Bei der Planung einer Veranstaltung möchte niemand an die negativen Aspekte und daran denken, was schiefgehen könnte. Ein unvermeidlicher Teil der Veranstaltungsplanung besteht jedoch darin, sich hinzusetzen und einige der Probleme zu berücksichtigen, die während Ihrer Veranstaltung auftreten können, und zu überlegen, wie Sie diese Änderungen in letzter Minute effektiv und mit minimaler Unterbrechung der Veranstaltung selbst bewältigen können.
Unsere Eventee-App entstand aus der Beobachtung, wie einige fantastische Konferenzen aufgrund kleiner Änderungen in letzter Minute im Programm in Chaos versanken. Wir möchten Ihnen einige Techniken, Tipps und Tricks (zusammen mit der Nutzung unserer App) vorstellen, die den Umgang mit Änderungen in letzter Minute zum Kinderspiel machen.
📖 Was ist Eventmanagement?
Für alle Veranstaltungen, von Festivals bis hin zu Firmenveranstaltungen, wird in gewisser Weise ein Eventmanager benötigt. Kurz gesagt ist der Eventmanager die Person, die für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung verantwortlich ist. Dies kann Dinge wie die Verwaltung von Budgets, die Buchung von Rednern und die Vermarktung der Veranstaltung umfassen.
In der Praxis kann der Eventmanager am Ende für alles rund um die Veranstaltung zuständig sein, von der Planung und Durchführung bis hin zur Anlaufstelle, wenn etwas schief geht. Wenn Sie Eventmanager sind, sollten Sie diesen Artikel lesen, um einige großartige Tipps und Techniken für Ihre nächste Veranstaltung zu erhalten.
😱 Welche Änderungen könnten in letzter Minute auftreten?
Bevor wir näher darauf eingehen, werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten Änderungen in letzter Minute, die bei jeder Veranstaltung oder Konferenz auftreten können, um eine Vorstellung davon zu bekommen, worauf Sie bei der Planung Ihrer Veranstaltung achten und wie Sie sie abmildern können. Dies waren bei weitem die drei häufigsten Probleme, von denen unsere Eventmanager sprachen. Es lohnt sich also, darüber nachzudenken, wie sich diese Pannen auf Ihre Situation auswirken könnten und was Sie tun würden, um sie zu vermeiden.
Änderung des Redners
Dass sich ein Redner in letzter Minute ändert, kann immer mal wieder vorkommen und lässt sich leider oft nicht vermeiden. Von Krankheit bis hin zu Problemen bei der Kinderbetreuung kann alles dazu führen, dass ein Redner in letzter Minute absagt und den Ablauf gefährdet. In manchen Situationen haben Sie vielleicht genug Zeit, um den Zeitplan so umzuorganisieren, dass ein Redner untergebracht werden kann, aber ein Redner, der nicht erscheint, kommt oft in letzter Minute.
Technische Panne
Das, was alle „Technikfreaks“ am meisten fürchten ... Der gefürchtete technische Ausfall am Tag der Veranstaltung. Obwohl es einfach sein sollte, dies zu verhindern, passiert es leider immer noch viel zu oft. Wir werden uns später in diesem Artikel darauf konzentrieren, was Sie tun können, um sicherzustellen, dass Ihre gesamte Ton- und Lichttechnik am Tag der Veranstaltung einwandfrei funktioniert. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass dies ein Problem ist, das regelmäßig auftritt, aber leicht vermieden werden könnte.
Zeitpläne
Eine weitere wichtige Änderung in letzter Minute, die jeder, der schon einmal eine Konferenz besucht hat, mit Sicherheit schon einmal erlebt hat. Ein Redner beantwortet Fragen zu lange oder das Catering-Team kommt mit den Bestellungen für Heißgetränke während der Breakout-Sitzung nicht hinterher und schon gerät Ihre Veranstaltung leicht 30 Minuten in Verzug. Auch dies ist ein häufiges Problem, das sich jedoch mit etwas Voraussicht leicht beheben lässt.
Dies sind zwar die drei wichtigsten Änderungen, die in letzter Minute für uns auftraten, aber auch Probleme wie Evakuierungen bei Feuer, Verkehrs- und Reiseprobleme für die Teilnehmer und Probleme mit externen Auftragnehmern für den Veranstaltungsort standen ganz oben auf der Liste.
Bei unseren Recherchen für diesen Artikel waren wir von einigen der Horrorgeschichten über Veranstaltungen, die unsere Eventmanager erlebt haben, regelrecht erschüttert. Nur zur Unterhaltung in der Mittagspause in unserem Büro würden wir gerne von besonders schrecklichen Konferenzkatastrophen hören, nur damit wir sie in unsere Ruhmeswand aufnehmen können.
