Mnozí z vás ví, že řízení akcí je náročný byznys. "Musíte být trochu šílení", říká Šárka Štrossová, ředitelka WebExpo, největší technologické konference ve střední Evropě. Právě se chystá na 12. ročník se svým týmem a jsem opravdu rád, že si našla čas na rozhovor s námi. Pokračujte ve čtení a objevte podstatu silné značky akce!

Ahoj, Šárko. Mohla bys se prosím krátce představit čtenářům?

Těžká otázka na začátek (smích). Jsem ředitel konference WebExpo. Důvod, proč jsem začal s WebExpo, je ten, že miluju technologie, už dlouho se o to zajímám, jsem zvědavý na všechny inovace a tak dále, a také vidím budoucnost pro tyto technologie. Takže jedna polovina mě miluje technologie, druhá polovina miluje organizaci. Proto řídím WebExpo, je to spojení technologií a mé vášně pro organizaci. Navíc se zajímám o vzdělávání. Dříve jsem pomáhal Edufóru (firmě, která podporuje inovace ve vzdělávání), stále tam aktivně doučuji a konference jsou další aspekt, který se hodí k mým zájmům.

Kromě toho je pro mě práce s komunitou WebExpo opravdu důležitá. Miluju to, miluju pomáhat komunitě růst, miluju spojovat české lidi s lidmi ze zahraničí – proto organizuju mezinárodní konference.

Kromě WebExpo jsem před 4 lety spoluzaložil Machine Learning Prague. MLP je konference o strojovém učení, umělé inteligenci a aplikacích hlubokého učení. Také občas pomáhám ostatním s organizací konferencí jako freelancer.

A co moje koníčky? Miluju cestování.

Můžeš nám popsat cestu, kterou jsi prošel, abys skončil jako ředitel této obrovské a úspěšné konference?

V roce 2010 jsem začala pracovat jako hosteska pro WebExpo a zamilovala jsem si to. Opravdu si myslím, že být hosteskou je jedna z nejlepších prací na světě! Jste na super akci, můžete si povídat s lidmi a zároveň jim pomáhat, a navíc nemáte moc odpovědnosti, takže si můžete akci užít spolu s účastníky. Poté jsem začala pracovat jako asistentka zakladatele WebExpa. Pomáhala jsem mu s organizačními věcmi a tak podobně. Po nějakém čase jsem dostala roli Event Managera. Když se zakladatel rozhodl opustit firmu a prodat ji v roce 2015, konečně jsem se stala ředitelkou.

Jaké si myslíš, že jsou nezbytné dovednosti pro Event Directora?

Myslím, že musíš být trošku blázen (smích). Abych byl vážný, potřebuješ mít několik dovedností. Co se týče správy událostí - je důležité věnovat velkou pozornost detailům. Detaily dělají obrovský rozdíl mezi obyčejnými a výjimečnými událostmi. Za druhé, musíš být schopný dokončit úkoly, které sis naplánoval, nemůžeš být ten, kdo to vzdává. Další opravdu důležitou dovedností je time management.

Obecně platí, že je nezbytné mít hluboké znalosti o tématu akce. Proto vždy doporučuji mít alespoň 2 lidi, kteří akci řídí - jednoho, kdo vytváří a dodává program, a druhého, který spravuje celou akci. Co se mě týče, miluju vytváření programu. Jak jsem říkal, technologie jsou moje hobby. Neustále čtu technické knihy, články, rád si povídám s lidmi z naší komunity a to je důvod, proč je každý rok jiný - každý den se naučím něco nového.

Upřímně, nedokážu říct, jestli se můžeš naučit být event director nebo ne. Nejlepší, co můžeš udělat, je to prostě zkusit a zjistit, jestli ti to sedí.

Zní to jako perfektní práce pro mě! Můžeš mi popsat, jak vypadá tvůj typický pracovní den?

Jasně! Ráno se probudím a během snídaně začnu pročítat první e-maily. Pak se pomalu dostanu do kanceláře a další 2-3 hodiny se věnuju e-mailům. Po obědě obvykle dělám své týdenní úkoly. Tyhle úkoly plánuji na základě celoročního plánu. Určitě musím počítat s tím, že se objeví nějaké nečekané problémy, ale aspoň mám nějaký základní rozvrh. Tyto úkoly zvládám až do večeře. Po večeři obvykle pokračuju v práci na e-mailech asi 2-3 hodiny. Ale vždycky se snažím vyspat 8 hodin.

