Genere expectación para su próximo evento con nuestra lista de verificación previa al evento. ¡Obtén consejos para generar entusiasmo y aumentar la participación de los asistentes incluso antes de que comience el evento!
¡Aumentar el engagement de los asistentes es una estrategia de eventos tan infravalorada! Pero es una de las que te recompensará una y otra vez. Pero ¿cómo se genera engagement con los asistentes de una forma divertida? El engagement no tiene por qué significar otro incómodo icebreaker.
Existen montones de guías sobre cómo mejorar el engagement en tu evento, pero están llenas de buzzwords y ejemplos demasiado vagos como para usarlos de verdad. Por eso hemos creado un artículo sobre el engagement de los asistentes que se basa en ejemplos reales y en ideas concretas que hemos recopilado a lo largo de los años.
Generar engagement con tus asistentes antes, durante y después del evento crea expectación y les da un motivo para volver el año que viene. Si se hace bien, asistir a tu evento se convierte en su tradición anual.
Además, un mayor engagement te da más margen de maniobra al negociar con patrocinadores y expositores. Los números sólidos dan lugar a un argumento mucho más fuerte que las simples promesas.
Llevamos 10 años en la industria de eventos y solemos asistir a eventos para conocer en persona a los event managers y mantenernos al día de las tendencias del sector. Esto nos permite contar con experiencia real y conocimiento de primera mano.
Eso significa que las ideas de esta lista no son teóricas. Algunas son tácticas que hemos visto funcionar en primera persona en eventos reales y que nos encantaría ver más extendidas. Otras son estrategias que aún no hemos visto lo suficiente, pero que nos gustaría que más organizadores probaran.
Las ideas concretas de engagement se dividen en 3 categorías: antes, durante y después del evento. Al final del artículo también incluimos algunas estrategias de engagement exclusivas para el entorno virtual.
Ya sabes lo que se siente cuando tienes un evento importante por delante: contar los días, pulir todos los detalles y revisar constantemente si hay novedades en línea. Todo en anticipación al evento en sí. De hecho, la mitad de la diversión de cualquier evento está en esa expectación entusiasta a medida que se acerca el día. Esto también es algo que debes tener presente al planificar tu propio evento. Sí, puede que ya tengas organizados el catering, el entretenimiento, el espacio y un presupuesto a prueba de balas, pero ahora es el momento de mantener a tus asistentes comprometidos, emocionados y cada vez más entusiasmados con tu próximo evento. Aquí tienes algunos consejos para generar expectación antes de que comience el evento.
No esperes hasta el gran día para publicar contenido atractivo en redes sociales. Ve generando hype poco a poco publicando fotos del backstage, enviando emails exclusivos con adelantos o compartiendo previews de los ponentes en formato vídeo. Al hacerlo, interactúa con tu audiencia respondiendo a sus comentarios, compartiendo sus propios vídeos relacionados con tu evento y organizando sesiones de preguntas y respuestas en redes sociales. No te quedes de brazos cruzados esperando a que la magia ocurra sola. Tienes que ser activo para ver resultados.
Crear una comunidad en torno al evento es difícil, pero es una estrategia que se amortiza diez veces. Puedes empezar creando un canal de comunidad en Discord, Slack u otra plataforma de comunicación de tu elección, donde la gente pueda conectar y hablar sobre el tema de tu evento sin presión.
Es fundamental compartir contenido de valor con tu comunidad, no solo novedades promocionales sobre tu evento. Publica grabaciones, artículos o recursos relacionados con los temas de las sesiones.
Incluso puedes programar brunches u otros encuentros donde tu comunidad pueda reunirse antes o después del evento para mantener vivo el engagement.
Haz que tus asistentes formen parte de la experiencia. Pregúntales de antemano a quién les gustaría ver en el escenario y qué temas deberían tratarse. Al fin y al cabo, son ellos quienes pagan las entradas, así que es importante satisfacer sus necesidades lo mejor posible.
Crea acertijos para publicar en redes sociales que ayuden a tus asistentes a adivinar quién vendrá al evento, ya sea como ponente o como parte del entretenimiento. Esconde swag, como peluches, por la ciudad donde se celebra el evento, insinuando que se acerca algo grande.
