Finden Sie mit diesem umfassenden Leitfaden einen Redner, sei es einen Gastredner oder einen Keynote Speaker, und entdecken Sie Tipps, wie Sie die Wirkung Ihres Gastredners koordinieren und maximieren können.
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AKTUALISIERT AM 01.01.2025
Bei der Planung Ihrer Geschäftsveranstaltung ist die Auswahl des richtigen Gastredners einer der wichtigsten Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten.
Oftmals hängt es bei Ihren Gästen und der Frage, ob sie an Ihrer Veranstaltung teilnehmen werden, von der Rednerliste ab, die den Ausschlag gibt.
Eine Umfrage ergab, dass 70 % der Teilnehmer Präsenzveranstaltungen als die beste Möglichkeit für Schulungen und berufliche Inhalte ansehen. Jeder, der an einer Geschäftsveranstaltung teilnimmt, verfolgt also ein Ziel: die eigenen Geschäftsperspektiven zu verbessern.
Da dies der Fall ist, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie Gastredner auswählen, die:
Wir haben einen umfassenden Leitfaden zu den Arten von Rednern auf Konferenzen erstellt, wie man sie findet, wie man sie vorstellt und vieles mehr. Entdecken Sie bewährte Verfahren für das Rednermanagement, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu maximieren.
Der Zweck eines Gastredners besteht darin, der Veranstaltung einen Mehrwert zu verleihen. Ein Veranstaltungsredner:
Deshalb ist es wichtig, einen außergewöhnlichen Redner sorgfältig auszuwählen, basierend auf seinem Fachwissen und seiner Relevanz für das Thema der Veranstaltung.
Sobald Sie einen geeigneten Gastredner gefunden haben, setzt sich das Managementteam mit ihm in Verbindung, um seine Verfügbarkeit zu bestätigen. Sie verhandeln vor der Veranstaltung über sein Honorar und die Reisearrangements.
Am Tag der Veranstaltung muss die Präsentation des Redners sorgfältig mit dem Veranstaltungsablauf abgestimmt werden, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Ein effektives Rednermanagement ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Veranstaltung ihre Ziele erreicht und bei den Teilnehmern einen positiven Eindruck hinterlässt.
Nachdem Sie nun verstanden haben, warum Gastredner für Ihre Veranstaltung wichtig sind, geben wir Ihnen einen kurzen Überblick über die verschiedenen verfügbaren Arten von Rednern.
Ein Moderator spielt eine Schlüsselrolle für den reibungslosen Ablauf jeder geschäftlichen Veranstaltung. Er ist dafür verantwortlich, die Diskussion zu leiten und das Publikum zu motivieren. Mit einem erfahrenen Moderator wird die Veranstaltung für alle Beteiligten zu einem informativen und ansprechenden Erlebnis.
Ein „Keynote Speaker“ ist der Hauptredner und gibt den Ton für die Veranstaltung an. Er wird oft als Höhepunkt der Veranstaltung angesehen und kann den Ton für den Rest des Programms angeben. Ein guter „Keynote Speaker“ sollte eine inspirierende Botschaft vermitteln, die beim Publikum Anklang findet und es zum Handeln motiviert.
Sie haben in der Regel die Fähigkeit, das Publikum zu fesseln und zu begeistern und bei Ihren Teilnehmern einen bleibenden Eindruck zu hinterlassen. Daher ist es wichtig, die Qualifikationen und Erfahrungen potenzieller Redner sorgfältig zu prüfen, bevor Sie sie als Hauptredner einladen.
Der Hauptredner gibt den Ton und das Thema für die gesamte Veranstaltung vor. Seine Rede ist oft motivierend oder inspirierend und findet in der Regel zu Beginn der Veranstaltung statt, wie bei der Eröffnungsfeier.
Gastredner hingegen unterstützen die Veranstaltung eher. Bei Veranstaltungen treten oft mehrere Redner auf, deren Vorträge spezialisierter sind und ein breites Themenspektrum abdecken.
