Objevte konkrétní strategie, jak zvýšit zapojení účastníků na akcích a konferencích. Žádné obecné rady, pouze skutečně zábavné nápady, jak účastníky zapojit.
Zvyšování engagement účastníků je tak podceňovaná strategie eventu! Přitom je to strategie, která se vám mnohonásobně vyplatí. Ale jak vlastně zapojit účastníky zábavným způsobem? Engagement přece nemusí znamenat další trapný icebreaker.
Existuje spousta návodů, jak zlepšit engagement na vašem eventu, ale jsou plné buzzwordů a příkladů, které jsou příliš vágní na to, aby se daly skutečně použít. Proto jsme vytvořili článek o engagementu účastníků, který vychází z reálných příkladů a konkrétních nápadů, jež jsme za ty roky nasbírali.
Engagement vašich účastníků před, během a po eventu buduje očekávání a dává lidem důvod vrátit se i příští rok. Když to uděláte správně, účast na vašem eventu se stane jejich každoroční tradicí.
Kromě toho vám vyšší engagement dává větší páku při vyjednávání se sponzory a vystavovateli. Solidní čísla tvoří mnohem silnější argument než pouhé sliby.
Působíme v eventovém průmyslu už 10 let a často se zúčastňujeme eventů, abychom se osobně setkali s event manažery a byli v obraze ohledně eventových trendů. Díky tomu máme reálné zkušenosti a expertízu z terénu.
To znamená, že nápady na tomto seznamu nejsou teoretické. Některé jsou taktiky, které jsme na vlastní oči viděli fungovat na reálných eventech a rádi bychom, aby se rozšířily dál. Jiné jsou strategie, které jsme zatím neviděli tak často, jak bychom si přáli, a chtěli bychom, aby je zkoušelo více organizátorů.
Konkrétní nápady na engagement jsou rozdělené do 3 kategorií: před eventem, během eventu a po eventu. Na konci článku jsme také přidali několik strategií zaměřených čistě na virtuální engagement.
Znáte to, když se těšíte na důležitý event – odpočítáváte dny, ladíte poslední detaily a aktivně sledujete online všechny novinky o eventu. To vše v očekávání samotné akce. Ostatně polovina zábavy na jakémkoli eventu spočívá právě v tom nedočkavém napětí, jak se blíží velký den. I na tohle byste měli myslet při plánování vlastního eventu. Ano, možná už máte zajištěné cateringy, zábavu, prostory a neprůstřelný rozpočet, ale teď je čas udržet své účastníky zapojené, nadšené a stále více natěšené na váš nadcházející event. Zde je několik tipů, jak vzbudit vzrušení ještě předtím, než event začne.
Nečekejte s poutavým obsahem na sociálních sítích až na velký den. Postupně budujte hype tím, že budete zveřejňovat fotky zákulisí, posílat exkluzivní emaily se sneak peek obsahem nebo sdílet ukázky řečníků ve formě videa. Zároveň komunikujte se svým publikem – odpovídejte na komentáře, sdílejte jejich vlastní videa související s vaším eventem a pořádejte Q&A relace na sociálních sítích. Nesedejte jen se založenýma rukama a nečekejte, až se stane kouzlo samo. Musíte být aktivní, abyste viděli výsledky.
Vytvořit komunitu kolem eventu je náročné, ale je to strategie, která se vám mnohonásobně vrátí. Můžete začít vytvořením komunitního kanálu na Discordu, Slacku nebo jiné komunikační platformě podle vašeho výběru, kde se lidé mohou bez tlaku spojovat a diskutovat o tématu vašeho eventu.
Je klíčové sdílet se svou komunitou hodnotný obsah, ne jen propagační novinky o vašem eventu. Sdílejte záznamy, články nebo materiály související s tématy jednotlivých sessions.
Můžete dokonce naplánovat brunche nebo jiná setkání, kde se vaše komunita může sejít před nebo po eventu a udržet tak engagement živý.
Udělejte z účastníků součást zážitku. Zeptejte se jich předem, koho by chtěli vidět na pódiu a jaká témata by měla být pokryta. Jsou to přece oni, kdo platí za vstupenky, takže je důležité naplnit jejich potřeby, jak nejlépe umíte.
Vytvořte hádanky, které zveřejníte na sociálních sítích a které pomohou vašim účastníkům uhádnout, kdo na event přijede – ať už jako řečník, nebo jako zábava. Ukryjte swag, například plyšáky, po městě, kde event pořádáte, a naznačte, že se blíží něco velkého.