O organiza una búsqueda del tesoro: esconde CDs o libros en puntos clave de la ciudad, grábate escondiéndolos, publícalo en redes sociales y anima a la gente a encontrarlos y compartir sus hallazgos online.
¡Y mucho más! Este es tu terreno de juego. ¡Hazlo divertido!
Puedes organizar un concurso en redes sociales o en tu comunidad para sortear entradas gratis o un upgrade VIP. Las reglas dependen de ti, pero diséñalas de forma estratégica para ayudar a promocionar tu evento. Por ejemplo, algunos concursos consisten en dejar comentarios en publicaciones de redes sociales o etiquetar a amigos y familiares para dar a conocer tu evento. O ve a lo grande y deja que tus asistentes sean creativos: pídeles que envíen fotos, vídeos o diseños relacionados con la temática de tu evento, y deja que la comunidad vote a su favorito para elegir al ganador.
Las apps de eventos ayudan a los asistentes a tener todo lo relacionado con el evento en un solo lugar. Aumentan el engagement y crean un entorno interactivo en el que los asistentes pueden hacer networking, crear agendas personalizadas y valorar las sesiones.
A través de la app del evento puedes:
Las apps móviles de eventos pueden ser mágicas, pero no son milagrosas. No puedes quedarte sentado esperando a que la magia suceda sola. Normalmente necesitan un empujón por parte del organizador. Empieza pronto y haz que tus asistentes sepan que estás usando una app del evento. Si los familiarizas pronto con la tecnología que vas a usar antes del evento, los usuarios podrán conocerla bien y, en última instancia, aprovechar al máximo la app antes, durante y después del evento.
Aquí tienes tres consejos importantes para promocionar la app antes del evento:
Tus asistentes no son un grupo uniforme. Todos vienen de distintos entornos, organizaciones y grupos de edad. Por eso es beneficioso adaptar tu contenido previo al evento a estos diferentes segmentos. Crea una guía para principiantes que ayude a los recién llegados a orientarse. Dirige a los VIP hacia ventajas o encuentros exclusivos. Da a los asistentes internacionales consejos prácticos sobre viajes o costumbres locales. Y no olvides destacar dónde puede relajarse todo el mundo. Recomienda sitios cercanos para descansar, comer bien o pasar un buen rato después de la jornada.
Y ahora, a la parte más divertida y crucial: aumentar el engagement de los asistentes durante el evento.
Organiza sesiones en formatos distintos, como mesas redondas o breakout sessions, en lugar de simples conferencias tipo charla magistral. Rompen con el programa estándar, que de otro modo puede resultar tedioso.
Y en lugar de limitarse a escuchar, deja que tus asistentes participen en talleres, demos o actividades en grupos reducidos. Esto les dará la oportunidad de involucrarse de forma práctica en lugar de pasar el día sentados de forma pasiva.
Puedes organizar talleres o estaciones DIY donde los asistentes puedan crear sus propios objetos para recordar tu evento, como pulseras personalizadas, tokens impresos en 3D, tazas, velas, tiras o collages de fotos, pins, pegatinas y mucho más. Las posibilidades son infinitas.
Esto es mucho más significativo que el swag estándar. Y anima de forma natural a compartir sus creaciones online.
Si algunos de tus ponentes tienen su propio podcast, o consigues traer a un presentador de podcast famoso a tu evento, no dudes en organizar una sesión de grabación en directo de verdad. Este tipo de sesiones suelen ser increíblemente populares entre los asistentes, especialmente si se trata de un podcaster famoso. Los asistentes pueden ver las bromas de bastidores y hacer preguntas.
Organiza quizzes temáticos en los que tus asistentes puedan competir por premios. Vincula las preguntas al sector de tu evento y mantenlo divertido y relevante.
Es una forma sencilla de hacer reír a la gente y de que se junten en equipos. Además, añade un toque de competición amistosa a la jornada.
¿Alguno de tus ponentes ha escrito un libro y le va bien? ¡Entonces organiza una firma de libros en tu evento! Tus asistentes pueden acudir a la sesión, conseguir que les firmen el libro e incluso hacer al autor preguntas relevantes sobre el tema.
