Eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung erfordert Zeit und Mühe. Aber es ist nicht unmöglich. Entdecken Sie nützliche Tipps zur Veranstaltungsplanung, um Ihre Veranstaltung zum Erfolg zu führen und auf die nächste Stufe zu bringen.
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AKTUALISIERT 01.01.2025
Wenn Sie sich jemals gefragt haben, was eine Veranstaltung erfolgreich macht, sind Sie hier richtig. Bei einer erfolgreichen Veranstaltungsplanung geht es oft darum, zurückzublicken und Inspiration für die nächste Veranstaltung zu finden. Es gibt immer Raum für Verbesserungen.
Egal, wie erfolgreich Sie denken, dass Ihre letzte Veranstaltung war, ein guter Gastgeber wird in der Lage sein, die Mängel (die nur Sie bemerkt haben) zu erkennen und sicherzustellen, dass Sie beim nächsten Mal besser abschneiden.
Aus diesem Grund haben wir einen Leitfaden erstellt, wie Sie eine erfolgreiche Veranstaltung durchführen können. Entdecken Sie die 7 wichtigsten Tipps zur Veranstaltungsplanung, die wir von echten Veranstaltungsprofis zusammengestellt haben, um den großen Tag erfolgreich durchzuführen.
Organisation ist die Grundlage für eine erfolgreiche Veranstaltungsplanung. Sie können damit beginnen, eine detaillierte Checkliste und einen Zeitplan zu erstellen, um jede Aufgabe zu verfolgen, von der Buchung des Veranstaltungsortes bis hin zur Nachbereitung der Veranstaltung. Oder Sie können eine kostenlose Checkliste für Veranstaltungsplaner herunterladen und alle Kästchen nach und nach ankreuzen.
Aber verlassen Sie sich nicht nur auf mein Wort!
Vergessen Sie nie, ein minutengenaues Skript zu erstellen, das den Ablauf der Veranstaltung festhält. Vergessen Sie auch nicht auf kleine Details, wie z. B. die Frage, wann das Team Zeit zum Essen haben wird. Das ist wichtig. – Aneta Martinek, CEO und Mitbegründerin von #HolkyzMarketingu
Heutzutage ist es ohne Technologie fast unmöglich, organisiert zu bleiben. Glücklicherweise gibt es Tools, die Ihre Arbeit stressfrei und Ihre Veranstaltungen reibungslos machen. Betrachten Sie Ihre Veranstaltung als ein Projekt. Es erfordert ein sorgfältiges Projektmanagement, um auf Kurs zu bleiben.
Einige beliebte Tools für das Projektmanagement sind beispielsweise Trello, Asana, Basecamp oder Miro. Welche App Sie wählen, hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen ab. Wir bei Eventee verwenden beispielsweise Trello. Es ist ein fantastisches, benutzerfreundliches Tool, das optisch ansprechend und vor allem kostenlos ist!
Trello ist sehr einfach zu bedienen und visuell orientiert. Jede Aufgabe kann einer bestimmten Person zugewiesen oder mit bunten Tags versehen werden, die Sie selbst benennen können. Ästhetisch ansprechend und organisiert in einem Paket – ich bin begeistert!
Für größere Teams mit komplexeren Projekten könnte Asana besser geeignet sein. Es ermöglicht Benutzern, den Fortschritt mit verschiedenen Projektansichten zu verfolgen, Meilensteine zu setzen und komplizierte Kampagnen zu verwalten. Wie Trello bietet es auch eine kostenlose Version mit grundlegenden Funktionen.
Miro konzentriert sich auf die Visualisierung von Ideen in Mindmaps oder Flussdiagrammen. Die App eignet sich perfekt für die Planung kreativer Konzepte oder die Darstellung von Arbeitsabläufen während des Brainstormings. In diesem Artikel gehe ich näher auf diese Apps ein.
Durch den intelligenten Einsatz von Technologie wird Ihre erfolgreiche Veranstaltungsplanung erheblich optimiert. Sie können sogar neue Technologiesysteme nutzen, um die Kommunikation zwischen Ihren Teammitgliedern zu verbessern. Die Zentralisierung Ihrer Diskussionen über einen Slack-Kanal oder Discord hilft dabei, alles an einem Ort zu halten und die an der Organisation Beteiligten über alle Änderungen auf dem Laufenden zu halten.
Die Beteiligungsrate der Teilnehmer ist entscheidend für den Erfolg der Veranstaltung. Die Wahl einer geeigneten mobilen Event-App wie Eventee verbessert nachweislich die Beteiligung der Teilnehmer an der Veranstaltung mit einer ganzen Reihe von Funktionen, an denen sich die Teilnehmer beteiligen können. Mit einem einfachen Download auf die Geräte Ihrer Gäste haben Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer von Anfang an, sogar schon im Vorfeld der Veranstaltung.
