Steigern Sie den Hype für Ihre Events [Checkliste vor dem Tag]

Sie wissen, wie es ist, wenn man sich auf ein wichtiges Ereignis freut – die Tage zählen, alle Details abstimmen und online aktiv nach Updates des Veranstalters suchen, die man kennen sollte. All das in Erwartung der Veranstaltung selbst. Tatsächlich macht der halbe Spaß jeder Veranstaltung die Vorfreude aus, wenn der Tag näher rückt.

Auch daran sollten Sie denken, wenn Sie Ihre eigene Veranstaltung planen. Ja, Sie haben vielleicht Caterer, Unterhaltungsprogramm und Veranstaltungsorte organisiert und ein wasserdichtes Budget aufgestellt, aber jetzt ist es an der Zeit, Ihre Teilnehmer zu motivieren, zu begeistern und immer mehr auf Ihre bevorstehende Veranstaltung einzustimmen. In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie genau das mit einer narrensicheren Checkliste erreichen können, und geben Ihnen außerdem Top-Tipps zur Nutzung einer Event-App, die Ihre Vorbereitung auf die Veranstaltung so drastisch verändern wird, dass Sie sich fragen werden, wie Sie jemals ohne sie ausgekommen sind.

✅ Die Checkliste für eine erfolgreiche Veranstaltung

Ohne eine narrensichere Checkliste läuft keine Veranstaltung reibungslos ab – ich bin sicher, dass Sie beim Lesen dieses Artikels bereits Ihre eigene Checkliste zur Hand haben.

Diese Checkliste ist jedoch anders. Sie wurde speziell dafür entwickelt, Ihr Publikum und Ihre Teilnehmer mit einer Event-App zu begeistern, wenn Ihre Veranstaltung näher rückt. So können Sie den Schwung beibehalten und ihre Aufmerksamkeit und Begeisterung für alles, was noch kommen wird, aufrechterhalten – sei es vor, während oder sogar nach der Veranstaltung selbst.

1. Setzen Sie sich Ziele

Bei allem im Leben ist es von Anfang an absolut entscheidend zu wissen, was man erreichen möchte. Wenn Sie sich über Ihre Handlungen nicht im Klaren sind, werden Sie auch über das Ergebnis im Unklaren sein, und das ist nicht das, was Sie für sich selbst oder Ihr Unternehmen wollen.

Beginnen Sie damit, den Zweck Ihrer Veranstaltung zu kennen – dient sie einfach dem Networking und dem Knüpfen neuer Kontakte? Möchten Sie eine Produkteinführung bekannt machen? Oder möchten Sie vielleicht auf ein bestimmtes wohltätiges Anliegen oder eine Veranstaltung zur Mitarbeiterbindung aufmerksam machen? Was auch immer das Ziel Ihrer Veranstaltung ist, stellen Sie sicher, dass es von Anfang an klar ist. Nicht nur für Sie als Organisator, sondern auch für Ihre Teilnehmer – wenn sie verstehen, dass Sie versuchen, Spenden für eine Wohltätigkeitsorganisation zu sammeln, werden sie mit der Absicht kommen, beträchtliche Spenden für den guten Zweck zu leisten.

Wenn es sich um eine Veranstaltung zum Netzwerken handelt, werden sie sich ebenfalls darauf vorbereitet haben, sich mit Gleichgesinnten auszutauschen. Es ist Ihre Aufgabe als Gastgeber, Ihre Absichten klar zu machen und sie allen Beteiligten, von Ihren Teamkollegen bis zu Ihren Teilnehmern, gut zu vermitteln. Wenn Sie sich an Ihr Ziel halten, können Sie nicht viel falsch machen.

2. Wählen Sie die richtige Event-App

Als Nächstes sollten Sie von Anfang an die richtige Event-App auswählen, um Ihr Ziel zu erreichen. Mit einer vielseitigen App für die Veranstaltungsplanung wird Ihre Veranstaltung von einer einfachen „Veranstaltung“ zu einem angesagten Ort in Ihrem Netzwerk.

