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Al planificar un evento, nadie quiere pensar en los aspectos negativos y en lo que podría salir mal, pero una parte inevitable de la planificación de un evento es sentarse y tener en cuenta algunos de los problemas que pueden surgir durante el evento y cómo gestionar estos cambios de última hora de forma eficaz, con una interrupción mínima del evento en sí.
Nuestra aplicación Eventee nació al ver cómo algunas conferencias fantásticas se convertían en un caos basado en pequeñas último minuto cambios en el programa. Queríamos enseñarte algunas técnicas, consejos y trucos (además del uso de nuestra aplicación) que pueden ayudarte a gestionar cambios de última hora en un abrir y cerrar de ojos.
📖 ¿Qué es la gestión de eventos?
Todos los eventos, desde festivales hasta eventos corporativos, necesitarán un gerente de eventos de alguna manera. El gestor de eventos, en resumen, es la persona a cargo de organizar y ejecutar el evento. Esto puede incluir cosas como la gestión de los presupuestos, la reserva de ponentes y la comercialización del evento.
En la práctica, el administrador de eventos puede terminar siendo una ventanilla única para todo lo relacionado con el evento, desde la planificación y la ejecución, hasta ser la persona a la que acudir cuando las cosas van mal. Si eres un gestor de eventos, tienes que leer este artículo para hacerte una idea de algunos consejos y técnicas útiles para tu próximo evento.
😱 ¿Qué cambios de última hora podrían surgir?
Antes de profundizar, veamos algunos de los cambios de última hora más comunes que pueden producirse en cualquier evento o conferencia para tener una idea de lo que debes tener en cuenta y qué debes evitar al planificar tu evento. Estos fueron, con diferencia, los tres problemas principales de los que hablaron nuestros gestores de eventos, por lo que vale la pena pensar en cómo podrían aplicarse estos contratiempos a tu situación y qué harías para evitar que se produzcan.
Cambio de altavoz
Tener un cambio de altavoz de última hora es algo que puede surgir de vez en cuando y, lamentablemente, a menudo no se puede evitar. Cualquier cosa, desde una enfermedad hasta cuestiones relacionadas con el cuidado de los niños, puede hacer que un orador cancele en el último momento y poner en peligro el proceso. En algunas situaciones, es posible que dispongas de tiempo suficiente para reorganizar la agenda para dar cabida a un orador, pero un orador que no se presenta a menudo ocurre en el último momento.
Fallo tecnológico
Lo que más temen todos los «chicos de la tecnología»... El temido fracaso tecnológico del día. Si bien debería ser fácil evitar que esto suceda, lamentablemente todavía ocurre con demasiada frecuencia. Más adelante en el artículo, nos centraremos en ver qué puedes hacer para asegurarte de que todo el sonido y la luz funcionen correctamente al día siguiente, pero es importante reconocer que este es un problema que parece aparecer con regularidad, pero que podría evitarse fácilmente.
Cronogramas
Otro cambio importante de última hora que cualquier persona que haya visitado una conferencia seguramente habrá experimentado. Un orador responde a las preguntas durante demasiado tiempo o el equipo de catering no se mantiene al día con los pedidos de bebidas calientes durante la sesión de descanso y puede darse cuenta fácilmente de que su evento se celebra con 30 minutos de retraso. Una vez más, este es un problema común, pero que es fácil de mitigar con un poco de previsión.
Si bien estos son los tres principales cambios de última hora que se nos ocurrieron, temas como las evacuaciones en caso de incendio, los problemas de tráfico y viaje para los asistentes y los problemas con los contratistas externos al recinto también ocuparon un lugar destacado en la lista.
Durante nuestra investigación al respecto, nos sorprendieron algunas de las historias de terror que han tenido nuestros directores de eventos, por lo que, únicamente para entretenernos durante la hora del almuerzo en la oficina, nos encantaría escuchar cualquier desastre particularmente terrible en una conferencia, para poder añadirlo a nuestro muro de la fama.
🙏 Prevenir es mejor que curar
Así que, vayamos al grano. ¿Cómo puede asegurarse de que su evento se desarrolle sin problemas y de que las recomendaciones, los seguidores y el interés lleguen a raudales después de la conferencia? Bueno, la respuesta es multifacética.
Todos hemos escuchado la frase «una meta sin un plan es solo un deseo» y no podría ser más cierta cuando se trata de la planificación de conferencias. Lo primero que siempre querrás hacer es evitar que surjan problemas antes de que surjan es planificar.
La planificación es clave para prevenir contratiempos
¿Está familiarizado con las 4P de la planificación militar?
«La planificación previa evita un rendimiento deficiente»
Cuando se trata de percances de última hora en eventos, esta frase no podría ser más cierta. El primer paso de cualquier buen evento o conferencia es sentarse y planificar el evento adecuadamente con el mayor número posible de miembros del equipo a tu alrededor. Conseguir un equipo fuerte y planificar juntos desde el principio garantizará el éxito y pondrá fin a cualquier problema antes de que surja.
