Plánování událostí je vlastně o hasení požárů, kdekoliv se objevíte. Organizovat úspěšnou akci není snadné, ale rozhodně to není nemožné. Něco se naučíte během cesty, ale některé dovednosti můžete zvládnout, pokud si na to uděláte čas a uděláte si průzkum.

Proto jsme přišli s "Master event planning" sérií, abychom vám pomohli najít ideální místo, vybrat správné řečníky, vytvořit ten nejlepší program a mnohem víc. Tentokrát můžete prozkoumat tipy na plánování událostí s Jacobem Brownem, specialistou na IS, a Jerem Halliganem, seniorním ředitelem z Americká Příležitost, křížově stranickou organizací, která se zavázala k vítězství v dodatku For Our Freedom.

American Promise je nezisková organizace, jejíž cílem je prosadit ústavní změnu, která nastaví rozumné limity pro výdaje na kampaně v amerických volbách. Naše vyprodaná akce, Národní konference občanského vedení, která se konala od 10. do 12. června ve Washingtonu, DC, spojila Američany z více než 30 států, aby se učili, navazovali kontakty a spolupracovali na tom, jak mobilizovat občany i zvolené úředníky k našemu cíli.

Americká Promise si vybrala Eventee, aby bezproblémově poskytla profesionální a snadno použitelný zážitek pro své účastníky na Národní konferenci občanského vedení. Objevte, jak vyřešili různé problémy s mobilní aplikací pro akceOmlouváme se, ale potřebujeme konkrétní text, který chcete přeložit. Prosím, poskytněte nám obsah, který chcete přeložit do češtiny.

Jak využít technologii pro akci

Jaké problémy jsi na svých akcích zažíval, že jsi začal používat mobilní aplikaci pro akce?

Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte skvělou akci bez stresu. Naše platforma vám pomůže s každým krokem – od plánování až po realizaci. S našimi nástroji můžete snadno spravovat registrace, komunikaci s účastníky a dokonce i marketingové kampaně. Získejte přehled o všech svých událostech na jednom místě. Ať už pořádáte malou schůzku nebo velkou konferenci, máme pro vás řešení na míru. Naše uživatelsky přívětivé rozhraní a intuitivní funkce vám ušetří čas a energii, takže se můžete soustředit na to, co je opravdu důležité – na vaši akci! Zaregistrujte se ještě dnes a objevte, jak snadné může být řízení událostí!Rozhodnutí použít aplikaci pro akce přišlo z touhy posílit naši reputaci, když výrazně rozšiřujeme náš tým, abychom ukázali, že jsme přední organizací v tomto oboru. Proto jsme chtěli použít elegantní, ale zároveň snadno použitelnou aplikaci pro naši akci. Eventee byla skvělá volba.

Můžeš nám říct, jaké další nástroje používáš při organizaci své akce? Jaký máš tech stack?

Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte skvělou akci bez stresu. Naše platforma vám pomůže s každým krokem – od plánování až po realizaci. S našimi nástroji můžete snadno spravovat registrace, komunikaci s účastníky a dokonce i marketingové kampaně. Získejte přehled o všech svých událostech na jednom místě. Ať už pořádáte malou schůzku nebo velkou konferenci, máme pro vás řešení na míru. Naše uživatelsky přívětivé rozhraní a intuitivní funkce vám ušetří čas a energii, takže se můžete soustředit na to, co je opravdu důležité – na vaši akci! Zaregistrujte se ještě dnes a objevte, jak snadné může být řízení událostí!Na tuto akci jsme použili pouze Eventee.  

Organizace akcí je opravdu časově náročná profese. Jak najít čas na implementaci a správu Eventee během akce?

Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte skvělou akci bez stresu. Naše platforma vám pomůže s každým krokem – od plánování až po realizaci. S našimi nástroji můžete snadno spravovat registrace, komunikaci s účastníky a dokonce i marketingové kampaně. Získejte přehled o všech svých událostech na jednom místě. Ať už pořádáte malou schůzku nebo velkou konferenci, máme pro vás řešení na míru. Naše uživatelsky přívětivé rozhraní a intuitivní funkce vám ušetří čas a energii, takže se můžete soustředit na to, co je opravdu důležité – na vaši akci! Zaregistrujte se ještě dnes a objevte, jak snadné může být řízení událostí!To je určitě výzva. Eventee se snadno nastavuje, jakmile se do toho dostanete. Narazili jsme na pár technických překážek s externími odkazy, nebyli jsme schopní udělat tak podrobné plánování, jak jsme očekávali, atd. Více času na přípravu by pro nás bylo lepší, ale zvládli jsme udělat dost na to, abychom měli úspěšnou implementaci a naši účastníci se zdáli, že si aplikaci užívají.