Hoy en día, captar y mantener la atención del público es más difícil que nunca. Especialmente en sesiones largas. Funciones como las encuestas en directo o las sesiones de Q&A pueden ayudar a los asistentes a concentrarse y sentirse parte de la experiencia. Por ejemplo, muchas apps de engagement para eventos, como Eventee, Slido y Mentimeter, ofrecen estas funciones para mantener la sala activa.
Permiten que la gente participe sin tener que acercarse a un micrófono y garantizan que se escuchen las opiniones y puntos de vista de todos los participantes.
Las apps de eventos con función de gamificación integrada simplifican enormemente la gamificación del evento. Puedes configurar un ranking, crear reglas de juego y dejar que los asistentes se diviertan. Pero no necesitas tecnología especial para hacer que tu evento sea divertido. ¡Gamificar tu evento no tiene por qué costar una fortuna! Puedes organizar búsquedas del tesoro, quizzes especiales o concursos para conseguir puntos o insignias vinculados a visitar stands o asistir a sesiones.
Diseña una estructura de networking óptima en torno al espacio de tu evento. Eso implica speed networking, mesas redondas por tema o interés, actividades de icebreaking y un espacio dedicado al networking. O puedes configurar un matchmaking basado en app para que la gente no tenga que socializar al azar. Con una app de networking B2B, tus asistentes pueden conectar, enviarse mensajes directos, programar reuniones con antelación e intercambiar tarjetas de visita. Pero ¡no te olvides de tus asistentes virtuales! Configura salas de breakout para ellos también, para que puedan hacer networking.
Mostrar un muro social en directo es una forma sencilla de aprovechar el contenido generado por los usuarios. Puedes crear un hashtag especial del evento y mostrar las fotos de redes sociales en las que tus asistentes lo usan. O puedes mostrar un muro social en directo desde tu app del evento. La mayoría de las apps de eventos ya tienen algún tipo de muro social de este estilo. Además de muro social, también suele llamarse photo feed. Es un espacio dedicado dentro de la app móvil donde los asistentes suben fotos del evento. Básicamente, es tu propia plataforma social del evento. El muro social está protegido y asegurado, así que no tienes que preocuparte por una filtración de datos.
Un invitado sorpresa, una actividad o quizá un sorteo rompe con la previsibilidad y da a los asistentes algo de qué hablar. Estos momentos generan energía y mantienen a la gente alerta. La mayoría de las veces son el tipo de cosas sobre las que los asistentes acaban publicando en tiempo real, ¡precisamente porque fueron una sorpresa!
Al igual que el programa del evento, organiza el espacio en distintas zonas. Ofrece a tus asistentes asientos cómodos que fomenten la conversación y coloca la comida y el café de forma estratégica para crear zonas naturales de mezcla. Las distintas salas y zonas deben reflejar distintos niveles de energía. Configura un lounge tranquilo para quienes necesiten desconectar o trabajar, y zonas activas de networking.
Puedes crear una mascota especial que encaje temáticamente con tu evento y hacer que alguien se disfrace de ella y recorra el espacio del evento el gran día. Es una estrategia habitual en eventos deportivos y convenciones de comic-con, pero también en ferias y conferencias. Anima de forma natural a los asistentes a hacerse fotos con las mascotas y compartirlas en redes sociales o en el muro social del evento.
Fuente de la foto: https://olympic.ca/2018/07/22/tokyo-2020-names-mascot-miraitowa/
A menudo, los padres no pueden asistir a un evento porque no tienen con quién dejar a sus hijos. No deberíamos desanimar a las familias a asistir, pero tampoco deberíamos empeorar la experiencia a quienes no tienen hijos. Nadie quiere tener a un niño gritando en su oído durante una sesión interesante. Considera habilitar una zona infantil con cuidado de niños y áreas de juego donde los padres puedan dejar a sus hijos bajo supervisión de confianza. Incluso podrías programar talleres especiales donde los niños aprendan algo relacionado con la temática de tu evento.
Por ejemplo, Webexpo, una conferencia tecnológica celebrada en Praga, organiza talleres infantiles centrados en tecnología, como programación con Scratch, programación con LEGO Boost y LEGO Spike, impresión 3D y más. Para los más pequeños, que aún no están listos para jugar con robots, WebExpo habilitó un Rincón Infantil con juguetes, supervisado por au pairs.