Esto es particularmente cierto cuando se trata de partes del evento que se pueden hacer de antemano, en lugar de dejarlas para el día del evento.
Planes de respaldo
Es esencial tener un plan de respaldo o, de hecho, planes. El día siempre se desviará un poco de lo que estaba en la agenda, por muy meticulosamente que lo haya planificado. Lo mejor que puedes hacer es tener un plan de contingencia disponible para cada aspecto del día. Comience por analizar qué podría salga mal y tenga un plan para todos y cada uno de los resultados. Este enfoque, junto con un gestor de eventos que pueda pensar con rapidez y adaptarse rápidamente a cualquier cambio de última hora, significa que estás preparando el evento para el éxito.
Esfuerzo en equipo
El equipo del que te rodees hará todo lo posible durante el proceso de planificación y ejecución y te ayudará a resolver cualquier problema potencial que pueda hacer que te despegues. Hacer una lluvia de ideas con tu equipo para idear diferentes situaciones y pensar en formas de resolverlas es una excelente manera de asegurarte de que tienes todo cubierto.
Cada miembro de tu equipo debe poder aportar una experiencia diferente, por ejemplo, tener a un experto en tecnología disponible para explicarte qué equipo tienes a tu disposición, así como a un miembro del equipo con acceso a las finanzas que pueda guiarte hacia lo que es posible lograr para el evento. Piensa también en incluir a un asesor de salud y seguridad y a un asistente de operaciones en tu equipo experto.
La siguiente es una de nuestras técnicas favoritas: pensar con tu equipo para evitar cualquier problema que se presente incluso antes de que se produzca.
Ejercicio sencillo de planificación de eventos
Hacia el final del proceso de planificación, reúne a tu equipo, recorre la sala y pregunta a cada miembro del equipo lo siguiente:
1. ¿Qué crees que es lo más probable que salga mal?
2. ¿Qué elegirían hacer para evitar que eso suceda en esta etapa de la planificación?
Esto brinda a cada miembro del equipo la oportunidad de expresar cualquier inquietud y evitar cualquiera de esos momentos de «te lo dije». También significa que, naturalmente, cada miembro del equipo tendrá que pensar críticamente sobre su área de especialización dentro del plan, y te da tiempo para ver si hay algún defecto evidente en el plan general.
Presupuesto
No dejes que tus planes se vayan al traste antes de verlos concretarse al no planificar las finanzas de manera efectiva. Asegúrese de estar al día con los presupuestos establecidos por el equipo de finanzas. Asegúrese de incluir siempre un colchón de efectivo en el presupuesto para los gastos inesperados que inevitablemente surjan. Disponer de los fondos rápidamente significa que es posible que pueda evitar tener que hacer cambios inesperados y de última hora en la conferencia.
Delegado Delegado DELEGADO
No tengas miedo cuando se trata de delegar. Delegar en otras personas mejor posicionadas para que se ocupen de determinadas áreas del evento es una parte importante para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas. Además, no puedes estar en dos sitios a la vez. Delegar las tareas del día a otras personas significa que eres libre de pensar en tu área de especialización y no perder de vista las cosas. ¿Necesitas a alguien que se encargue del catering? Delegar. Necesito una lista de los nombres VIP del evento... delega. La delegación no es motivo de preocupación y puede ser la señal de un gran líder.
Cronogramas
Como mencionamos anteriormente, un error común en la gestión de eventos son los tiempos. Planifica intervalos suficientes entre las sesiones en el cronograma e incluso puedes ir tan lejos como para planificar entre 10 y 15 minutos más de tiempo a lo largo del evento para tener en cuenta los posibles excesos. En este sentido, también es útil investigar un poco antes sobre tus ponentes. ¿Quizás tienes un orador que siempre sobrepasa los límites o siempre llega tarde al escenario? ¡Hazte un favor y planifica para ello!
Preparación
Prepara siempre todo lo que puedas de antemano. Intenta no dejar cosas como hacer las bolsas de regalos o armar las decoraciones para justo antes del evento. No solo causa estrés y desorden en el lugar, sino que no hay nada como armar una mochila de última hora entre colegas para arruinar el ambiente.
Como mencionamos anteriormente, un factor importante para que las cosas salgan mal ese día podrían ser las fallas en la tecnología y los equipos. Dedique tiempo a asegurarse de que usted y su equipo técnico comprueben y comprueben el equipo, ya sea que utilice el propio equipo de la empresa o el equipo de sonido y luz internos, proporcionados por el lugar de celebración.
Crea directrices y listas de verificación
De todos modos, la mayoría de los planificadores de eventos son adictos a las listas, pero durante el proceso de preparación no podemos dejar de mencionar la importancia de una buena lista. Asegúrate de que todos los jugadores clave tengan acceso de antemano y durante el mismo día a todas las directrices y listas de verificación que necesitan y que pueden consultarse fácilmente en caso de que surja algo.
