Najděte si řečníka, ať už je to hostující řečník nebo keynote řečník, s tímto komplexním průvodcem a objevte tipy, jak koordinovat a maximalizovat dopad hostujícího řečníka.
.png)
AKTUALIZOVÁNO 01/01/2025
Při plánování vašeho eventu, jedním z nejdůležitějších faktorů, které budete chtít zvážit, je výběr správného hostujícího řečníka.
Často může být právě sestava řečníků tím rozhodujícím faktorem, který ovlivní, zda se vaši hosté akce skutečně zúčastní.
Podle Freeman průzkumu až 70% účastníků považuje fyzické eventy za nejlepší varianty pro školení a profesionální obsah. Takže každý, kdo se zúčastní jakékoli byznys konference, tak činí s jedním cílem: zlepšení vlastních obchodních vyhlídek.
V tomto případě je důležité, abyste identifikovali a vybrali hostující řečníky, kteří:
Vytvořili jsme komplexní průvodce typů řečníků na konferencích, jak je najít, jak je představit, a více. Objevte osvědčené postupy pro správu řečníků, abyste maximalizovali úspěch vaší události.
Účelem hostujícího řečníka je přidat hodnotu události. Řečník události:
Proto je důležité pečlivě vybrat výjimečného řečníka na základě jeho odborných znalostí a relevance k tématu události.
Jakmile najdete vhodného hostujícího řečníka, manažerský tým s nimi poté komunikuje, aby potvrdil jejich dostupnost. Před akcí vyjednávají své poplatky a cestovní opatření.
V den akce, prezentace řečníka musí být také pečlivě koordinována s harmonogramem akce, aby byl zajištěn plynulý průběh. Efektivní správa řečníků je zásadní pro zajištění toho, aby akce dosáhla svých cílů a zanechala na účastníky pozitivní dojem.
Nyní, když víte, proč jsou hostující řečníci pro vaši akci důležití, zde je přehled různých typů řečníků:
Moderátor hraje klíčovou roli při zajišťování hladkého chodu jakékoli obchodní události. Jsou zodpovědní za vedení diskuse a udržování zapojení publika. Se zkušeným moderátorem bude event bude a poutavým zážitkem pro všechny zúčastněné.
Hlavní řečník funguje jako headliner a nastavuje tón události. Často jsou považovány za vrchol události a mohou nastavit tón pro zbytek programu. Dobrý hlavní řečník by měl přinést inspirativní poselství, které rezonuje s publikem a motivuje je k interakci.
Obvykle dokážou upoutat pozornost publika a zanechat na účastnících trvalý dojem. Proto je důležité pečlivě zvážit kvalifikaci a zkušenosti potenciálních řečníků, než je pozvete jako hlavní hvězdy vaší akce.
Hlavní řečník nastavuje tón a téma celé akce. Jejich řeč je často motivační nebo inspirativní a obvykle k tomu dochází na začátku akce, jako je zahajovací ceremoniál.
Hostující řečníci, nicméně, působí spíše jako podpora akce. Eventy často obsahují více řečníků, jejichž přednášky jsou specializovanější a pokrývají širokou škálu témat.
Panelista je osoba, která je pozvána účastnit se diskuse nebo debaty na konkrétní téma, někdy rozpracování toho, o čem hlavní řečník diskutoval. Panelisté mohou být odborníci ve svém oboru, lídři v oboru, nebo profesionálové s příslušnými zkušenostmi.
To je někdo, kdo má na starosti vedení workshopu nebo školení pro účastníky. Vedoucí workshopu může také působit jako facilitátor, povzbuzovat účastníky, aby se podělili o své myšlenky a nápady, a vést diskuse.
Závěrečný řečník je ten, kdo přednese konečnou řeč nebo prezentaci dne. Obvykle tuto osobu vyzýváte, aby promluvila poté, co ostatní hostující řečníci již prezentovali.
Úlohou závěrečného řečníka je poskytnout nezapomenutelný a působivý závěr akce, zanechat účastníkům trvalý dojem z události jako celku. Mnoho eventů strategicky rozmisťuje své nejočekávanější řečníky do různých částí programu, aby udržely vysokou míru zájmu delegátů a zajistily jejich aktivní účast po celou dobu konference.
Část výběru hlavního řečníka nebo hostujícího řečníka může být relativně snadná, protože již možná máte pár inspirativních postav ve vašem oboru na „seznamu přání“, se kterými byste rádi pracovali.
Začněte definováním cílů vaší akce a identifikací publika (jejich zájmu, potřeb a očekávání).
Porozumění cílům vaší události a publiku vám pomůže při zkoumání potenciálních řečníků od lídrů a odborníků v oboru až po autory a akademiky.
Můžete se obrátit na profesní sdružení a řečnické bureaus. Obvykle se specializují na propojení událostí s profesionálními řečníky, což vám usnadní jejich nalezení.
.jpeg)
Můžete se podívat na seznam řečníků podobných minulých eventů pro potenciální kandidáty. Nebo prozkoumejte svou konkurenci a jejich agendy pro inspiraci.
