Encuentre un orador, ya sea un orador invitado o un orador principal, con esta guía completa y descubra consejos sobre cómo coordinar y maximizar el impacto de su orador invitado.
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ACTUALIZADO EL 01/01/2026
Al planificar su evento de negocios, uno de los factores más importantes que querrá tener en cuenta es elegir al orador invitado adecuado.
A menudo, cuando se trata de tus invitados y de si van a asistir a tu evento, todo se reduce a que la lista de ponentes selle el trato.
UN encuesta descubrió que el 70% de los asistentes consideran que los eventos presenciales son los mejores para la formación y el contenido profesional. Por eso, todos los que asisten a cualquier tipo de evento empresarial lo hacen con un objetivo en mente: mejorar sus propias perspectivas comerciales.
Siendo este el caso, es crucial que identifique y seleccione a los oradores invitados que:
Hemos creado una guía completa sobre tipos de ponentes en conferencias, cómo encontrarlos, cómo introducir, y mucho más. Descubra las mejores prácticas de gestión de ponentes para maximizar el éxito de su evento.
El propósito de tener un orador invitado es agregar valor al evento. Un orador del evento:
Por eso es importante seleccionar cuidadosamente a un orador excepcional en función de su experiencia y relevancia para el tema del evento.
Una vez que haya encontrado un orador invitado adecuado, el equipo de administración se comunica con él para confirmar su disponibilidad. Negocian sus tarifas y arreglos de viaje antes del evento.
El día del evento, la presentación del orador también debe coordinarse cuidadosamente con el calendario del evento para garantizar un flujo continuo. La gestión eficaz de los ponentes es fundamental para garantizar que el evento alcance sus objetivos y deje una impresión positiva en los asistentes.
Ahora que comprende por qué los oradores invitados son importantes para su evento, le proporcionaremos un breve resumen de los diferentes tipos disponibles.
Un moderador desempeña un papel clave para garantizar el buen funcionamiento de cualquier evento empresarial. Son responsables de guiar la discusión y mantener la participación de la audiencia. Con un moderador experimentado, el evento será una experiencia informativa y atractiva para todos los involucrados.
Un orador principal actúa como cabeza de cartel y marca la pauta del evento. A menudo se los considera lo más destacado del evento y pueden marcar la pauta para el resto del programa. Un buen orador principal debe transmitir un mensaje inspirador que resuene en la audiencia y la motive a tomar medidas.
Por lo general, tienen la capacidad de atraer y cautivar a la audiencia, dejando una impresión duradera en los asistentes. Por ello, es importante tener en cuenta cuidadosamente las cualificaciones y la experiencia de los posibles ponentes antes de tomar la decisión de invitarlos a dar el discurso de apertura.
El orador principal establece el tono y el tema de todo el evento. Su discurso es a menudo motivacional o inspirador y normalmente ocurre al principio del evento, como en la ceremonia de apertura.
Los oradores invitados, sin embargo, actúan más como un apoyo al evento. Los eventos suelen contar con varios oradores cuyas charlas son más especializadas y cubren una amplia gama de temas.
Un panelista es una persona invitada a participar en una discusión o debate sobre un tema específico, a veces explicando con más detalle lo que ha discutido el orador principal. Los panelistas pueden ser expertos en su campo, líderes de la industria o profesionales con experiencia relevante.
Se trata de alguien que está a cargo de dirigir un taller o sesión de formación para los asistentes. El líder del taller también puede actuar como facilitador, alentando a los participantes a compartir sus pensamientos e ideas y guiando las discusiones para ayudar a lograr los resultados deseados.
El orador de clausura es el que pronunciará el discurso final o la presentación del día. Por lo general, invitas a esta persona a hablar después de que los otros oradores invitados ya se hayan presentado.
La función del orador de clausura es brindar una conclusión memorable e impactante al evento, dejando a los asistentes con una impresión duradera del evento en su conjunto. Con mucha frecuencia, un evento opta por separar a los ponentes más esperados durante todo el evento para mantener un alto nivel de entusiasmo entre los delegados y garantizar la plena participación durante todo el evento.
A menudo, la parte de elegir al orador principal o a un orador invitado puede ser relativamente fácil, ya que es posible que ya tengas una «lista de deseos» de figuras inspiradoras en tu campo con las que te encantaría trabajar.
Empieza por definir los objetivos de tu evento e identificar a tu audiencia (sus intereses, necesidades y expectativas).
Comprender los objetivos de su evento y su audiencia lo ayudará a investigar posibles oradores, desde líderes y expertos de la industria hasta autores y académicos.
Puede ponerse en contacto con asociaciones profesionales y oficinas de ponentes. Por lo general, se especializan en conectar eventos con oradores profesionales, lo que facilita su búsqueda.
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Puede consultar la lista de oradores de eventos anteriores similares para los posibles candidatos. O explora tu competencia y sus agendas en busca de inspiración.
