Konkrete Event-Ideen für mehr Teilnehmerengagement bei Events & Konferenzen. Keine generischen Tipps – nur wirklich unterhaltsame Ideen, die wirken.
Das Engagement der Teilnehmer zu steigern, ist eine so unterschätzte Event-Strategie! Aber eine, die sich immer wieder auszahlt. Doch wie sorgt man auf eine unterhaltsame Weise für Engagement bei den Teilnehmern? Engagement muss nicht gleich einen weiteren unangenehmen Icebreaker bedeuten.
Es gibt unzählige Ratgeber dazu, wie man das Engagement bei Events verbessern kann, doch sie stecken voller Buzzwords und Beispiele, die viel zu vage sind, um sie wirklich umzusetzen. Deshalb haben wir einen Artikel über Teilnehmer-Engagement erstellt, der auf echten Beispielen und konkreten Ideen basiert, die wir über die Jahre gesammelt haben.
Engagement bei deinen Teilnehmern vor, während und nach dem Event zu erzeugen, baut Vorfreude auf und gibt den Menschen einen Grund, nächstes Jahr wiederzukommen. Richtig umgesetzt, wird der Besuch deines Events zu ihrer jährlichen Tradition.
Zudem verschafft dir höheres Engagement mehr Verhandlungsspielraum gegenüber Sponsoren und Ausstellern. Handfeste Zahlen ergeben ein deutlich überzeugenderes Argument als bloße Versprechen.
Wir sind seit 10 Jahren in der Eventbranche tätig und besuchen häufig selbst Events, um Event-Manager persönlich zu treffen und über Eventtrends auf dem Laufenden zu bleiben. Dadurch verfügen wir über echte Praxiserfahrung und Expertise.
Das bedeutet, dass die Ideen auf dieser Liste nicht rein theoretisch sind. Einige sind Taktiken, die wir bei echten Events live funktionieren gesehen haben und die wir gerne weiterverbreitet sehen würden. Andere sind Strategien, die wir bisher noch nicht oft genug gesehen haben, uns aber wünschen, dass mehr Veranstalter sie ausprobieren.
Konkrete Engagement-Ideen sind in 3 Kategorien unterteilt: vor, während und nach dem Event. Am Ende des Artikels haben wir außerdem einige rein virtuelle Engagement-Strategien ergänzt.
Du kennst das sicher: Wenn ein wichtiges Event bevorsteht, zählst du die Tage, feilst an allen Details und schaust immer wieder online nach neuen Updates zum Event. Das alles in freudiger Erwartung des Events selbst. Tatsächlich macht diese gespannte Vorfreude, je näher der Tag rückt, die halbe Freude an jedem Event aus. Auch das solltest du bei der Planung deines eigenen Events im Hinterkopf behalten. Ja, vielleicht hast du bereits Caterer, Entertainment, Locations und ein hieb- und stichfestes Budget organisiert, aber jetzt ist es an der Zeit, deine Teilnehmer engagiert, begeistert und immer gespannter auf dein bevorstehendes Event zu halten. Hier also ein paar Tipps, um schon vor Beginn des Events Vorfreude zu erzeugen.
Warte nicht bis zum großen Tag, um spannenden Content in den sozialen Medien zu posten. Baue den Hype nach und nach auf, indem du Behind-the-Scenes-Fotos postest, exklusive Sneak-Peek-E-Mails verschickst oder Speaker-Previews im Videoformat teilst. Interagiere dabei mit deiner Zielgruppe, indem du auf Kommentare antwortest, ihre eigenen Videos zu deinem Event teilst und Q&A-Sessions in den sozialen Medien veranstaltest. Sitze nicht einfach untätig herum und warte darauf, dass die Magie von allein passiert. Du musst aktiv sein, um Ergebnisse zu sehen.
Eine Event-Community aufzubauen ist schwierig, aber eine Strategie, die sich zehnfach auszahlt. Du kannst damit beginnen, einen Community-Kanal auf Discord, Slack oder einer anderen Kommunikationsplattform deiner Wahl einzurichten, auf dem sich Menschen ohne Druck vernetzen und über das Thema deines Events austauschen können.