Nebo zorganizujte scavenger hunt: schovejte CD nebo knihy na klíčových místech ve městě, natočte se, jak je schováváte, zveřejněte to na sociálních sítích a povzbuďte lidi, aby je vystopovali a sdíleli své nálezy online.
A mnoho dalšího! Tohle je vaše hřiště. Udělejte to zábavné!
Můžete uspořádat soutěž na sociálních sítích nebo ve své komunitě o volné vstupenky nebo VIP upgrade. Pravidla jsou na vás, ale navrhněte je strategicky tak, aby pomohla propagovat váš event. Některé soutěže například zahrnují komentování příspěvků na sociálních sítích nebo označování přátel a rodiny, aby se zvýšilo povědomí o vašem eventu. Nebo jděte ve větším a nechte účastníky být kreativní – požádejte je, aby posílali fotky, videa nebo návrhy související s tématem vašeho eventu, a nechte komunitu hlasovat o svém favoritovi.
Eventové aplikace pomáhají účastníkům mít vše o eventu na jednom místě. Zvyšují engagement a vytvářejí interaktivní prostředí, kde mohou účastníci networkovat, vytvářet si vlastní osobní harmonogram a hodnotit sessions.
Prostřednictvím eventové aplikace můžete:
Mobilní eventové aplikace mohou být kouzelné, ale nejsou zázračné. Nemůžete jen sedět a čekat, až se kouzlo odehraje samo. Obvykle potřebují impuls od vás jako organizátora. Začněte brzy a informujte účastníky o tom, že používáte eventovou aplikaci. Pokud je s technologií, kterou používáte, seznámíte už v předstihu, uživatelé si na ni zvyknou a nakonec ji budou moci naplno využívat před, během i po eventu.
Zde jsou tři důležité tipy pro propagaci aplikace před eventem:
Vložte všechny informace o eventu do aplikace a vynechte brožury. Do mobilní eventové aplikace jste už investovali, tak ji využijte. Spusťte ji 1–2 týdny před eventem. Tím dáte účastníkům dostatek času se s technologií seznámit. Zmiňujte aplikaci při každém kontaktu s účastníky – v potvrzovacích emailech, na cedulích, v oznámeních na místě, na sociálních sítích – dokud si ji prostě nebudou muset stáhnout.
Vaši účastníci nejsou jednolitý dav. Přicházejí z různých prostředí, organizací a věkových skupin. Proto se vyplatí přizpůsobit obsah před eventem těmto různým segmentům. Vytvořte průvodce pro nováčky, který pomůže nově příchozím se zorientovat. Nasměrujte VIP hosty na exkluzivní výhody nebo setkání. Dejte zahraničním účastníkům praktické tipy ohledně cestování nebo místních zvyklostí. A nezapomeňte zdůraznit, kde si všichni mohou odpočinout. Doporučte místa poblíž, kde si lze odpočinout, dát si dobré jídlo nebo se pobavit po skončení programu.
A teď k tomu zábavnému a nejdůležitějšímu – jak zvýšit engagement účastníků během samotného eventu.
Organizujte sessions v různých formátech, jako jsou panelové diskuse nebo breakout sessions, místo pouhých klasických přednášek v konferenčním stylu. Naruší to standardní program, který jinak může působit fádně.
A místo pouhého poslouchání nechte své účastníky zapojit se do workshopů, demonstrací nebo breakout aktivit. Díky tomu dostanou šanci zapojit se aktivně, místo aby celý den pasivně seděli.
Můžete uspořádat workshopy nebo DIY stanoviště, kde si účastníci mohou vyrobit vlastní předměty na památku vašeho eventu, jako jsou vlastní náramky, 3D tištěné tokeny, hrnky, svíčky, fotopásky nebo koláže, placky, samolepky a další. Možnosti jsou nekonečné.
To je mnohem hodnotnější než standardní swag. A přirozeně to účastníky motivuje sdílet své výtvory online.
Pokud někteří z vašich řečníků vedou vlastní podcasty, nebo se vám podaří pro váš event zajistit slavného podcastera, neváhejte zorganizovat opravdové živé natáčení. Tyto typy sessions bývají mezi účastníky nesmírně oblíbené, zejména jde-li o známého podcastera. Účastníci se dostanou k zákulisním vtípkům a mohou pokládat otázky.
Zorganizujte tematické kvízy, ve kterých mohou vaši účastníci soutěžit o ceny. Otázky navažte na odvětví vašeho eventu a udržte to zábavné a relevantní.
Je to nenáročný způsob, jak lidi rozesmát a přimět je spolupracovat. Navíc to do dne přidá trochu přátelské soutěživosti.