Capacitar a los empleados
Asegúrese de que quienes trabajen en el evento tengan la capacitación adecuada para completar sus funciones. Esto incluye a todo el personal, ya sea que trabaje directamente en su empresa o en el lugar del evento o que tal vez esté siendo subcontratado por usted o por el lugar. Esto puede ser tan simple como enviar un breve resumen por correo electrónico sobre las expectativas, pero la regla general es no dar por sentado nada. Describa claramente sus expectativas para que todos las entiendan y también deje tiempo para hacer preguntas.
Altavoces
Tener una comunicación abierta con sus ponentes le ayudará el día del evento. Hablarles previamente de manera abierta y honesta sobre las expectativas y limitaciones del evento, así como informarles sobre información útil, como el estacionamiento del evento, puede resultar sorprendentemente útil para evitar problemas de última hora que ocupan tiempo y generan estrés. Ese día, asegúrate de comunicarles todas las tareas de limpieza del lugar, como los procedimientos de evacuación y en caso de incendio.
Asistentes
La comunicación abierta también debe extenderse a los asistentes al evento, con quienes se debe comunicar en la medida de lo posible para que también conozcan los procedimientos en términos de horarios, entrada y salida del edificio y otros elementos esenciales de la conferencia. Vale la pena señalar que el bien diseñado Menú personalizado La función de la aplicación Eventee permite a los organizadores cargar fácilmente las pautas y compartir información importante con los asistentes.
💪 Consíguelo
Vale, lo entendemos, debemos planificar con antelación para evitar los cambios de última hora, pero ¿qué pasa cuando las cosas se ponen realmente difíciles?
A pesar de tus mejores planes, es posible que surjan cambios. Esto es lo que debes hacer el día en que, a pesar de todo, las cosas no salgan según lo planeado.
Técnicas de gestión de crisis
Volviendo a la delegación, considera la posibilidad de crear un pequeño subequipo de gestión de crisis que esté disponible para resolver los problemas si las cosas salen mal.
La comunicación es otra táctica clave de gestión de crisis que ya hemos analizado. En este caso, asegúrate de tener una cadena de escalamiento de la comunicación para que todos puedan estar informados o actualizados rápidamente en caso de que surja algo.
Propiedad: asegúrese de hacerse cargo de la situación. Un líder claro al que el personal del evento y los asistentes recurran hará que la solución de cualquier situación sea mucho más fácil. Esto también se aplica cuando hay que pedir disculpas (pero no dejes que eso te preocupe, ¡sigue nuestros pasos de planificación y ejecución y no tendrás que pedir disculpas a nadie!)
¿Cómo puede ayudarte una aplicación de gestión de eventos (como Eventee)?
No podemos escribir sobre un tema como este sin mencionar las enormes ventajas de utilizar una aplicación de gestión de eventos para tratar los problemas en el acto y comunicarlos al personal y a los asistentes sin esfuerzo.
Mediante el uso de un app como Eventee, podrá ver los cambios en el agenda del evento al instante, ya sea un orador o un asistente.
En Eventee, los usuarios pueden habilitar la Fuente de noticias función, lo que significa que los organizadores pueden enviar a los asistentes una notificación automática e informarles de cualquier cambio o actualización del calendario.
😎 Ejecución
Conozca sus funciones
Durante el día, asegúrese de que todo el personal conozca sus funciones. Repáselas previamente en las sesiones informativas para que cada uno tenga en claro sus responsabilidades individuales. De este modo, si se produce una crisis en un área concreta, se intensificará y se resolverá sin esfuerzo.
Actualizaciones en tiempo real
Mantén a todos los asistentes al evento al día con la aplicación Eventee para enviar actualizaciones en tiempo real a todos los asistentes al evento.
Encuentre los problemas antes de que surjan
Si incluyes todos los puntos anteriores en este artículo, descubrirás que puedes descubrir situaciones de crisis antes de que ocurran. Este es el Santo Grial de la gestión de crisis.
Después del evento
El evento ha tenido lugar y, al parecer, ha sido un éxito total. ¡Bien hecho! Pero tu trabajo no termina una vez finalizado el evento. Ahora es el momento de ir al meollo de la cuestión y descubrir cómo fue el evento De Verdad fue.
Lo ideal es que la reunión de clausura se celebre al menos unos días después de la conferencia, pero no mucho después para que todo el mundo la tenga fresca en la mente. Habrán tenido tiempo de procesar lo que salió bien y lo que salió mal. Este es un momento realmente valioso para pensar en qué puede mejorar para la próxima vez, qué mantener igual y qué hacer de manera diferente.
✍️ Resumiendo las cosas
Como puedes ver, aunque hay muchas cosas que pueden salir mal en los eventos, no dejes que esto te desanime porque también hay muchas cosas que se pueden hacer bien. Una planificación eficaz de eventos, junto con el uso de una aplicación de gestión de eventos como Eventee, hará que su evento se desarrolle sin problemas de principio a fin.
Si estás en tu pausa para comer y te apetece echar un vistazo a más de las interesantes funciones que tiene Eventee, puedes echarles un vistazo aquí
