Organizace virtuální konference není žádná sranda, obzvlášť když je to tvoje první konference. Na dnešní rozhovor jsme pozvali Jiřího Novosada, manažera golfového hřiště a zakladatele úspěšných networkingových platforem pro golfové nadšence, který dokázal uspořádat unikátní virtuální konferenci Czech & Slovak Virtual Golf Business Forum během pouhých tří týdnů.
Ahoj Jirko, mohl bys se našim čtenářům představit?
Ahoj, jasně! Jmenuji se Jirka Novosad a už skoro 20 let pracuji jako manažer golfového hřiště. Mým dlouhodobým cílem je spojit a sjednotit lidi z golfového světa. V lednu 2020 jsem se přidal k firměGolferIS.cz s.r.o., která poskytuje CRM pro golfová hřiště, a začal jsem vyvíjet webovou aplikaciBrysonatcm.golfpro tréninková centra, která spojují děti, rodiče a trenéry. Díky těmto aplikacím jsme pomohli digitalizovat tréninkový systém v České republice, na Slovensku a na začátku roku 2021 jsme také pronikli na trhy v USA, Skotsku a Bulharsku.
Odkud přišel nápad uspořádat virtuální golfovou konferenci?
Tradičně se na konci golfové sezóny koná každoroční setkání, které organizuje Česká golfová federace. Zástupci klubů se tu potkávají, aby probrali novinky, jak sezóna probíhala, a tak dále. Kromě této akce se koná ještě jedna konference organizovaná TeeTime, kde se také setkávají manažeři jednotlivých klubů. Nejdůležitějšími částmi těchto událostí jsou osobní setkání a budování vztahů. Dlouho to vypadalo, že žádná akce v tom roce nebude možná, a tak mě napadla myšlenka - vytvořit virtuální událost, kde se můžeme všichni potkat. Chtěl jsem také zapojit další zájemce z golfového průmyslu a dát šanci těm, kteří sdílejí imaginární golfový koláč, aby se zúčastnili.
Představoval jsem si to velmi jednoduše. Prakticky pár dní práce, kterou bych mohl stihnout večer po práci. Hledal jsem platformu, která by všechno usnadnila a pomohla mi realizovat celý projekt. A tady jsem narazil na Eventee.
Takže, tohle je první golfová konference tohoto druhu?
Kromě toho, že je to první virtuální golfová konference v naší zemi, je to také první konference, která spojuje jednotlivé role. Existují konference určené pro greenkeepery, manažery nebo členy golfových klubů atd. Věřím, že takové konference mají smysl, protože máme společný zájem a můžeme sdílet know-how. S tímto konceptem to byla skutečně první konference svého druhu v oboru.
Můžeš nám říct, jak velký je trh pro takovou konferenci?
V současnosti je v Čechách a na Moravě 150 golfových klubů. V České republice se odhaduje, že v tomto oboru pracuje 2-3 tisíce lidí.
A jaká byla obsazenost vaší konference?
Během akce jsme měli asi 120 unikátních návštěvníků, přičemž zhruba polovina z nich zůstala připojena od začátku až do konce konference, tedy od 9:00 do 15:00. Byl jsem tímto faktem příjemně překvapen, protože jsem očekával, že počet účastníků během dne klesne, protože se budou muset odpojit z pracovních důvodů.
Celkově byla účast podobná jako na předchozích konferencích, které se konaly osobně. I když jsme účastníky nekrmili, nespojovali a nepozvali je na společné golfové hřiště!
Jaké jsou největší rozdíly, které jsi zaznamenal mezi virtuální a osobní konferencí?
Musím přiznat, že jsem před konferencí očekával větší rozdíly. Konference byla ale velmi podobná osobnímu setkání, což účastníci také ocenili, protože říkali, že celkový zážitek byl velmi blízký konferenci, která se koná v sále nějakého místa.
Co nám chybělo, byla osobní setkání. Tradičně jsme zůstávali přes noc někde a druhý den hráli golfový turnaj. Na druhou stranu, konference měla tak pozitivní ohlasy, že mi účastníci dokonce volali, aby navrhli, že by se konference mohla konat pravidelně, klidně každý čtvrtrok.
Rozhodli jsme se, že každý měsíc uspořádáme pravidelné virtuální schůzky. Na každé schůzce bude předem určený vedoucí a konkrétní téma. Podařilo se nám úspěšně vybudovat spolupráci a důvěru při sdílení know-how. Schůzky v lednu se zúčastnilo 50 účastníků, kteří už pracují na společném projektu pro rozvoj golfu.
Jaké byly největší překážky při organizaci a jak se vám podařilo je překonat?
Největší výzvou na začátku bylo technické řešení. V podstatě jsem neměl tušení, jak na to. Hlavní motivací, která mě hnala dopředu, byla moje nadšení pro ten nápad. Když jsem si uvědomil, jaká výzva mě čeká, bylo už pozdě, protože jsem svůj nápad už sdílel s ostatními.