Es ist entscheidend, wertvollen Content mit deiner Community zu teilen, nicht nur werbliche Updates zu deinem Event. Poste Aufzeichnungen, Artikel oder Ressourcen zu den Themen der einzelnen Sessions.
Du kannst sogar Brunches oder andere Treffen planen, bei denen sich deine Community vor oder nach dem Event zusammenfindet, um das Engagement am Laufen zu halten.
Mach deine Teilnehmer zu einem Teil der Erfahrung. Frag sie im Vorfeld, wen sie gerne auf der Bühne sehen würden und welche Themen behandelt werden sollten. Sie sind es schließlich, die für die Tickets bezahlen, deshalb ist es wichtig, ihre Bedürfnisse bestmöglich zu erfüllen.
Erstelle Rätsel für die sozialen Medien, mit denen deine Teilnehmer erraten können, wer beim Event dabei sein wird – ob als Speaker oder als Entertainment. Verstecke Swag, wie Plüschtiere, in der Stadt, in der das Event stattfindet, und deute damit an, dass etwas Großes bevorsteht.
Oder veranstalte eine Schnitzeljagd: Verstecke CDs oder Bücher an markanten Orten in der Stadt, filme dich dabei, wie du sie versteckst, poste das in den sozialen Medien und ermutige die Menschen, sie aufzuspüren und ihre Funde online zu teilen.
Und vieles mehr! Das ist dein Spielplatz. Mach es unterhaltsam!
Du kannst in den sozialen Medien oder in deiner Community ein Gewinnspiel für Freikarten oder ein VIP-Upgrade veranstalten. Die Regeln liegen bei dir, gestalte sie aber strategisch so, dass sie dein Event bewerben. Manche Gewinnspiele bestehen zum Beispiel darin, Kommentare unter Social-Media-Posts zu hinterlassen oder Freunde und Familie zu markieren, um die Bekanntheit deines Events zu steigern. Oder denk größer und lass deine Teilnehmer kreativ werden – bitte sie, Fotos, Videos oder Designs zum Motto deines Events einzureichen, und lass die Community über ihren Favoriten abstimmen.
Event-Apps helfen den Teilnehmern, alles rund um das Event an einem Ort zu haben. Sie steigern das Engagement und schaffen ein interaktives Umfeld, in dem Teilnehmer netzwerken, persönliche Zeitpläne erstellen und Sessions bewerten können.
Über die Event-App kannst du:
Mobile Event-Apps können wie Magie wirken, sind aber keine Wunderwaffe. Du kannst nicht einfach untätig darauf warten, dass sie ihre Wirkung von allein entfalten. In der Regel brauchen sie einen Anstoß von dir als Veranstalter. Fang früh an und mach deinen Teilnehmern klar, dass du eine Event-App nutzt. Wenn du sie schon im Vorfeld mit der eingesetzten Technologie vertraut machst, können sich die Nutzer damit anfreunden und die App letztlich vor, während und nach dem Event optimal nutzen.
Hier sind drei wichtige Tipps für die Vorab-Promotion der App:
Deine Teilnehmer sind keine einheitliche Gruppe. Sie kommen aus unterschiedlichen Hintergründen, Organisationen und Altersgruppen. Deshalb lohnt es sich, deinen Content vor dem Event auf diese unterschiedlichen Segmente zuzuschneiden. Erstelle einen Guide für Erstbesucher, der Neulingen bei der Orientierung hilft. Weise VIPs auf exklusive Vorteile oder Treffen hin. Gib internationalen Teilnehmern praktische Tipps zu Anreise oder lokalen Gepflogenheiten. Und vergiss nicht zu erwähnen, wo alle entspannen können. Empfehle Orte in der Nähe, an denen man sich entspannen, gut essen oder nach Feierabend Spaß haben kann.
Und jetzt zum spannendsten und wichtigsten Teil: das Engagement der Teilnehmer während des Events steigern.
Organisiere Sessions in unterschiedlichen Formaten wie Podiumsdiskussionen oder Breakout-Sessions, statt nur klassischer Konferenzvorträge. Sie durchbrechen das Standardprogramm, das sonst schnell zäh wirken kann.
Und statt nur zuzuhören, lass deine Teilnehmer an Workshops, Demos oder Breakout-Aktivitäten teilnehmen. So bekommen sie die Chance, aktiv mitzumachen, statt den Tag über passiv dazusitzen.