91 % der Event-Organisatoren halten Event-Apps für entscheidend für den Erfolg ihrer Veranstaltungen. Mit einer Event-App, die mehrere Interaktionsfunktionen bietet, können Sie sie an die spezifischen Anforderungen Ihrer Veranstaltung anpassen.
Eine mobile Event-App wie Eventee bietet:
Einfache und benutzerfreundliche Tools sind für einen Veranstalter fast genauso wichtig wie Inhalte/Redner. Wählen Sie Ihre Tools sorgfältig aus. Denken Sie nie, dass Sie bereits alles tun, um Ihre Veranstaltung zu einem vollen Erfolg zu machen. Seien Sie immer wachsam und bleiben Sie bescheiden. Irgendwo da draußen gibt es eine neue Idee, mit der Sie Ihre Veranstaltung von der Konkurrenz abheben können. Das Schwierigste an Ihrem Job ist es, diese Idee vor allen anderen in Ihrer Branche zu finden. – Gianpaolo Lorusso, der Schöpfer der Veranstaltung ADworld Experience
Wenn Sie möchten, dass Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft, ist es wichtig, einen Moderator zu beauftragen, der Ihr Publikum durch das Programm der Veranstaltung führt. Unabhängig vom Schwerpunkt Ihrer Veranstaltung kann ein Moderator ein wirklich unterschätztes Werkzeug sein, das Sie nutzen sollten. Mit etwas externer Hilfe können Sie sich auf die Kommunikation mit Ihren Gästen konzentrieren, anstatt selbst dafür zu sorgen, dass die Dinge während der Veranstaltung reibungslos ablaufen.
Die Auswahl eines geeigneten Moderators speziell für Ihre Veranstaltung ist eine wichtige Entscheidung, die Sie frühzeitig in Ihrer Veranstaltungsplanung treffen sollten. Wir haben einen Leitfaden zusammengestellt, wie Sie den besten Veranstaltungsmoderator entsprechend den Anforderungen Ihrer Veranstaltung auswählen können, damit Sie sicher sein können, die richtige Wahl zu treffen.
Egal, wie viel Vorplanung und Organisation in die Planung einer Veranstaltung einfließen, manchmal gibt es Dinge, die einfach schiefgehen. Einige Änderungen in letzter Minute, die außerhalb unserer Kontrolle liegen. Das ist fast unvermeidlich.
Ob die Änderung auf eine plötzliche Absage eines Ihrer Redner zurückzuführen ist, vielleicht auf eine Umplanung der Zeitvorgaben, um eine überlange Frage-und-Antwort-Runde unterzubringen, oder auf den häufigsten Übeltäter – diese lästigen technischen Ausfälle.
Zu Ihrem Glück haben wir einen Blog erstellt, der all diese Dinge abdeckt und Ihnen dabei hilft, vorbeugende Maßnahmen zu ergreifen, um Ihre Vorfälle effektiv zu bewältigen und Ihre Veranstaltung mit Leichtigkeit zum Erfolg zu führen.
Wie Sie mit den auftretenden Vorfällen umgehen, ist der eigentliche Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung so schnell wie möglich und mit nur geringen Unterbrechungen Ihres sorgfältig geplanten Ablaufs wieder auf Kurs kommt.
Die Menschen über Ihre Veranstaltung zu informieren, ist der entscheidende Faktor für ihren Erfolg. Eine Veranstaltung ist nur dann erfolgreich, wenn es genügend Teilnehmer gibt, die daran teilnehmen. Daher sollten Sie gleich zu Beginn über die richtige Werbemethode nachdenken.
Bei so vielen Möglichkeiten, die die moderne Welt von heute bietet, zwischen Videomarketing, E-Mail-Marketing und sozialen Medien, kann man sich sehr oft in diesem Prozess verlieren.
Einer der ersten Punkte, die Sie berücksichtigen sollten, ist Ihre Zielgruppe – wer gehört dazu und worauf liegt ihr Fokus? So können Sie entscheiden, welche Marketinginstrumente Sie im Vorfeld der Veranstaltung am besten nutzen sollten.
Eine Sache, die immer beliebter wird, ist der Einsatz von Influencern, die für die Veranstaltung werben. Die Wahl des richtigen Aushängeschilds für Ihre Veranstaltung kann die Besucherzahl drastisch erhöhen. Wenn Sie sich für einen bekannten, vertrauenswürdigen Influencer entscheiden, sind Sie auf der sicheren Seite.
Die Erstellung eines ansprechenden und interessanten Veranstaltungsprogramms kann oft der knifflige Teil Ihrer Veranstaltungsplanung sein. Obwohl Sie selbst wissen, was Sie persönlich als Marke auf der Veranstaltung erleben möchten, kann das, was Ihr Publikum sucht, völlig anders sein.