Napsal někdo z vašich řečníků knihu, které se daří? Zorganizujte na svém eventu autogramiádu! Vaši účastníci se mohou zúčastnit session, nechat si podepsat knihu a dokonce se autora zeptat na relevantní otázky týkající se tématu.
Dnes je zaujmout a udržet pozornost publika těžší než kdy dřív. Zvlášť u delších sessions. Funkce jako živé hlasování nebo Q&A mohou účastníkům pomoci se soustředit a být součástí zážitku. Řada eventových aplikací pro engagement, jako je Eventee, Slido nebo Mentimeter, tyto funkce nabízí, aby udržely v místnosti ruch.
Umožňují lidem zapojit se, aniž by museli jít k mikrofonu, a zajišťují, že jsou vyslyšeny názory a postoje všech účastníků.
Eventové aplikace se zabudovanou gamifikací výrazně zjednodušují gamifikaci eventu. Můžete nastavit žebříček, vytvořit pravidla hry a nechat účastníky si užít zábavu. Ale speciální technologie k tomu, abyste svůj event udělali zábavným, nepotřebujete. Gamifikace eventu nemusí stát majlant! Můžete zorganizovat scavenger hunty, speciální kvízy nebo soutěže o body či odznaky vázané na návštěvu stánků nebo účast na sessions.
Navrhněte optimální networkingovou strukturu kolem místa konání vašeho eventu. To znamená speed networking, kulaté stoly podle tématu nebo zájmu, icebreakingové aktivity a vyhrazený prostor pro networking. Nebo můžete nastavit matchmaking na bázi aplikace, aby lidé nemuseli mixovat úplně náhodně. S B2B networkingovou aplikací se mohou účastníci propojit, posílat si zprávy, plánovat schůzky předem a vyměňovat si vizitky. Ale nezapomeňte ani na své virtuální účastníky! Nastavte pro ně breakout místnosti, aby mohli networkovat také.
Zobrazení živé sociální stěny je snadný způsob, jak využít obsah generovaný uživateli. Můžete buď vytvořit speciální hashtag eventu a pak zobrazovat fotky ze sociálních sítí, na kterých vaši účastníci tento hashtag používají. Nebo můžete zobrazit živou sociální stěnu přímo z vaší eventové aplikace. Většina eventových aplikací už nějakou takovou sociální stěnu má. Kromě sociální stěny se tomu obvykle říká i photo feed. Je to vyhrazené místo v mobilní aplikaci, kam účastníci nahrávají fotky z eventu. Je to v podstatě vaše vlastní eventová sociální platforma. Sociální stěna je zabezpečená a chráněná, takže se nemusíte obávat úniku dat.
Překvapivý host, aktivita nebo třeba giveaway naruší předvídatelnost a dají účastníkům o čem mluvit. Tyto momenty vytvářejí energii a udržují lidi v pozoru. Ve většině případů jde právě o ty věci, o kterých účastníci nakonec v reálném čase postují, protože je zkrátka překvapily!
Stejně jako program eventu i prostory rozdělte do různých zón. Poskytněte svým účastníkům pohodlné posezení, které podporuje diskuzi, a strategicky umístěte jídlo a kávu tak, aby vznikly přirozené zóny pro mísení lidí. Různé místnosti a zóny by měly odrážet různé úrovně energie. Zřiďte tichou lounge pro ty, kdo si potřebují odpočinout nebo pracovat, a aktivní networkingové zóny.
Můžete vytvořit speciálního maskota, který tematicky odpovídá vašemu eventu, a nechat někoho, aby se do maskota oblékl a procházel se v den akce po místě konání. Je to standardní strategie pro sportovní eventy a comic-con veletrhy, ale i pro veletrhy a konference. Přirozeně to motivuje účastníky fotit se s maskoty a sdílet fotky na sociálních sítích nebo na sociální stěně eventu.
Zdroj fotky: https://olympic.ca/2018/07/22/tokyo-2020-names-mascot-miraitowa/
Rodiče se často nemohou eventu zúčastnit, protože nemají hlídání. Neměli bychom odrazovat od účasti rodiny s dětmi, ale zároveň bychom neměli zhoršovat zážitek těm bez dětí. Nikdo přece nechce mít při zajímavé session u ucha křičící dítě. Zvažte zřízení dětské zóny s hlídáním a hernami, kam mohou rodiče děti pod dohledem důvěryhodného personálu odložit. Můžete dokonce naplánovat speciální workshopy, kde se děti naučí něco souvisejícího s tématem vašeho eventu.
Například Webexpo, technologická konference pořádaná v Praze, provozuje dětské workshopy zaměřené na technologie jako programování ve Scratchi, programování s LEGO Boost a LEGO Spike, 3D tisk a další. Pro ty úplně nejmenší, kteří ještě nejsou připraveni hrát si s roboty, zřídilo WebExpo Dětský koutek s hračkami pod dohledem au-pair.