Utiliza plataformas como LinkedIn, Hub de altavoces, y TED para encontrar profesionales que tengan experiencia como ponentes en eventos. Incluso puedes pedirles recomendaciones a tus colegas, colegas del sector u otros organizadores de eventos.
Estos son algunos ejemplos de recursos adicionales para encontrar un orador invitado:
Y muchos más...
Busque vídeos de las presentaciones anteriores del profesional y evaluar su estilo y eficacia al hablar. Presta atención a la forma en que trabajan con su audiencia en términos de participación y, lo que es más importante, a lo educativas que son sus sesiones. No olvides revisar sus credenciales y revisar las reseñas.
Conéctate con los altavoces que hayas elegido y cuéntales por qué crees que serían una buena opción. Subraya cualquier beneficio para el orador, como las oportunidades de establecer contactos, la exposición o un honorario.
Ahora es el momento de finalizar la logística, como los arreglos de viaje, el alojamiento y cualquier requisito técnico que puedan tener. Este paso también incluye la preparación de un acuerdo en el que se describan las condiciones de su participación, incluidos los pagos, las expectativas y las políticas de cancelación.
También hay algunos factores que debes tener en cuenta e investigar cuando intentes encontrar un orador para tu evento.
Considera qué tan relevantes son para tu empresa, marca y tema del evento. Lo primero que debe tener en cuenta es alinearse con lo básico.
Su experiencia en su campo también es primordial. Asegúrese de que su orador principal o orador invitado sea respetado por su trabajo, de modo que su audiencia se sienta inspirada para asistir debido a su presencia.
Al igual que ocurre con la experiencia, tu anfitrión debe tener habilidades específicas que lo destaquen por encima del resto.
«El 90% de las veces elijo a personas a las que me gustaría escuchar que presentaran una historia de caso. Me encantan los forasteros. A menudo están dispuestos a compartir cosas mucho más interesantes que los oradores famosos o profesionales. A menudo les pido borradores de presentaciones e información adicional detallada sobre lo que quieren presentar. Esto excluye a los ponentes en serie y a los «genios» que se autopromocionan. El premio al mejor caso de PPC presentado también pretendía ser un factor de motivación adicional para los ponentes. » — Gianpaolo Lorusso, profesional del marketing web y fundador del evento AdWorld Experience
¿Su marca y valores coinciden con los suyos y los de su público objetivo? De lo contrario, es poco probable que su público objetivo quiera invertir. Por lo tanto, asegúrese de que ambos públicos objetivo sean similares.
Ser consciente de su disponibilidad es un punto clave de investigación. Si bien debes adaptarte a su agenda, debes asegurarte de que su disponibilidad se ajuste a la hora de tu propio evento.
Como organizador de eventos, es probable que el presupuesto esté constantemente en su mente, impreso en algún lugar en la parte posterior. Quizás se pregunte cuánto cuesta un orador público y si realmente puede permitírselo.
La respuesta varía según el nivel de experiencia del orador. Asegúrese de que el orador invitado se ajuste a su presupuesto desde el principio para evitar sobrecargar sus gastos generales y poner al equipo de eventos en situaciones incómodas. Puedes leer esto artículo sobre cuánto ganan por evento para saber qué esperar.
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Apunte a una gama diversa para ofrecer perspectivas variadas y hacer que su evento sea más inclusivo y atractivo.
Promocionar a los oradores invitados antes de su evento es importante para la tasa general de éxito del evento. Asegúrese de que los asistentes se enteren de todo lo relacionado con los profesionales que intervendrán en su evento con una presentación eficaz durante la comercialización previa al evento y durante el propio evento.
Aquí hay una guía de 6 pasos sobre cómo hacerlo de manera efectiva presentar un orador:
Debe expresar un sincero agradecimiento al orador por la valiosa información que comparte. Invirtieron tiempo y esfuerzo en sus presentaciones.
Por eso quieres expresar sincera gratitud mencionando algunos puntos clave o ideas de su charla que tuvieron un impacto particular en usted o en la audiencia. Demostrarás que prestaste atención.
No olvides invitar a la audiencia a conectarse con el orador invitado después del evento durante una sesión de networking o en las redes sociales. Termine con un aplauso de la audiencia.
Sus oradores invitados son, al igual que cualquier otra persona con la que interactúa a título empresarial, una nueva oportunidad para establecer contactos. Alguien que, una vez finalizado tu evento, te recuerde a ti y a tu marca y probablemente comparta historias sobre su experiencia con otras empresas. Por eso es importante crear un proceso fluido que sea positivo, respetuoso y beneficioso para ambas partes involucradas.
Estos son algunos consejos básicos de etiqueta que le ayudarán a gestionar con éxito a sus oradores invitados:
La transparencia es clave cuando se trabaja junto a cualquier socio comercial. Mantenga a sus oradores invitados involucrados con cualquier actualización o cambio a medida que ocurren. Considera la posibilidad de enviar la información de sus ponentes en un paquete que incluya toda la información que necesitan saber sobre la empresa y el evento y que pueda servirles de punto de referencia en cada etapa del evento.