Mohl bys nám prosím říct víc o WebExpo? Jaké je téma a cíl této konference?

Máme víc než jeden cíl. Od začátku byla hlavní myšlenka WebExpo shromáždit lidi s různými pracovními pozicemi na jednom místě, kde se mohou potkat. Například, pokud byste pracovali na nějakém webovém produktu, potřebovali byste designéry, vývojáře, někoho, kdo rozumí byznysu, někoho, kdo dělá marketing, atd. WebExpo by bylo skvělé místo, kde se s nimi všemi můžete setkat. Nebo na druhé straně, můžete se všechny tyto znalosti naučit sami. Chceme lidem otevřít oči a pomoct jim vidět širší perspektivu. Navíc podporujeme lidi, aby zakládali své startupy přímo na WebExpo - to se už párkrát stalo, například Naučmese bylo založeno tady.

Kromě všech výše uvedených věcí mám také svůj osobní cíl - propojit českou komunitu s řečníky a účastníky ze zahraničí. Chci usnadnit Čechům hledání práce v zahraničí a naopak. Chci jim dát prostor, aby se navzájem učili - poznávali nové nástroje, nové způsoby, jak věci dělat, atd.

Mění se koncept WebExpo neustále?

Koncept zůstává, témata se mění - časy se mění a technologie taky. Každý rok se snažíme představit novinky v technologiích, ale zároveň pořádáme přednášky o osvědčených věcech, které fungují už roky. Inovace jsou skvělé, ale neměli bychom zapomínat na osvědčené nástroje, které prostě fungují. Když se na trhu objeví nová technologie, neznamená to, že všechno musíme přestavět od základů.

Jaký si myslíš, že je klíčový rozdíl mezi WebExpo a jeho konkurencí? Co jsou ty věci, které dělají WebExpo úspěšným?

Považuji Web Summit za naše konkurenty a rád bych vysvětlil rozdíly. Web Summit se víc zaměřuje na obrovské davy lidí, což je v pohodě, ale má to i své nevýhody. Například se nemohou ponořit do témat tak do hloubky a nemají tak podrobný program jako my. Naopak, my chceme udržet našich 2000 účastníků a mít akci víc zaměřenou. Cílíme na designéry, vývojáře, projektové manažery a marketéry - prostě lidi, kteří v těchto oblastech skutečně pracují. Web Summit je spíš pro ty, kteří se o tato témata zajímají a uvažují o práci v tomto oboru. Kromě toho, na rozdíl od Web Summit, se snažíme vyhnout tomu, aby byla agenda postavena jen na slavných řečnících (obvykle máme jen pár z nich). Více se zaměřujeme na lidi, kteří dělají zajímavou práci, ale nejsou tolik známí, a tak mohou příjemně překvapit účastníky.

WebExpo je dvoudenní akce, proč jsi zvolil tento formát?

Myslím, že to většinou záleží na typu konference. Hodně jsme to zkoušeli, třeba jsme měli dva dny během pracovního týdne a dva dny o víkendu, ale zjistili jsme, že aktuální formát nám funguje nejlíp. Říkám dva dny, protože ne každý chodí na nedělní workshopy, ty navštěvuje jen malý počet lidí. Obvykle je to velmi intenzivní zážitek a je to neskutečně zábavné. „Běžný“ účastník navštěvuje přednášky v pátek a sobotu.

Obvykle začínáme s úvodní párty ve čtvrtek. V pátek je po programu také párty a sobota končí after party. Možná to tak nevypadá, ale je to opravdu výzva - proto jsme se rozhodli mít program v pátek a sobotu, protože v neděli si lidé mohou vybrat, jestli chtějí navštívit workshopy. Myslíme, že je to fajn kompromis a nikdo se nemusí stresovat tím, že v pondělí musí vstávat do práce.

Kdo je vaše cílová skupina ve výchozím nastavení?