Využijte platformy jako LinkedIn, ReproduktorHub, a TED, abyste našli profesionály, kteří mají zkušenosti s mluvením na konferencích. Můžete dokonce požádat své kolegy, kolegy z oboru nebo jiné organizátory akcí o doporučení.
Zde je několik dalších příkladů zdrojů pro nalezení hostujícího řečníka:
A mnoho dalších...
Podívejte se na videa z minulých prezentací profesionála a posuďte jejich styl mluvení a efektivitu.
Sledujte, jak řečníci pracují s publikem – jak ho zapojují a jak interaktivní jejich prezentace jsou. Největší důraz však klaďte na to, jakou hodnotu a znalosti účastníkům předávají.
Nezapomeňte zkontrolovat jejich přihlašovací údaje a zkontrolovat recenze.
Spojte se s vybranými řečníky a řekněte jim, proč si myslíte, že by se skvěle hodili pro vaši konferenci. Vyzdvihněte všechny výhody pro řečníka, které jim váš event může nabídnout, včetně možností navazování kontaktů, zvýšené viditelnosti a případného honoráře.
Nyní je čas doladit logistiku – zajistit cestovní uspořádání, ubytování a veškeré technické požadavky řečníků. Tento krok zahrnuje také přípravu dohody, která jasně stanoví podmínky jejich účasti, včetně honoráře, očekávání a storno podmínek.
Existuje také několik faktorů, které musíte zvážit a prozkoumat, když se snažíte najít řečníka na vaší konferenci.
Zvažte, jak relevantní jsou pro vaši společnost, značku a téma konference. Zdali se pro váš event daný řečník hodí je jedna z prvních věcí, co byste měli zvážit.
Odbornost řečníka je klíčová. Ujistěte se, že váš hlavní nebo hostující řečník je ve svém oboru uznávaný, aby jeho přítomnost motivovala publikum k účasti a zanechala trvalý dojem.
Stejně jako u odborných znalostí, váš hostitel by měl mít specifické dovednosti, které je postaví nad ostatní.
„V 90% případů si vybírám lidi, které bych rád slyšel, jak sami prezentují svůj příběh. Miluju outsidery. Často jsou připraveni sdílet mnohem zajímavější věci než slavní nebo profesionální řečníci. Typicky žádám o návrhy prezentací a podrobné informace o tom, co chtějí prezentovat. Tím se odfiltrují sérioví řečníci a samopropagující „géniové“. „— Gianpaolo Lorusso, profesionál webového marketingu a zakladatel eventu AdWorld Experience
Odpovídá jejich značka a étos vaší vlastní a vaší cílové skupině? Pokud ne, je nepravděpodobné, že vaše cílové publikum bude chtít investovat. Ujistěte se tedy, že obě vaše cílová publika si jsou podobná.
Zjištění dostupnosti řečníků je klíčové. I když je důležité přizpůsobit se jejich harmonogramu, musí jejich volné termíny odpovídat datu vaší akce.
Jako organizátor akce máte pravděpodobně neustále na mysli rozpočet, vytištěný někde vzadu. Možná vás zajímá, kolik stojí veřejný mluvčí a zda si je skutečně můžete dovolit.
Pravdou je, že se cena řečníků liší podle jejich úrovně odbornosti. Ujistěte se, že hostující řečník odpovídá vašemu rozpočtu hned od začátku. Tím předejdete nadměrným nákladům a vyhnete se nepříjemným situacím pro organizační tým.
.jpeg)
Zaměřte se na různorodou škálu, která poskytne rozmanité perspektivy a učiní vaši akci inkluzivnější a poutavější.
Propagace hostujících řečníků před akcí je klíčová pro její úspěch. Ujistěte se, že účastníci mají dostatek informací o odbornících, kteří vystoupí, a to prostřednictvím efektivní marketingové kampaně před akcí i během ní.
Zde je průvodce s pouhými 6 kroky, jak efektivně představit řečníka:
Měli byste vyjádřit upřímné poděkování řečníkovi za cenné informace, které sdílejí. Do svých prezentací investovali čas a úsilí.
Vyjádřete upřímnou vděčnost tím, že zmíníte několik klíčových bodů nebo postřehů z jejich přednášky, které zvláště rezonovaly u vás nebo publika. Ukážete, že jste věnovali pozornost.
Nezapomeňte pozvat publikum, aby se po akci spojilo s hostujícím řečníkem během networkování nebo na sociálních sítích.
Vaši hostující řečníci jsou nejen klíčovou součástí akce, ale také cennou příležitostí k navázání nových kontaktů. Po skončení události si vás a vaši značku zapamatují a mohou své zkušenosti sdílet s dalšími společnostmi. Proto je důležité zajistit hladký, profesionální a vzájemně prospěšný proces, který zanechá pozitivní dojem na obě strany.
Zde je několik základních tipů na etiketu, které vám pomohou úspěšně spravovat vaše hostující řečníky:
Transparentnost je klíčem při práci s jakýmkoli obchodním partnerem. Zapojte své hostující řečníky při jakékoli aktualizaci nebo změně, jakmile se stane.