Povzbuďte své vystavovatele, aby nechali účastníky vyzkoušet si jejich produkty na vlastní kůži. Mohou si tak vyzkoušet funkce, ochutnat produkty nebo si projít živou demonstraci vlastním tempem.
Aby to bylo ještě zajímavější, můžete nechat účastníky nasadit si VR headset pro pohlcující brand zážitek, nebo zřídit cyklistické stanice, kde šlapání pohání něco v reálném čase, například rozsvítí displej nebo dobíjí telefonní stanici.
Pokud účastníci říkají, že je zima, rozdejte deky. Pokud začne pršet, vytáhněte pláštěnky. Ukážete tím účastníkům, že jim skutečně nasloucháte, a celý zážitek se tím stane o to nezapomenutelnějším.
Pravidelně informujte účastníky o všech změnách a o klíčových aspektech eventu, které by neměli zmeškat. Naplánujte si push notifikace předem, abyste na nic nezapomněli. Skvělým nástrojem pro průběžné informování účastníků je eventová aplikace. Připomínky můžete posílat přímo do telefonů účastníků.
Pokud rozdáváte eventový merch, udělejte ho nezapomenutelný. Neomezujte se na trička a tašky. Jděte ve větším a buďte trochu hraví.
Například Olympijské hry rozdávají sportovcům kondomy už od roku 1988. Staly se z toho odlehčené, hojně diskutované suvenýry, na které si účastníci vzpomenou ještě dlouho po závěrečném ceremoniálu.
Využijte své řečníky, sponzory a performery jako marketingové nástroje. Jejich prezentace přidává vašemu eventu skutečnou hodnotu, a udržování jejich jmen v centru pozornosti nejen během, ale i v období před eventem, buduje očekávání ohledně obsahu, který na účastníky čeká. Uveďte jejich životopisy, profilové fotky a kontaktní údaje na svých komunikačních kanálech (emaily, webové stránky, eventové aplikace atd.) a zdůrazněte jejich odbornost a úspěchy, abyste účastníkům připomněli, proč by se od nich měli chtít učit.
Jakmile event skončí, může se zdát, že je čas si oddechnout. Ale silné zakončení letošního ročníku vás ve skutečnosti nastartuje k lepšímu začátku příštího roku. Co tedy dělat s engagementem publika poté, co event skončí?
Na příští rok už pravděpodobně něco plánujete. Dejte účastníkům ochutnávku toho, co je čeká, hned na konci eventu. Můžete to sdílet na velké obrazovce po závěrečném vystoupení nebo to oznámit push notifikací ve vaší eventové aplikaci. Takové zakončení udrží nadšení naživu a dá lidem důvod se už teď těšit na příště.
Tohle je jasná volba. Máte spoustu nového obsahu z poslední edice, tak ho nenechte ležet ve složkách na disku. Sdílejte fotky, krátká videa, spontánní momenty a další typy záznamů, abyste udrželi náladu při životě.
Posílejte poeventové emaily s dotazníky, nebo vložte odkazy na průzkumy přímo do vaší eventové aplikace, aby účastníci mohli odpovědět hned. Dokud je zážitek v jejich hlavách ještě čerstvý, budou mít hodně co říct – a ano, může to znamenat spíš více kritiky než chvály. Ale to není špatně, znamená to jen, že je prostor pro zlepšení.
Pokud jste si vybudovali eventovou komunitu, povzbuďte účastníky, aby dál sdíleli své zážitky na vašem Discord serveru, Slack kanálu nebo LinkedIn skupině. Udrží to ruch naživu i dlouho po skončení eventu a dá to účastníkům místo, kde zůstat propojení, vyměňovat si fotky a pokračovat v konverzacích, které začaly na místě.
Rozesílání průzkumů může být užitečné, ale skutečná data najdete v metrikách engagementu, jako jsou hodnocení sessions, počet networkingových spojení nebo čas strávený během hybridních sessions. Sledujte tato čísla pozorně, sledujte vrcholy a propady a zjistěte, jak a kdy jsou účastníci nejvíce zapojení. Právě to vám umožní se zlepšovat ročník co ročník.
Nezapomeňte na své virtuální účastníky a vytvořte vyhrazené sekce určené jen pro online:
Virtuální účastníci potřebují strukturovanější důvody k účasti než ti osobně přítomní, protože je pro ně tak snadné se ztlumit, minimalizovat okno a dělat víc věcí najednou. Proto musí taktiky pro engagement pracovat ještě tvrději.