Máme víc než jedno cílové publikum. Obecně jsou to lidi, kteří se vyznají v technologiích, lidi, kteří už nějakou dobu pracují v oboru a aspoň trošku mu rozumí. Naši hlavní cílovou skupinou jsou designéři a programátoři. Zaměřujeme se také na další profese, jako jsou marketéři, projektoví/produktoví manažeři nebo dokonce lidé ze startupů, ale ti musí mít nějaké základní znalosti, není to určené pro úplné začátečníky. Co se týče národností, řekl bych, že 70 % jsou Češi a Slováci a 30 % jsou lidé z celého světa.

Je váš obsah každý rok jiný, abyste udrželi své účastníky v návratu?

Jo, každý rok nabízíme jiný program. Někdy se něco překrývá (například když dojde k aktualizaci dříve zmíněné technologie), ale opravdu se snažíme mít různá témata a různé řečníky. Někteří řečníci se opakují, protože jim prostě nemůžeš říct ne (jsou tak úžasní!).

Pokud jde o účastníky, myslím, že trend v eventovém průmyslu je takový, že lidé se točí mezi různými akcemi, není moc těch, kteří by chodili na stejnou akci každý rok (ale samozřejmě takoví existují). Jakmile je na trhu spousta akcí, lidé mají tendenci každý rok zkoušet různé akce. Máme také skupinu lidí, kteří se vracejí každý rok, ale rozhodně jich je méně než polovina účastníků.

Takže se víc soustředíš na budování komunity kolem WebExpo, která se vrací každý rok, nebo na lov nových účastníků?

Snažíme se soustředit na obě skupiny – na komunitu kolem nás, protože je to pro nás důležité a vidíme všechny výhody nejen pro nás, ale i pro samotnou komunitu. Komunita je opravdu důležitou součástí WebExpo. Zároveň vítáme nové účastníky, například lidi, kteří nedávno založili své podnikání, nebo mladší lidi, kteří teprve začínají svou kariéru. V posledních letech se také snažíme přilákat mnohem více účastníků ze zahraničí.

Říkali jste, že se agendou zabýváte už dlouho. Co si myslíte, že je klíčem k úspěšnému a dobře postavenému programu? Můžete čtenářům poradit, jak toho dosáhnout?

Program je opravdu individuální záležitost. I pro mě je to každý rok výzva, protože každý z nás má rád něco jiného. Obecně je důležité hned na začátku vyjasnit, co vlastně chcete s agendou dosáhnout. Vždycky věnuji polovinu programu přednáškám (i na starší témata), obvykle s praktickými ukázkami, a druhou polovinu trendy tématům - co je nového, jestli to stojí za to použít, atd. Samotný koncept je opravdu důležitý. Pokud si nejste jisti, je nutné oslovit cílovou skupinu a zeptat se jich na jejich názor na dané téma. Jakmile mám koncept, pokračuji v upřesňování, jaká témata chci zmínit. Dělám opravdu důkladný výzkum dopředu, čtu knihy, sleduji přednášky z jiných konferencí nebo čtu aktuální články. Buď se sám rozhodnu, že nějaké téma je zajímavé a stojí za to ho mít, nebo pokud si nejsem jistý, snažím se získat zpětnou vazbu od ostatních. K vytvoření dobré agendy je potřeba strávit spoustu času správným výzkumem a především se vzdělávat v daném tématu.

Zároveň se naprosto vyhýbám přednáškám od partnerů. Myslím tím, že nám nevadí, když má partner přednášku, ale nikdy by to nemělo být jejich podmínkou pro podporu vaší akce. To bych prostě neudělal, protože by to opravdu mohlo zkazit program. Obvykle nemáte kontrolu nad těmito typy přednášek a většinou je jejich účel čistě marketingový, což pro účastníky moc nepřináší. Určitě to nestojí za to.

Jak dlouho trvá příprava WebExpo?

Je to teď v našem produkčním týmu trošku složitější, jsem tu jen já a moji dva kolegové na mateřské. Obvykle začínám pracovat na WebExpo kolem srpna, což je asi 13 měsíců před samotnou akcí. Hlavně kvůli řečníkům. Pokud chcete zajímavé řečníky, musíte je oslovit s předstihem, protože mají plno. Dále je to kvůli místu konání - nemáme moc možností, co se týče lokace, máme spoustu náročných požadavků (jako jsou více sálů, lokalita blízko centra města atd.) a hodně mi záleží na tom, aby se účastníci na místě cítili dobře a zažili pozitivní emoce z prostředí. Proto vždy vybíráme centrální Prahu, protože tam jsou krásné budovy a skvělá atmosféra.