🙏 Vorbeugen ist besser als heilen
Kommen wir also zur Sache. Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft und Sie nach der Konferenz Empfehlungen, „Follows“ und Interesse im Überfluss erhalten? Nun, die Antwort ist vielschichtig.
Wir alle kennen den Satz „Ein Ziel ohne Plan ist nur ein Wunsch“, und er könnte nicht zutreffender sein, wenn es um die Planung von Konferenzen geht. Das erste, was Sie immer tun sollten, ist, Probleme zu vermeiden, bevor sie entstehen, indem Sie planen.
Planung ist der Schlüssel zur Vermeidung von Pannen
Kennen Sie die 4 Ps der militärischen Planung?
„Vorausplanung verhindert schlechte Leistung“
Wenn es um Pannen in letzter Minute bei Veranstaltungen geht, könnte dieser Satz nicht zutreffender sein. Der erste Schritt bei jeder guten Veranstaltung oder Konferenz besteht darin, sich hinzusetzen und die Veranstaltung mit möglichst vielen Mitgliedern des Teams um Sie herum richtig zu planen. Ein starkes Team zusammenzustellen und von Anfang an gemeinsam zu planen, sichert den Erfolg und verhindert Probleme, bevor sie entstehen.
Dies gilt insbesondere für Teile der Veranstaltung, die im Voraus erledigt werden können, anstatt sie bis zum Tag der Veranstaltung aufzuschieben.
Backup-Pläne
Es ist unerlässlich, einen Backup-Plan oder sogar mehrere Pläne zu haben. Der Tag wird immer etwas von dem abweichen, was auf der Tagesordnung stand, egal wie sorgfältig Sie ihn geplant haben. Am besten ist es, für jeden Aspekt des Tages einen Notfallplan zur Hand zu haben. Beginnen Sie damit, sich anzusehen, was schiefgehen könnte, und für jedes Ergebnis einen Plan zu haben. Dieser Ansatz, gepaart mit einem Eventmanager, der schnell denken und sich schnell an Änderungen in letzter Minute anpassen kann, bedeutet, dass Sie die Veranstaltung auf Erfolgskurs bringen.
Teamarbeit
Das Team, mit dem Sie zusammenarbeiten, wird während des Planungs- und Ausführungsprozesses wirklich zur Geltung kommen und Ihnen dabei helfen, alle potenziellen Probleme zu lösen, die Sie aus dem Konzept bringen könnten. Brainstorming mit Ihrem Team, um verschiedene Situationen zu erörtern und Lösungswege zu finden, ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie alles abgedeckt haben.
Jedes Mitglied Ihres Teams sollte über unterschiedliche Fachkenntnisse verfügen, z. B. sollte ein Technikexperte zur Verfügung stehen, der Sie durch die verfügbaren Geräte führt, sowie ein Teammitglied mit Zugang zu den Finanzen, das Sie bei der Planung der Veranstaltung unterstützt. Denken Sie auch daran, einen Gesundheits- und Sicherheitsberater und einen Betriebsassistenten in Ihr Team aufzunehmen.
Als Nächstes kommt eine unserer persönlichen Lieblingstechniken, bei der Sie mit Ihrem Team überlegen, wie Sie Probleme im Keim ersticken können, bevor sie überhaupt auftreten.
Einfache Übung zur Veranstaltungsplanung
Gegen Ende des Planungsprozesses versammeln Sie Ihr Team und gehen Sie im Raum umher und fragen Sie jedes Teammitglied Folgendes:
1. Was glauben Sie, ist das Wahrscheinlichste, was schiefgehen könnte?
2. Was würden sie tun, um dies in dieser Planungsphase zu verhindern?
So erhält jedes Teammitglied die Möglichkeit, Bedenken zu äußern und „Ich hab's dir ja gesagt“-Momente zu vermeiden. Außerdem bedeutet dies, dass jedes Teammitglied natürlich kritisch über seinen Fachbereich innerhalb des Plans nachdenken muss, und gibt Ihnen Zeit, um zu sehen, ob es im Gesamtplan eklatante Mängel gibt.
Budget
Lassen Sie Ihre Pläne nicht ins Wasser fallen, bevor Sie sie nicht verwirklicht sehen, indem Sie die Finanzen nicht effektiv planen. Vergewissern Sie sich, dass Sie über die vom Finanzteam aufgestellten Budgets auf dem Laufenden sind. Achten Sie darauf, immer einen finanziellen Spielraum für unerwartete Ausgaben, die unweigerlich anfallen werden, in das Budget einzuplanen. Wenn Sie schnell auf die Mittel zugreifen können, können Sie möglicherweise unerwarteten und kurzfristigen Änderungen an der Konferenz aus dem Weg gehen.