Querrá asegurarse de responder a las consultas de su orador invitado de manera oportuna. Esto significa que tal vez quieras pensar en darles un número de teléfono o una dirección de correo electrónico exclusivos para que puedas asegurarte personalmente de que cualquier consulta que tengan sea atendida rápidamente y de que el profesional se sienta «escuchado» por la empresa en todo momento.
A nadie le gusta quedarse esperando, especialmente cuando se trata de pagar. Por lo tanto, asegúrese de hacerles saber que su factura por los servicios prestados es de máxima prioridad. Esto también significa aclarar las condiciones de pago de tu empresa para poder transmitir la información correcta al orador.
Este es un poco obvio, pero mencionémoslo de todos modos. Cuando interactúes con tus ponentes, asegúrate de mantener un tono de conversación profesional y de que los temas tratados sean específicos para el objetivo del evento.
Asegúrese de organizar alojamiento confortable así como un transporte fiable desde y hacia el evento. No esperamos que le dé a su orador invitado opciones de primera clase de 5 estrellas en todo momento. Pero el hecho de que hayan dormido la noche anterior y sepan que sus pertenencias permanecerán donde las dejaron en la habitación del hotel contribuirá en gran medida a que el orador dé una actuación ganadora del Óscar en su evento.
Sus interacciones posteriores al evento son tan importantes como la primera conversación que tendrá con ellos. Muestre su agradecimiento con una carta simbólica, un obsequio o, lo que es más importante, una crítica positiva o una recomendación a otra empresa de su lista de contactos. Entonces, es probable que devuelvan el mismo agradecimiento.
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Una vez que hayas contratado a un orador invitado adecuado, tendrás que usar esto a tu favor y aprovechar al máximo su presencia en tu evento. Estas son algunas cosas que debes tener en cuenta:
Familiarízate a ti y a tus altavoces con cualquier tecnología que se utilice ese día. Puedes usar alguna tecnología antes del evento en sí, para que tengan tiempo de familiarizarse con la tecnología utilizada. Esto garantiza que se sientan seguros con los sistemas que tienes instalados en el momento del evento.
Facilite la interacción de sus asistentes con todos mediante una aplicación de eventos fácil de usar, como Eventee. Esto fomenta el compromiso durante todo el evento. Si animas a tus ponentes a que «se pongan de acuerdo» con la aplicación de antemano, todo el mundo tendrá la oportunidad de establecer contactos y de entender mejor con quién van a hablar y cuáles son sus necesidades.
Aumente la participación de los asistentes utilizando una función como el muro social de Eventee. Esto les permite compartir su entusiasmo mutuo por la próxima conferencia con sus ponentes, lo que genera expectación antes y durante el evento. Esta función también les permite ver qué preguntas podrían formularse durante las sesiones de preguntas y respuestas y qué elementos de la charla entusiasman más a los asistentes.
Haga que la sesión del orador sea lo más interactiva posible. Mediante el uso de una aplicación para crear encuestas, preguntas y la retroalimentación en vivo para hablar puede ser una experiencia extremadamente inclusiva y emocionante tanto para los asistentes como para los ponentes del evento.
Los ensayos previos al evento son una forma clave de asegurarse de que el evento se desarrolla sin problemas. Si tanto su orador invitado como usted confían en los procesos implementados, esto garantizará que todo se desarrolle sin problemas y brindará la experiencia más positiva a los asistentes.
Un área que a menudo se pasa por alto en la gestión de los oradores invitados es obtener comentarios no solo de los asistentes sino también de los propios profesionales de la oratoria. Esto se puede hacer de varias maneras (no olvides que Eventee tiene una función de comentarios en vivo para comentarios sobre la marcha). Obtener comentarios perspicaces significa que podrá reajustar su estrategia de gestión la próxima vez que se celebre su conferencia.
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No nos gusta hacer la vida difícil en Beneficiario. De hecho, tenemos precisamente el enfoque opuesto. Por eso hemos creado nuestro aplicación de eventos, para hacer que su vida como anfitrión de eventos y coordinador de oradores invitados sea lo más simple posible. Estas son algunas maneras en las que la aplicación Eventee puede ayudarte a aplicar los consejos compartidos en este blog.
Gestionar a los ponentes de tu evento es una línea muy fina entre buscar a alguien que pueda animar tu evento y captar la atención de los posibles asistentes, y organizarlos de antemano y durante el día con una comunicación eficaz a la que se puede ayudar mediante el uso de tecnologías ingeniosas como Eventee.
Esperamos que los consejos que hemos compartido te sean útiles a medida que comiences a buscar a tu próximo orador invitado. Si estás buscando más consejos y consejos sobre la organización de eventos, puedes encontrar una gran cantidad de blogs que cubren todo lo relacionado con los eventos en el blog de Eventee.