Když si rezervujete řečníky dopředu, zajímalo by mě, jestli jim za účast platíte? A je jejich účast zajištěna nějakou smlouvou?

Upřímně, rád bych zaplatil všem, kdybych mohl, protože si myslím, že si to zaslouží. Ale bohužel na to není dostatek rozpočtu. Je to vlastně docela vyvážené – máme pár řečníků, kterým platíme vyšší honorář, a pak máme řečníky ze zahraničí, kterým pokrýváme náklady jako letenky, ubytování atd. (což je stále vysoká částka). Někteří řečníci s námi podepisují smlouvu, někteří ne. Někteří si o smlouvu sami říkají, a my jsme rádi, že jim ji můžeme poskytnout, ale není to standard. Pravda je, že se občas stává, že řečníci odřeknou na poslední chvíli, ale musím to brát v potaz. Proto jsem vždy připravil 4 až 5 náhradních řečníků. Tito řečníci očekávají, že budou moci začít svou přednášku kdykoliv.

Tak už jsou na místě a čekají na pokyny?

Jo, to určitě, na tom se vždy shodneme. Kdyby bylo potřeba, můžou být na pódiu a začít přednášet během 5 minut.

Během své kariéry jsi určitě viděl spoustu řečníků v akci. Můžeš nám říct, co je základem úspěšné přednášky?

Nejdřív je fakt důležitý si u organizátora vyjasnit, kdo je cílová skupina. To hodně pomůže připravit prezentaci, která bude sedět účastníkům. Často se stává, že se mnozí speakři bojí jít do hloubky, protože mají strach, že účastníci nejsou dostatečně obeznámeni s tématem. Vždycky se snaží začít s úvodem, ale účastníci obvykle o úvod moc nestojí. Krátký úvod, třeba od jedné do tří minut, je fajn, ale ne 5-10 minut. Snažíme se komunikovat se speakery a radit jim, aby to nedělali. Osobně bych vždycky doporučil se tomu vyhnout.

Na druhou stranu, co nám funguje skvěle, jsou případové studie a živé kódování. Co se týče živého kódování, chápu, že to může být dost stresující, takže je fajn, když jsou tam dva lidé - jeden mluví a druhý programuje. Ten, kdo mluví, na sebe bere většinu pozornosti a stresu, takže ten druhý nedělá chyby při kódování. A nakonec vždy doporučuji nepodceňovat přípravu. Paradoxně, kratší přednášky s omezeným časem jsou náročnější, lidé je snadno podcení a nedostatečně se na ně připraví na krátký čas.

Vždy máme zpětnou vazbu na semináře asi měsíc před akcí. Sledujeme přednášky, dáváme řečníkům zpětnou vazbu, aby mohli případně upravit své prezentace. Dneska už má spousta řečníků své kouče, a ten rozdíl je opravdu znát na jejich výkonu. Takže to je docela fajn. :)

Jako marketér jsem trochu zvědavý, jak propagujete WebExpo. Které sociální sítě používáte nejvíc? A mohl bys mi říct proč?

Zatím si myslím, že Twitter pro nás funguje nejlíp. Obecně máme problém se sociálními sítěmi, co se týče poklesu zapojení a interakce - lidi vidí příspěvky, ale nereagují, nekomunikují. Když s nimi ale mluvíte osobně, zjistíte, že příspěvky vlastně četli, jen na ně prostě neodpovídají. Myslím, že to je teď globální trend. A zpátky k otázce - používáme hodně Twitter, Facebook, Instagram a nakonec jsme začali používat i můj osobní LinkedIn profil. Takže je to kombinace těchto čtyř sociálních sítí.

Protože používáš naši Eventee aplikaci na WebExpo, mám jednu související otázku. Můžeš čtenářům dát pár tipů, jak propagovat aplikaci mezi účastníky?