Anima a tus expositores a dejar que los asistentes prueben sus productos por sí mismos. Pueden probar funciones, degustar productos o seguir una demo en directo a su propio ritmo.
Para hacerlo aún más interesante, puedes hacer que tus asistentes se pongan unas gafas de VR para una experiencia de marca inmersiva, o instalar estaciones de bicicleta donde pedalear alimente algo en tiempo real, como encender una pantalla o cargar una estación de móviles.
Si los asistentes dicen que hace frío, reparte mantas. Si empieza a llover, saca los chubasqueros. Esto demostrará a tus asistentes que realmente los escuchas, y hará que toda la experiencia sea aún más memorable.
Actualiza con frecuencia a tus asistentes sobre cualquier cambio e infórmales de los aspectos clave del evento que no deben perderse. Planifica tus notificaciones push con antelación para no olvidarte de nada. Una herramienta genial para mantener informados a tus asistentes sobre la marcha es una app del evento. Puedes enviar recordatorios directamente al móvil de los asistentes.
Si vas a repartir merchandising del evento, hazlo memorable. No te limites a camisetas y bolsas de tela. Ve a lo grande y ponte un poco creativo.
Por ejemplo, los Juegos Olímpicos llevan repartiendo preservativos a los atletas desde 1988. Se han convertido en un detalle desenfadado y muy comentado que los asistentes recuerdan mucho después de la ceremonia de clausura.
Utiliza a tus ponentes, patrocinadores y artistas como herramientas de marketing. Darles visibilidad aporta valor real a tu evento, y mantener sus nombres en el centro de la conversación, no solo durante sino también antes del evento, generará expectación por el contenido que está por llegar. Muestra sus biografías, fotos de perfil y datos de contacto en tus canales de comunicación (emails, web, apps del evento, etc.), además de destacar su experiencia y logros para recordar a tus asistentes por qué deberían querer aprender de ellos.
Cuando el evento termina, puede parecer que llega el momento de relajarse. Pero terminar la edición de este año con buen pie es en realidad lo que te prepara para empezar mejor el próximo. Entonces, ¿qué hacer con el engagement de la audiencia después de que termine el evento?
Seguramente ya tengas algo planeado para el año que viene. Dales a tus asistentes un adelanto de lo que está por venir justo cuando termina el evento. Puedes compartirlo en la pantalla grande después del acto de clausura o anunciarlo mediante notificaciones push en tu app del evento. Terminar así mantiene la emoción viva y da a la gente un motivo para empezar ya a esperar la próxima edición.
Esto no requiere pensarlo mucho. Tienes muchísimo contenido nuevo de la última edición, así que no dejes que se quede olvidado en carpetas de un disco. Comparte fotos, vídeos cortos, momentos espontáneos y otros tipos de grabaciones para mantener vivo el impulso.
Envía emails post-evento con encuestas, o incluye enlaces a encuestas directamente en tu app del evento para que los asistentes puedan responder de inmediato. Mientras la experiencia todavía está fresca en su mente, tendrán mucho que decir, y sí, eso puede significar más críticas que elogios. Pero eso no es malo; solo significa que hay margen de mejora.
Si has construido una comunidad en torno al evento, anima a los asistentes a seguir compartiendo sus experiencias en tu servidor de Discord, canal de Slack o grupo de LinkedIn. Esto mantiene vivo el revuelo mucho después de que termine el evento y da a los asistentes un lugar donde mantenerse conectados, intercambiar fotos y continuar conversaciones que empezaron en el propio evento.
Enviar encuestas puede ser útil, pero los datos reales se encuentran en las métricas de engagement, como las valoraciones de las sesiones, el número de conexiones de networking o el tiempo dedicado durante las sesiones híbridas. Haz un seguimiento minucioso de estos números, observa los picos y los valles, y averigua cómo y cuándo el engagement de los asistentes es mayor. Eso es lo que realmente te permitirá seguir mejorando edición tras edición.
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Los asistentes virtuales necesitan razones más estructuradas para participar que los presenciales, porque es muy fácil silenciarse, minimizar la ventana y hacer varias cosas a la vez. Por eso las tácticas de engagement tienen que esforzarse más.