Du kannst Workshops oder DIY-Stationen veranstalten, an denen Teilnehmer eigene Erinnerungsstücke an dein Event herstellen können, wie individuelle Armbänder, 3D-gedruckte Tokens, Tassen, Kerzen, Fotostreifen oder Collagen, Pins, Sticker und mehr. Die Möglichkeiten sind endlos.
Das ist viel bedeutsamer als Standard-Swag. Und es motiviert die Teilnehmer ganz natürlich dazu, ihre Kreationen online zu teilen.
Wenn einige deiner Speaker eigene Podcasts betreiben oder es dir gelingt, einen bekannten Podcast-Host für dein Event zu gewinnen, zögere nicht, eine echte Live-Aufnahmesession zu organisieren. Solche Sessions sind bei Teilnehmern in der Regel unglaublich beliebt, besonders wenn es sich um einen bekannten Podcaster handelt. Die Teilnehmer bekommen Einblicke in die Hinter-den-Kulissen-Gespräche und können Fragen stellen.
Organisiere thematische Quizze, bei denen deine Teilnehmer um Preise wetteifern können. Verknüpfe die Fragen mit der Branche deines Events und halte es unterhaltsam und relevant.
Es ist eine unkomplizierte Möglichkeit, Menschen zum Lachen zu bringen und sie zu Teams zusammenzuschweißen. Außerdem bringt es eine Prise freundschaftlichen Wettbewerbs in den Tag.
Hat einer deiner Speaker ein Buch geschrieben, das gut läuft? Dann lass ihn bei deinem Event eine Signierstunde machen! Deine Teilnehmer können an der Session teilnehmen, sich ihre Bücher signieren lassen und dem Autor sogar relevante Fragen zum Thema stellen.
Heutzutage ist es schwieriger denn je, die Aufmerksamkeit des Publikums zu gewinnen und zu halten. Besonders bei längeren Event-Sessions. Funktionen wie Live-Umfragen oder Q&A können Teilnehmern helfen, sich zu konzentrieren und Teil der Erfahrung zu sein. Viele Event-Engagement-Apps, wie Eventee, Slido und Mentimeter, bieten diese Funktionen zum Beispiel an, um den Raum lebendig zu halten.
Sie ermöglichen es den Menschen, teilzunehmen, ohne zu einem Mikrofon gehen zu müssen, und stellen sicher, dass die Meinungen und Ansichten aller Teilnehmer gehört werden.
Event-Apps mit integrierter Gamification-Funktion vereinfachen die Gamifizierung des Events erheblich. Du kannst eine Bestenliste einrichten, Spielregeln erstellen und die Teilnehmer ihren Spaß haben lassen. Aber du brauchst keine spezielle Technik, um dein Event unterhaltsam zu gestalten. Die Gamifizierung deines Events muss kein Vermögen kosten! Du kannst Schnitzeljagden, spezielle Quizze oder Wettbewerbe um Punkte oder Abzeichen veranstalten, die an Standbesuche oder die Teilnahme an Sessions geknüpft sind.
Gestalte eine optimale Networking-Struktur rund um deine Event-Location. Das bedeutet Speed-Networking, thematisch oder interessenbasiert angeordnete Tischrunden, Icebreaker-Aktivitäten und einen dedizierten Networking-Bereich. Oder du richtest ein App-basiertes Matchmaking ein, damit die Menschen nicht willkürlich durcheinander mischen müssen. Mit einer B2B-Networking-App können sich deine Teilnehmer vernetzen, sich gegenseitig Nachrichten schreiben, Meetings im Voraus planen und Visitenkarten austauschen. Aber vergiss deine virtuellen Teilnehmer nicht! Richte auch für sie Breakout-Räume ein, damit auch sie netzwerken können.
Eine Live-Social-Wall anzuzeigen ist eine einfache Möglichkeit, nutzergenerierten Content zu nutzen. Du kannst entweder einen speziellen Event-Hashtag erstellen und dann Fotos aus den sozialen Medien anzeigen, in denen deine Teilnehmer diesen Hashtag verwenden. Oder du zeigst eine Live-Social-Wall direkt aus deiner Event-App an. Die meisten Event-Apps verfügen bereits über eine solche Social Wall. Neben Social Wall wird das Ganze meist auch Photo Feed genannt. Es handelt sich um einen eigenen Bereich innerhalb der mobilen App, in dem Teilnehmer Bilder vom Event hochladen. Im Grunde ist es also deine eigene soziale Plattform für das Event. Die Social Wall ist gesichert und geschützt, sodass du dir über einen Datenschutzverstoß keine Sorgen machen musst.