Jak vytvořit dokonalý harmonogram akce

Máš nějaké tipy, jak vytvořit perfektní program pro svou akci?

Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte skvělou akci bez stresu. Naše platforma vám pomůže s každým krokem – od plánování až po realizaci. S našimi nástroji můžete snadno spravovat registrace, komunikaci s účastníky a dokonce i marketingové kampaně. Získejte přehled o všech svých událostech na jednom místě. Ať už pořádáte malou schůzku nebo velkou konferenci, máme pro vás řešení na míru. Naše uživatelsky přívětivé rozhraní a intuitivní funkce vám ušetří čas a energii, takže se můžete soustředit na to, co je opravdu důležité – na vaši akci! Zaregistrujte se ještě dnes a objevte, jak snadné může být řízení událostí!Začněte plánovat mnohem dříve, než jsme to udělali my. My jsme plánovali mít aplikaci v dubnu, ale smlouvu s Eventee jsme uzavřeli až v květnu. To nám dalo asi 3,5 týdne na to, abychom všechno připravili, nejen aby to fungovalo, ale aby to bylo v naprostém pořádku. Řekl bych, že minimálně dvojnásobek času na školení dalších administrátorů, sestavení agendy, řečníků atd., a také na registraci přímo v aplikaci. Museli jsme registrované účastníky zadávat do aplikace ručně, což bylo mnohem složitější než jednoduše spravovat registraci přímo přes aplikaci.

Jak vybrat ty nejlepší hostující řečníky

Jaký je tvůj myšlenkový proces při výběru správných řečníků pro tvou akci?

Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte skvělou akci bez stresu. Naše platforma vám pomůže s každým krokem – od plánování až po realizaci. S našimi nástroji můžete snadno spravovat registrace, komunikaci s účastníky a dokonce i marketingové kampaně. Získejte přehled o všech svých událostech na jednom místě. Ať už pořádáte malou schůzku nebo velkou konferenci, máme pro vás řešení na míru. Naše uživatelsky přívětivé rozhraní a intuitivní funkce vám ušetří čas a energii, takže se můžete soustředit na to, co je opravdu důležité – na vaši akci! Zaregistrujte se ještě dnes a objevte, jak snadné může být řízení událostí!Vyváženost. Chcete mít širokou škálu řečníků, abyste pokryli zájmy všech účastníků. Ale pozor, nechcete jich mít příliš mnoho, jinak se váš program protáhne a vyčerpá energii a pozornost lidí.

Jak najít ty nejlepší řečníky a jak je motivovat, aby vystoupili na vaší akci?

Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte skvělou akci bez stresu. Naše platforma vám pomůže s každým krokem – od plánování až po realizaci. S našimi nástroji můžete snadno spravovat registrace, komunikaci s účastníky a dokonce i marketingové kampaně. Získejte přehled o všech svých událostech na jednom místě. Ať už pořádáte malou schůzku nebo velkou konferenci, máme pro vás řešení na míru. Naše uživatelsky přívětivé rozhraní a intuitivní funkce vám ušetří čas a energii, takže se můžete soustředit na to, co je opravdu důležité – na vaši akci! Zaregistrujte se ještě dnes a objevte, jak snadné může být řízení událostí!Propojení. Využili jsme spoustu zaměstnaneckých sítí a komunitu našeho odvětví, abychom našli skvělé řečníky.

Jak propagovat akci

Jaké kanály používáš k propagaci své akce, abys prodal dostatek vstupenek?

Vyprodáno! Spousta doporučení a přímého oslovení.

Jak měříte úspěch vaší akce?Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte skvělou akci bez stresu. Naše platforma vám pomůže s každým krokem – od plánování až po realizaci. S našimi nástroji můžete snadno spravovat registrace, komunikaci s účastníky a dokonce i marketingové kampaně. Získejte přehled o všech svých událostech na jednom místě. Ať už pořádáte malou schůzku nebo velkou konferenci, máme pro vás řešení na míru. Naše uživatelsky přívětivé rozhraní a intuitivní funkce vám ušetří čas a energii, takže se můžete soustředit na to, co je opravdu důležité – na vaši akci! Zaregistrujte se ještě dnes a objevte, jak snadné může být řízení událostí!Jaký je váš hlavní KPI?