Da es eine Handvoll anständiger Apps zur Auswahl gibt, sollten Sie sich für eine entscheiden, die sich von den anderen Optionen auf dem Markt unterscheidet, um sicherzustellen, dass Sie das Engagement und den Hype vor der Veranstaltung maximieren. Eventee ist das Event-Management-Tool, das darauf ausgelegt ist, das Engagement Ihres Publikums in die Höhe zu treiben. Egal, ob Sie eine hybride, virtuelle oder persönliche Veranstaltung organisieren möchten, die App von Eventee bietet alles, was Sie für die Planung Ihrer Veranstaltung benötigen. Mit benutzerfreundlichen Tools und zahlreichen Live-Funktionen innerhalb seiner cleveren Technologie sowie wertvollen Analysen und einer Vielzahl von Networking-Möglichkeiten ist Eventee eine hervorragende Wahl, wenn Sie als Veranstaltungsplaner eine Event-Management-Software in Betracht ziehen, um Ihre Veranstaltungsorganisation zu optimieren.

What Is an Event App and How to Choose the Perfect One for Your Event

Event apps are experiencing a big boom in the past few years, but do you actually know what an event app is and what aspects you need to consider when choosing one? How did they change in the era of virtual events? Keep on reading and get rid of all the question marks around event apps.

Hai Yen Luong

June 1, 2020

3. Inhalte erstellen und Funktionen der Event-App einrichten

Sobald Sie die perfekte App ausgewählt haben, können Sie mit der Erstellung von Inhalten und der Einrichtung der App-Funktionen beginnen.

Eventee bietet eine kostenlose Homepage für jede Veranstaltung, die Sie erstellen. Da sie wissen, wie beschäftigt ihre engagierten Benutzer sind, nehmen sie Ihnen die ganze harte Arbeit ab – Sie müssen alle Informationen nur einmal von Anfang an bereitstellen, bevor eine elegante Startseite erstellt wird, auf der Ihre Teilnehmer sich im Vorfeld der Veranstaltung auf dem Laufenden halten können. Sie können auch schon vorher mit der Nutzung der App-Funktionen beginnen, sodass sie sich am Tag X wie ein Fisch im Wasser in der App zurechtfinden.

4. Branding der Event-App

Sobald Sie die App inhaltlich „ausgefüllt“ haben, ist es an der Zeit, das Branding der Event-App vorzunehmen, um sicherzustellen, dass Ihr eigenes Branding bereits bei der Anmeldung Ihrer Teilnehmer zum Vorschein kommt. Es ist unglaublich wichtig, dass Ihr Branding sowohl im Vorfeld als auch am Tag der Veranstaltung selbst im Vordergrund steht.

5. Testen Sie die Event-App

Das Testen ist bei weitem einer der wichtigsten Schritte. Sie möchten sicherstellen, dass Sie sich nicht nur als Gastgeber, sondern auch als Benutzer sicher in der App zurechtfinden. Als Gastgeber ist es wichtig, dass Sie sich nicht nur mit der App vertraut fühlen, sondern sich auch wie ein selbstbewusster Superuser fühlen, damit Sie alle Fragen mühelos beantworten können.

Es ist ein Muss, alle Ihre Technologien im Voraus zu testen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Benutzer im Vorfeld der Veranstaltung einbinden können, um „Hoppla“-Momente in letzter Minute am Tag der Veranstaltung zu vermeiden.

6. Bewerben Sie Ihre Event-App

Beginnen Sie frühzeitig und informieren Sie Ihre Teilnehmer darüber, dass Sie eine Event-App verwenden. Wenn Sie sie frühzeitig in die Technologie einbeziehen, die Sie im Vorfeld der Veranstaltung verwenden, können sich die Benutzer mit den Funktionen der App vertraut machen und stellen sicher, dass die Benutzer die App gerne nutzen und ihr Potenzial vor, während und nach der Veranstaltung voll ausschöpfen.