Ein Überraschungsgast, eine Aktivität oder vielleicht ein Giveaway durchbricht die Vorhersehbarkeit und gibt den Teilnehmern etwas, worüber sie sprechen können. Diese Momente erzeugen Energie und halten die Menschen auf Trab. Meistens sind es genau diese Dinge, über die Teilnehmer in Echtzeit posten – einfach weil sie überraschend waren!
Genau wie beim Eventprogramm solltest du auch die Location in verschiedene Zonen unterteilen. Biete deinen Teilnehmern bequeme Sitzgelegenheiten, die zum Austausch anregen, und platziere Essen und Kaffee strategisch, um natürliche Zonen für Begegnungen zu schaffen. Unterschiedliche Räume und Zonen sollten unterschiedliche Energielevel widerspiegeln. Richte eine ruhige Lounge für alle ein, die eine Pause brauchen oder arbeiten möchten, sowie aktive Networking-Bereiche.
Du kannst ein spezielles Maskottchen erstellen, das thematisch zu deinem Event passt, und jemanden sich als dieses Maskottchen verkleiden und am großen Tag über das Eventgelände laufen lassen. Das ist eine gängige Strategie bei Sportevents und Comic-Con-Veranstaltungen, aber auch bei Messen und Konferenzen. Es motiviert die Teilnehmer ganz natürlich dazu, Fotos mit den Maskottchen zu machen und diese in den sozialen Medien oder auf der Social Wall des Events zu teilen.
Bildquelle: https://olympic.ca/2018/07/22/tokyo-2020-names-mascot-miraitowa/
Oft können Eltern nicht an einem Event teilnehmen, weil sie keine Kinderbetreuung haben. Wir sollten Familien nicht von der Teilnahme abhalten, aber auch das Erlebnis für Menschen ohne Kinder nicht verschlechtern. Niemand möchte während einer interessanten Session ein schreiendes Kind im Ohr haben. Erwäge, eine Kinderzone mit Betreuung und Spielbereichen einzurichten, in der Eltern ihre Kinder unter vertrauenswürdiger Aufsicht abgeben können. Du könntest sogar spezielle Workshops planen, bei denen Kinder etwas lernen, das mit dem Thema deines Events zu tun hat.
Webexpo, eine Tech-Konferenz in Prag, veranstaltet zum Beispiel Kinderworkshops zu Technologiethemen wie Programmieren mit Scratch, Programmieren mit LEGO Boost und LEGO Spike, 3D-Druck und mehr. Für die ganz Kleinen, die noch nicht bereit sind, mit Robotern zu spielen, richtete WebExpo eine Kinderecke mit Spielzeug ein, die von Au-pairs beaufsichtigt wurde.
Ermutige deine Aussteller, die Teilnehmer ihre Produkte selbst ausprobieren zu lassen. Sie können Funktionen testen, Produkte probieren oder eine Live-Demo in ihrem eigenen Tempo durchlaufen.
Um es noch spannender zu gestalten, kannst du deine Teilnehmer für ein immersives Markenerlebnis ein VR-Headset aufsetzen lassen oder Fahrradstationen einrichten, bei denen das Treten in Echtzeit etwas antreibt, zum Beispiel ein Display zum Leuchten bringt oder eine Ladestation für Telefone speist.
Wenn Teilnehmer sagen, dass es zu kalt ist, verteile Decken. Wenn es zu regnen anfängt, hol Regenjacken raus. Das zeigt deinen Teilnehmern, dass du ihnen wirklich zuhörst, und macht das gesamte Erlebnis noch einprägsamer.
Halte deine Teilnehmer regelmäßig über Änderungen auf dem Laufenden und informiere sie über wichtige Aspekte des Events, die sie nicht verpassen sollten. Plane deine Push-Benachrichtigungen im Voraus, damit du nichts vergisst. Ein großartiges Tool, um Teilnehmer unterwegs auf dem Laufenden zu halten, ist eine Event-App. Du kannst Erinnerungen direkt auf die Handys der Teilnehmer senden.