Účast, ale také legislativní pohyb v Kongresu. Máme konkrétní cíle, jak posunout věci napříč politickým spektrem, a už jsme s tím dosáhli úspěchů.

Přejděme k byznysové stránce. Někteří organizátoři akcí se snaží pokrýt náklady pomocí sponzorství a považují prodej vstupenek za zisk. Jiní nenabízejí slevy na vstupenky nebo volné vstupy a spoléhají na prodej vstupenek jako na svůj hlavní zdroj příjmů pro náklady na akce. Jaký je váš přístup?

Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte skvělou akci bez stresu. Naše platforma vám pomůže s každým krokem – od plánování až po realizaci. S našimi nástroji můžete snadno spravovat registrace, komunikaci s účastníky a dokonce i marketingové kampaně. Získejte přehled o všech svých událostech na jednom místě. Ať už pořádáte malou schůzku nebo velkou konferenci, máme pro vás řešení na míru. Naše uživatelsky přívětivé rozhraní a intuitivní funkce vám ušetří čas a energii, takže se můžete soustředit na to, co je opravdu důležité – na vaši akci! Zaregistrujte se ještě dnes a objevte, jak snadné může být řízení událostí!Využili jsme obojí. Vstupenky + dary + sponzoři, stejně jako slevy/stipendia pro ty, kteří si to jinak nemohli dovolit. To nám umožnilo přivést různorodou skupinu účastníků napříč věkovými kategoriemi, aby se podělili o své názory na naší akci.

Ovládněte plánování událostí: Postřehy od renomovaného profesionála

Objevte, jak největší evropská akce zaměřená na PPC, ADworld Experience, využívá Eventee k posílení zapojení účastníků.

Roman Mastalir

19. dubna 2024

Jak najít místo pro akci

Kde (jak) najdeš ty nejlepší místa pro své akce?

Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte skvělou akci bez stresu. Naše platforma vám pomůže s každým krokem – od plánování až po realizaci. S našimi nástroji můžete snadno spravovat registrace, komunikaci s účastníky a dokonce i marketingové kampaně. Získejte přehled o všech svých událostech na jednom místě. Ať už pořádáte malou schůzku nebo velkou konferenci, máme pro vás řešení na míru. Naše uživatelsky přívětivé rozhraní a intuitivní funkce vám ušetří čas a energii, takže se můžete soustředit na to, co je opravdu důležité – na vaši akci! Zaregistrujte se ještě dnes a objevte, jak snadné může být řízení událostí!Každý rok pořádáme pouze jednu osobní akci ve Washingtonu, DC, abychom mohli organizovat setkání pro naše podporovatele s americkým Kongresem. Nejvíc nám záleží na blízkosti k Capitol Hill v DC pro naše lobbistické úsilí, spolu s rozumným rozpočtem a příjemnou atmosférou.

Jaké faktory podle vás hrají klíčovou roli při výběru ideálního místa konání?

Pokyny pro správu událostí, které vám usnadní život! Zorganizujte skvělou akci bez stresu. Naše platforma vám pomůže s každým krokem – od plánování až po realizaci. S našimi nástroji můžete snadno spravovat registrace, komunikaci s účastníky a dokonce i marketingové kampaně. Získejte přehled o všech svých událostech na jednom místě. Ať už pořádáte malou schůzku nebo velkou konferenci, máme pro vás řešení na míru. Naše uživatelsky přívětivé rozhraní a intuitivní funkce vám ušetří čas a energii, takže se můžete soustředit na to, co je opravdu důležité – na vaši akci! Zaregistrujte se ještě dnes a objevte, jak snadné může být řízení událostí!Rozpočet a atmosféra jsou klíčové, ale ujistěte se, že zákaznický servis je na špičkové úrovni. Ať se děje cokoliv, při organizaci akce se vždy něco objeví, a mít reagující a efektivní personál na místě hodně pomůže udržet vaši akci na správné cestě.

Konečná doporučení

Poslední otázka je pro naše nové čtenáře. Je něco, co byste si přáli vědět, když jste organizovali svou první akci?

Eventee byl fantastický, jediným omezením, které jsem si všiml a přál bych si, abych to věděl, bylo, že jsme mohli rezervovat jen jeden workshop nebo přednášku najednou na jednom pódiu. Měli jsme v plánu použít aplikaci pro naše lobbistické aktivity, nicméně jsme měli několik schůzek ve stejném časovém bloku na stejném místě. Takže jsme museli trochu improvizovat, ale to je spíš okrajový případ. Celkově skvělý produkt a rozhodně bych ho doporučil pro jeho snadné použití a komunikační schopnosti.