Zvažte vytvoření informačního balíčku pro řečníky, který bude obsahovat všechny důležité detaily o vaší akci a organizaci. Tento materiál jim poslouží jako užitečný referenční bod v každé fázi události.
Měli byste odpovědět na dotazy hostujícího řečníka včas. Popřemýšlejte proto, že jim poskytnete vyhrazené telefonní čísla nebo e-mailovou adresu, abyste mohli osobně zajistit, že jakýkoli dotaz, který mají, bude vyřešen rychle a aby se profesionál vždy cítil „vyslyšen“.
Nikdo nemá rád čekání, zejména pokud jde o platbu. Ujistěte se, že řečníci vědí, že jejich faktura je vaší prioritou. Zároveň jim jasně sdělte platební podmínky vaší firmy, aby měli všechny potřebné informace a celý proces proběhl hladce.
Tohle je trochu bezvýznamné, ale přesto se o tom zmíníme. Ujistěte se, že při komunikaci s řečníky udržujete profesionální tón konverzace a že probíraná témata jsou specifická pro cíl eventu.
Ujistěte se, že jste zařídili komfortní ubytování stejně jako spolehlivou přepravu na akci i z akce. Neočekáváme, že svému hostujícímu řečníkovi dáte na každém kroku možnosti 5 hvězdiček nebo první třídy. Ale to, jestli se večer předtím vyspali a vědí, že jejich věci budou stále tam, kde je nechali v hotelovém pokoji, bude mít velký vliv na to, aby váš řečník na vaší akci podal oscarový výkon.
Vaše interakce po eventu jsou stejně důležité jako první kontakt. Vyjádřete své uznání například symbolickým dopisem, malým dárkem nebo, co je nejcennější, pozitivní recenzí či doporučením jiné společnosti ve vašem networku. Tím nejen posílíte vztahy, ale zvýšíte i šanci, že vám řečník v budoucnu projeví stejnou vděčnost.
.jpeg)
Jakmile získáte vhodného hostujícího řečníka, musíte to využít ve svůj prospěch a vytěžit maximum z toho, že je budete mít na vaší akci. Zde je několik věcí, které byste měli zvážit:
Seznamte své řečníky s technologií, která bude během akce použita. Pokud je možné ji vyzkoušet předem, poskytněte jim tuto možnost, aby se s ní seznámili a cítili se při jejím používání jistě a pohodlně.
Usnadněte interakci účastníků a řečníků pomocí uživatelsky přívětivé eventové aplikace, jako je Eventee, která podporuje angažovanost po celou dobu akce. Povzbuďte své řečníky, aby se do aplikace zapojili už před začátkem události – umožní jim to navázat kontakty, lépe porozumět publiku a přizpůsobit svůj obsah jeho potřebám.
Zvyšte angažovanost účastníků pomocí funkce, jako je sociální zeď Eventee. To jim umožňuje sdílet své nadšení z nadcházející konference s řečníky, čímž se vytváří rozruch před akcí i během ní. Zároveň jim to poskytuje přehled o možných otázkách během Q&A a o tématech, která účastníky nejvíce zajímají.
Udělejte řečnickou relaci co nejinteraktivnější. Využijte eventovou aplikaci k vytváření průzkumů, sběru otázek a získávání živé zpětné vazby. Díky tomu se stane zážitek z akce poutavým a inkluzivním jak pro účastníky, tak pro samotné řečníky.
Zkoušky před eventy jsou klíčovým způsobem, jak se ujistit, že událost běží hladce. Pokud vy i váš hostující řečník máte jistotu v nastavených procesech, zajistíte hladký průběh akce a poskytnete účastníkům co nejpozitivnější zážitek.
Často promeškanou oblastí event managementu je získávání zpětné vazby nejen od účastníků, ale i od samotných řečníků. To lze provést několika způsoby (nezapomeňte, že Eventee má funkci živé zpětné vazby). Získání podrobné zpětné vazby vám umožní upravit strategii řízení a vylepšit organizaci příští konference.
.jpeg)
Neradi ztěžujeme život v Eventee. Ve skutečnosti máme přesně opačný přístup. Proto jsme vytvořili naši eventovou aplikaci, aby byl váš život jako organizátora eventů a koordinátora hostujících řečníků co nejjednodušší. Zde je několik způsobů, jak vám aplikace Eventee může pomoci využít tipy sdílené v tomto blogu.
Správa eventových řečníků je o nalezení rovnováhy mezi výběrem inspirativních osobností, které oživí vaši akci a osloví účastníky, a jejich efektivní organizací před akcí i během ní. Klíčem k úspěchu je jasná komunikace a využití chytrých technologií, jako je Eventee, které celý proces usnadní.
Doufáme, že vám naše tipy pomohou při hledání dalšího hostujícího řečníka. Pokud chcete více doporučení a návodů pro organizaci akcí, podívejte se na blog Eventee, kde najdete širokou škálu článků zaměřených na různé aspekty eventového plánování.