Daher ist es wichtig, in der Anfangsphase Ihrer Veranstaltungsplanung eine gründliche Recherche durchzuführen, um mehr über Ihre Zielgruppe und die Art von Erfahrung zu erfahren, die in der Vergangenheit gut angekommen ist. Ob Sie eine Umfrage durchführen, Feedback von ähnlichen, vergangenen Veranstaltungen einholen oder sogar auf Ihre eigenen Erfahrungen zurückgreifen – stellen Sie sicher, dass Sie zu Beginn eine Recherchephase einplanen, damit Sie die erforderlichen Komponenten rechtzeitig sicherstellen können.
Wenn Sie überlegen, welche Komponenten Sie einbeziehen möchten, sollten Sie interessante Redner finden, um die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu gewinnen. Dies schafft nicht nur Vorfreude und erhöht die Teilnehmerzahl, sondern hält die Teilnehmer auch während der Veranstaltung bei der Stange.
Balance. Sie möchten eine Vielzahl von Rednern haben, um die Interessen aller Teilnehmer zu erfüllen. Sie möchten jedoch nicht zu viele, da sonst Ihr Programm zu lang wird und die Energie und Aufmerksamkeit der Teilnehmer schwindet. – Jere Halligan, leitender Direktor, von American Promise
Außerhalb der Redner sollten Sie während der Veranstaltung eine Vielzahl von Sitzungen anbieten. Dazu gehören einige Workshops, die es Ihren Teilnehmern ermöglichen, praktisch zu arbeiten und miteinander zu interagieren. Integrieren Sie hier und da eine Präsentation, um ihnen die Möglichkeit zu geben, sich zurückzulehnen und wichtige Informationen aufzunehmen, sowie die Möglichkeit, offene Diskussionen mit Gleichgesinnten zu führen und Ideen auszutauschen. Die zusätzliche Vielfalt wird die Dinge für Ihre Teilnehmer interessant halten, und es ist wahrscheinlich, dass für jeden etwas dabei ist.
Zu guter Letzt ist das Netzwerken vielleicht der wichtigste Tipp für die Veranstaltungsplanung. Egal, welchen Zweck Ihre Veranstaltung verfolgt, das Netzwerken macht eine Veranstaltung erfolgreich.
Eines der Hauptmotive für die Teilnahme an Veranstaltungen ist das Netzwerken. Es erweist sich als einer der wichtigsten Faktoren für die Zufriedenheit der Teilnehmer.
Es wird immer im Vordergrund stehen und im Mittelpunkt der Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer stehen, während sie dort sind. Es ist einfach sinnvoll, sein Netzwerk zu erweitern, während man sich in einem Raum voller gleichgesinnter Marken und Unternehmen befindet.
Während Networking für manche selbstverständlich ist, ist es für andere nicht so sehr. Aber es gibt Schritte, die Sie als Gastgeber unternehmen können, um Ihren Teilnehmern zu helfen, sich einzuleben und aus sich herauszugehen. Sie müssen sicherstellen, dass jede Person effektiv netzwerken kann, während sie dort ist.
Funktionale Networking-Tools in mobilen Event-Apps eignen sich hervorragend für den Aufbau von Kontakten auf Ihren Veranstaltungen.
Die Event-App sollte Matchmaking-Funktionen bieten, die es den Teilnehmern erleichtern, vor, während und nach der Veranstaltung Kontakte zu knüpfen, Meetings zu planen und sinnvolle Beziehungen aufzubauen.
Ihre Teilnehmer können mit wenigen Klicks Profile erstellen, an Einzelgesprächen teilnehmen und Informationen austauschen. Ganz einfach. Dies kann besonders vorteilhaft sein für virtuelle Veranstaltungen, bei denen es noch schwieriger ist, Kontakte zu knüpfen.
Hinter jeder erfolgreichen Veranstaltung steht eine neue Lektion. Deshalb ist es so wichtig, eine Nachbereitung der Veranstaltung durchzuführen, um zukünftige Veranstaltungen kontinuierlich zu verbessern, indem man sie am Erfolg der vorherigen misst – auch hier haben wir einen hilfreichen Leitfaden zusammengestellt, wie man das macht.
Ob Sie nun zum ersten Mal eine Veranstaltung dieser Art ausrichten oder ein Experte für die Planung von Veranstaltungen sind – wir hoffen, dass Sie in diesem Leitfaden einige nützliche Tipps für die Planung von Veranstaltungen finden, während Sie Ihre Planungsphasen durchlaufen, und dass Sie die App Eventee einbinden, um Ihre Veranstaltung zu optimieren. Sie werden es uns später danken!
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