Ein Diskussionsteilnehmer ist eine Person, die zur Teilnahme an einer Diskussion oder Debatte zu einem bestimmten Thema eingeladen wird und manchmal näher auf das eingeht, was der Hauptredner besprochen hat. Diskussionsteilnehmer können Experten auf ihrem Gebiet, Branchenführer oder Fachleute mit einschlägiger Erfahrung sein.
Dies ist eine Person, die für die Leitung eines Workshops oder einer Schulungssitzung für die Teilnehmer verantwortlich ist. Der Workshopleiter kann auch als Moderator fungieren, die Teilnehmer dazu ermutigen, ihre Gedanken und Ideen zu teilen, und die Diskussionen leiten, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Ein Abschlussredner ist derjenige, der die Abschlussrede oder -präsentation des Tages hält. Normalerweise laden Sie diese Person ein, nachdem die anderen Gastredner bereits ihre Präsentation gehalten haben.
Die Aufgabe eines Abschlussredners besteht darin, einen unvergesslichen und wirkungsvollen Abschluss der Veranstaltung zu bieten, der bei den Teilnehmern einen bleibenden Eindruck von der Veranstaltung als Ganzes hinterlässt. Sehr oft werden die am meisten erwarteten Redner über die gesamte Veranstaltung verteilt, um die Spannung unter den Delegierten hoch zu halten und eine vollständige Teilnahme während der gesamten Veranstaltung zu gewährleisten.
Oftmals ist die Auswahl Ihres Hauptredners oder eines Gastredners relativ einfach, da Sie möglicherweise bereits eine „Wunschliste“ mit inspirierenden Persönlichkeiten aus Ihrem Fachgebiet haben, mit denen Sie gerne zusammenarbeiten würden.
Definieren Sie zunächst die Ziele Ihrer Veranstaltung und ermitteln Sie Ihr Publikum (dessen Interessen, Bedürfnisse und Erwartungen).
Wenn Sie die Ziele Ihrer Veranstaltung und Ihr Publikum kennen, können Sie potenzielle Redner ausfindig machen – von Branchenführern und Experten bis hin zu Autoren und Akademikern.
Sie können sich an Berufsverbände und Redneragenturen wenden. Diese sind in der Regel darauf spezialisiert, Veranstaltungen mit professionellen Rednern zu verbinden, sodass Sie sie leichter finden können.
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Sie können die Rednerliste ähnlicher vergangener Veranstaltungen nach potenziellen Kandidaten durchsuchen. Oder Sie lassen sich von Ihrer Konkurrenz und deren Programmen inspirieren.
Nutzen Sie Plattformen wie LinkedIn, SpeakerHub und TED, um Fachleute zu finden, die Erfahrung mit Vorträgen auf Veranstaltungen haben. Sie können sogar Ihre Kollegen, Branchenkollegen oder andere Veranstalter um Empfehlungen bitten.
Hier sind einige zusätzliche Beispielressourcen für die Suche nach einem Gastredner:
Und viele mehr ...
Suchen Sie nach Videos von früheren Präsentationen des Experten und beurteilen Sie seinen Vortragsstil und seine Effektivität. Achten Sie darauf, wie er mit seinem Publikum interagiert, aber vor allem, wie lehrreich seine Vorträge sind. Vergessen Sie nicht, seine Referenzen zu überprüfen und Bewertungen zu lesen.
Nehmen Sie Kontakt zu den von Ihnen ausgewählten Rednern auf und erklären Sie ihnen, warum sie Ihrer Meinung nach gut zu Ihrer Veranstaltung passen würden. Betonen Sie die Vorteile für den Redner, wie z. B. Networking-Möglichkeiten, Bekanntheit oder ein Honorar.
