleme mit dem GPS, ohne kilometerlange Umwege. Die Wahl eines Veranstaltungsortes in der Nähe bedeutet, dass die Anreise mühelos ist, sodass der Fokus auf Ihrer Veranstaltung liegt und nicht auf dem Weg dorthin.
Aneta Martínek, Mitbegründerin und CEO der tschechischen Bildungsplattform #HolkyzMarketingu, empfiehlt beispielsweise, die Nähe des Veranstaltungsortes zu öffentlichen Verkehrsknotenpunkten, Hotels oder sogar zum Flughafen zu berücksichtigen.
Wir sind in Bezug auf Veranstaltungsorte etwas eingeschränkt, da es in Prag nicht viele Räume mit einer Kapazität von über 500 Personen gibt. Wir versuchen jedoch, die Auswahl anhand der Erreichbarkeit des Veranstaltungsortes, der technischen Ausstattung und der Frage zu treffen, wie gut er für eine reibungslose Anreise der Teilnehmer zur Veranstaltung ausgelegt ist. Darüber hinaus berücksichtigen wir das Personal vor Ort und ob es bereit ist, uns bei der Lösung von Problemen und Details zu helfen.
Ob der Veranstaltungsort in der Nähe eines bekannten Wahrzeichens oder in bequemer Nähe zu öffentlichen Verkehrsmitteln liegt – die Wahl eines nahe gelegenen und gut erreichbaren Ortes spricht Bände. Es zeigt: „Wir haben an alles gedacht“, und macht den Tag für alle etwas angenehmer.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Wahl des richtigen Ortes für Ihre Veranstaltung ein Eckpfeiler der Veranstaltungsplanung ist, der den Ton für die gesamte Veranstaltung angibt. Es geht darum, herauszufinden, was Sie brauchen. Von der Ermittlung der Anforderungen Ihrer Veranstaltung bis hin zur Berücksichtigung des Veranstaltungsortes, der Kapazität und der verfügbaren Annehmlichkeiten ist jedes Detail von Bedeutung.
Natürlich gibt es unzählige Orte, aus denen Sie wählen können. Wenn Sie sich jedoch auf die Ziele Ihrer Veranstaltung und die Erwartungen Ihres Publikums konzentrieren, werden Sie den perfekten Ort finden. Nehmen Sie sich Zeit und wägen Sie Ihre Optionen sorgfältig ab, um einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen.