Delegieren DELEGIEREN
Haben Sie keine Angst vor dem Delegieren. Die Übertragung von Aufgaben an andere, die besser in der Lage sind, bestimmte Bereiche der Veranstaltung zu bewältigen, ist ein wichtiger Bestandteil für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung. Außerdem können Sie nicht an zwei Orten gleichzeitig sein. Wenn Sie die Aufgaben des Tages an andere delegieren, können Sie sich auf Ihr Fachgebiet konzentrieren und den Überblick behalten. Sie brauchen jemanden, der sich um das Catering kümmert? Delegieren Sie. Sie brauchen eine Liste der VIP-Namen der Veranstaltung? Delegieren Sie. Delegieren ist nichts, worüber man sich Sorgen machen muss, und kann ein Zeichen für eine großartige Führungskraft sein.
Zeitplanung
Wie bereits erwähnt, ist die Zeitplanung eine häufige Fehlerquelle im Veranstaltungsmanagement. Planen Sie ausreichend Pausen zwischen den Programmpunkten ein und planen Sie sogar zusätzliche 10-15-minütige „Aufwärmübungen“ während Ihrer Veranstaltung ein, um etwaige Überschreitungen zu berücksichtigen. Ein wenig vorherige Recherche über Ihre Redner ist hier ebenfalls nützlich. Vielleicht haben Sie einen Redner, der ständig überzieht oder immer zu spät auf die Bühne kommt? Tun Sie sich selbst einen Gefallen und planen Sie dies ein!
Vorbereitung
Bereiten Sie so viel wie möglich im Voraus vor. Versuchen Sie, Dinge wie das Befüllen der Geschenktüten oder das Zusammenstellen der Dekoration erst kurz vor der Veranstaltung zu erledigen. Das sorgt nicht nur für Stress und Unordnung am Veranstaltungsort, es gibt auch nichts Besseres als einen in letzter Minute von Kollegen zusammengebauten Bausatz, um die Atmosphäre zu ruinieren.
Wie bereits erwähnt, können technische und Ausrüstungsfehler ein wesentlicher Faktor dafür sein, dass am Tag der Veranstaltung etwas schiefgeht. Nehmen Sie sich Zeit, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Technikerteam die Ausrüstung überprüfen und doppelt überprüfen, unabhängig davon, ob Sie die firmeneigene Ausrüstung oder die hauseigene Ton- und Lichttechnik des Veranstaltungsortes verwenden.
Erstellen Sie Richtlinien und Checklisten
Die meisten Veranstaltungsplaner sind ohnehin totale Listen-Junkies, aber während des Vorbereitungsprozesses können wir nicht umhin, die Bedeutung einer guten Liste zu erwähnen. Stellen Sie sicher, dass alle Schlüsselpersonen im Vorfeld und am Tag der Veranstaltung Zugang zu allen Richtlinien und Checklisten haben, die sie benötigen und auf die sie bei Bedarf leicht zurückgreifen können.
Schulung der Mitarbeiter
Stellen Sie sicher, dass alle Personen, die bei der Veranstaltung arbeiten, ausreichend geschult sind, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Dies gilt für alle Mitarbeiter, unabhängig davon, ob sie direkt in Ihrem Unternehmen oder am Veranstaltungsort arbeiten oder von Ihnen oder dem Veranstaltungsort beauftragt wurden. Dies kann so einfach sein wie eine kurze E-Mail-Einweisung in die Erwartungen, aber die Faustregel lautet: Gehen Sie von nichts aus. Formulieren Sie Ihre Erwartungen klar und deutlich, damit jeder sie versteht, und planen Sie auch Zeit für Fragen ein.
Redner
Eine offene Kommunikation mit Ihren Rednern wird Ihnen am Tag der Veranstaltung helfen. Wenn Sie im Vorfeld offen und ehrlich mit ihnen über die Erwartungen und Grenzen der Veranstaltung sprechen und nützliche Informationen wie z. B. Parkmöglichkeiten für die Veranstaltung weitergeben, kann dies überraschend hilfreich sein, um Probleme in letzter Minute zu vermeiden, die Zeit in Anspruch nehmen und Stress verursachen. Achten Sie am Tag der Veranstaltung darauf, alle organisatorischen Abläufe am Veranstaltungsort zu kommunizieren, wie z. B. Brand- und Evakuierungsverfahren.
Teilnehmer
Eine offene Kommunikation sollte sich auch auf die Teilnehmer der Veranstaltung erstrecken, die so umfassend wie möglich informiert werden sollten, damit auch sie die Abläufe in Bezug auf Zeitpläne, das Betreten und Verlassen des Gebäudes und andere wichtige Konferenzaspekte kennen. Es ist erwähnenswert, dass die gut durchdachte Funktion „Benutzerdefiniertes Menü“ in der Eventee-App es Veranstaltern ermöglicht, Richtlinien einfach hochzuladen und wichtige Informationen mit den Teilnehmern zu teilen.