Jetzt ist es an der Zeit, die Logistik wie Reisevorbereitungen, Unterkünfte und alle technischen Anforderungen, die sie möglicherweise haben, abzuschließen. Zu diesem Schritt gehört auch die Vorbereitung einer Vereinbarung, in der die Bedingungen für ihre Teilnahme, einschließlich Zahlung, Erwartungen und Stornierungsbedingungen, festgelegt werden.
Es gibt auch einige Faktoren, die Sie berücksichtigen und recherchieren müssen, wenn Sie versuchen, einen Redner für Ihre Veranstaltung zu finden.
Überlegen Sie, wie relevant sie für Ihr Unternehmen, Ihre Marke und das Thema der Veranstaltung sind. Die Übereinstimmung mit den Grundlagen ist das erste, was Sie berücksichtigen müssen.
Auch das Fachwissen auf ihrem Gebiet ist von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass Ihr Hauptredner oder Gastredner für seine Arbeit respektiert wird, damit sich Ihr Publikum durch seine Anwesenheit inspiriert fühlt.
Wie beim Fachwissen sollte Ihr Gastgeber über besondere Fähigkeiten verfügen, die ihn von den anderen abheben.
"In 90 % der Fälle wähle ich Personen aus, von denen ich mir wünsche, dass sie selbst einen Fallbericht präsentieren. Ich liebe Außenstehende. Sie sind oft bereit, viel interessantere Dinge zu teilen als berühmte oder professionelle Redner. Ich bitte oft um Entwürfe für Präsentationen und detaillierte Zusatzinformationen zu dem, was sie präsentieren möchten. Dadurch werden Serienredner und selbstverherrlichende ‚Genies‘ herausgefiltert. Der Preis für den besten vorgestellten PPC-Fall sollte auch ein zusätzlicher Motivationsfaktor für die Redner sein.“ – Gianpaolo Lorusso, Web-Marketing-Experte und Gründer der Veranstaltung ADworld Experience
Passen die Marke und das Ethos des Redners zu Ihrer eigenen Marke und Ihrem Ethos und zu der Ihrer Zielgruppe? Wenn nicht, ist es unwahrscheinlich, dass Ihre Zielgruppe investieren möchte. Stellen Sie also sicher, dass Ihre beiden Zielgruppen ähnlich sind.
Die Berücksichtigung ihrer Verfügbarkeit ist ein wichtiger Punkt bei der Recherche. Sie sollten sich zwar nach ihrem Zeitplan richten, aber auch sicherstellen, dass ihre Verfügbarkeit mit dem Zeitplan Ihrer eigenen Veranstaltung übereinstimmt.
Als Veranstalter haben Sie wahrscheinlich ständig das Budget im Hinterkopf. Sie fragen sich vielleicht, wie viel ein Redner kostet und ob Sie ihn sich überhaupt leisten können.
Die Antwort hängt davon ab, wie viel Erfahrung der Redner mitbringt. Wenn Sie von Anfang an sicherstellen, dass der Gastredner in Ihr Budget passt, vermeiden Sie, dass Ihre Gemeinkosten überstrapaziert werden und das Veranstaltungsteam in unangenehme Situationen gerät. In diesem Artikel erfahren Sie, wie viel Redner pro Veranstaltung verdienen, damit Sie wissen, was Sie erwarten können.
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Streben Sie eine Vielfalt an, um unterschiedliche Perspektiven zu bieten und Ihre Veranstaltung integrativer und ansprechender zu gestalten.
Die Vermarktung Ihrer Gastredner im Vorfeld Ihrer Veranstaltung ist wichtig für die Gesamterfolgsquote der Veranstaltung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer alles über die Fachleute erfahren, die auf Ihrer Veranstaltung sprechen, und zwar durch eine effektive Einführung während des Marketings vor der Veranstaltung sowie auf der Veranstaltung selbst.
Hier ist eine 6-Schritte-Anleitung, wie Sie einen Redner effektiv vorstellen können:
Sie sollten dem Redner aufrichtig für die wertvollen Informationen danken, die er mit Ihnen teilt. Er hat Zeit und Mühe in seine Präsentationen investiert.