Wenn du Event-Merch verteilst, mach es unvergesslich. Beschränke dich nicht auf T-Shirts und Stoffbeutel. Denk größer und werde ein bisschen verspielt.
Die Olympischen Spiele verteilen zum Beispiel seit 1988 Kondome an Athleten. Sie sind zu einem locker-heiteren, viel diskutierten Andenken geworden, an das sich Teilnehmer noch lange nach der Abschlussfeier erinnern.
Nutze deine Speaker, Sponsoren und Performer als Marketinginstrumente. Sie zu präsentieren, verleiht deinem Event echten Mehrwert, und ihre Namen nicht nur während, sondern auch im Vorfeld des Events im Gespräch zu halten, baut Vorfreude auf die kommenden Inhalte auf. Stelle ihre Biografien, Profilfotos und Kontaktinformationen auf deinen Kommunikationskanälen (E-Mails, Website, Event-Apps usw.) vor und hebe ihre Expertise und Erfolge hervor, um deine Teilnehmer daran zu erinnern, warum sie von ihnen lernen möchten.
Nach dem Ende des Events fühlt es sich vielleicht so an, als wäre es Zeit, sich zurückzulehnen. Aber diese Ausgabe des Events stark zu beenden, bereitet dich tatsächlich auf einen besseren Start im nächsten Jahr vor. Was tut man also mit dem Publikums-Engagement, nachdem das Event vorbei ist?
Wahrscheinlich hast du für nächstes Jahr schon etwas geplant. Gib deinen Teilnehmern zum Ende des Events einen Vorgeschmack darauf, was kommt. Du kannst das auf der großen Leinwand nach dem Abschlussact teilen oder es per Push-Benachrichtigung in deiner Event-App ankündigen. So endet das Event, während die Begeisterung lebendig bleibt, und die Menschen haben schon jetzt einen Grund, sich auf das nächste Mal zu freuen.
Das liegt auf der Hand. Du hast jede Menge neuen Content von der letzten Ausgabe, also lass ihn nicht einfach in Ordnern auf einer Festplatte verstauben. Teile Fotos, kurze Videos, spontane Momente und andere Aufnahmen, um den Schwung aufrechtzuerhalten.
Verschicke E-Mails nach dem Event mit Umfragen oder platziere Umfragelinks direkt in deiner Event-App, damit die Teilnehmer sofort antworten können. Solange die Erfahrung noch frisch in ihrem Gedächtnis ist, haben sie eine Menge zu sagen – und ja, das kann mehr Kritik als Lob bedeuten. Aber das ist nichts Schlechtes, es bedeutet nur, dass es Raum für Verbesserungen gibt.
Wenn du eine Event-Community aufgebaut hast, ermutige die Teilnehmer, ihre Erfahrungen weiterhin in deinem Discord-Server, Slack-Kanal oder deiner LinkedIn-Gruppe zu teilen. Das hält den Buzz auch lange nach Ende des Events lebendig und gibt den Teilnehmern einen Ort, an dem sie verbunden bleiben, Fotos austauschen und Gespräche fortführen können, die vor Ort begonnen haben.
Umfragen zu verschicken kann nützlich sein, aber die wirklich aussagekräftigen Daten stecken in Engagement-Kennzahlen wie Session-Bewertungen, der Anzahl der Networking-Verbindungen oder der Zeit, die während hybrider Sessions verbracht wurde. Behalte diese Zahlen genau im Blick, achte auf Höhen und Tiefen und finde heraus, wie und wann das Engagement der Teilnehmer am größten ist. Das ist es, was dir tatsächlich hilft, dich Ausgabe für Ausgabe zu verbessern.
Vergiss deine virtuellen Teilnehmer nicht und schaffe dedizierte, rein online verfügbare Bereiche:
Virtuelle Teilnehmer brauchen strukturiertere Gründe zur Teilnahme als Präsenzteilnehmer, weil es so einfach ist, sich stummzuschalten, zu minimieren und nebenbei etwas anderes zu tun. Deshalb müssen Engagement-Taktiken hier noch mehr leisten.