7. Planung von Event-Teasern und Updates

Nachdem Sie die Event-App eingerichtet und einsatzbereit gemacht haben, müssen Sie nur noch mit der Umsetzung Ihrer Marketingstrategie im Vorfeld der Veranstaltung beginnen. Sie sollten Beiträge und Teaser strategisch planen, um die Interaktion Ihrer Teilnehmer zu maximieren. Überlegen Sie sich also, wann Sie Beiträge veröffentlichen und wann Sie Updates bereitstellen, wenn diese am relevantesten sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer auf dem Laufenden bleiben, aber vor allem, dass sie es wollen, über Ihre verschiedenen Kanäle auf dem Laufenden zu bleiben, damit sie nichts verpassen!

8. Fördern Sie die Beteiligung der Teilnehmer

Jetzt, da Sie ihre Aufmerksamkeit haben, möchten Sie Ihre Teilnehmer zum Reden bringen. Nicht unbedingt im wörtlichen Sinne, am Ende eines Telefons zu sitzen, sondern sich über die hilfreiche App, die Sie ihnen zur Verfügung gestellt haben, miteinander auszutauschen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmer frühzeitig über die Networking-Möglichkeiten informiert sind, damit sie frühzeitig davon profitieren können. Unabhängig davon, ob Ihre Veranstaltung online, hybrid oder persönlich stattfindet, wird dies die Interaktion am Tag selbst fördern, da Ihre Teilnehmer mit der Nutzung der App vertraut sind und sich nicht nur mit Ihrer Marke, sondern auch mit den anderen Teilnehmern vertraut fühlen.

9. Engagement verfolgen

Schließlich sollten Sie das Engagement überwachen und die Dinge im Auge behalten, während sie geschehen. Engagierte Teilnehmer sind begeisterte Teilnehmer, und das sind die Menschen, die zu einer Veranstaltung kommen und sich für das, was kommt, inspiriert fühlen. Achten Sie vom ersten Tag an genau auf das Engagement, damit Sie alle Höhen und Tiefen verfolgen und lernen können, wie und wann Ihre Teilnehmer am besten reagieren, damit Sie sich immer weiter verbessern können.

12 Tips on How to Measure Success of Your Event

Clear KPIs are essential for final evaluation and success measurement of all events. How to properly define them? Read these 12 practical tips!

Nikola Klepackova

May 9, 2019

💪 Eventee für Vorfreude auf das Event nutzen

Nachdem du deine Checkliste abgearbeitet hast, solltest du nun an dem Punkt sein, an dem du dein Event veröffentlicht hast, deine Homepage hast und eine App, die bereit ist, mit Engagement zu glänzen. Jetzt ist es an der Zeit, dass du dir überlegst, wie du Vorfreude auf das Event erzeugen kannst. Hier sind die Tipps, wie du die unglaublichen Funktionen von Eventee dafür nutzen kannst:

Social Wall

Eine der neuesten Funktionen von Eventee ermöglicht es den Benutzern, ihre eigenen Inhalte innerhalb der App zu erstellen, was dazu beiträgt, die Spannung unter den Teilnehmern zu steigern. Im Rahmen dieser Funktion können die Teilnehmer auch interagieren, indem sie Beiträge „liken“ oder „disliken“.

📖 Erfahren Sie mehr über die Social-Wall-Funktion.

TIPP: Seien Sie der Erste, der einen Beitrag teilt, der das Engagement anregt und Ihre Teilnehmer zum Reden bringt!

Push-Benachrichtigungen

Wenn Sie die Vorteile von Push-Benachrichtigungen für Ihre Teilnehmer hervorheben, stellen Sie sicher, dass diese keine neuen Informationen verpassen, die Sie mit ihnen teilen. Diese Funktion ist nicht nur für die Teilnehmer von Vorteil, sondern auch für die Organisatoren, die diese Funktion nutzen können, um die Tage herunterzuzählen und Erinnerungen direkt an die Teilnehmer zu senden, was die so wichtige Beteiligung an der Veranstaltung im Vorfeld fördert.