Deshalb sollten Sie Ihren aufrichtigen Dank zum Ausdruck bringen, indem Sie einige wichtige Punkte oder Erkenntnisse aus dem Vortrag erwähnen, die bei Ihnen oder dem Publikum besonders gut ankamen. So zeigen Sie, dass Sie aufmerksam zugehört haben.
Vergessen Sie nicht, das Publikum einzuladen, sich nach der Veranstaltung während einer Networking-Sitzung oder in den sozialen Medien mit dem Gastredner zu vernetzen. Beenden Sie die Veranstaltung mit einer Runde Applaus aus dem Publikum.
Ihre Gastredner sind, genau wie alle anderen, mit denen Sie geschäftlich zu tun haben, eine neue Gelegenheit zum Netzwerken. Jemand, der sich nach Ihrer Veranstaltung an Sie und Ihre Marke erinnert und wahrscheinlich anderen Unternehmen von seinen Erfahrungen berichtet. Aus diesem Grund ist es wichtig, einen reibungslosen Prozess zu schaffen, der für beide Seiten positiv, respektvoll und vorteilhaft ist.
Hier sind einige grundlegende Tipps zur Etikette, die Ihnen helfen, Ihre Gastredner erfolgreich zu managen:
Transparenz ist der Schlüssel bei der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern. Informieren Sie Ihre Gastredner über alle Aktualisierungen oder Änderungen, sobald diese eintreten. Sie können ihnen beispielsweise ein Paket mit allen Informationen zusenden, die sie über das Unternehmen und die Veranstaltung wissen müssen und die ihnen in jeder Phase der Veranstaltung als Referenz dienen können.
Sie sollten sicherstellen, dass Sie die Anfragen Ihrer Gastredner rechtzeitig beantworten. Das bedeutet, dass Sie ihnen möglicherweise eine spezielle Telefonnummer oder E-Mail-Adresse geben sollten, damit Sie persönlich dafür sorgen können, dass jede Anfrage schnell bearbeitet wird und sich der Fachmann jederzeit vom Unternehmen „gehört“ fühlt.
Niemand wartet gerne, besonders wenn es um Bezahlung geht. Lassen Sie sie also wissen, dass ihre Rechnung für erbrachte Dienstleistungen höchste Priorität hat. Dazu gehört auch, dass Sie sich mit den Zahlungsbedingungen Ihres Unternehmens vertraut machen, damit Sie dem Redner die richtigen Informationen weitergeben können.
Das ist eigentlich selbstverständlich, aber wir wollen es trotzdem erwähnen. Achten Sie bei der Zusammenarbeit mit Ihren Rednern darauf, dass der Gesprächston professionell bleibt und die behandelten Themen auf das Veranstaltungsziel zugeschnitten sind.
Sorgen Sie für eine bequeme Unterkunft sowie einen zuverlässigen Transport zur und von der Veranstaltung. Wir erwarten nicht, dass Sie Ihrem Gastredner bei jeder Gelegenheit die 5-Sterne-First-Class-Optionen bieten. Aber ob er am Abend zuvor geschlafen hat und weiß, dass seine Sachen noch dort sind, wo er sie im Hotelzimmer gelassen hat, wird einen großen Beitrag dazu leisten, dass Ihr Redner bei Ihrer Veranstaltung eine Oscar-reife Leistung erbringt.
Die Interaktionen nach der Veranstaltung sind genauso wichtig wie das erste Gespräch, das Sie mit ihnen führen. Zeigen Sie Ihre Wertschätzung mit einem Dankesbrief, einem Geschenk oder, was am wichtigsten ist, einer positiven Bewertung oder Empfehlung an ein anderes Unternehmen auf Ihrer Netzwerk-Liste. Es ist wahrscheinlich, dass sie sich dann ebenso erkenntlich zeigen werden.
