.png)
V tomto strašidelném halloweenském období jsme se rozhodli vydat nový díl naší série Plánujte eventy jako profík, která vám pomůže zdokonalit vaše dovednosti při pořádání různých akcí. Tentokrát se o své zkušenosti s tvorbou dokonalého programu, hledáním špičkových řečníků, organizací času a dalšími tématy podělí Aneta Martínek, spoluzakladatelka a generální ředitelka #HolkyzMarketingu.
Vzdělávací platforma #HolkyzMarketingu a spojuje největší marketingovou komunitu v České republice s více než 40 000 marketéry - a jejich počet stále roste! Jejich každoroční konference s 700 účastníky je událostí, kterou stojí za to sledovat.
Zaměřujeme se na vzdělávání a propojování lidí v marketingu, kteří se chtějí posunout k lepší budoucnosti. Kromě webinářů, akademií a mentoringu pořádáme také konferenci, na které jsme využili aplikaci Eventee.
#HolkyzMarketingu začali používat Eventee, aby zlepšili komunikaci se svými účastníky a informovali je o všech změnách na poslední chvíli. Zjistěte, jak Aneta a její tým dosahují lepšího zapojení pomocí mobilní eventové aplikace.
Jak využít technologie při pořádání konferencí
Jaké bolestivé problémy vás při pořádání konferencí přiměly k tomu, abyste začali používat mobilní eventovou aplikaci?
Pro nás je hlavním problémem udržování kontaktu s účastníky a shromažďování zpětné vazby. Měli jsme konferenci se 700 účastníky a bylo obtížné se všemi navázat přímý kontakt. Proto je skvělé mít jedno místo, kde můžete sdílet důležité informace a účastníci vám na jejich základě mohou poskytnout zpětnou vazbu. Tato zpětná vazba může zahrnovat například připomínky na atmosféru v sále nebo kvalitu jídla až po celkový obsah konference, kvalitu prezentací a řečníků.
Můžete se podělit o to, jaké další nástroje používáte při organizaci konference?
Pro interní komunikaci používáme Slack, pro řízení projektů Asanu, pro e-mailovou komunikaci Ecomail a pro brainstorming a grafické návrhy Figmu.
Pořádání akcí je časově velmi náročná profese. Jak si najdete čas na implementaci a správu dalšího nástroje, jako je Eventee, během akce?
Od samého začátku byla aplikace součástí procesu pořádání konference, takže bylo jasné, kdy a kým je třeba ji implementovat. Pokud je to naplánováno od začátku, pak je vyčleněn potřebný čas a energie kompetentní osoby.
Jak vytvořit dokonalý program konference
Máte nějaké tipy, jak vytvořit dokonalý program eventu?
Přemýšlejte o celkovém průběhu konference. Kdy mají lidé nejvíce energie a kdy jejich energie klesá? Na základě toho víte, kdy budete potřebovat poutavého řečníka. Důležité je také přemýšlet o typech prezentací a jejich vyváženosti. Jsou více inspirativní, praktické apod?
Jak vybrat nejlepší hostující řečníky
Jaký je váš postup při výběru správných řečníků pro vaši konferenci?
Hlavní pro nás je, aby řečník vycházel z praktických zkušeností. Můžeme je naučit, jak dobře prezentovat a zorganizovat svou prezentaci, ale rozhodující je, aby měli skutečně co říct a měli silné výsledky, kterými to podpoří. Zaměřujeme se spíše na to, abychom přivedli skutečné zaměstnance nebo manažery než profesionální řečníky.
Jak hledáte ty nejlepší řečníky a jak je motivujete, aby na vaší akci vystoupili?
Je několik způsobů. Díváme se na to, kdo v současné době mluví v médiích o marketingu, kdo získal marketingová ocenění, nebo se ptáme naší komunity, zda o někom neví.
Jak propagovat event
Jaké kanály používáte k propagaci své konference, abyste měli jistotu, že prodáte dostatek vstupenek?
Primárně komunikujeme s naší komunitou, která se skládá ze 40 000 marketérů. Kromě toho nastavujeme online marketing a e-mailové kampaně.
Jak měříte úspěšnost své akce? Jaký je váš hlavní KPI?
Nejdůležitějším KPI je pro nás zpětná vazba účastníků na konferenci. Druhým nejdůležitějším je ziskovost konference.
Přejděme k obchodnímu aspektu. Někteří organizátoři akcí se snaží pokrýt náklady sponzorskými příspěvky a prodej vstupenek považují za zisk. Jiní nenabízejí slevy na vstupenky ani vstupenky zdarma a spoléhají na prodej vstupenek jako na hlavní zdroj příjmů na pokrytí nákladů akce. Jaký je váš přístup?
Snažíme se kombinovat obě strategie, ale ne vždy se to daří. Primárně pokrýváme náklady prodejem vstupenek a v současné době pracujeme na strategii zvýšení sponzorských příspěvků.
Jak najít místo konání konference
Kde (jak) hledáte ideální místa pro své konference?
Jsme poněkud omezeni, pokud jde o místa konání, protože v Praze není mnoho prostorů s kapacitou nad 500 osob. Snažíme se však vybírat podle toho, jak je místo přístupné, jak je technicky vybavené a jak dobře je navržené, aby účastníci měli bezproblémovou cestu na konferenci. Kromě toho zvažujeme, jaký je personál na místě a zda je ochoten nám pomoci vyřešit případné problémy a detaily.
Jaké jsou podle vás klíčové faktory, které je třeba zvážit při výběru ideálního místa konání?
Dostupnost, pohodlí a komfort.
Závěrečná doporučení
Je něco, co byste si přáli vědět při organizaci své první konference?
Nikdy si nezapomeňte připravit scénář toho, co se bude na akci minutu po minutě dít. Nepřehlédněte drobné detaily, například kdy bude mít tým čas na jídlo. Je to důležité.