📖 Erfahren Sie mehr über Push-Benachrichtigungen in der App.

TIPP: Verwenden Sie Emojis, GIFs und Bilder, um die Dinge interessant zu halten, anstatt nur einfachen Text zu verwenden.

Fördern Sie Hauptredner, Sponsoren, ...

Nutzen Sie Ihre Redner, Sponsoren und Künstler als Marketinginstrumente. Wenn Sie sie hier vorstellen, verleiht dies Ihrer Veranstaltung einen echten Mehrwert, und wenn Sie ihre Namen im Vorfeld der Veranstaltung im Gespräch halten, wird die Vorfreude auf die Inhalte des Tages geweckt.

📖 Erfahre hier, wie du Redner und Partner präsentieren kannst.

TIPP: Stelle ihre Biografien, Profilfotos und Kontaktinformationen vor und hebe ihre Expertise und Leistungen hervor, um deine Teilnehmer an ihren Erfolg zu erinnern und zu zeigen, warum sie von ihnen lernen sollten.

Custom Menü

Dank der Funktion „Benutzerdefiniertes Menü“ auf Eventee können Organisatoren jede Menge Inhalte von Links und Text bis hin zu PDFs und Bildern in das App-Menü einfügen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, den Teilnehmern wichtige Informationen zu zeigen.

📖 Erfahre mehr über die Funktion „Benutzerdefiniertes Menü“.

TIPP: Integriere eine kurze und knappe Umfrage vor der Veranstaltung, um die Bedürfnisse und Erwartungen der Teilnehmer zu verstehen. Geben Sie Empfehlungen (Unterkünfte, Restaurants, Parkplätze usw.) oder Tipps, wie man die App erkunden und optimal nutzen kann.

Networking

Mit der Networking-Funktion von Eventee können Sie sich mit anderen Teilnehmern verbinden und Treffen im Voraus vereinbaren. Und das Beste daran: Es funktioniert genau wie Tinder! Wischen Sie nach rechts, wenn Sie jemanden treffen möchten, und nach links, wenn Sie nicht interessiert sind.

📖 Erfahren Sie mehr über die Funktion „Networking“.

TIPP: Planen Sie „Ice-Breaking“-Aktivitäten vor der Veranstaltung, um das Networking noch unterhaltsamer und ansprechender zu gestalten.

Analysetool

Die Überwachung und Anpassung Ihrer Strategie ist für eine maximale Effektivität von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie Ihre Strategie im Auge behalten und während des gesamten Planungsprozesses bei Bedarf Anpassungen vornehmen, können Sie sicherstellen, dass Sie sich immer in die richtige Richtung bewegen.

📖 Erfahren Sie mehr über das Analysetool.

TIPP: Wenn du dir zu Beginn Ziele setzt und dich an diese hältst, ist das eine großartige Möglichkeit, dein Team auf Kurs zu halten – gemeinsam könnt ihr alles schaffen!

✍️ Zusammenfassung

Wenn du dich für Eventee entscheidest, wird die Planung einer Veranstaltung nie einfacher sein. Mit einer Kombination aus deinen eigenen organisatorischen Fähigkeiten, der intelligenten Software von Eventee und den Tipps, die wir in diesem Beitrag gegeben haben, wird deine nächste Veranstaltung mit Sicherheit ein Erfolg. Achte nur darauf, dass du alle Informationen, die wir dir zur Verfügung gestellt haben, zu deinem Vorteil nutzt – mache ordentlich Werbung, wenn dein Event näher rückt, um deine Teilnehmer auf das, was du vorhast, neugierig zu machen. So machst du sie nicht nur auf dieses Event, sondern auch auf deine zukünftigen Events neugierig.