Jasně! Asi měsíc před akcí posíláme newsletter, kde zmíníme tyhle informace. Navíc máme vždycky FAQ na webu, kde taky říkáme, že máme aplikaci a že si ji lidi můžou stáhnout. V minulosti jsme měli také letáky s QR kódem a krátkými informacemi o aplikaci. Podle mě je fakt důležité vyzdvihnout všechny výhody aplikace a komunikovat je. Moderátoři pak během přestávek opakují, že používáme aplikaci a že si ji účastníci můžou stáhnout.

PS: Chceš Eventee pro svou akci? Začni svou bezplatnou zkušební verzi hned teďOmlouváme se, ale nemáme žádný text k překladu. Můžete prosím poskytnout konkrétní obsah, který chcete přeložit? Děkujeme!

Pojďme se podívat na konečné hodnocení vaší konference - jaká kritéria považujete za úspěšnou událost?

Především měřím úspěch podle spokojenosti našich zájmových skupin. Za prvé, řečníci - pro ně máme program od prvního dne, kdy dorazí, až do konce konference. Zároveň se snažíme je propojit a motivovat, aby si povídali s účastníky. Za druhé, účastníci - každý večer na akci s nimi mluvíme a vždy dostáváme spoustu zpětné vazby.

Navíc se snažíme, aby si naši zaměstnanci užívali práci a byli šťastní, aby se na nás zase těšili příští rok. A pak jsou tu naši partneři, bez kterých by nic nebylo možné - hodně se o ně staráme a snažíme se jim dávat tipy, jak oslovit naše publikum na akci, protože je dobře známe. A v neposlední řadě považuji akci za úspěšnou, pokud není ve ztrátě - to je velmi důležitý aspekt.

Jak konkrétně pracujete s feedbackem od účastníků? Předáváte feedback řečníkům po akci?

Sbíráme různé druhy zpětné vazby. Za prvé, zpětnou vazbu na přednášky - předáváme ji konkrétním řečníkům a pak ji také vyhodnocuji - zjišťuji, které témata se účastníkům líbila, koho pozvat nebo naopak nepozvat příští rok, atd. Za druhé, sbíráme offline zpětnou vazbu přímo na místě - vždy se večer po programu setkávám se svým týmem a řešíme věci, které můžeme zlepšit na další den. Navíc máme také zpětnou vazbu na sociálních sítích - opět se snažíme řešit podněty co nejrychleji, pokud je to možné. Nakonec po konferenci posíláme závěrečný dotazník a několikrát připomínáme našim účastníkům, aby ho vyplnili.

Obecně je pro mě fakt důležité reagovat na zpětnou vazbu a vysvětlit věci, které z nějakého důvodu změnit nejdou, a pomoct účastníkům pochopit proč. Často se nakonec shodnou s tebou a uznají, že jsi udělal to nejlepší, co jsi mohl. :)

Mám pro tebe ještě jednu poslední otázku. Jaká je tvoje vize pro WebExpo do budoucna?

Vidím budoucnost například v tom, co chystáme na tento rok - mírná změna cílové skupiny. Před pár lety nebylo tolik konferencí a přístup k informacím na internetu nebyl tak snadný jako dnes. Proto si myslím, že na konferenci nezáleží jen na vzdělávací části, ale také na celkovém dojmu. Dám vám příklad - letos připravujeme menší workshopy (což dělá zážitek intenzivnějším), máme také soutěž pro mistry kódování “Kód ve tmě” a chceme představit nové prvky v hardwaru. Vzdělání je stále velkou součástí, ale chceme se také více zaměřit na vytváření působivého zážitku a nabídnout účastníkům "něco navíc".

Nově se také zaměřujeme na děti - nejen prostřednictvím workshopů na konferenci, ale připravujeme také celoroční program pro děti, které mají zájem o IT. Bohužel, tato oblast není ve školách moc pokrytá, a tak chceme dětem pomoci se dozvědět víc. Doufáme, že se nám to podaří. :)

To zní úžasně, Šárko! Děkuju za tvoje skvělé odpovědi plné inspirace, přeju ti hodně úspěchů se všemi tvými plány!

Díky, Nikola!

PS: 12. ročník WebExpo se uskuteční od 20. do 22. září v Praze a vstupenky jsou stále k dispozici, tak se podívejOmlouváme se, ale nemáme žádný text k překladu. Můžete prosím poskytnout konkrétní obsah, který chcete přeložit? Děkujeme!