💪 Alles im Griff
Ok, wir haben verstanden, wir müssen vorausplanen, um Änderungen in letzter Minute zu vermeiden, aber was passiert, wenn es wirklich schwierig wird?
Trotz Ihrer besten Pläne können immer noch Änderungen auftreten. Hier erfahren Sie, was Sie an dem Tag tun können, an dem trotz allem nicht alles nach Plan läuft.
Krisenmanagementtechniken
Um auf die Delegation zurückzukommen: Erwägen Sie die Bildung eines kleinen Krisenmanagement-Subteams, das bei Problemen zur Problemlösung zur Verfügung steht, falls etwas schief geht.
Kommunikation ist eine weitere wichtige Krisenmanagement-Taktik, die wir bereits besprochen haben. Stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie über eine Kommunikations-Eskalationskette verfügen, damit alle im Falle eines Problems schnell informiert oder auf den neuesten Stand gebracht werden können.
Übernehmen Sie die Verantwortung für die Situation. Ein klarer Leiter, an den sich das Veranstaltungspersonal und die Teilnehmer wenden können, erleichtert die Behebung von Problemen erheblich. Dies gilt auch für Entschuldigungen, die ausgesprochen werden müssen (lassen Sie sich davon aber nicht beunruhigen, befolgen Sie unsere Planungs- und Ausführungsschritte und Sie werden sich bei niemandem entschuldigen müssen!)
Wie kann Ihnen eine Event-Management-App (wie Eventee) helfen?
Wir können nicht über ein Thema wie dieses schreiben, ohne die enormen Vorteile der Verwendung einer Event-Management-App zu erwähnen, um Probleme vor Ort zu lösen und sie mühelos an Mitarbeiter und Teilnehmer weiterzugeben.
Durch die Verwendung einer App wie Eventee können Sie Änderungen im Veranstaltungsablauf sofort sehen, egal ob Sie Redner oder Teilnehmer sind.
Auf Eventee können Benutzer die Funktion „Newsfeed“ aktivieren, sodass Organisatoren den Teilnehmern eine Push-Benachrichtigung senden und sie über Änderungen oder Aktualisierungen des Zeitplans informieren können.
😎 Ausführung
Kennen Sie Ihre Rollen
Stellen Sie am Tag der Veranstaltung sicher, dass alle Mitarbeiter ihre Rollen kennen. Gehen Sie diese im Vorfeld in den Besprechungen durch, damit jeder seine individuellen Verantwortlichkeiten im Griff hat. Das bedeutet, dass eine Krise in einem einzelnen Bereich mühelos eskaliert und bewältigt werden kann.
Echtzeit-Updates
Halten Sie alle Teilnehmer der Veranstaltung über die Ereignisse auf dem Laufenden, indem Sie die Eventee-App verwenden, um Echtzeit-Updates an alle Teilnehmer der Veranstaltung zu senden.
Probleme erkennen, bevor sie entstehen
Wenn Sie alle oben genannten Punkte in diesem Artikel umsetzen, werden Sie feststellen, dass Sie Krisensituationen erkennen können, bevor sie eintreten. Dies ist der Heilige Gral des Krisenmanagements.
Nach der Veranstaltung
Die Veranstaltung hat stattgefunden und war scheinbar ein voller Erfolg. Gut gemacht! Aber Ihre Arbeit ist nach Abschluss der Veranstaltung noch nicht beendet. Jetzt ist es an der Zeit, sich mit den Details zu befassen und herauszufinden, wie die Veranstaltung wirklich verlaufen ist.
Idealerweise sollten Sie Ihre Nachbesprechung mindestens ein paar Tage nach Ihrer Konferenz abhalten, aber nicht zu lange danach, damit es allen noch frisch im Gedächtnis ist. Die Teilnehmer hatten Zeit, zu verarbeiten, was gut und was weniger gut gelaufen ist. Dies ist ein wirklich wertvoller Zeitpunkt, um darüber nachzudenken, was Sie beim nächsten Mal verbessern können, was Sie beibehalten und was Sie anders machen sollten.
✍️ Zusammenfassung
Wie Sie sehen, kann bei Veranstaltungen zwar viel schiefgehen, aber lassen Sie sich davon nicht abschrecken, denn es gibt auch viel, was man richtig machen kann. Eine effektive Veranstaltungsplanung in Kombination mit der Verwendung einer Event-Management-App wie Eventee bedeutet, dass Ihre Veranstaltung von Anfang bis Ende reibungslos abläuft.
Wenn Sie in der Mittagspause sind und Lust haben, sich mit weiteren coolen Funktionen von Eventee vertraut zu machen, können Sie diese hier ansehen.