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Sobald Sie einen geeigneten Gastredner gefunden haben, müssen Sie dies zu Ihrem Vorteil nutzen und das Beste aus seiner Teilnahme an Ihrer Veranstaltung machen. Hier sind einige Dinge, die Sie beachten sollten:
Machen Sie sich und Ihre Redner mit der Technik vertraut, die an diesem Tag zum Einsatz kommt. Einige technische Hilfsmittel können bereits im Vorfeld der Veranstaltung eingesetzt werden, sodass die Redner Zeit haben, sich mit der verwendeten Technik vertraut zu machen. So können sie sich bis zum Zeitpunkt der Veranstaltung mit den von Ihnen eingesetzten Systemen vertraut machen.
Erleichtern Sie Ihren Teilnehmern die Interaktion mit allen anderen, indem Sie eine benutzerfreundliche Event-App wie Eventee verwenden. Dies fördert das Engagement während der gesamten Veranstaltung. Wenn Sie Ihre Redner dazu ermutigen, sich im Vorfeld mit der App vertraut zu machen, haben alle die Möglichkeit, sich zu vernetzen und ein besseres Verständnis dafür zu entwickeln, mit wem sie sprechen werden und welche Bedürfnisse diese haben.
Steigern Sie das Engagement der Teilnehmer mit einer Funktion wie der Social Wall von Eventee. So können sie ihre gemeinsame Vorfreude auf die bevorstehende Konferenz mit Ihren Rednern teilen und vor und während der Veranstaltung für Begeisterung sorgen. Diese Funktion ermöglicht es ihnen auch zu sehen, welche Fragen während der Fragerunden gestellt werden könnten und auf welche Elemente des Vortrags sich die Teilnehmer am meisten freuen.
Gestalten Sie die Sitzung des Redners so interaktiv wie möglich. Durch die Verwendung einer App zur Erstellung von Umfragen, Fragen und Live-Feedback kann der Vortrag für Teilnehmer und Redner gleichermaßen zu einem äußerst inklusiven und spannenden Erlebnis werden.
Proben vor der Veranstaltung sind eine wichtige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft. Wenn sowohl Ihr Gastredner als auch Sie mit den bestehenden Abläufen vertraut sind, wird sichergestellt, dass alles nahtlos übergeht und Ihren Teilnehmern ein möglichst positives Erlebnis geboten wird.
Ein oft übersehener Bereich des Gastredner-Managements ist das Einholen von Feedback nicht nur von den Teilnehmern, sondern auch von den vortragenden Fachleuten selbst. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen (vergessen Sie nicht, dass Eventee über eine Live-Feedback-Funktion für unterwegs Feedback verfügt). Wenn Sie aufschlussreiches Feedback erhalten, können Sie Ihre Managementstrategie beim nächsten Mal, wenn Ihre Konferenz ansteht, neu anpassen.
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Wir bei Eventee wollen das Leben nicht schwer machen. Tatsächlich verfolgen wir genau den gegenteiligen Ansatz. Aus diesem Grund haben wir unsere Event-App entwickelt, um dir als Veranstalter und Gastredner-Koordinator das Leben so einfach wie möglich zu machen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie die Eventee-App dir helfen kann, die in diesem Blog geteilten Tipps anzuwenden.
Die Organisation deiner Event-Redner ist ein schmaler Grat zwischen der Suche nach jemandem, der deine Veranstaltung belebt und bei potenziellen Teilnehmern Anklang findet, und der Organisation im Vorfeld und am Tag der Veranstaltung mit effektiver Kommunikation, die durch den Einsatz innovativer Technologien wie Eventee unterstützt werden kann.
Wir hoffen, dass die Tipps, die wir Ihnen gegeben haben, Ihnen bei der Suche nach Ihrem nächsten Gastredner helfen. Wenn Sie nach weiteren Tipps und Anleitungen für die Ausrichtung von Veranstaltungen suchen, finden Sie im Eventee-Blog eine ganze Reihe von Blogs, die sich mit allen Aspekten von Veranstaltungen befassen.