Všechno jsem zvládl vyřešit s Eventee a dalšími integracemi. Eventee bylo středobodem celé konference s agendou, aktuálními informacemi atd. Pro samotnou konferenci jsme měli dvě scény na platforměWonder.me. První scéna byla věnovaná našim 30 řečníkům, kteří vystupovali během dne. Sám jsem moderoval všechny sezení na této scéně. 6 hodin nonstop! Druhá scéna byla virtuální klubovna pro networking, kde se účastníci mohli potkat a probrat novinky. Na konci byla agenda akce tak nabitá, že účastníci ani neměli čas se potkat v klubovně.
Kromě Eventee, používal jsi nějaké další nástroje, které ti pomohly s plánováním?
Tradicionalně mi nejvíc pomáhal Excel, protože jsem mohl naplánovat všechny přednášky a sdílet je s našimi řečníky. Měl jsem štěstí, že když řečník potvrdil svou účast, tak už neměnil čas svých sezení. Potom jsem potvrděné přednášky vložil do Eventee, spolu s dalšími informacemi o tématu a řečníkovi. Účastníci mohli vidět, jak se agenda pomalu zaplňuje.
Jakou roli hrálo Eventee na vaší akci? Máte nějakou zpětnou vazbu na zlepšení nebo nové funkce?
Eventee sehrál roli v tom, že jsem nakonec opravdu zorganizoval celou konferenci. (smích) Jsem přesvědčený, že kdybych na vás a Eventee nenarazil, všechno bych nedal dohromady. Dalo mi to jistotu, že mi to pomůže s plánováním. Platforma je dost dobře uspořádaná a má velmi profesionální výstup, což dodalo celému eventu na profesionalitě a také přitáhlo samotné účastníky.
V průběhu času bylo jasné, že čím víc obsahu se postupně objevovalo na stránce události generované Eventee, tím víc rostla důvěra komunity a samotných řečníků. To bych asi s jiným řešením nedokázal. Eventee také podporuje víc jazyků, včetně češtiny, což u jiných řešení není úplně běžné.
Abych to shrnul, role Eventee byla opravdu důležitá pro celou akci. Na začátku to byla moje hlavní motivace, abych se nevzdal myšlenky a zorganizoval konferenci. A během celé akce byl Eventee technickým řešením, na které jsem se mohl spolehnout.
Můžeš říct, že hlavní přidanou hodnotou pro tebe byla agenda a že Eventee generuje stránku pro tvou virtuální konferenci?
Určitě! To, že jsem mohl vytvořit profil pro každého řečníka, který se okamžitě objevil na webu, mi ušetřilo hromadu času. A abych zopakoval, co jsem říkal dřív, zvýšilo to důvěru účastníků v konferenci, protože lidé viděli renomovaná jména mezi řečníky. Pro mě Eventee přineslo skvělý výsledek s minimálním úsilím.
Jak těžké bylo pro tebe vytvořit virtuální konferenci?
Trvalo mi chvíli, než jsem prošel všechny funkce Eventee, které bych mohl využít pro svou konferenci, ale jakmile jsem začal vytvářet obsah své akce, všechno bylo velmi jednoduché a intuitivní. A to říkám jako někdo, kdo není technicky zdatný. :) Obvykle konference neorganizuju. Vlastně to byla moje první konference, a přesto mi bylo všechno jasné a srozumitelné.
Můžeš shrnout organizaci virtuální konference jednou nebo dvěma větami?
Za prvé, to, že organizace konference zabere víc času, než jsem naivně na začátku myslel. A za druhé, jak mě, stejně jako účastníky, překvapilo, že virtuální konference může opravdu skvěle nahradit osobní setkání.
Mám zprávu pro ty, kteří plánují uspořádat takovou konferenci: "Je to možné!"
Je něco dalšího, co bys chtěl zmínit?
Určitě bych nechtěl opomenout svého kolegu Tomáše Vrbického, který mi hodně pomohl s testováním všech jednotlivých platforem, zejména s technickou stránkou. Také pokrýval roli technické podpory během celé konference. Postaral se o to, aby všichni účastníci, včetně řečníků, mohli vidět a slyšet.
Závěrečná rada pro naše čtenáře?
Mějte všechno pod kontrolou. Nenechte se zbláznit a pořádně si odpočiňte během příprav.
Největší překážkou na začátku je nedůvěra lidí, že konference má smysl. Proto je důležité, aby organizátor hned na začátku zbořil jejich předpoklady a získal si jejich důvěru. Neustále připomínejte svému publiku a přesvědčujte je, že i virtuální konference může být kvalitním zdrojem informací.
Úžasný zážitek, moc děkuji za rozhovor a přeji ti hodně úspěchů v následujících letech!
Děkujeme za rozhovor a také za Eventee! :)