Tohle strašidelné období přináší vzrušující nové pokračování naší série 'Mistrovské plánování událostí', které je navrženo tak, aby vám pomohlo zdokonalit vaše dovednosti v organizaci událostí. Tentokrát Aneta Martínek, spoluzakladatelka a CEO #HolkyzMarketingu, sdílí své zkušenosti s vytvářením dokonalého programu, hledáním špičkových řečníků, organizací vašeho času a mnohem více.
Jako vzdělávací platforma #HolkyzMarketingu spojuje největší marketingovou komunitu v Česku s více než 40 000 marketéry – a to číslo stále roste! Jejich každoroční konference s 700 účastníky je opravdu ta, na kterou se vyplatí koukat.
Zaměřujeme se na vzdělávání a propojení lidí v marketingu, kteří chtějí směřovat k lepší budoucnosti. Kromě webinářů, akademií a mentoringu také organizujeme konferenci, kde používáme aplikaci Eventee.
#HolkyzMarketingu začaly používat Eventee, aby zlepšily komunikaci se svými účastníky a udržely je informované o jakýchkoli posledních změnách. Objevte, jak Aneta a její tým zajišťují lepší zapojení s mobilní aplikací pro akceOmlouváme se, ale potřebujeme konkrétní text, který chcete přeložit. Prosím, poskytněte nám obsah, který chcete přeložit do češtiny, a my se o to postaráme!
Jak využít technologii pro akci
Jaké problémy jste zažili na svých akcích, které vás přiměly začít používat mobilní aplikaci pro akce?
Pro nás je hlavním problémem udržovat kontakt s účastníky a sbírat zpětnou vazbu. Měli jsme akci s 700 účastníky a bylo těžké se s každým zapojit přímo. Proto je skvělé mít jedno místo, kde můžete sdílet důležité informace a účastníci vám mohou poskytnout zpětnou vazbu na základě toho. Tato zpětná vazba může zahrnovat atmosféru v místnosti, kvalitu jídla, celkový obsah konference, kvalitu prezentací a řečníků.
Můžeš nám říct, jaké další nástroje používáš při organizaci své akce? Jakou máš technologickou výbavu?
Pro interní komunikaci používáme Slack, na řízení projektů máme Asanu, pro emailovou komunikaci využíváme Ecomail, a na brainstorming a grafický design používáme FigmaOmlouváme se, ale potřebujeme konkrétní text, který chcete přeložit. Prosím, poskytněte nám obsah, který chcete přeložit do češtiny, a my se o to postaráme!
Organizace akcí je opravdu časově náročné povolání. Jak najít čas na implementaci a správu dalšího nástroje, jako je Eventee, během akce?
Bylo to součástí procesu pořádání akce od samého začátku, takže bylo jasné, kdy to mělo být hotové a kým. Pokud je to naplánováno od začátku, pak je potřebný čas a energie kompetentní osoby správně rozdělená.
Jak vytvořit dokonalý plán události
Máte nějaké tipy, jak vytvořit perfektní program pro vaši akci?
Zamyslete se nad celkovým průběhem akce. Kdy mají lidé nejvíc energie a kdy jejich energie klesá, což znamená, že budete potřebovat zajímavého řečníka? Je také důležité přemýšlet o typech prezentací a vyvážit je. Jsou spíše inspirativní, praktické atd.?
Jak vybrat ty nejlepší hostující řečníky
Jaký je váš myšlenkový proces při výběru správných řečníků pro vaši akci?
Hlavní pro nás je, aby řečník měl praktické zkušenosti. Můžeme je naučit, jak dobře prezentovat a organizovat svou prezentaci, ale je klíčové, aby opravdu měli co říct a měli silné výsledky, které to podpoří. Zaměřujeme se spíše na přivedení skutečných zaměstnanců nebo manažerů než na profesionální řečníky.
Jak najít ty nejlepší řečníky a jak je motivovat, aby vystoupili na vaší akci?
Existuje několik způsobů. Sledujeme, kdo aktuálně mluví v médiích o marketingu, kdo získal marketingové ceny, nebo se ptáme naší komunity, jestli někoho znají.
Jak propagovat událost
Jaké kanály používáš k propagaci své akce, abys zajistil, že prodáš dostatek vstupenek?
Primárně komunikujeme s naší komunitou, která čítá 40 000 marketérů. Kromě toho nastavujeme online marketing a e-mailové kampaně.
Jak měříte úspěch své akce? Jaký je váš hlavní KPI?
Nejdůležitější KPI pro nás je zpětná vazba účastníků na akci. Druhým nejdůležitějším je ziskovost akce.
Přejděme k byznysové stránce věci. Někteří organizátoři akcí se snaží pokrýt náklady pomocí sponzorství a považují prodej vstupenek za zisk. Jiní nenabízejí slevy na vstupenky nebo volné vstupy a spoléhají na prodej vstupenek jako na svůj hlavní zdroj příjmů na pokrytí nákladů na akci. Jaký je váš přístup?
Snažíme se kombinovat obě strategie, ale ne vždy to vyjde. Primárně pokrýváme náklady prostřednictvím prodeje vstupenek a momentálně pracujeme na strategii, jak zvýšit sponzorství.
Jak najít místo pro akci
Kde (jak) najít ty nejlepší prostory pro vaše akce?
Jsme trochu omezeni, pokud jde o místo konání, protože v Praze není moc prostorů s kapacitou přes 500 lidí. Snažíme se však vybírat podle dostupnosti místa, technického vybavení a toho, jak dobře je místo navrženo, aby měli účastníci hladký průběh cesty na akci. Dále zohledňujeme personál na místě a zda jsou ochotni nám pomoci vyřešit jakékoli problémy a detailyOmlouváme se, ale potřebujeme konkrétní text, který chcete přeložit. Prosím, poskytněte nám obsah, který chcete přeložit do češtiny, a my se o to postaráme!
Jaké si myslíte, že jsou klíčové faktory, které je třeba zvážit při výběru ideálního místa konání?
Dostupnost, pohodlí a komfort.
Konečná doporučení
Je něco, co bys chtěl vědět, když jsi organizoval svou první akci?
Nikdy nezapomeň mít minutový scénář toho, co se na akci bude dít. Nepodceňuj drobnosti, jako kdy bude mít tým čas na jídlo. To je důležité.